NotebookLMを会社で使うには｜個人アカウントから切り替える手順

NotebookLMの法人利用とは、社員の個人Googleアカウントではなく、会社のGoogle WorkspaceアカウントやGoogle Cloud経由の環境でGemini Notebook（旧NotebookLM）を使う形になります。会社で使うなら、個人アカウントでの利用をやめてもらい、会社のWorkspaceアカウントでログインし直してもらうところから始まります。管理コンソールの「生成 AI」から「Gemini Notebook」をオンにし、外部共有は既定のオフのまま小さく始めてみてください。Enterpriseの料金や買い方の全体像はNotebookLM Enterpriseの料金と買い方にまとめていますので、あわせて読むと全体がつかみやすいでしょう。

個人アカウント利用に気づいたら、最初に何を見るか

最初に見ておきたいのは、誰が、どの資料を、どのGoogleアカウントで入れたかになります。叱るところから入ると、現場は使っていることを隠しがちになってしまうので、まずは事実を棚卸しする順番にしてみてください。

NotebookLMは、2026年7月からGemini Notebookという名前に変わりました。これまでNotebookLMで作ったノートブックは、そのままGemini Notebookとして開くことが出来ます。現場ではまだNotebookLMと呼ぶ方が多いので、社内の案内では「NotebookLM（現Gemini Notebook）」と並べて書くと伝わりやすいでしょう。

困りやすいのは、社員の方がGmailなどの個人アカウントに業務資料を入れている状態です。GoogleのFAQでは、個人ユーザーとして使う場合、フィードバックを共有しない限りデータがトレーニングに使われることはない、と説明されています。ただ、高評価・低評価のフィードバックを送ると、プロンプトやソースなどの関連コンテンツが集められ、特別なトレーニングを受けたチームがレビューする場合がある、とヘルプには記載があります。

Workspaceのユーザーになると、扱いが変わってきます。GoogleのFAQでは、Workspaceを使っている会社の場合、フィードバックを送ったときでも、アップロードやクエリ、モデルの回答が生成AIモデルのトレーニングに使われることはないと案内されています。さらにBusiness Starterを含むコアサービス扱いのエディションであれば、アップロードしたファイルやチャット、モデルの出力は、人間のレビュアーが確認することも、生成AIモデルの改善に使われることもありません。

会社で使う入口は、個人のGmailではなく会社のWorkspaceアカウントになります。ここを先にそろえておかないと、あとから共有の権限や削除のお願いだけを整えても、別の社員の方が同じ使い方に戻ってしまいます。業務資料を入れるのであれば、まずは会社アカウントでログインし直してもらいましょう。

確認の声かけは、犯人探しではなく、切り替えのための確認として出すのが現実的でしょう。たとえば「業務資料をNotebookLMに入れている方は、会社アカウントへの切り替え対象を確認したいので、資料名とアカウントの種類だけ教えてください」と書くと、情報が集まりやすくなります。

この段階で気を付けたいのは、管理コンソールで切り替えられる範囲を、社内に正しく伝えることです。管理コンソールの設定の対象は組織のアカウントになります。個人アカウントでの利用を減らすには、会社アカウントで使える場所を先に用意し、そのあとで個人側の削除や再発防止をお願いする流れにしてみてください。

3つの入口を判断する｜個人アカウント・Workspace・Enterprise

入口は、個人アカウント、Google Workspace、Google Cloud経由のEnterpriseの3つに分けて考えると判断しやすくなります。10〜100名規模でWorkspaceをすでに使っている会社なら、まずはWorkspaceの会社アカウントへ寄せる形から考えてみてください。

個人アカウントは、本人がすぐに使い始められる点では便利なものです。無料でもノートブックを作ることが出来るので、個人的な調べものや学習には使いやすいでしょう。ただ、会社としての共有範囲や退職時の扱い、外部への公開が見えにくくなります。業務資料の置き場所として当たり前になってしまうと、総務や情シスの方があとから追いかける仕事が増えてしまいます。

Workspace版は、会社のGoogleアカウントでログインし、管理コンソールでサービスのオン・オフや共有の設定を扱う入口になります。Googleのヘルプでは、WorkspaceとWorkspace for Educationのユーザーは、GmailやGoogleカレンダー、Googleドキュメントなどと同じように、Gemini Notebookをコアサービスとして使えるようになったと説明されています。エディションによって、追加サービス扱いかコアサービス扱いか、上限がどの水準かが分かれるところです。

EnterpriseはGoogle Cloud経由の入口となります。Gemini Notebook for EnterpriseやGemini Enterpriseの対象エディションで使う形で、IAM（誰が何を操作できるかの権限管理）やVPC Service Controls（データの持ち出しを制限する仕組み）、CMEK（自社で管理する暗号鍵）、データ所在地といったCloud側の管理を使うことが出来ます。共有は同じGoogle Cloudプロジェクト内のユーザーに限られ、一般公開は出来ません。購入の経路まで含めた総額や稟議の進め方は、NotebookLM Enterpriseの料金と買い方で確かめてみてください。

