Zoomの文字起こしをAIで要約するとは、会議中や録画後に残った文字を、決定事項・ToDo・未決事項の形に整えて議事録にする作業になります。有料プランの対象ならZoomのミーティング要約を使い、文字起こしファイルから作るときは会社で管理しているAIに渡す流れが向いています。どちらの場合も、要約はそのまま配らず、根拠の発言と時刻を原文で確かめてから共有しましょう。保存先や取り出し方は「Zoomの文字起こし」の保存先と取り出し方、自動化の全体像は「Zoomの議事録」を自動で作る方法の全体像もあわせて見てみてください。
Zoomの文字起こし要約は、先に使う道具を決める
手元にZoomの文字起こしがあるなら、最初に決めておきたいのは要約の作り方になります。Zoomの中で要約まで済ませるのか、VTTやTXTを社内の生成AIに渡して議事録に整えるのかで、確かめる場所も社外秘の扱いも変わってきます。ここをあいまいにしたまま進めると、同じ会議の中身がメールや個人のPC、個人アカウントのAIにばらばらに散ってしまいます。
会議の結論だけを早く知りたいなら、Zoom AIのミーティング要約が向いているでしょう。配る議事録まで作るなら、文字起こしを読み返せる形で残して、会社で管理しているAIに渡す流れにしましょう。社外秘を含む会議ほど、手軽な個人アカウントに貼る前にいったん手を止めることが大事になります。
Zoomには似た名前の機能が多く、字幕、会議の文字起こし、クラウド録画の音声文字起こし、ミーティング要約がよく混ざってしまいます。ここで扱うのは、文字起こしや要約が手元にある状態から、配れる議事録に仕上げるところです。設定の全体像で迷った方は、先にZoomの文字起こしの記事から読んでみてください。
Zoomの要約で足りる会議と、生成AIに渡す会議
Zoomの要約だけで足りるかどうかは、会議の重さで決めるのが現実的でしょう。報告が中心の会議ならZoomの要約で充分な場面が多く、契約・人事・顧客対応の判断を含む会議では、文字起こしを使って根拠まで残しておくほうが安心です。
| 会議の種類 | Zoomの要約で足りる目安 | 文字起こしを生成AIに渡す目安 | 議事録で残すもの |
|---|---|---|---|
| 社内定例 | 進捗共有が中心で、後から争点になりにくい | 部門をまたぐ決定や担当変更がある | 決定事項、担当者、次回までの確認事項 |
| 営業商談 | 社内の振り返り用で、外部共有しない | 見積条件、納期、顧客名、金額が出る | 相手の要望、未回答事項、次の連絡日 |
| 採用面接 | 面接官のメモ補助にとどめる | 評価理由を文書化して関係者で見る | 評価根拠、確認した事実、未確認の点 |
| 役員会・経営会議 | 雑談的な下読みには使える | 未公開の方針、投資、組織変更が出る | 決定、保留、反対意見、根拠発言の時刻 |
| 顧客トラブル | 一次メモとして読む程度にする | 発言のニュアンスや責任範囲を残す | 事実経過、合意した対応、発言の確認箇所 |
Zoom AIのミーティング要約は、対象の有料ライセンスで使える機能になります。公式の料金ページではベーシックにも月あたりの要約枠が表示されていますが、サポート記事ではZoom Workplace Pro以上が対象と案内されています。社内で使い方を決めるときは、実際に使うアカウントの画面で要約が出せるかを確かめてみてください。
費用は会議の数よりも、誰をホストにするかで変わってきます。公式料金ページの年払い表示では、プロが1ユーザーあたり月1,999円、ビジネスが1ユーザーあたり月2,895円（いずれも税別）でした。たとえばホスト用に10ライセンスを持つなら、プロで毎月19,990円、ビジネスで毎月28,950円が会社の出費となってしまいます。
※Zoomの料金は2026年9月17日時点で公式料金ページに表示されていた年払い・税別の金額です。月払いの金額はここには載せていません。プラン構成や表示は変わることがあるため、契約の前に公式ページをご確認ください。
Zoom側で要約を使う手順と、出ないときの確認
Zoomで要約を使うには、管理者の設定とホストの操作の両方を見ておく必要があります。自分の画面だけを探しても、アカウントやグループでロックされていれば本人では変えられません。
管理者側では、設定にあるMeeting summary with AIを有効にしておきます。アカウント単位、グループ単位、ユーザー単位の設定があり、オーナーや管理者がロックしていると、ユーザーは自分で切り替えることが出来ません。社内で使えない方がいるときは、操作ミスと決めつけず、先に管理側のロックを見てみてください。
