職場アカウントで使ったCopilotの履歴は、権限を持つ管理者が電子情報開示（eDiscovery）で検索すれば、やり取りの中身まで確認できる仕組みになっています。電子情報開示とは、社内調査や訴訟に備えて社内のメールやチャットを横断して探す、Microsoft Purviewの機能です。上司や同僚が自分の画面から部下の会話を一覧で開く使い方は、公式の説明には出てきません。個人のMicrosoftアカウントで使ったCopilotは職場とは分けて保存されますが、会社の端末では、会社の設定しだいで利用そのものや入力した内容まで記録されることもあるため、「絶対にバレない」とは言い切れないのが実情です。

Copilotの履歴は会社にバレる？見える人と見えない人の結論

会社に見られるかどうかは、どのアカウントでCopilotを使ったかで答えが分かれます。職場アカウントのCopilot（Microsoft 365 Copilot、現在の名称は Microsoft Copilot）とCopilot Chatでは、プロンプトと応答が会社のMicrosoft 365の中に保存されることになっています。保存先は本人のメールボックスの中にある非表示のフォルダーで、本人や管理者がふだん開く場所ではなく、コンプライアンス担当の管理者が電子情報開示で検索するための置き場所となります。

会社から見える記録は3段階に分かれる

会社から見える記録は、ざっくり3段階に分けて考えると整理しやすいでしょう。1段目は管理センターの使用状況レポートで、誰が何回使ったかという回数と日付が中心となります。2段目の監査ログでは、いつ・誰が・どのファイルを参照させたかが分かります。3段目が電子情報開示で、ここまで進むとプロンプトと応答の中身を読むことが出来ます。段が上がるほど見える中身は増え、必要な権限も重くなっていきます。

上司や同僚はどうか｜公式が説明しているのは管理者の調査の仕組み

上司や同僚が、部下のCopilotの会話を自分の画面から日常的にのぞく使い方は、Microsoftの公式資料には出てきません。公式が説明しているのは、電子情報開示マネージャーなどの役割を割り当てられた管理者が、調査のために検索するという仕組みになります。ただし、上司が管理者を兼ねている会社や、管理者に頼んで調べさせる運用であれば、結果として上司の目に触れることはあり得ます。見られるかどうかは機能よりも、社内で誰に権限を渡しているかで決まります。

社員が個人のCopilotを業務に持ち込んでいる場合の考え方は、シャドーAI（野良AI）としての個人のCopilotの見分け方と止め方にまとめています。ChatGPTについて同じ疑問をお持ちの方は、ChatGPTの履歴は会社にバレるのかをご覧ください。

学習に使われないことと、記録されないことは別の話

職場アカウントのCopilotについて、Microsoftはプロンプト・応答・Microsoft Graph経由のデータを、基礎となる大規模言語モデルの学習に使わないと説明しています。ただ、学習に使われないことと、会社のテナントに記録が残らないことは別の話です。プロンプトと応答は暗号化されたうえで保存され、管理者はコンテンツ検索やMicrosoft Purviewで表示・管理し、保持ポリシーも設定出来ます。「学習されないから安心」と「会社にも残らない」を混同しないよう、社員へ伝えるときは2つを分けて話しましょう。学習の扱いそのものはCopilotに学習させない設定で詳しく扱っています。

※Microsoftの仕様は、2026年11月8日時点でMicrosoft LearnとMicrosoftサポートの公式ページで確認した内容です。Microsoft Learnの日本語版は機械翻訳のため、画面の項目名は日本語版の表記に合わせています。職場アカウントのCopilotは、Microsoft 365 CopilotからMicrosoft Copilotへ名称が変わったと公式に案内されています。

個人のCopilotと職場アカウントの違い｜まず自分のアカウントを確かめる

履歴の扱いを考える前に、いま使っているCopilotが職場アカウントか個人のMicrosoftアカウントかを確かめてみてください。Copilotのアプリにはどちらのアカウントでもサインインでき、チャット・ファイル・アクセス許可・保護の仕組みは、サインインしたアカウントごとに分かれたまま扱われます。同じ画面に見えても、会社の管理の内側にあるのは職場アカウントで使った分だけとなります。

緑の盾と「職場」ラベルで見分ける

Microsoftは、アカウントの種類ごとに背景色を変え、職場アカウントではナビゲーションのプロフィールの下に「職場」ラベルと緑色のデータ保護シールドを出すと説明しています。緑の盾は、画面上部の新しいチャットのボタンの横に表示されます。盾やラベルが見当たらないときは、職場アカウントでサインインしていない可能性を疑って、アカウントの表示を見直しましょう。盾が無いことだけで個人アカウントと決めつけられる公式の説明はないため、迷ったら情シスの担当者に聞くと確実でしょう。