料金の見え方も、入口ごとに変わってきます。個人の無料利用は会社の出費にはなりませんが、会社が管理できない利用が残ってしまいます。Google Workspaceの料金ページでは、年間プラン表示の通常価格で、Business Starterが1ユーザー月額800円、Business Standardが1,600円、Business Plusが2,500円（いずれも税別）です。Starter、Standard、Plusは最大300ユーザーまで使えると書かれています。

※料金は2026年10月3日時点でGoogle Workspaceの料金ページに表示されている年間プランの通常価格（税別）です。

会社の出費に直すと、10名全員をStarterにした場合は毎月8,000円、Standardなら16,000円、Plusなら25,000円（税別）になります。50名ならStarterで毎月40,000円、Standardで80,000円、Plusで125,000円かかる計算です。100名になると、Starterで80,000円、Standardで160,000円、Plusでは250,000円まで膨らんでしまいます。単価だけで見ずに、会社の月額として比べて決めましょう。

Enterprise単体のほうは、製品ページに30日間（ライセンス設定の文書では14日間）のトライアルのあと1ライセンス月9米ドル、最低15ライセンスと表示されています。最低の15ライセンスで始めても月135米ドルとなり、30名なら月270米ドル、100名なら月900米ドルの計算になります。Google Cloudの請求ヘルプでは、日本のGoogle Cloud利用には消費税10%がかかると説明されています。円での金額は為替で変わってしまうので、稟議では検討するときの社内レートで計算してみてください。

ここで大事なのは、どれが上位かを比べることではありません。すでにWorkspaceを使っている会社であれば、社員のログイン先を会社アカウントに寄せるだけで、最初の混乱はかなり減らすことが出来ます。Cloud側の統制まで必要な会社だけが、Enterpriseの検討に進む流れにすると無理が少ないでしょう。

自社のWorkspaceで使えるかを確かめる

自社で使えるかどうかは、Workspaceのエディションと、社員の画面に出るバッジで確かめることになります。管理者だけで判断せず、実際に社員の方の画面も1つ見せてもらうと、話が早く進みます。

Googleのヘルプを見ると、Gemini Notebookの扱いはエディションごとに分かれています。追加サービスとしての扱いになるのは、Business Base、Essentials Starter、Workspace Individual、Cloud Identityなどです。コアサービスとして標準アクセスとエンタープライズグレードの保護が付くのは、Business Starter、Enterprise Essentials、Frontline、Nonprofits、Educationの一部となります。Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard、Enterprise Plusなどは、高レベルのアクセス権とエンタープライズグレードの対象に入っています。

Business Starterは、標準アクセスの上限で考えることになります。Googleの上限表では、標準は1ユーザーあたりノートブック100件、1ノートブックあたりソース50件です。Business StandardとBusiness Plusは高レベルの上限となり、1ユーザーあたりノートブック500件、1ノートブックあたりソース300件まで使えます。なお、この上限表には変更される場合があると書かれています。研修資料や社内マニュアルを部署ごとに分けて入れる会社では、この差を現場で感じやすいでしょう。

Starterで10名なら毎月8,000円、Standardなら毎月16,000円なので、差額は月8,000円となります。50名では差額が月40,000円に広がり、100名になると、StarterとStandardの差は毎月80,000円にもなってしまいます。上限のためだけに上げるのか、Workspace全体の機能の違いも含めて上げるのかは、分けて決めましょう。

社員側の確認では、Gemini Notebookの画面上部にあるプロフィール画像の横を見てもらいます。Googleのヘルプでは、Pro、Plus、Expanded、Ultraのバッジが表示されているかを確かめるよう案内されています。バッジがある方とない方が混ざっているときは、同じ会社アカウントでも付いているライセンスが違うのかもしれません。

総務や情シスの方は、まずテスト用に2〜3名だけで確かめてみてください。営業、管理部、経営層など、使う資料の種類が違う方を混ぜておくと、標準の上限で足りるかが見えやすくなります。最初から全社員に案内してしまうと、共有設定や削除のお願いが追いつかないこともあります。

データの扱いも、エディションによって変わってきます。GoogleのFAQでは、Workspaceのユーザーはフィードバックを送ったときでも、アップロードやクエリ、モデルの回答が生成AIモデルのトレーニングに使われないと説明されています。ただし管理者ヘルプでは、追加サービス扱いのエディション（Business Baseなど）について、フィードバックを送るとやり取りの全容を確認する場合があるとされているので、この点は分けて考えておきましょう。Business Starterを含むコアサービス扱いのエディションであれば、アップロードしたファイルやチャット、モデルの出力は、人間のレビュアーの確認にも生成AIモデルの改善にも使われません。社外秘の資料を扱う会社では、この文言をそのまま社内説明に使うと誤解されにくくなります。

