マンション管理会社のAI活用とは、理事会の議事録案や総会の議案書、居住者への回答文といったフロント業務の文章の下書きを生成AIに任せ、判断と最後の確認を人が受け持つ使い方のことです。始めるなら、氏名や部屋番号を伏せ字にしたうえで、会社が契約して学習に使わない既定を確かめたAI環境に、業務ごとの指示文をそろえて配る形が無理なく進められます。AIに入れることがそのまま違反になると条文に書かれているわけではありませんが、業務で知った秘密を漏らさない義務は会社にも社員一人ひとりにもかかるため、入れる情報の線引きは先に決めておく必要があります。
マンション管理会社のAI活用とは｜下書きはAI、判断は人
生成AIがマンション管理会社ですぐに役に立つのは、フロント担当が毎日書いている文章の下書きになります。理事会の議事録、総会の議案書、掲示物、居住者からの問い合わせへの返信は、どれも型が決まっていて、材料をそろえれば下書きまでは機械に任せることが出来ます。一方で、どの発言を議事録に残すか、漏水の原因をどう伝えるかといった判断は、これまでどおり管理会社の仕事として残ります。
賃貸の仲介や売買も含めた不動産業全体の使い方は、不動産の生成AI活用事例と、宅建業法・個人情報の線引きで全体像をまとめてあります。ここでは分譲マンションの管理を受託する会社のフロント業務に絞って、業務ごとの使い方を見ていきましょう。
人手不足の中で、AIに任せるのは文章の下書き
管理の受託の規模は大きく、マンション管理業協会の「令和7年マンション管理受託動向調査結果概要」では、会員会社の受託は106,159組合・125,367棟・6,638,182戸と推計されています。これだけの数の理事会と総会を、限られたフロント担当と管理員で回しているのが現場の実情でしょう。担い手が足りないときにAIで削りやすいのは、人と会う時間ではなく、机に向かって文章を整える時間のほうになります。
※基準日は2025年4月1日で、会員344社（回答率96.5%）の回答に基づく協会の推計です（協会発表 https://www.kanrikyo.or.jp/report/doukou_r07.html ）。
管理会社の役割はなくならず、仕事の中身が変わる
AIが下書きを書くようになっても、理事会に出て話を聞き、合意を取りまとめる役割は人にしか担えません。変わるのは時間の配分で、清書にかけていた時間を、理事の方への説明や居住者への電話に回せるようになります。AIに任せるのは下書きまでで、どの文を外に出すかを決めるのは人の仕事のままです。下書きを見直す工程が増えるぶん、何を確かめるかを社内で決めておく仕事が新しく生まれます。
設備の異常検知・遠隔監視のAIとは別の話
マンション管理でAIというと、カメラの映像やセンサーで設備の異常を見つける仕組みを思い浮かべる方もいるでしょう。こちらは機器とセットで入れる設備側のシステムで、文章を書く生成AIとは選び方も費用の考え方も別物になります。遠隔監視や予兆保全は、機器の仕様と保守の契約を設備業者に確かめる話なので、ここから先は文章を書く生成AIに絞ってお伝えします。
公表されているマンション管理会社の生成AIの事例（2023〜2025年）
フロント業務そのものへの生成AIの導入を、数字つきで公表した管理会社の例は、確認日（2026年10月16日）時点で見当たりません。そのうえで確認できた例を、出典と一緒に紹介していきましょう。
日本ハウズイング：AIチャットにChatGPTを組み込んだ例
日本ハウズイング株式会社は2023年6月、稼働していたAIチャットにChatGPTを組み込み、シナリオに登録していない想定外の質問にも答えられるようにしたと、コールセンタージャパン・ドットコムが報じています。元のAIチャットは、同社が2019年に社内ヘルプデスクの効率化のために入れたバイタリフィの「FirstContact」で、IBM Watson Assistantをもとにした仕組みになります。回答がシナリオから出たものか、ChatGPTが作ったものかは、画面のアイコンで見分けられる形にしてあるとのことです。開発元のバイタリフィは、API連携のため会話の内容がOpenAI社に利用されることはないとしています。効果の数値は記事に書かれていないため、決まった答えと生成AIの答えを見分けられるようにした社内向けの工夫として読んでおきましょう。
東急コミュニティー：社員のプロンプトを生成AIで分析した例
株式会社東急コミュニティーの柏崎正彦氏が2025年2月27日の「TECH+セミナー ビルメンテナンス 2025 Feb.」で講演した内容を、マイナビニュースのTECH+が2025年3月6日に報じています。それによると、社員が入力したプロンプトを集計し、そのデータを生成AIに分析させて、社員がどんな場面で使いたいのかをつかんでいるそうです。レポートの形にするか事例集にするかといった届け方まで生成AIに提案させ、IT部門で話し合う材料にしていると紹介されました。社内ポータルでは、BoxのAI検索（Box Hubs／Box AI for Hubs）も使っていると報じられています。対象の人数や効果の数値は示されていませんが、現場の入力を集めて次の使い方を決めるやり方は、規模の小さい会社でもまねが出来ます。
居住者向けの検索型FAQと、サービス提供元の発表
同じ東急コミュニティーは、検索型のAI-FAQ「Helpfeel」を2024年3月から所有者・入居者向けのWebサイトと公式LINEで提供し、FAQの月間ページ利用数が従来の約3倍になったと、Helpfeel社が発表しています。こちらは文章を作る生成AIではなく、質問に近いFAQを探し出す仕組みになります。