個人版のプライバシーFAQは、職場の履歴には当てはまらない

個人向けCopilotのプライバシーのよくある質問には、会話の保存や削除の説明が並んでいます。ただ、このページ自体に「Entra ID でサインインした場合の Microsoft 365 Copilot の使用には適用されません」と注記があり、職場の履歴の話には使えません。さらにページの冒頭では、2026年8月18日から提供されている更新版のアプリではなく、以前の版のアプリだけに当てはまる内容だと断っています。以前の版で会話した方は、2026年12月31日までに更新版のアプリにサインインして移さないと、移していない内容は削除される、というのが公式の案内です。ネットで見かける保存期間の数字も、どの版・どのアカウントの話かを確かめてから読むようにしましょう。

個人のCopilotを会社のPCで使うと

個人のMicrosoftアカウントで使ったCopilotの会話は、職場アカウントとは分けて保存されます。一方で、Microsoft Purviewの保持ポリシーには「その他のAIアプリ」という分類があり、そこには消費者向けのMicrosoft Copilotも挙がっています。会社の端末やブラウザーでは、会社の設定しだいで、生成AIサイトを使ったこと自体だけでなく、入力した内容と回答まで記録される場合があるわけです。個人版なら会社に見えないと考えて、業務の資料を持ち込むのは避けたほうがよいでしょう。見えない場所で業務の情報を扱うほうが、会社にも本人にも危うい状態となってしまいます。

会社のPCで個人のCopilotを使わせにくくする設定は、Copilotの情報漏洩の3つの経路と、止める設定で手順を紹介しています。

管理者に見える3段階｜回数・参照ファイル・中身

職場アカウントのCopilotで管理者側に残る記録は、使用状況レポート・監査ログ・電子情報開示の3つで、後ろへ行くほど中身に近づきます。それぞれの見える範囲と、見るための条件を先に並べておきます。

1段目：使用状況レポート｜回数と日付の表

Microsoft 365 管理センターの［レポート］＞［使用状況］＞［Microsoft Copilot］＞［Copilot］の［使用状況］タブを開くと、過去7日・28日・90日・180日の期間を選んで利用状況を表示出来ます。ユーザー別の表には、送信されたプロンプトの数、アクティブな日数、最後にアクティビティがあった日付、アプリごとの最終利用日が並びます。会話の中身は、この表の表示項目に入っていません。既定ではユーザー名や表示名も非表示で、名前を出すには［設定］＞［組織設定］＞［サービス］＞［レポート］で「すべてのレポートでユーザー、グループ、サイト名を非表示にする」のチェックを外す必要があります。名前を表示に切り替えた操作は監査ログに記録される、とMicrosoftは説明しています。

経営層が利用の広がりを見るViva InsightsのCopilotダッシュボードでは、個人のプライバシーを守るため、最小グループサイズ（既定は10人）より小さいグループの数値は表示されません。部署ごとの傾向はつかめても、人数の少ない部署の数値は出てこない作りになります。

2段目：監査ログ（Microsoft Purview）｜いつ・誰が・どのファイルに触れたか

Copilotの利用は、組織で監査が有効になっていれば、監査（Standard）に追加の設定なしで記録されます。操作名はCopilotInteractionで、記録には誰がいつどのアプリで使ったかに加え、応答を作るときに参照したファイル名・サイトのURL・秘密度ラベルなどが入ります。Web検索を使ったかどうかも、記録の項目から読み取れます。管理者はMicrosoft Purviewポータルの［監査］＞［検索］で、日付の範囲と操作名、ユーザーを指定して探すことが出来ます。反映までの時間は保証されておらず、ExchangeやTeamsなどでは通常60〜90分、ほかのサービスではさらにかかることもあります。検索には「監査ログ」または「監査ログの表示専用」の役割が要ります。監査ログで分かるのはいつ・誰が・どのファイルに触れたかで、中身は電子情報開示で見ます。保持は監査（Standard）で180日とされ、上位の監査（Premium）やアドオンで長く残す仕組みもあるため、自社で何日残るかは契約と設定によって変わってきます。

3段目：電子情報開示（Microsoft Purview）｜プロンプトと応答の中身

プロンプトと応答の中身を読むのは、Microsoft Purviewの電子情報開示です。電子情報開示のケースを作ってCopilotの利用データを検索するには、電子情報開示マネージャーの役割グループに入っている必要があり、データを削除するには別に「検索および消去」の役割が要ります。管理者がこの仕組みでデータを消しても、本人には通知も確認も届きません。削除は1つのメールボックスにつき一度に最大10件まで、という制限もあります。調べる人と消せる人がこれだけ細かく分かれているので、社内で誰にどの役割を渡すかが次の論点になります。