Googleドライブから取り込んだファイルは、元のドライブファイルに「閲覧」以上のアクセス権を持つユーザーだけがソースとして使える、と説明されています。ドライブの権限があいまいなままだと、Gemini Notebook側だけを整えても、資料の見え方が思ったとおりにならないことがあります。切り替えの前に、社外秘フォルダや人事フォルダの共有範囲も一緒に見直してみましょう。

上限を引き上げたい社員の方が出てきたら、管理者へWorkspaceプランのアップグレードを相談してもらう流れになります。Googleのヘルプでも、仕事用や学校用のGoogleアカウントで上限の引き上げや追加機能を使いたい場合は、上限を引き上げられるWorkspaceプランへのアップグレードが必要と案内されています。社員が個人の判断で有料プランへ進んでしまう前に、会社としての標準を決めておいてください。

管理コンソールでGemini Notebookをオン・オフする手順

管理コンソールでは、全社一括、組織部門、アクセスグループの順に考えると迷いにくくなります。最初は一部の組織部門かアクセスグループで試し、共有の設定を確かめてから広げていきましょう。

Google管理コンソールでは、メニューアイコンから「生成 AI」へ進み、「Gemini Notebook」を開くのが入口となります。この画面に入るには、Geminiの「設定」管理者権限が必要です。開いたら「サービスのステータス」をクリックします。組織内のすべてのユーザーに対してまとめて有効・無効を切り替えるときは、「オン（すべてのユーザー）」か「オフ（すべてのユーザー）」を選び、「保存」を押してください。

いきなり全社をオンにしたくない場合は、左側で組織部門を選ぶことが出来ます。対象の部門を選んでからオンかオフを選び、親の設定を受け継いでいる部門なら「オーバーライド」で上書きします。親部門の設定に戻したいときは、「継承」を選ぶ形です。営業部だけ、管理部だけ、役員だけのように組織部門で分けられている会社なら、この方法が分かりやすいでしょう。

部署をまたいで試したいときは、アクセスグループを使います。Googleのヘルプでも、組織部門全体や組織部門内の一部のユーザーに対してサービスを有効にするには、アクセスグループを使うよう案内されています。たとえば総務1名、営業2名、制作2名のような試験運用のチームを作るなら、組織部門を動かすよりアクセスグループのほうが扱いやすくなります。

サービスをオンにする作業と、外部共有を許可する作業は別のものです。サービスのステータスをオンにしても、外部共有まで一緒に広げる必要はありません。まずは組織内だけで使える状態を作り、社員の方が会社アカウントでログイン出来るかを見てみてください。

手順を社内メモに残すときは、画面の名前をそのまま書いておくのがおすすめです。「生成AIの設定を変更」と書くより、「管理コンソールの生成 AI → Gemini Notebook → サービスのステータス」と書いたほうが、次の担当の方が迷わずにたどり着けます。兼務の総務の方ほど、あとで自分が見返しても分かる書き方にしておきましょう。

サービスをオンに出来ないときは、拠点とされている地域でサービスの使用が制限されている可能性がある、とヘルプに書かれています。画面に出たメッセージを控えておき、Google Workspaceの管理者ヘルプや販売元へ確かめてみてください。

試しに使ってみたあとは、社内で入れてよい資料の範囲を決めていきます。いきなり全社のドライブを自由に入れられるようにするより、就業規則、営業マニュアル、製品資料、研修資料のように、入れてよいものを先に決めておいたほうが定着しやすいでしょう。使う範囲を狭く決めておくほど、削除や入れ直しの判断もしやすくなります。

共有設定はオフから始める｜外部共有・許可リスト・一般公開

共有の設定は、外部共有をオフにしたまま始めるのが無難です。社内での使い方が固まる前に外部共有や一般公開を開けてしまうと、切り替えの作業と公開範囲の確認が同時に走ってしまいます。

管理者ヘルプには、Gemini Notebookの共有設定を管理する手順がまとめられています。管理コンソールで「生成 AI」から「Gemini Notebook」へ移り、「（組織名）の外部との共有」で選ぶ形になります。ここでも、Geminiの「設定」管理者権限が必要です。Workspace Updatesブログでは、この設定をドメイン、組織部門、グループの単位で分けられると案内されています。

「外部との共有」で選べるのは、オフ・許可リスト登録済みドメイン・オンの3つになります。1つ目のオフでは、組織内のユーザーは組織外のユーザーとノートブックを共有出来ません。Workspace Updatesブログでも、外部共有の既定はオフと説明されています。切り替えの初日から使うなら、この状態のままが扱いやすいでしょう。

2つ目は、許可リストに登録したドメインだけに共有する方法です。編集アイコンからドメインを入力すると、そのドメインの個人アカウントとノートブックを共有出来るようになります。ただし、Googleグループとの共有はサポートされていないとヘルプに書かれています。取引先や顧問先に絞って共有したい場合でも、まずは相手のドメインを洗い出してから使ってみてください。