管理会社向けのサービスの発表としては、GOGEN株式会社が2023年5月16日に「Chat管理人 powered by GPT-4（β版）」を発表しました。管理規約や設備の取扱説明書、申請書を登録すると、入居者の質問に答える仕組みとされています。株式会社アセットコミュニケーションズも2023年12月16日に、生成AIを使って入居者に対応するAIコンシェルジュ「X Concierge」を発表し、第一弾の対象は賃貸管理会社です。どちらもサービス提供元の発表で、管理会社が導入した結果の報告ではない点は分けて読んでください。
出典：コールセンタージャパン・ドットコム「日本ハウズイング、チャットボットにChatGPTを実装」 https://callcenter-japan.com/article/6331/1/ ／マイナビニュース TECH+（2025年3月6日） https://news.mynavi.jp/techplus/article/20250306-3141174/ ／Helpfeel社のプレスリリース https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000339.000027275.html ／GOGEN株式会社のプレスリリース https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000047.000088419.html ／株式会社アセットコミュニケーションズの発表 https://assetcom.jp/2023/12/16/pressrelease1216/ 。いずれも報道または各社の発表で、効果の数値は発表元の説明です。
居住者の情報を入れる前に｜マンション管理適正化法の秘密保持義務
マンション管理適正化法は、会社と社員の両方に、業務で知った秘密を漏らさない義務を課しています。正式な名前はマンションの管理の適正化の推進に関する法律（平成12年法律第149号）で、条文はe-Gov法令検索（https://laws.e-gov.go.jp/law/412AC1000000149 ）で読むことが出来ます。AIの使い方に関わるのは、次の条文になります。
- 第80条（秘密保持義務）：マンション管理業者は、正当な理由なく、その業務で知った秘密を漏らしてはならず、管理業者でなくなった後も同じ
- 第87条（使用人等の秘密保持義務）：管理業者の使用人その他の従業者も、正当な理由なく、管理の事務で知った秘密を漏らしてはならず、従業者でなくなった後も同じ
- 第109条第1項第8号：第80条または第87条に違反したときは30万円以下の罰金。同条第2項で、この罪は告訴がなければ公訴を提起できない親告罪とされている
- 第111条（両罰規定）：第109条第1項のうち第2号・第3号・第8号を対象から外しており、秘密の漏えいは両罰規定の対象外
- 第82条第2号：第80条などに違反したとき、国土交通大臣は1年以内の期間を定めて業務の全部または一部の停止を命じることができる
条文には、AIに入力すること自体が違反になるとは書かれていません。それでも、居住者の名前と滞納の事情を私物のアカウントに入れ、その会話がどこに残り何に使われるかを会社が説明できない状態は、正当な理由を問われたときに答えに詰まる使い方となってしまいます。秘密を漏らさない義務は、会社（第80条）にも社員一人ひとり（第87条）にもかかります。罰則は罰金で親告罪ですが、会社にとっては第82条の業務停止の事由にもなる点が重くなります。
※法令は2026年10月16日時点でe-Gov法令検索に掲載されている条文（2026年4月1日施行の現行版）、事例は各出典の公開日時点の内容です。条文は要旨で、原文は上のURLでご確認ください。
個人情報保護委員会の注意喚起と、業界の指針の有無
個人情報保護委員会は2023年6月2日に、生成AIサービスの利用についての注意喚起を公表しました。個人情報を含むプロンプトを入れるときは、それが利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確かめるよう呼びかけています。本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入れ、応答の出力以外の目的で扱われると法違反となる可能性があるため、提供事業者が機械学習に使わないことなどを確かめるよう求めた内容です。
マンション管理業協会と国土交通省については、確認日（2026年10月16日）時点で、マンション管理業者向けの生成AIの利用指針として公開されているものは見当たりません。業界の決まりを待つより、自社の社内ルールを先に作るほうが現実的でしょう。ルールの作り方は生成AIの社内ガイドラインの作り方で手順を紹介しています。
※個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（令和5年6月2日） https://www.ppc.go.jp/news/careful_information/230602_AI_utilize_alert/ 。マンション管理業協会の会員専用ページは確認していません。
管理委託契約書の取り決めも確かめる
国土交通省はマンション標準管理委託契約書を2025年12月12日に改正し、一部の規定は2026年4月1日以後に結ぶ契約から適用されます。自社が管理組合と結んでいる委託契約書に個人情報や秘密保持の取り決めがどう書かれているか、AIの使い方を決める前に条項を読み直してみてください。管理会社は、組合員名簿など組合の個人情報を預かって業務をしています。委託契約書の個人情報と秘密保持の取り決めに照らして、AIの提供元をどう位置づけるか、組合へ説明するかどうかを社内で決めておきましょう。
入力してよい情報・いけない情報の線引き