誰が見られるのか｜管理者のロール名と、中小企業で起きがちな兼任

中身を検索するには電子情報開示の役割が要るため、管理者全員がすぐに見られるわけではありません。ただし役割を割り当てる権限を持つ管理者（組織の管理の役割グループなど）は自分にも役割を付けられるので、その権限を誰が持っているかも確かめておきましょう。監査ログの検索には「監査ログ」か「監査ログの表示専用」、中身の検索には電子情報開示マネージャーの役割グループ、削除には「検索および消去」と、段階ごとに役割が分かれています。社員10〜200名の会社では、Microsoft 365を契約したときの管理者アカウントを、社長や総務の1人がずっと持ち続けている形もめずらしくないでしょう。管理の権限が1人に集まっていると、誰がいつ中身を見たのかを他の人が確かめにくくなってしまいます。見る役と、見たことを確かめる役を別の人にすると、社員にも説明しやすくなります。

Microsoftのセキュリティの説明でも、必要な人に必要な分だけ権限を渡す最小特権アクセスが、原則の1つとして挙がっています。実際に役割を割り当てるときは、次のように分けてみてください。

1. 電子情報開示マネージャー：社長や総務の責任者など、調査をするかどうかを決める立場の人を1〜2名
2. 監査ログの閲覧：情シスの担当者か、管理を任せている外部の委託先
3. 使用状況レポート：利用の広がりを見る担当者。名前は既定の非表示のまま使う

割り当てを変える前に、いまどの役割を誰が持っているかを、情シスの担当者や契約している販売店に確かめておきましょう。

社員が履歴を消したら見えなくなるか｜本人の削除と会社の保持

本人が履歴を消しても、会社が保持ポリシーを設定していれば、会社側の保存分は決められた期間まで残ります。本人が消せる範囲と、消しても残る範囲を分けて見ていきましょう。

社員が自分で消す手順

職場アカウントの履歴は、マイ アカウント ポータルから本人が削除出来ます。手順は次の4つです。

1. マイ アカウント ポータル（myaccount.microsoft.com）に職場アカウントでサインインする
2. ［マイ アカウント］＞［データとプライバシー］＞［データ オプション］を開く
3. ［Copilot アクティビティ履歴］の［削除］を選ぶ
4. ［Microsoft Copilot］のチェックボックスをオンにして［削除］を押す

アプリごとに選んで消すことは出来ず、Copilotの履歴がまとめて対象になります。Copilotで作って保存したファイルの中身は、この操作では消えません。

消しても残るもの｜保持ポリシーとSubstrateHolds

会社が保持ポリシーを設定している場合、Copilotの画面からメッセージが削除されると、データはSubstrateHoldsという保管用のフォルダーに移り、1日以上置かれます。保持期間が終わると、次にタイマージョブが動いたときに完全に削除され、その間隔は通常1〜7日だとMicrosoftは説明しています。完全に消えるまでは、電子情報開示で検索出来る状態が続きます。訴訟ホールドなどの保留がかかっていれば、完全な削除そのものが止まることになります。Copilotの画面に出ている履歴は、会社側の保持や削除の実態を正しく映していません。

退職してアカウントが消えても残る

退職でMicrosoft 365のアカウントを削除しても、保持の対象になっていたCopilotのメッセージは非アクティブなメールボックスに移って保存されます。移る前にかかっていた保持ポリシーに引き続き従い、電子情報開示で検索出来るとされています。履歴を消して隠すという考え方そのものが職場アカウントでは成り立ちにくいため、社員には「最初から、書いて困ることは書かない」と伝えるほうが現実的でしょう。

会社として決めておく社内ルール7項目

見られる仕組みがある以上、会社は「どんなときに・誰が・どう見るか」を先に決めて、社員に知らせておくのが筋となります。下敷きにしやすいのが、個人情報保護委員会のQ&A（Q5-7）にある、従業者のモニタリングを実施するときの留意点です。このQ&Aは個人データを取り扱う従業者の監督としてのモニタリングについて書かれたもので、AIの履歴の確認を直接定めたものではありません。留意点として挙がっているのは、目的をあらかじめ特定して社内規程に定め従業者に明示すること、実施の責任者とその権限を定めることなどです。ルールを作って運用者に徹底し、ルールどおりに行われているかを確かめることも挙がっています。

Q&Aは、重要な事項を決めるときは労働組合などに前もって通知し、必要に応じて協議することや、決めた内容を従業者に周知することが望ましい、という記述もあります。以下の7項目は、この考え方をCopilotの履歴に当てはめた筆者の案になります。