会議中に要約を始められるのは、ホストと共同ホストだけになります。ホストはZoom AIアイコンにカーソルを合わせ、Meeting summaryにチェックを入れてStart Zoom AIを押すと、要約が始まります。参加者は自分では始められず、ホストにリクエストする形です。AI機能が動いている間は、参加者側でダイヤ形のアイコンの色が変わって知らせてくれます。
要約は会議が終わると自動で送られ、メール（設定によっては会議専用のチャットにも）で届きます。ウェブポータルのSummariesページでは、共有（Share）、編集（Edit）、削除（Delete）も行えます。編集や削除はホスト側の役目になりやすいので、会議のあとに誰が最終版を確かめるかを決めておきましょう。
要約が届かないときは、プラン、管理者のロック、ホストの共有設定、アプリのバージョンの順に見ていくと、原因を絞りやすくなります。要約が欲しい会議では、会議が終わってから何とかしようとせず、管理者設定で自動開始にしておく運用に寄せるほうが安心でしょう。
Smart recordingを使う場合は、クラウド録画と音声文字起こしが処理され、見られる状態になっている必要があります。ハイライト、チャプター、次のステップが欲しい会議では、録画と文字起こしの設定もあわせて見ておいてください。設定担当、ホスト、議事録担当の3人で一度テスト会議を開いてみると、どこで止まるのかがよく分かります。
文字起こしファイルから議事録を作る準備
Zoomの文字起こしファイルから議事録を作るときは、VTTとTXTの違いを軽く押さえておけば充分です。クラウド録画の音声文字起こしはVTT形式、会議中に保存した文字起こしはTXTとして端末に保存されると案内されています。
VTTは、クラウド録画の音声文字起こしとして録画の隣に表示されるファイルになります。テキストエディタやワープロで開くことが出来、録画の中の時刻が区間ごとに付いているので、議事録の確認に向いています。Unknown Speakerと出た話者は名前を直せるため、外に配る前の確認にも使いやすいでしょう。
TXTは、会議中のTranscriptパネルからSave transcriptで保存する形です。Zoomのヘルプには、Windows・macOS・LinuxそれぞれのDocuments配下にあるZoomフォルダが、保存先の例として載っています。会議のあとも個人のPCに残ったままになりやすいので、議事録にし終えたら保管場所を移すようにしましょう。
AIへ渡す前には、VTTをそのまま入れるより、必要な範囲をTXTに整えたほうが扱いやすくなります。ClaudeはTXTを含む形式に対応していて、ファイルは1件500MBまで、1つのチャットに20ファイルまでと案内されています。Geminiアプリは同じプロンプトで最大10ファイル、文書などは100MBまでという案内です。Microsoft Copilotは1つの会話に20ファイルまで、1ファイル50MBまでと説明しています。
※ChatGPTも含め、ここではどのAIにもテキスト（.txt）に整えてから渡す前提で進めます。
よくある失敗は、録画担当の個人PCにTXTが残り、議事録担当が別のAIに貼り、完成版だけを共有フォルダに置いてしまう流れです。これでは原文、途中の要約、完成版がばらばらの場所に残ってしまいます。最初に作業用のフォルダを決めて、原文・要約・議事録のファイル名をそろえてみてください。
AIに貼る前に消す情報を会議別に決める
生成AIに貼る前の判断は、全部消すか全部残すかではなく、会議の種類ごとに分けて考えると扱いやすくなります。固有名詞を残さないと議事録にならない会議もあれば、個人名や金額を伏せても困らない会議もあるでしょう。
| 会議の種類 | 貼る前に消す | 置き換える | 残してよい目安 |
|---|---|---|---|
| 社内定例 | 個人の体調、私的事情、人事評価 | 社員名をAさん、Bさんへ置き換える | 部署名、一般的なタスク名 |
| 営業商談 | 顧客の個人情報、未公開の契約条件 | 顧客名を顧客A、金額を概算金額へ置き換える | 課題、希望納期、次の連絡内容 |
| 採用面接 | 候補者名、連絡先、家族情報 | 候補者を候補者A、会社名を現職へ置き換える | 職務経験の要約、確認したスキル |
| 経営会議 | 未公開の業績、組織変更、投資判断 | 案件名を案件A、金額をレンジ表現へ置き換える | 議題の大枠、決定と保留の区分 |
| 顧客トラブル | 個人名、連絡先、事故や苦情の詳細な個人情報 | 顧客を顧客A、担当者を担当者Bへ置き換える | 時系列、合意した対応、未回答事項 |
個人情報保護委員会は、生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合、利用目的の範囲内かどうかや、サービスの提供事業者が機械学習に使わないことなどを十分に確認するよう、注意を呼びかけています。法令違反となる可能性もあるため、確かめないまま個人アカウントに貼る使い方は避けたほうがよいでしょう。