線引きの基準は、その情報から特定のお部屋や居住者がたどれるかどうかになります。文面の型や一般的な言い回しはそのまま入れて構いませんが、名前・部屋番号・トラブルの相手方は［部屋番号］のような伏せ字に置き換えてから入れましょう。滞納や防犯にかかわる情報は、伏せ字にしても入れない側に置くのが安全です。
そのまま入れてよい情報
- 過去の掲示物・お知らせの文面（伏せ字にしたもの）言い回しの見本として添えると、会社の文体に近い下書きが出てきます。
- 設備の一般的な名前と点検の項目名排水管、給水ポンプ、消防設備などの名前と、点検で使う判定の言葉です。
- 管理規約・使用細則のうち、条文の言い回し部屋番号や個人に結びつかない条文の文言です。組合の内部資料なので、会社が管理する環境に入れます。
伏せ字にしてから入れる情報
- 部屋番号・氏名・役員の名前［部屋番号］［理事長］［居住者A］のように置き換え、元に戻す作業はAIの外で人が行います。
- 騒音・におい・漏水の申し出の中身申し出た方と相手方の両方を伏せ字にし、階数や時間帯など相手が分かる手がかりも外します。
- 業者名・物件名・住所要約や言い換えには不要なので、外してから入れても下書きの出来は変わりません。
入れない情報
- 管理費・修繕積立金の滞納者の一覧、滞納額、督促の経過伏せ字にしても、金額と時期の組み合わせで個人がたどれることがあります。
- 組合員名簿・居住者名簿・緊急連絡先一覧の形の個人情報は、どの用途でも外部のAIに貼らない扱いにします。
- 防犯にかかわる情報オートロックの番号、鍵の保管場所、防犯カメラの配置などです。
- 健康や家族の事情を含む相談の中身高齢の方の見守りや介護の相談など、本人が他人に知られたくない事情です。
AIに任せてよい作業と、人が判断して責任を持つ領域
AIに任せてよいのは、決まった材料から文章の形を整える作業までになります。漏水の原因と費用の負担先、騒音の事実の認定、規約に違反しているかどうか、法律の解釈や紛争の見通しは、AIの答えを下敷きにせず、担当者と管理職、必要に応じて弁護士などの専門家が判断してください。居住者に出した文の責任は、AIではなく文を送った管理会社が負います。だからこそ、AIの下書きを誰が最後に見て送るのかを、業務ごとに決めておく必要があります。
そのまま使える社内ルールのひな形（5行）
線引きは、次の5行を社内ルールの1枚目に置くところから始めてみてください。
生成AIの利用ルール（フロント業務） 1 会社が契約したAI以外に、業務の情報を入れない 2 氏名・部屋番号・トラブルの相手方は、伏せ字にしてから入れる 3 滞納・名簿・防犯・健康にかかわる情報は、伏せ字にしても入れない 4 居住者に出す文は、送る前に管理職が確認する 5 議事録と掲示物には、部屋番号と氏名を戻さない
私物のChatGPTに居住者の話を入れてしまう危うさ
よく起きるのは、忙しいフロント担当が自分のスマートフォンのChatGPTに、苦情の文面をそのまま貼って返信を考えてもらう場面でしょう。ChatGPT Business・Enterprise、ClaudeのTeam・Enterprise、Google WorkspaceのGeminiは、法人向けの契約では入力を学習に使わないことを既定にしていると各社が公表しています。ところが社員の私物のアカウントには会社の契約が及ばないため、設定が正しいか、会話がいつまで残るか、辞めた後にどうなるかを会社として確かめることが出来ません。会社が把握していないAIの使い方はシャドーAI（野良AI）と呼ばれ、どの業種でも同じ形で起きています。禁止の通知を出すだけでは隠れて使う人が残るため、同じことが会社の管理下で出来る環境を先に用意してあげてください。
私物のアカウントをやめてもらうには、会社が管理出来るAI環境をフロント担当の全員に配るのが近道です。UPGEAR AI（アップギアAI）は、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1つの契約で使える法人向けサービスです（人数無制限）。
理事会の議事録案を作る
理事会の議事録は、担当者のメモや録音の書き起こしを材料にすれば、体裁のそろった案をAIに作らせることが出来ます。とはいえ誰の発言をどこまで残すかは組合ごとに慣習があるため、過去の議事録を1本、伏せ字にして見本として添えると、形が大きく外れにくくなります。
入れる材料と指示文
材料は、開催の日時・場所・出席者の役職、議題ごとのメモ、決まったことと持ち越したことの3つです。理事の氏名は役職名に置き換え、居住者の話題は部屋番号を外して「居住者からの申し出」のように書いてから貼り付けましょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。下の【メモ】から、管理組合の理事会議事録の案を作ってください。 条件 ・見出しは「日時・場所」「出席者と理事会の成立（理事総数◯名中◯名出席）」「議題と審議の結果」「次回までの宿題」「次回の予定」「議事録署名人」の順にする ・出席者は役職名だけで書く（理事長、副理事長、理事A のように） ・議題ごとに「報告」「審議」「決議の結果」「持ち越し」を分けて書く ・メモに書かれていないことは足さない。足りない情報は【確認が必要】として最後にまとめる ・日付・金額・数字はメモのとおりに写し、計算や言い換えをしない。写した数字は《 》で囲む ・である調（「承認された。」「説明した。」の形）で、1文は60字以内 ・部屋番号と居住者の氏名は書かない 【見本の議事録（伏せ字済み）】 （過去の議事録を1本貼る） 【メモ】 日時：［開催日］［開始時刻］〜［終了時刻］ 場所：［集会室］ 出席：理事総数［◯］名中、理事長、副理事長、理事3名が出席。管理会社フロント担当が同席 議題1：居住者からの生活音に関する申し出への対応（メモを貼る） 議題2：排水管清掃の実施日程（メモを貼る）