1. 中身を確認する目的と条件：情報漏えいの調査、法的な対応、重大な規程違反の疑いがあるときに限る
2. 確認できる人：電子情報開示の役割を持つ人を役職で指名し、上司や同僚が個別に見ることは認めない
3. 手続きと記録：確認の前に申請して承認を受け、誰が・いつ・何のために見たかを記録に残す
4. 社員への事前の通知：記録が残ること、確認する条件、問い合わせ窓口を利用ルールに書いて知らせる
5. 入力してよい内容：私的な相談や、顧客の個人情報・機密情報を入れないなど、会社の規程に合わせて決める
6. 個人のCopilotの扱い：業務での利用を認めるか、会社の端末での利用をどうするか
7. 保持期間と退職時の扱い：保持ポリシーで何日残すか、退職者のデータをどう扱うか

ひな形はあくまで筆者の提案で、これだけで法的に十分とは限りません。就業規則の変更が絡むときは、社労士や弁護士に一度確認してもらうと安心です。AIの利用ルール全体の作り方は、生成AIの社内ガイドラインの作り方にまとめています。

※個人情報保護委員会「個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン」に関するQ&A（Q5-7）の内容は、2026年11月8日時点で同委員会のWebページで確認したものです。

入れてよい内容は会社の規程で決める｜私的な相談と機密は入れない

入力してよい内容は、社員一人ひとりの判断に任せるより、会社の規程で線を引いておくほうが迷いが減ります。私的な相談ごとは職場アカウントのCopilotに入れない、顧客の個人情報や未公開の数字は入れない、迷ったら管理者に聞く、の3つを最低限の線にしてみてください。情報の種類ごとの入力可否の判定表は、Copilotの情報漏洩対策の記事に載せています。

社員への通知文ひな形と、社員から出やすい質問

ルールを決めたら、短い通知文で社員に先に知らせましょう。後から見られていたと知るのと、最初から仕組みを知っているのとでは、社員の受け止め方が大きく変わってきます。

4つ目の文は、保持ポリシーを設定している会社向けの一文になります。文面は筆者の案なので、自社の規程や運用に合わせて書き換えて使ってみてください。個人のアカウントの扱いは、会社の方針に合わせて変える前提の一文です。

社員から出やすい質問と答え方

「上司に見られますか」と聞かれたら、上司が日常的に見る運用はしておらず、調査が必要なときだけ指名された担当者が手続きを踏んで確認する、と答えるのが基本になります。「私的な相談を入れてしまいました」という声には、職場アカウントには記録が残るので、次からは私的な内容を入れないよう伝えるだけで十分でしょう。「履歴を消せば大丈夫ですか」には、本人の画面から消えても会社の保持設定で残る場合がある、と正直に答えてください。「退職したら消えますか」と聞かれたときは、保持の対象であれば退職後も会社側に残ることがある、と伝えておきます。

会社で安全に使うには｜使う環境を1つに決めて記録を残す

履歴が見られるかという不安は、会社がどのAIをどう使ってよいかをはっきりさせていないときに大きくなります。職場アカウントのCopilotに限らず、ChatGPTやGeminiなどを部署ごとに個人で使っていると、記録が会社に残る利用と残らない利用が混ざり、ルールを書いても守られているか確かめられません。まずは業務で使うAIの環境を会社で1つに決め、利用ログを会社側で持ち、社員全員にアカウントを配るところから始めてみてください。用途によってはCopilot以外のAIを使い分けたい場面も出てくるので、複数のAIを同じ管理の下で使える形を選ぶと、個人のアカウントに流れる理由を減らせます。

会社が把握していないAI利用の全体像はシャドーAI（野良AI）の対策、Copilotの管理者向けの点検項目はMicrosoft 365 Copilotのセキュリティで管理者が確かめることで詳しく扱っています。

よくある質問

まとめ

職場アカウントのCopilotの履歴は会社のMicrosoft 365に保存され、権限を持つ管理者が電子情報開示で検索すれば中身まで確認出来ます。見え方は使用状況レポート・監査ログ・電子情報開示の3段階に分かれ、上司や同僚が日常的に一覧で見る使い方は公式の説明に出てきません。本人が履歴を消しても、保持ポリシーがあれば会社側には残ります。会社としては、確認する目的と条件・確認する人・記録の残し方を決め、通知文で社員に先に知らせておきましょう。

情報漏えいを防ぐ設定や、入れてしまったときの初動はCopilotの情報漏洩の3つの経路と対策をご覧ください。ほかのコラムはAI活用コラム一覧から探せます。