3つ目はオンで、組織内のユーザーが外部のメールアドレスとノートブックを共有出来る状態になります。営業資料の確認や外部パートナーとの共同作業では便利ですが、社員の方が慣れる前に開けてしまうと、共有先の確認が追いつかなくなってしまいます。少なくとも試験運用の間は、オンにしないという判断で充分でしょう。

これとは別の項目として、一般公開の共有のオン・オフもあります。これをオンにすると、リンクを知っているすべてのユーザーに向けてノートブックを公開出来るようになります。公開資料や採用資料のように外へ出してよい情報なら使う余地はありますが、社内資料を読み込ませる使い方が中心の会社なら、最初から開ける必要はほとんどないでしょう。迷うときは、一般公開は使わないと決めてしまいましょう。

外部共有の変更は、反映されるまでに最長で24時間ほどかかることがあります。通常はそれより短い時間で終わるとヘルプには書かれていますが、切り替えの案内を出す直前に設定すると、社員ごとに見え方がずれてしまうかもしれません。社内への案内を出す前日までに設定を終えておけば、落ち着いて確かめることが出来ます。

共有の権限は、閲覧者と編集者の2つに分かれます。閲覧者は、共有されたノートブック内のソースとメモを読むだけの権限になります。編集者はソースとメモの表示・追加・削除に加えて、ほかのユーザーへさらに共有することも出来ます。編集者を増やしすぎると、誰がソースを足したのか追いにくくなるので、部署ごとに責任者を決めてみてください。

エクスポートしたGoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートの側で変更しても、元のGemini Notebookの内容には同期されない、とヘルプに書かれています。共有の権限も、エクスポートしたファイルには引き継がれません。ノートブックの中の共有と、ドライブ上のファイルの共有は、別々に確かめるようにしましょう。

共有を開ける前に決める社内の線引き

外部共有を使う会社でも、最初から全員に開ける必要はありません。たとえば、営業部の責任者だけが取引先に共有出来る、採用担当だけが公開資料に使える、管理部は外部共有を使わない、といった線引きが考えられます。組織部門やグループごとに設定を分けられるので、会社の実情に合わせて小さく始めてみてください。

許可リストのドメインを使う場合は、登録するドメインを誰が決めるのかを先に決めておきたいところです。ヘルプでは、登録したドメインの個人アカウントとノートブックを共有出来ると説明されています。登録するドメインが増えるほど、実際にはオンに近い状態になってしまうので、追加の窓口は管理担当にまとめておきましょう。

一般公開の共有は、社内資料を扱う切り替えの初期には避けておくのが自然です。リンクを知っている全員が見られる形なので、公開を前提にした資料に限って検討するものでしょう。社内への案内で「一般公開は使わない」と先に書いておくと、社員の方も迷いにくくなります。

共有の承認の流れも、重くしすぎると現場が使えなくなってしまいます。10名ほどの会社なら、管理担当へのメールでの相談で足りるでしょう。50名を超える会社では、部署の責任者がまず確認し、管理担当は許可リストや設定だけを見る形にすると続けやすくなります。共有の申請の窓口は、1つに決めておいてください。

個人アカウント側に残ったノートブックをどう扱うか

個人アカウント側のノートブックは、会社アカウントで作り直す前提で考えるのが安全です。確認した公式ヘルプには、個人アカウントのノートブックを会社のアカウントへ移す手順は案内されていません（2026年10月3日時点）。

社員の方がすでに作ったノートブックには、会議資料や提案書、社内マニュアル、顧客への回答案などが混ざっていることがあります。まずは、ノートブック名、入れたソース、共有先、外部公開の有無を本人に確かめてもらいましょう。ここで中身を全部出してもらおうとすると時間がかかってしまうので、最初は分類だけで充分です。

次に、元の資料が会社のGoogleドライブや社内のフォルダに残っているかを確かめます。元の資料が残っていれば、会社アカウントでGemini Notebookにログインし直し、同じ資料を会社側のノートブックへ入れ直すことが出来ます。個人側のノートブックを丸ごと移す手順が公式に案内されていない以上、入れ直す形のほうが社内にも説明しやすいでしょう。

個人側のノートブックに残っている内容は、あくまで記録として扱うのが無難です。業務で使い続けるノートブックは会社側で作り直す、と決めてしまったほうが、社内への説明もずっと楽になってきます。新しく作ったノートブックには、部署名や用途が分かる名前を付けておくと、あとから探すときにも困りません。

所有権を移せる前提で計画を立てると、移行の当日に作業が止まりやすくなります。社員の方には、個人アカウント側のノートブックを会社が引き取るのではなく、会社アカウント側で作り直すと伝えてください。言い方をそろえておくだけでも、質問への回答はかなり短く出来ます。