出てくる文の例と、人が確かめる点
出席者と理事会の成立：理事総数《［◯］》名中《［◯］》名が出席し、理事会は成立した。
第2号議題 排水管清掃の実施日程について
フロント担当より、業者から示された候補日2案について説明があった。審議の結果、《［候補日A］》に実施することが出席理事の全員一致で承認された。居住者へのお知らせは管理会社が作成し、《［掲示開始日］》から掲示する。
【確認が必要】議題1で理事長が述べた次回報告の期限が、メモからは読み取れない。
- 決議の結果と賛否が、その場の結論と合っているか承認・否決・持ち越しが入れ替わっていないかを、メモや録音と照らします。
- 発言の残し方が組合の慣習どおりか発言者を名前で残す組合と、要旨だけを残す組合があります。
- 【確認が必要】の項目を推測で埋めていないかAIが空けた所は、理事長に確かめてから清書します。
- 議事録に部屋番号・氏名を戻していないか議事録は組合員が閲覧する前提で、申し出た方や相手方が分かる書き方を清書でも足しません。
- 理事会の成立と議事録署名人が書かれているか出席の人数は出席簿と照らし、署名人は管理規約の定めどおりに入れます。
総会の議案書・招集通知の下書き
総会の議案書と招集通知は、毎年ほぼ同じ骨組みで中身だけが変わるため、前年の版を見本にしてAIに書き換え案を作らせると手間が大きく減ります。反対に、招集の期限や議決に必要な賛成の割合は区分所有法とその組合の管理規約で決まっており、AIが一般論で書いた数字をそのまま使うと誤りの元となってしまいます。
入れる材料と指示文
材料は、前年の議案書（伏せ字済み）、今年の議案の一覧と理事会で決まった中身、管理規約の招集と議決の条文の3つになります。役員の候補者の名前は入れず、清書のときに社内で差し込みましょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。【前年の議案書】の構成と言い回しを使い、【今年の議案】の内容で、第［回数］回通常総会の議案書の案と、招集通知の案を作ってください。 条件 ・議案の番号と順番は【今年の議案】のとおりにする ・各議案は「提案の理由」「議案の内容」「承認を求める事項」の順に書く ・招集の期限と、議決に必要な賛成の割合は【管理規約の条文】に書かれたとおりに写す。規約の条文が法改正前のままの可能性があるため、この2点は必ず【確認が必要】とし、人が区分所有法と照らす ・各議案に、【今年の議案】に書かれた決議の区分（普通決議／特別決議）を写す。書かれていなければ【確認が必要】とする ・金額は【今年の議案】の数字をそのまま写し、合計や差額を自分で計算しない。写した数字は《 》で囲む ・居住者と役員候補の氏名・部屋番号は書かない 【前年の議案書】（伏せ字済みのものを貼る） 【今年の議案】第1号議案 ［年度］年度 決算報告の件／第2号議案 ［年度］年度 予算案の件／第3号議案 共用部分の照明のLED化工事の件（［普通決議／特別決議］）／第4号議案 役員選任の件 【管理規約の条文】（招集と議決の条文を貼る）
出てくる文の例と、人が確かめる点
第3号議案 共用部分の照明のLED化工事の件（決議の区分：［普通決議／特別決議］）
提案の理由：共用廊下とエントランスの照明を、電気代と交換の手間を抑えられるLED照明に切り替えたく、ご承認をお願いいたします。
議案の内容：［業者名］に発注し、費用《［金額］円》を《［支出科目］》から支出します。
【確認が必要】招集の期限と議決の要件（区分所有法と照らすこと）
- 招集の期限と議決の要件が、区分所有法とその組合の管理規約に合っているかAIは一般的な数字を書きがちで、規約が法改正前のままのこともあるため、両方と1つずつ照らします。
- 決議の区分（普通決議／特別決議）が議案ごとに正しいか区分を取り違えると、必要な賛成の割合が変わってしまいます。
- 金額が、理事会で決まった予算書と1円単位で合っているか《 》で囲ませた数字を、予算書の原本で確かめます。
- 議案の番号が、招集通知・議決権行使書・委任状でそろっているか1か所だけ番号がずれる誤りは、読み合わせで見つけます。
居住者からの問い合わせへの回答文（騒音・漏水・ペット・駐輪場）
問い合わせへの回答は、件数が多く、言い回しひとつで相手の受け取り方が変わる業務になります。AIには、対応の決まった部分を伝える文の下書きと、角の立たない言い回しへの書き直しを任せるのが向いています。騒音の申し出への返信は相手方を特定出来る書き方を避けることが何より大切で、ここは人の目で必ず見てください。
入れる材料と指示文
材料は、問い合わせの要旨（名前と部屋番号は伏せ字）、管理会社として決まっている対応、使用細則の該当箇所の3つです。回答の方針が決まらないうちにAIへ書かせると、もっともらしい約束が文に入ってしまうため、方針は先に人が決めましょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。居住者から届いた【問い合わせ】に返す文の案を作ってください。 条件 ・【決まっている対応】に書かれたことだけを伝え、それ以外の約束（期限、費用の負担、相手方への注意の仕方）は書かない ・騒音やにおいの申し出では、相手方の部屋番号や、階数・時間帯など相手方が分かる手がかりを書かない ・原因や責任を決めつけず、分からないことは「確認のうえご連絡します」とする ・法律の解釈や、裁判などの見通しは書かない ・丁寧な言葉で300字以内。最初に、連絡をいただいたことへのお礼を1文入れる ・最後に、人が確かめるべき箇所を【確認】として箇条で挙げる 【問い合わせ】［部屋番号］の居住者より。夜遅くに上の階から足音が響き、眠れない日が続いている。 【決まっている対応】全戸向けに生活音への配慮をお願いする掲示を出す。申し出があったことは、相手方に個別には伝えない。 【使用細則の該当箇所】（貼る）