会議の冒頭では、録音・文字起こし・要約の目的を参加者に伝えておきます。録画についてはZoom側で参加者に通知される仕組みがありますが、それだけで社内外の納得が得られるとは限りません。保存先、共有範囲、消すときの考え方も一言添えると、あとで聞かれたときの説明が楽になります。
告知そのものは長くなくて構いません。たとえば「本日の会議は議事録作成のため録音・文字起こしを使います。作成した文字起こしと要約は社内の指定フォルダで管理し、共有範囲は関係者に限ります。外部の個人アカウントのAIには入力しません」と話せば、目的と扱いがひと通り伝わります。
会議の原文を個人アカウントに出さずに議事録まで作りたいなら、UPGEAR AI（アップギアAI）は、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1つの契約で使える法人向けサービスです（人数無制限）。
議事録化プロンプトは、伏せ字と時刻根拠を入れる
議事録にするための指示は、きれいな要約を頼むより、根拠の時刻と伏せ字のルールを先に入れておくほうが安定します。AIが文章を整えすぎると、発言にない合意が紛れ込んでしまうことがあるためです。
下のひな形は、会社で管理しているAIに文字起こしを貼る前提で作っています。顧客名や個人名を伏せた状態で入れ、AIにも伏せ字を元に戻さないよう頼みます。時刻のあるVTTから作るときは、根拠の時刻を必ず添えてもらってください。
あなたは会議の議事録担当です。 以下の文字起こしを、社内共有用の議事録に整えてください。 守ること ・顧客名、個人名、金額、未公開の案件名は、入力文にある伏せ字のまま使う ・入力文にない決定事項を作らない ・不明な箇所は不明と書く ・各項目に、根拠となる発言の時刻を付ける 出力形式 1. 会議の目的 2. 決定事項 3. ToDo 4. 未決事項 5. 確認が必要な数字・固有名詞 6. 参加者へ共有する短い本文 文字起こし ここに貼る
この形にしておくと、AIの出力を読む方にも、どこを確かめればよいかが見えるようになります。特に決定事項とToDoは、根拠の時刻がない項目は採用しない、と決めてしまいましょう。時刻が付いていない要約は、見た目が整っていても、確かめるのに時間がかかってしまいます。
社外に送る文面まで作りたい場合も、最初から送信文だけを頼むのは避けたほうが無難でしょう。まず社内用の議事録を作って原文と照らし合わせ、そのあとで社外向けに情報を絞っていく順番になります。社外秘を含む原文を貼ったのと同じチャットで社外向けの文面まで作ると、伏せ忘れが紛れ込みやすくなってしまいます。
長い文字起こしは、分割要約から統合する
長い文字起こしは、AIのファイル上限か議題の切れ目で分けてから要約すると扱いやすくなります。根拠のない字数の目安で切るより、使うAIサービスのファイル上限と会議の議題を基準にしてみてください。
Claudeに渡す場合は、TXTを含む文書形式が使え、1ファイル500MBまで、1チャット20ファイルまでとされています。Geminiアプリは同じプロンプトで最大10ファイル、文書などは100MBまでの案内です。Microsoft Copilotは1つの会話に20ファイルまで、1ファイル50MBまでとなっています。使うAIの上限に近いときは、会議の議題ごとに分けましょう。
分けた要約は、どのパートも同じ形式にそろえておくことが大事になります。第1部は決定事項で整理したのに第2部はざっくりした要約、となると、最後にまとめるときに抜け漏れが見つけにくくなってしまいます。分けて頼むときも、伏せ字と根拠の時刻の指示は毎回入れるようにしてください。
これは長い会議文字起こしの一部です。 全体のうち、今回の範囲だけを要約してください。 守ること ・この範囲に出てこない話は書かない ・決定事項、ToDo、未決事項、確認が必要な点に分ける ・各項目に根拠時刻を付ける ・伏せ字は戻さない ・次の統合作業で使いやすいよう、短く具体的に書く 範囲名 第1部、議題名を入れる 文字起こし ここに貼る
最後にまとめるときは、各パートの要約だけを貼って全体版を作ります。原文をすべて貼り直す必要がない場合でも、数字・固有名詞・決定事項だけは元の文字起こしに戻って確かめておきましょう。AIにまとめを頼むときの指示は、次のようにしておくと重複を減らすことが出来ます。
以下は同じ会議を分割して要約したものです。 重複をまとめ、全体の議事録に統合してください。 守ること ・同じ決定事項は1つにまとめる ・矛盾がある場合は、矛盾として残す ・根拠時刻は消さない ・ToDoは担当者、期限、次の確認先に分ける ・未確認の数字と固有名詞を最後に一覧化する 分割要約 ここに貼る