個人側の削除のお願いは、会社側での作り直しが終わってから出しましょう。先に削除してしまうと、どの資料を入れていたのか分からなくなってしまうことがあります。まず棚卸し、次に会社側での入れ直し、最後に個人側の削除の確認という順番で進めてみてください。

削除の確認では、スクリーンショットの提出まで求めるかどうかも決めておきます。10名ほどなら、本人からの完了の報告で足りるかもしれません。50名や100名に広げるなら、部門長が完了の状況を集める形にすると、総務だけに負担が集まりにくくなります。

顧客情報や人事情報が含まれていた場合は、通常の情報管理のルールに沿って扱いましょう。ここでGemini Notebookだけを特別扱いにすると、社内の判断がぶれてしまいます。個人のクラウドに業務資料を置いた場合の扱いが既存の社内規程にあるなら、その手順に乗せて進めてみてください。

再発防止は、禁止だけで終わらせないほうがよいでしょう。社員の方が個人アカウントで使っていたのは、会社側に使える環境がなかったか、あることを知らなかったからかもしれません。会社アカウントで使えるURLとログインの方法、入れてよい資料の例をセットで案内してあげてください。

削除前に残しておく確認メモ

個人側を削除する前に、最低限の確認メモを残しておきます。ノートブック名、入れていた資料の種類、共有先の有無、会社側で作り直した日、削除をお願いした日を並べるだけで足ります。中身を全文集める必要はありません。あとで確認が必要になったとき、どの社員の方に聞けばよいかが分かる形にしておきましょう。

音声解説や生成されたノートを業務で使っていた場合は、会社側で同じものを作れないことがあります。元の資料を入れ直しても、生成される結果が毎回同じになるとは限らないためです。必要な成果物は会社のドライブに普通のファイルとして保存し、Gemini Notebookの中だけに残さないようにしてください。

共有先が社外にあった場合は、相手に知らせるかどうかも考えておきます。個人アカウント側のノートブックを削除すると、相手が見ていた資料を開けなくなってしまうことがあります。引き続き共有が必要なら、会社アカウント側で作り直したあとで、許可された方法で改めて案内しましょう。

退職した方が個人アカウントで作ったノートブックは、会社側から直接整理できないことがあります。退職前のチェックリストに、個人アカウントへ業務資料を入れていないかの確認を加えておくと安心です。すでに退職している場合は、元の資料が会社側に残っているかを優先して確かめることになります。

この作業を全社員に一斉にお願いすると、返信があちこちに散らばってしまいます。10名ならメールで充分ですが、50名以上ならフォームにしたほうが、あとで並べ替えることが出来ます。質問を増やしすぎると回答が集まりにくくなるので、最初は5問以内にしてみてください。

社員への切替のお知らせ文と展開手順

社員への案内は、禁止の文面より、いつから何を会社アカウントで使うかを先に書いたほうが伝わります。個人アカウント側の削除のお願いは、会社側での使い方を示したあとに置きましょう。

社内への案内には、名前の併記、ログイン先、使ってよい資料、外部共有の扱い、個人側ノートブックの扱いを入れておきます。長すぎると読まれなくなってしまうので、最初の案内は1画面で読める量に収めてください。細かいルールは別紙や社内ポータルに分けておくと、現場の負担も軽くなります。

下の文面は、そのまま使える形にしてあります。社名や日付、問い合わせ先だけ差し替えて使ってみてください。外部共有を許可しない前提で書いているので、許可リストを使う会社は該当する箇所を直しましょう。

件名：NotebookLM（Gemini Notebook）の会社アカウント利用への切替について

各位

業務資料をNotebookLM（現Gemini Notebook）で扱う場合は、今後、個人のGoogleアカウントではなく、会社のGoogle Workspaceアカウントでログインして利用してください。

会社アカウントでの利用開始日：〇月〇日
ログイン先：https://notebook.google/
対象者：業務でNotebookLMを利用する全社員

会社アカウントで入れてよい資料は、社内共有済みのマニュアル、研修資料、議事録、営業資料などです。顧客情報や人事情報など、取り扱いに注意が必要な資料は、各部門の責任者に確認してから利用してください。

外部共有は現在オフにしています。社外の方へノートブックを共有する必要がある場合は、事前に管理担当へ相談してください。

すでに個人のGoogleアカウントで業務資料を入れている方は、〇月〇日までに、ノートブック名、入れた資料の種類、共有先の有無を管理担当へ知らせてください。会社アカウント側で必要な資料を入れ直した後、個人アカウント側のノートブックは削除をお願いします。

不明点は〇〇まで連絡してください。

この文面のねらいは、社員の方にとって次に何をすればよいかをはっきりさせることです。「使わないでください」だけだと、すでに使っている方は困ってしまいます。会社アカウントで使える場所を示し、個人側の扱いはあとから確かめる順番にすると、現場の抵抗感も小さくなるでしょう。