出てくる文の例と、人が確かめる点
このたびはご連絡いただき、ありがとうございます。夜間の生活音についてのお申し出、承りました。管理会社では、全戸の皆さまに生活音へのご配慮をお願いする掲示を《［掲示開始日］》から行います。お申し出いただいたことが、特定の方に伝わる形での対応はいたしません。状況が続くようでしたら、お手数ですが気になる時間帯をお知らせください。
【確認】掲示開始日／掲示の文面が決まっているか
- 決まっていない約束が入っていないか「すぐに注意します」「費用はかかりません」のような一文が紛れていないかを見ます。
- 相手方がたどれる手がかりが残っていないか「上の階の」「お子さまの」のような言葉で相手が分かってしまうことがあります。
漏水・ペット・駐輪場で書き換える条件
同じ指示文の条件を1行書き換えるだけで、ほかの問い合わせにも使い回すことが出来ます。
- 漏水では、初動の電話と現場の確認が済んだ後の連絡文として使い、「保険や費用の負担には触れない」を足す
- ペットでは「使用細則の条文の言葉をそのまま使い、飼育してよいかどうかを自分で判断しない」を足す
- 駐輪場では「更新の手続きの期限と提出先は【決まっている対応】のとおりに書く」を足す
- 共用部への苦情全般では「原因が分かるまでは、管理会社の過失を認める書き方をしない」を足す
24時間の自動応答・FAQ化を考えるとき
決まったシナリオの答えと生成AIの答えを組み合わせる形は、日本ハウズイングが社内向けのAIチャットで取り入れた例が報じられています。居住者に直接答える形で効果を公表した管理会社の例は、確認日時点で見当たりません。自社で始めるなら、過去の問い合わせと回答を伏せ字にして並べ、よくある質問の一覧をAIに作らせるところからがおすすめです。居住者に直接答えさせる段階に進むのは、その一覧を人が直して、答えてよい範囲を決めてからにしてください。
掲示物・お知らせ文を作る
掲示物は伝える事実が決まっていて読み手が全戸になるため、AIの下書きを使いやすい業務の一つでしょう。工事の日程、断水、排水管清掃、ごみの出し方、季節の注意など、毎年似た文を書いているものから試してみてください。
入れる材料と指示文
材料は、日時・場所・対象の範囲・居住者にお願いすること・問い合わせ先の5つになります。日本語に慣れていない方が住む建物では、やさしい日本語の版を一緒に作らせるのも手でしょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。【材料】から、エントランスに貼るお知らせの案を作ってください。 条件 ・A4縦1枚に収まる長さ。見出し、日時、場所、お願いしたいこと、問い合わせ先の順にする ・日付に曜日を付けない（曜日は人が入れる） ・お願いしたいことは箇条書きで3つまで ・命令の口調を避け、「ご協力をお願いいたします」の調子でそろえる ・最後に、やさしい日本語の版を別に1つ作る 【材料】 件名：排水管清掃のお知らせ 日時：［実施日］［開始時刻］〜［終了時刻］（お部屋ごとの時間は別紙） 対象：全住戸の台所・浴室・洗面所・洗濯機置き場の排水口 お願い：当日は排水口のまわりの物をどかしておく／不在になる場合は事前に連絡する 問い合わせ先：［管理会社名］［担当部署］［電話番号］
出てくる文の例と、人が確かめる点
排水管清掃のお知らせ
日頃より、マンションの管理にご協力いただき、ありがとうございます。排水管の詰まりや漏水を防ぐため、下記の日程で排水管の清掃を行います。お部屋ごとの作業時間は別紙をご覧ください。
（やさしい日本語の版）はいすいかんの そうじを します。だいどころ、おふろ、せんめんじょの まわりを かたづけて ください。
この例では、洗濯機置き場と、不在になるときの連絡が抜けています。こうした抜けを、下の確認点で見つけていきます。
- 日付と曜日が暦と合っているか曜日はカレンダーを見て人が入れます。
- 対象の範囲が、業者との作業の取り決めと同じか洗濯機置き場など、対象かどうかで居住者の準備が変わる所を確かめます。
- 問い合わせ先の電話番号と担当部署が最新か前年の掲示を見本にすると、古い番号がそのまま残ることがあります。
点検報告のまとめと、定期の管理事務報告の下書き
点検業者から届く報告書は項目が多く、理事会向けに要点だけを抜き出す作業はAIに向いた仕事になります。毎月の理事会で出す点検や業務の報告とは別に、マンション管理適正化法の第77条では、マンション管理業者は管理業務主任者に、定期に管理者等へ管理事務の報告をさせる（管理者等がいないときなどは説明会を開いて区分所有者等へ）と定められています。この定期の管理事務報告の下書きにも同じ指示文の考え方が使えますが、説明するのは管理業務主任者証を示す主任者になります。
入れる材料と指示文
材料は、点検報告書の本文（物件名と部屋番号は伏せ字）と、前回の報告で持ち越した指摘の一覧です。業者名や物件の住所はなくても要約は出来るため、外してから入れましょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。【点検報告書】を、理事会で配る1枚のまとめにしてください。 条件 ・「今回の点検の結果」「すぐ対応が必要な指摘」「経過を見る指摘」「前回からの持ち越し」の4つに分ける ・報告書にある判定の言葉（良、要注意、要修理など）を変えずに写す ・報告書にない原因の推測、修理費用の見込み、工事の時期の提案は書かない ・測定値・個数・日付は報告書のとおりに写し、写した数字のあとに報告書のページ番号を（p.◯）の形で添える ・【前回の持ち越し】と照らし、今回の報告書で触れられていない項目を【確認が必要】として挙げる 【点検報告書】（伏せ字済みの本文を貼る） 【前回の持ち越し】（箇条で貼る）