分けて要約したときに多い失敗は、前半で出た条件を後半のAIが知らないまま、結論を書いてしまうことです。まとめのプロンプトでは、矛盾を勝手に片付けないよう頼んでおいてください。会議の責任者が最後に見るべき箇所が残るので、確認の手間がぐっと短くなります。
要約の誤りを原文と突き合わせる確認手順
AIの要約は、読みやすさよりも、原文と合っているかを先に確かめるのが基本になります。特に固有名詞、数字、決定事項、担当者、期限は、要約だけで判断しないようにしましょう。
最初に、AIに確認用の表を作ってもらいます。議事録の本文とは別に、決定事項、根拠の時刻、根拠となる発言の短い抜き出し、確認の状態を列として持たせる形です。発言の抜き出しは長くせず、原文を探すための目印として使います。ここで根拠の時刻が空欄になった項目は、議事録の本文からもいったん外しておいてください。
| 確認する項目 | 原文で見る場所 | よくある誤り | 直し方 |
|---|---|---|---|
| 固有名詞 | 該当時刻の前後の発言 | 似た会社名や部署名に置き換わる | 議事録では正式名か伏せ字に統一する |
| 数字 | 金額、人数、期限が出た発言 | 概算を確定値のように書く | 概算、未確定、確定を分けて書く |
| 決定事項 | 合意した発言と反対意見の前後 | 検討中の話を決定にしてしまう | 保留や未決へ戻す |
| ToDo | 担当者名と期限の発言 | 担当が会議主催者に寄る | 担当不明なら担当未定と書く |
| 社外共有文 | 伏せた情報が戻っていないか | 顧客名や金額が復元される | 社外用は別チャットで作り直す |
確かめる順番は、数字、固有名詞、決定事項、ToDo、言い回しの自然さ、とすると迷いにくいでしょう。先に文章を整えてしまうと、あとで数字の誤りが見つかったときに全体を直すことになってしまいます。地味な作業ですが、原文と要約を横に並べて見る時間を取ってみてください。
Zoomの音声文字起こしには、時刻の付いたVTTが使えます。この時刻を議事録の中に残しておけば、確かめる方が録画や原文に戻りやすくなります。時刻を消したきれいな議事録は読みやすい反面、あとから発言の根拠を探す手間が増えてしまいます。
社内に承認の流れがある会社なら、議事録担当、会議の主催者、最終確認者を分けておくとミスを減らすことが出来ます。小さな会社なら同じ方が兼ねても構いませんが、確認欄だけは残しておきましょう。誰が原文を見たのかが分かるだけで、あとで説明するときがずっと楽になります。
VTT・TXT・要約・議事録の置き場所と消す時期
録音から議事録までのファイルは、残す場所と消す時期を先に決めておくと散らかりにくくなります。特にVTTとTXTは作業用の原文なので、完成した議事録とは分けて管理したほうが扱いやすいでしょう。
| ファイル | 主な置き場所 | 残す目的 | 消す時期の決め方 |
|---|---|---|---|
| VTT | ZoomのRecordings and Transcripts、または社内の原文保管フォルダ | 時刻付きで原文を照合する | 議事録確定後、社内規程に沿って削除候補にする |
| TXT | 端末のDocuments配下から社内フォルダへ移す | AIへ渡す作業用テキストにする | AI要約と照合が終わった時点で端末から消す |
| AI要約 | 社内の作業フォルダ、会社管理のAI履歴 | 議事録作成の途中成果として残す | 完成版に反映したら、必要な確認期間だけ残す |
| 議事録 | 議事録の正式な保存先 | 決定事項とToDoの共有に使う | 社内の文書保存ルールに合わせる |
| クラウド録画 | Zoomのクラウドレコーディング | 発言の確認、欠席者への共有に使う | 自動削除設定を使うか、会議種類ごとに決める |
Zoomのクラウドレコーディングは、アカウントが有効な間は残り、設定で自動削除することも出来ます。削除したものをゴミ箱から戻せる設定にしている場合は、ゴミ箱に30日間残ると案内されています。Zoomの要約にも、日数を指定して自動で消す設定があります。
保管でありがちな失敗は、完成した議事録だけを共有して、根拠のVTTやTXTを誰の端末に置いたのか分からなくなってしまうことです。あとから顧客や上司に確認を求められると、担当者のPCを探すところから始めることになります。原文は原文、作業途中のものは作業途中、完成版は完成版として、置き場所を分けておきましょう。
個人のPCに残ったTXTは、社外秘が外に出る入り口になりやすいファイルです。議事録にし終えたら端末から消し、必要な原文だけを社内の決めた場所に移してください。このひと手間を会議後のチェックリストに入れておけば、録音から議事録までの流れが一本につながります。
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