案内の文面には、会社アカウントで使い始める日を必ず入れてください。開始日が書かれていないと、社員の方はいつ切り替えればよいのか分からず、個人アカウントでの利用が続いてしまいます。開始日、削除の報告の期限、問い合わせ先の3つは、文面の上のほうに置いておきましょう。

展開は、試験運用、入れる資料の選定、社員向けの説明、全社への展開という順番が扱いやすいでしょう。試験運用では、よく使う資料を2〜3種類だけ入れて、回答の質と共有の範囲を確かめます。資料の選定では、入れてよい資料と入れない資料を分けておきます。社員向けの説明では、会社アカウントでログインする手順と、個人側の削除のお願いを伝える形です。

研修では、研修資料の要約、議事録の確認、マニュアル検索、営業資料の読み込みの4つを例にすると、業務での使い道が伝わりやすくなります。使い方全般はNotebookLMの使い方ガイドにまとめていますので、この案内では会社アカウントで使うルールだけに絞りましょう。

社内ルールは、入力してよい資料、外部共有、出力の確認、個人アカウントの利用禁止、退職時の扱いの5つを入れておけば、最初は足りるでしょう。細かな禁止事項を増やしすぎると、かえって読まれなくなってしまいます。まずは守ってほしい5項目に絞り、使いながら更新していってください。生成AI全般のルールづくりは、生成AIの社内ガイドラインの作り方も参考になります。

3週間で切り替える場合の進め方

急ぎすぎると、個人側の削除だけが先に進み、会社側で使える資料が足りない状態になってしまいます。反対に長く引き延ばすと、個人アカウントでの利用が残ったまま定着しかねません。兼務の総務の方であれば、3週間を目安に区切って進めるのが現実的でしょう。

説明会を開くなら、30分あれば足ります。前半の10分で、個人アカウントではなく会社アカウントで使う理由をお話しします。次の10分でログインとノートブックの作り方を見せ、最後の10分で個人側の棚卸しと削除のお願いを説明する流れです。長い研修にするより、その場で実際にログインしてもらう時間を作ってみてください。

質問で多いのは、以前作ったノートブックを使い続けられるか、外部の人に共有してよいか、どの資料まで入れてよいか、の3つでしょう。回答は短くそろえておきます。以前のノートブックは会社側で作り直す、外部共有は今はオフ、迷う資料は部門の責任者へ確認する、という3つの答えを用意しておけば、説明会のあとが楽になります。

案内を出したあとは、1回きりにせず、期限の前にもう一度だけ声をかけましょう。毎日送ると、かえって読まれなくなってしまいます。開始日に1回、期限の3営業日前に1回、期限の翌日に未完了の方だけへ1回、くらいが扱いやすいでしょう。

切替チェックリストとよくある失敗

切り替えは、アカウント、設定、資料、共有、案内の5つを順番に見ていくと抜けが減ります。チェックリストを先に作り、終わったものから消していく形にしてみてください。

• 個人アカウント利用の棚卸し利用者、資料名、共有先、外部公開の有無を確かめます。
• Workspaceエディションの確認Business Starterか、Business Standard・Plusかを見ます。
• プロフィール横のバッジ確認Pro、Plus、Expanded、Ultraの表示があるかを社員の画面で確かめます。
• 管理コンソールでサービスのステータス確認生成 AI → Gemini Notebook → サービスのステータスを見ます。
• 組織部門またはアクセスグループの選定試験運用の対象者を小さく決めます。
• 外部共有設定の確認外部との共有（オフ／許可リスト登録済みドメイン／オン）と、一般公開の共有のオン・オフを決めます。
• 会社アカウント側でノートブック再作成元の資料を会社アカウントで入れ直します。
• 個人アカウント側の削除依頼作り直したあとで、個人側の削除をお願いします。
• 社員への案内と問い合わせ先の明記開始日、期限、問い合わせ先を社内に伝えます。
• 1か月後の棚卸し個人アカウントでの利用が残っていないかをもう一度確かめます。

よくある失敗の1つ目は、会社アカウントで使える状態を作る前に、個人アカウントでの利用を禁止してしまうことです。社員の方の仕事は翌日も続くので、代わりの場所がないまま止めてしまうと、隠れて使う方向へ流れてしまいます。先に会社側の入口を作り、ログインの方法を示してから切り替えをお願いしましょう。

2つ目は、共有の設定を見ないまま、サービスだけをオンにしてしまうことになります。サービスのステータスと外部との共有は、別々の設定項目です。外部共有の既定はオフと案内されていますが、組織部門やグループで上書きしていないかも見ておくと安心できます。反映に最長24時間ほどかかる点も、案内の日程に入れておいてください。

切り替えでのつまずきは、設定の漏れより順番の取り違えから起きやすくなります。棚卸し、会社側での有効化、入れ直し、削除のお願い、再確認の順に進めれば、大きな混乱は避けやすいでしょう。急いでいるときほど、この順番を紙に書き出して進めてみてください。