出てくる文の例と、人が確かめる点
すぐ対応が必要な指摘：給水ポンプの1台で異音あり、判定は要修理（p.4）。
経過を見る指摘：屋上の排水口に落ち葉のたまりあり、判定は要注意（p.7）。
【確認が必要】前回持ち越した「受水槽のマンホールのパッキン」が、今回の報告書に記載されていません。
- 判定の言葉が報告書と同じか「要修理」が「経過観察」のように和らいでいないかを見ます。
- 数字と（p.◯）の箇所を原本で開いて照らしたかページ番号が付いていれば、照らす手間は大きく減ります。
- 持ち越しの項目が消えていないか前回の一覧と、今回のまとめを並べて見ます。
長期修繕計画の読み解きと理事会への説明
長期修繕計画は表と数字が多く、理事の方から「結局いつ、いくら必要なのか」と聞かれやすい資料でしょう。AIには計画書の読み方の説明と、理事会で話す台本の下書きを任せ、金額の計算は表計算ソフトで人が受け持つ、と役割を分けてください。
入れる材料と指示文
材料は、計画書の工事項目と時期の表、修繕積立金の残高と今後の積立の予定の2つになります。表はPDFから貼り付けると列がずれることがあるため、貼った後に行と列が崩れていないかを先に見ておきましょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。【長期修繕計画の表】を、修繕の専門家ではない理事の方に5分で説明するための台本の案にしてください。 条件 ・最初に、計画の期間と、大きな工事が予定されている年度を表から読み取って挙げる ・合計・差額・不足額など、表に書かれていない数字は計算しない。必要なら「表計算で確かめる数字」として、何を計算すればよいかだけを書く ・専門用語には短い言い換えを添える（例：大規模修繕＝外壁や屋上の防水などをまとめて直す工事） ・修繕積立金を上げるべきかどうかの意見は書かない ・最後に、理事の方から出そうな質問を5つ挙げ、答えに必要な資料の名前を添える 【長期修繕計画の表】（工事項目・実施予定年度・概算費用の表を貼る） 【修繕積立金】残高：［金額］円（［基準日］時点）／年間の積立額：［金額］円
出てくる文の例と、人が確かめる点
この計画は［計画期間］の工事を見込んだもので、外壁や屋上の防水などをまとめて直す大規模修繕は《［年度］》年度に予定されています。表計算で確かめる数字：その年度までの積立の見込み額と、工事の概算費用との差。
出そうな質問：工事の時期は前後出来ますか（必要な資料：劣化の診断結果）。
- 表から読み取った年度と工事項目が原本と同じかPDFの貼り付けで行がずれると、工事の年度が1行ずつずれます。
- AIが計算した数字が混じっていないか計算しないよう指示しても計算することがあります。合計や不足額は表計算ソフトで出し直します。
- 積立金の値上げの是非など、意見に読める文がないか判断は理事会のもので、台本は材料の整理にとどめます。
相見積の比較を理事会資料にまとめる
修繕工事や設備の更新で複数の業者から見積書が届いたとき、項目をそろえて理事会向けの比較資料にする作業もAIに任せやすい仕事です。見積書ごとに項目名や内訳の粒度が違うため、人が手で並べ直すと時間がかかり、写し間違いも起きやすくなってしまいます。
入れる材料と指示文
材料は、各社の見積書の本文（会社名は「A社」「B社」に置き換えたもの）と、理事会で比べたい観点の2つになります。見積書にない金額をAIが補ってしまうと比較そのものが崩れるため、写すだけの作業に限って頼みましょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。【見積書】を、理事会で配る相見積の比較資料の案にしてください。 条件 ・見積書に書かれていない金額・数量・単価は足さない。合計や差額も自分で計算しない ・各社の項目名を【そろえる項目名】に合わせて並べ直し、どの項目に当てはめたかを元の項目名と一緒に書く ・どの項目にも当てはまらない内訳は「その他（元の項目名）」として残す ・見積書にある金額は《 》で囲んで写し、見積書のページ番号を（p.◯）の形で添える ・推奨する業者や、どの見積が妥当かの意見は書かない ・最後に、各社で条件がそろっていない点（工期、保証、含まれない工事など）を【確認が必要】として挙げる 【そろえる項目名】仮設工事／本体工事／諸経費／保証／工期 【見積書】A社（伏せ字済みの本文を貼る）／B社（貼る）／C社（貼る）
出てくる文の例と、人が確かめる点
仮設工事：A社《［金額］円》（p.2、元の項目名「足場仮設」）／B社《［金額］円》（p.1、元の項目名「共通仮設費」）／C社は見積書に該当する項目なし
【確認が必要】C社の見積に仮設工事が含まれているか、本体工事に含めているかが読み取れません。
- 《 》の金額が見積書の原本と同じかページ番号を手がかりに、1社ずつ原本で照らします。
- 項目の当てはめ方が妥当か元の項目名を見て、別の項目に入れたほうが比べやすい内訳がないかを確かめます。
- 推奨や優劣に読める言葉がないか業者を選ぶのは理事会で、資料は比べる材料の整理にとどめます。
法令や国のひな形が変わったときの、組合への案内文
法令や国のひな形が変わったときに、管理規約の見直しを組合へ案内する文は、AIの下書きが役に立つ場面の一つになります。ただし改正の中身そのものはAIに説明させず、国土交通省やe-Gov法令検索の原文で人が確かめてください。AIが持っている法令の知識は古いことがあり、施行日や条文番号を取り違えた文がもっともらしく出てくるためです。
実際に、国土交通省は管理会社と組合が結ぶ契約のひな形（マンション標準管理委託契約書）を2025年12月12日に改正しています。これは管理規約とは別の、委託契約のひな形になります。マンション管理適正化法でも、令和7年法律第47号による改正で、2026年4月1日施行の版から第72条の重要事項の説明の対象に管理者事務契約が加わりました。こうした変更を組合に伝えるときは、何が変わったかの一覧を人が原文から作り、AIには伝え方だけを任せると安全に進められます。
入れる材料と指示文
材料は、人が原文から作った改正点の一覧、組合の現行の規約のうち関係しそうな条文、理事会で決めた進め方の3つです。改正点の一覧には、出典のURLと確かめた日付を必ず書き添えておきましょう。
あなたはマンション管理会社のフロント担当の補助です。【改正点の一覧】をもとに、管理組合の理事の方へ、管理規約の見直しを提案する案内文の案を作ってください。 条件 ・改正の中身は【改正点の一覧】に書かれたことだけを使う。法令名・条文番号・施行日を自分の知識で足したり言い換えたりしない ・「何が変わったか」「この組合の規約のどこに関係しそうか」「理事会で決めていただきたいこと」「今後の進め方」の順に書く ・規約を必ず変えなければならない、という言い切りはしない。関係しそうな条文として挙げるにとどめる ・A4で1〜2枚。初めて読む理事の方にも分かる言葉で書く 【改正点の一覧】（出典のURLと確認日つきで、人が作ったものを貼る） 【現行の規約の関係しそうな条文】（貼る） 【理事会で決めた進め方】［開催月］の理事会で説明し、［開催月］の総会に改定案を出すかどうかを決める
出てくる文の例と、人が確かめる点
理事の皆さまへ 管理規約の見直しのご提案
このたび、《改正点の一覧の1》が改められました。当組合の管理規約では、第《◯》条の定めが関係する可能性があります。つきましては、［開催月］の理事会で内容をご説明し、総会に改定案をお諮りするかどうかをご検討いただきたく存じます。
- 法令名・条文番号・施行日が、改正点の一覧と1字ずつ同じかAIが自分の知識で言い換えた所がないかを、一覧と並べて見ます。
- 必ず改定が必要と読める文がないか関係しそうな条文の案内にとどまっているかを確かめます。
- 規約の改定案そのものを、AIの案のまま出していないか条文の書き換えは、専門家の確認を経てから組合に示します。
月ごとの業務とAIに頼むことの対応
1年の業務は総会を軸に回るため、総会の月を起点にAIへ頼むことを決めておくと、使う場面が自然と増えていきます。決算の月と総会の月は組合ごとに違うので、下の「総会の◯か月前」を担当の物件に当てはめてみてください。
- 総会の3か月前では、予算案の素案と、前年の議案書の書き換え案を頼みます
- 決算の締めの後では、決算報告の説明文と、定期の管理事務報告（第77条）の下書きを頼みます
- 総会の2か月前では、理事会の議事録案、議案書の素案、役員の改選の案内文を頼みます
- 総会の1か月前では、招集通知・議決権行使書・委任状の文面の見直しと、総会で話す説明の台本を頼みます
- 総会の後では、総会の議事録案、決議の結果のお知らせ、新しい理事の方への引き継ぎ資料の目次を頼みます
- 毎月の業務では、理事会の議事録案、月次の収支・業務の報告の下書き、点検報告のまとめ、問い合わせへの回答文を頼みます
- 季節ごとには、台風や大雨の前の注意の掲示、冬の凍結や結露の注意、駐輪場の更新の案内（時期は組合ごと）を頼みます
- 大規模修繕の前後では、長期修繕計画の説明の台本、工事のお知らせ、居住者説明会の想定問答を頼みます
指示文は業務ごとに1つずつ社内で共有しておけば、担当が替わっても同じ品質の下書きから始められます。
AIが日付・金額・条文番号を間違える場面と検算の手順
生成AIは文の流れを整えるのが得意な反面、日付・曜日・金額・条文番号のように1字違うだけで意味が変わる部分を間違えることがあります。しかも誤りを自信のある書き方で出すため、読み手が気づきにくい点がやっかいです。
間違えやすい場面
- 日付から曜日を自分で計算させると、ずれた曜日を書くことがある
- 期限を日付に直す計算で1日ずれることがある（例：マンション管理適正化法第72条の重要事項の書面は、説明会の日の1週間前までに交付）
- 表にない合計や不足額を勝手に計算し、端数や桁を誤ることがある
- 法令名・条文番号・施行日を一般的な知識で書き足し、古い条番号や、ない号を書くことがある
検算の手順
検算は、AIの外で元の資料と照らすのが基本になります。AIに「間違いはありませんか」と聞き直すだけでは、同じ誤りを正しいと答えることもあるため、確かめ方を決めておきましょう。
- 指示文に「数字は写すだけで計算しない」「写した数字は《 》で囲む」と書く（【確認が必要】などの見出しと記号を分ける）
- 出てきた文の《 》の箇所を、元の資料（メモ・予算書・管理規約・e-Govの条文）で1つずつ照らす
- 曜日はカレンダーで、合計や差額は表計算ソフトで出し直す
- 条文番号は、e-Gov法令検索で条文を開いて見出しと中身まで確かめる
- 照らした人の名前と日付を、社内の控えに残す
数字・日付・条文番号は、AIの答えではなく元の資料で照らしてください。この5つを指示文と確認の手順に組み込めば、担当者ごとの見落としの差も小さくなります。
AIの回答を居住者に出す前の確認チェックリスト
居住者に届く文は、管理会社の名前で出る文になります。送信や掲示の前に、次の項目を上から順に見てください。
- 伏せ字を戻した後の部屋番号と名前が、正しい相手のものか同じ名字や隣の部屋番号との取り違えが起きやすい所です。
- 相手方を特定出来る手がかりが残っていないか階数・時間帯・家族の様子など、文の中の細かい言葉まで見ます。