3つ目は、所有権を移せる前提でスケジュールを組んでしまうことです。確認した公式ヘルプには、個人アカウントのノートブックを会社アカウントへ移す手順は見当たりません。会社側で入れ直す時間を見込まずに締め切りを決めると、現場から質問が止まらなくなってしまいます。

4つ目は、Business StarterとBusiness Standard・Plusの上限の差を見落とすことになります。小さなマニュアル検索なら、標準の上限でも足りることがあります。部門ごとにたくさんの資料を入れるなら、高レベルの上限のほうが向いているでしょう。StarterとStandardの差額は10名なら毎月8,000円ですが、100名では毎月80,000円になります。出費と使い道を同じ表に並べて決めましょう。

5つ目は、個人側の削除のお願いを口頭だけで終えてしまうことです。人数が少ない会社でも、退職や異動が重なると、誰が対応を終えたのか分からなくなってしまいます。完了報告のフォームやスプレッドシートを1つ用意して、報告先を決めておいてください。総務の方が兼務している会社ほど、記録を残しておくとあとで助かります。

6つ目は、使い道の例を見せずにルールだけを配ってしまうことになります。NotebookLMは、研修資料の要約や議事録の確認、マニュアル検索、営業資料の読み込みといった使い方に向いています。最初の説明会では、社員の方が翌日から使える例を1つずつ見せてあげましょう。使ってよい場面が分かれば、使ってはいけない場面も伝わりやすくなります。

7つ目は、NotebookLMだけのルールで終わらせてしまうことです。社員の方は、ChatGPTやGeminiアプリ、Claude、Perplexityなども業務で使っているかもしれません。NotebookLMの切り替えをきっかけに、生成AI全体の利用ルールも見直してみてください。見えないところでの利用の洗い出しは、野良AI（シャドーAI）対策で詳しく取り上げています。

切替後1か月で見る数字

切り替えが終わったら、1か月後に3つの数字だけを見ます。会社アカウントで使っている方の数、個人側の削除を終えた数、外部共有の申請の数です。細かい利用回数まで追いかける前に、この3つで移行が進んでいるかを確かめてみてください。

会社アカウントで使っている方が少ないときは、使い方が分からないか、入れてよい資料が分からないのかもしれません。社内マニュアル検索や議事録の確認といった短い例を足すと、使う方が増えることもあります。禁止事項をもう一度並べるより、使える場面をもう一度見せたほうが効きやすいでしょう。

個人側の削除が進まないときは、削除する前に何を残せばよいかで止まっている可能性があります。元の資料が会社側にあるなら、個人側は削除してよいとはっきり伝えましょう。必要な生成ノートがある場合は、会社のドライブへファイルとして保存してから削除する手順にしてください。

外部共有の申請が多いときは、最初に考えた使い方と現場の使い方がずれているのかもしれません。許可リストのドメインで足りるのか、オンにする部署を絞るのか、一般公開は使わないままでよいのかを見直してみてください。共有を全部止めてしまうより、どこまでなら許可できるかを決めたほうが、現場も動きやすくなります。

費用も、1か月後に見直しておきたいところです。Starterのままで足りているなら、10名で毎月8,000円、50名で40,000円、100名で80,000円（税別）の出費となります。Standardに上げると、それぞれ16,000円、80,000円、160,000円まで増えてしまいます。上限に当たっている社員の方が一部だけなら、全社で上げる前に対象の方と用途を確かめましょう。

この見直しは、叱る場ではなく調整の場にしてください。社員の方が会社アカウントへ移っていないなら、何かしらの理由があるはずです。ログインが分からない、資料の扱いが不安、上限が足りない、外部共有が必要など、原因を1つずつほどいていくと次の手が見えてきます。

会社で安全に使うには、管理する場所を増やしすぎない

会社で安全に使うには、ツールごとに別々の設定を追いかける前に、誰がどの環境で使うかをそろえておく必要があります。NotebookLMの切り替えは、その最初の棚卸しにちょうどよい機会になります。

Gemini Notebookは、社内資料を読み込ませて、資料に沿った回答を返してもらう使い方に向いています。一方で、社員の方のAI利用はNotebookLMだけでは終わらないことが多いでしょう。文章の下書きはChatGPT、長文の読み込みはClaude、検索はPerplexity、Googleのサービスとの連携はGeminiというように、現場では自然と使い分けが起きてきます。

AIごとに契約を増やしていくと、管理画面、請求、ログ、利用ルールがばらばらに分かれてしまいます。10名のうちは手作業で追えても、50名、100名となると、退職者の停止や利用状況の確認だけで時間を取られることになります。NotebookLMを会社アカウントへ切り替えたら、次は生成AI全体をどこで管理するかまで考えてみてください。

選択肢の1つとして、複数の生成AIを1つの契約と1つの管理画面にまとめる考え方もあります。利用ログや権限、どのAIを使えるようにするかを一か所で見られれば、サービスの数だけ設定を見て回る手間は減らせるでしょう。