- 指示文で決めた対応以外の約束が入っていないか期限・費用・補償に触れる一文は、決まっていなければ消します。
- 原因や責任を決めつける書き方になっていないか漏水や騒音は、調べる前の段階で原因を書かないようにします。
- 日付・曜日・金額・条文番号を、元の資料で照らしたか《 》で囲ませた箇所を1つずつ確かめます。
- 法律の解釈や紛争の見通しを書いていないか必要なら専門家への相談をすすめる文にとどめます。
- 管理規約・使用細則の言葉と食い違っていないかAIが言い換えた用語が、規約の用語とずれていないかを見ます。
- 社内で決めた確認者が目を通したか苦情や漏水など重い案件は、管理職の確認を経てから送ります。
この一覧を指示文の最後に貼り付けて「この項目で自分の文を点検して」と頼めば、AI側でも一度見直させることが出来ます。ただし最後に人が見る工程は、どの案件でも省かないでください。
導入の手順と、データを学習に使わせない環境の選び方
導入は、使う業務を絞って指示文をそろえ、会社が管理出来る環境で配る順に進めるのが無理のない形になります。
- フロント担当の1週間の仕事のうち、文章を書く時間の長い業務を3つ選ぶ
- 入れてよい情報・伏せ字にする情報・入れない情報を、社内ルールとして1枚にまとめる
- 学習に使わない既定か、会話データの保存場所（国内か海外か）と保存期間、管理者が利用状況を確認出来るか、退職者のアカウントを止められるかを確かめて環境を選ぶ
- 本文の指示文を自社の言葉に直し、全員が同じ指示文を使えるようにする
- 居住者に出す文を最後に誰が見るかを、業務ごとに決める
- 3か月ほど使ったら、よく使われた指示文と直しの多かった箇所を集めて書き直す
最後の手順は、東急コミュニティーが社員のプロンプトを集めて分析したやり方を、小さな会社の規模でまねたものです。
法人向けのAIは、学習に使わないことが既定
主な生成AIの法人向けプランは、入力を学習に使わないことを既定にしていると各社が公表しています。
- ChatGPT Business・Enterpriseでは、既定でワークスペースの内容を学習に使わないとOpenAIが公表しています
- Claude（Team・Enterprise・API）では、既定で入力と出力をモデルの学習に使わず、フィードバックを送った場合や自分でオプトインした場合が例外とされています
- Google WorkspaceのGeminiでは、お客様の事前の許可または指示なしにお客様データをモデルのトレーニングに使わないとされ、対象は適格なWorkspaceのエディションです
ここで決め手になるのは、この既定が会社の契約として全員に効いているかどうかです。社員がそれぞれ個人のアカウントで使っている状態では、同じAIの名前でも会社として確かめようがありません。点検する項目は生成AIのセキュリティ対策チェックリストに、複数のAIを1つの環境でまとめて使う考え方はマルチAIの解説にまとめてあります。業務ごとにどのAIを当てるかで迷うときは、主要4AIの違いと使い分けも参考になるでしょう。
※各社の学習利用の既定は、2026年10月16日時点の公式ページの説明です（ChatGPT https://openai.com/ja-JP/enterprise-privacy/ ／Claude https://privacy.claude.com/en/articles/7996868-is-my-data-used-for-model-training ／Google Workspace https://knowledge.workspace.google.com/admin/generative-ai/generative-ai-in-google-workspace-privacy-hub?hl=ja ）。
フロント業務の指示文を、会社の管理下で全員に配る
UPGEAR AIは、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1つの契約で使える法人向けサービスです。よく使う指示と手順をBOTにして社内限定で共有出来るカスタムプラスや、利用ログ・権限・モデルのON/OFFを扱う管理者ダッシュボードを備え、基盤はAWSの日本リージョンで稼働しています。料金は月額30,000円（税抜）から。どのプランも利用人数は無制限で、料金は利用量に応じたプラン設計です（人数の目安はライト1〜5名・スタンダード6〜20名・プレミアム21〜50名）。初期費用100,000円（税抜）が別途かかります。
UPGEAR AIの詳細を見るよくある質問
居住者の情報を生成AIに入力すると、マンション管理適正化法の違反になりますか？
秘密保持義務に違反した場合の罰則は何ですか？
マンション管理業協会や国土交通省に、生成AIの利用指針はありますか？
居住者からの問い合わせに、AIが直接答える仕組みは使えますか？
AIが作った議事録案や議案書は、そのまま使えますか？
フロント担当が私物のChatGPTを使っている場合は、どうすればよいですか？
まとめ
マンション管理会社のAI活用は、議事録・議案書・回答文・掲示物・点検報告のまとめ・修繕計画の説明・相見積の比較・制度変更の案内といった文章の下書きをAIに任せ、判断と確認を人が持つ形で進めるのが基本になります。入れる情報は、そのまま入れてよいもの・伏せ字にするもの・入れないものの3つに分けておきましょう。
マンション管理適正化法の第80条と第87条は、会社と社員の両方に秘密を漏らさない義務を課しています。私物のアカウントに居住者の話を入れる使い方をなくすには、学習に使わない既定を確かめた環境を会社として用意し、業務ごとの指示文と確認の手順を一緒に配ることが近道です。法人のAI活用に関するほかの記事はAI活用コラム一覧でご覧になれます。