NotebookLMだけを整えても、ほかのAIが個人任せのままなら同じ問題が残ってしまいます。会社で使うAIが複数あるなら、ログの管理、権限、社員への配布を1つの環境で考える選択肢も見てみてください。複数AIの使い分けは、マルチAIの考え方でも詳しくお話ししています。

ただし、NotebookLMと、複数のAIをまとめて使う環境とでは役割が違います。NotebookLMは、手元の資料をもとにノートブックを作る使い方が得意なサービスです。複数AIをまとめる環境は、いくつもの生成AIを1つの契約と画面で使うためのものになります。NotebookLMをWorkspaceで使うのか、複数のAIをまとめるのかは、業務の範囲で分けて決めましょう。

費用を見るときも、単価だけで比べないほうが実態に近くなります。Business Standardは、10名なら毎月16,000円、50名なら80,000円、100名なら160,000円（税別）の出費です。NotebookLMのためだけでなく、GmailやGoogleカレンダー、Googleドキュメントなどを含む会社の基盤として見る金額になります。複数のAIを別に契約するなら、その費用も足して検算してみてください。

NotebookLMだけで足りる会社、広げて考える会社

NotebookLMだけで足りるのは、社内資料の検索や研修資料の要約が中心の会社です。使う資料がGoogleドライブにまとまっていて、社外への共有もほとんどなく、社員の方がほかのAIをあまり使っていないなら、Workspace側の設定だけで始めることが出来ます。まずはその範囲で使い切ってみましょう。

広げて考えたほうがよいのは、社員の方が複数の生成AIをすでに使い分けている会社になります。調べものは検索に強いAI、長文は別のAI、文章づくりはまた別のAI、という使い方になりがちです。この状態でNotebookLMだけを会社アカウントへ寄せても、ほかのAIでは個人アカウントでの利用が残ってしまうことがあります。

管理するサービスが増えるほど、総務や情シスの方の仕事は細かくなっていきます。アカウントの発行、退職者の停止、ログの確認、請求の確認、使ってよい資料の説明を、サービスの数だけ繰り返すことになるためです。社員が増える前に、どのAIを会社として認め、どのAIは使わないのかを決めておきましょう。

会社のAI利用を広く見直すときは、費用の管理も一緒に考えておきたいところです。人数で課金されるサービスが増えると、1つずつは小さく見えても、会社全体ではかなり大きな月額になってしまいます。契約が増えてきたら、生成AIのコスト管理を見ながら、誰に何を配るかを棚卸ししてみてください。

最後に、社員の方へ伝える言葉をそろえておきます。NotebookLMは会社アカウントで使う、社外への共有は管理担当へ相談する、個人アカウントに業務資料を入れない、迷う資料は部門の責任者へ確かめる、の4つです。この4つが伝われば、最初の運用はかなり落ち着くでしょう。細かい例外は、使いながら足していけば大丈夫です。

最初の社内ルールは短く決める

最初のルールは、長い規程にしなくても構いません。社員の方が覚えられる長さにして、まずは守ってもらうことのほうが大事になります。たとえば、会社アカウントで使う、社外秘は部門の責任者へ確かめる、外部共有は管理担当へ相談する、出力は人が確認する、個人アカウント側は削除する、という5行から始めることが出来ます。

入れてよい資料の例も、抽象的に書かないほうが伝わります。研修資料、公開済みの営業資料、社内マニュアル、議事録の下書きなど、社員の方が手元で判断できる名前で書いておきましょう。入れない資料も、給与の情報、採用候補者の情報、契約前の顧客資料のように具体的な名前で示しておくと、迷う方が減っていきます。

出力の扱いについても、一文入れておいてください。Gemini Notebookの回答は、元の資料を読んだうえでの下書きとして扱い、顧客への送付や社内の決裁に使う前に人が確かめるようにします。この一文があるだけで、資料の要約をそのまま外へ出してしまう事故は起きにくくなるでしょう。

ルールを出したあとは、月に1回だけ質問を集める場所を作っておくと長続きします。現場から出てくる質問は、禁止事項よりも「この資料は入れてよいか」「この共有先は大丈夫か」といった具体的なものが中心になるでしょう。答えを社内のFAQに足していけば、次に迷う方の助けになります。

問い合わせの窓口は、情シス、総務、部門の責任者のどこが受けるのかを最初に決めておきましょう。窓口が分かれたままだと、同じ質問に違う答えが返ってしまいます。兼務の体制の会社なら、一次窓口を総務に置き、判断が必要な資料だけを部門の責任者へ回す形が回しやすいでしょう。

最初の1か月だけは、毎週、未完了の方と質問を確かめてみてください。短い確認を続けるだけでも、個人アカウントでの利用に戻ってしまった方を早めに見つけることが出来ます。小さな戻りを早めに直していくほうが、あとから全社へ注意を呼びかけるより負担は軽くなります。対応した日と担当者も、一緒に記録しておきましょう。

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