NotebookLM共有の手順と社内の判断基準

NotebookLMの共有とは、作ったノートブックのソースやメモ、生成した資料を、ほかの方も見られるように権限を渡す機能になります。社内で使うなら、ノートブックを開いて「共有」を選び、相手の社用メールアドレスを入れて、まずは閲覧者の権限で渡す形が扱いやすいでしょう。顧客名入りの資料や契約書、給与・人事、申告資料が入ったノートブックは、共有しないほうが安全です。公開リンクやチャットビューは見える範囲が思ったより広いため、外すときの段取りまで決めてから使いましょう。

名前は2026年7月からGemini Notebookに変わっていますが、ここでは検索されやすいNotebookLMの表記も一緒に使います。基本の使い方は、NotebookLM（Gemini Notebook）の使い方にまとめています。

NotebookLM共有の前提｜Gemini Notebookへの名称変更も押さえる

公式FAQでは、2026年7月よりNotebookLMはGemini Notebookになると案内されています。一方で、ヘルプのページ見出しにはNotebookLMの表記が今も残ったままです。社内ルールでは、NotebookLM（現Gemini Notebook）のように2つの名前を並べて書いておくと、過去の資料や検索とつながりやすく、迷う方も少なくなるでしょう。

共有で相手に渡すのは、ノートブックそのものを見たり触ったりする権利になります。閲覧者は、共有されたソースとメモを読み取り専用で見ることができます。編集者はそこから一歩進んで、ソースとメモの表示・追加・削除に加え、ほかの方へさらに共有することまで任される立場です。編集者は、社内の資料置き場を増やせる権限だと考えてください。

気を付けたいのは、共有された側から何が見えるかという点になります。チャットビューでは作業に集中できるように資料が隠れますが、閲覧者の基本的なアクセス権が完全になくなるわけではありません。チャットビューで渡しても、相手が通常のチャット画面以外の操作で、隠れたソースやアーティファクトにたどり着ける場合があります。

社内で最初に決めておきたいのは、操作の手順よりも資料の分け方のほうです。公開済みの就業規程や社内マニュアルを配る話と、顧客名の入った相談記録を渡す話は、まったく別物になります。まずは、どの資料を誰に見せるのかを1枚の表に書き出してみてください。

※NotebookLM共有の仕様は、2026年10月14日に公式ヘルプを取得して確認した内容に基づきます。ページや管理画面の表記は変わることがあります。

メール指定でノートブックを共有する手順

社内でいちばん扱いやすいのは、相手のメールアドレスを指定して招待するやり方になります。相手を名前で決められるので、案件や部署ごとに誰へ渡したかを追いやすいからです。公開リンクより先に、まずはこの方法を社内の標準にしましょう。

手順そのものは短く、ノートブックを開いて「共有」を選ぶところから始まります。次に、相手のメールアドレスを追加して、閲覧者か編集者のどちらかを選びます。最後にリンクをコピーして相手へ渡せば、共有は終わりとなります。操作だけなら簡単ですが、実際には権限を選ぶところで事故が起きやすいでしょう。

共有する前に、相手のメールアドレスは社用のアカウントにそろえておいてください。個人のGmailが混ざると、退職や異動のときに会社側で見つけにくくなってしまいます。相手が社内の方なら、部署のメール一覧や案件のメンバー表と照らし合わせておくと安心です。

個人のGmailアカウントでは、最大50人までノートブックを共有できます。ただし、Googleグループとの共有には対応していません。50人近くに配るころには、個人アカウントのままでは誰に渡したかを見直すのがかなり大変になります。部署全体で使う予定があるなら、最初から会社の管理のもとで使う形を考えてみてください。

管理のしやすさは、費用の面でも見ておきたいところです。NotebookLMの共有そのものの単価をここで比べるわけではありませんが、社内でAIの環境が分かれると、別のサービスの契約や個人アカウントの利用が増えていきます。10人がそれぞれ3つのサービスを契約すると、管理する契約は30件になってしまいます。金額だけでなく、請求や解除の手間まで会社の出費として積み上がる点を見ておきましょう。

閲覧者と編集者の違いを、社内権限として決める

閲覧者と編集者の違いは、読めるだけか、資料まで動かせるかの違いになります。社内での共有は閲覧者を基本にして、編集者はノートブックを管理する方だけに絞ると扱いやすいでしょう。

編集者は、ただ書き込めるだけの方ではありません。ほかの方へさらに共有できるので、社内で共有の範囲を広げる入口にもなります。顧客資料や人事資料の入ったノートブックで編集者を増やすと、思ってもいない相手まで広がる余地が残ってしまいます。

迷ったときは、閲覧者で渡してから、必要な方だけ編集者へ上げる順番にしてください。最初から編集者で渡すより、あとから権限を上げるほうが周りにも説明しやすくなります。新入社員研修や全社向けのマニュアルのように、読むだけで足りる場面なら、編集者にする理由はほとんどありません。

編集者にするなら、まず誰がそのノートブックの責任者なのかを決めましょう。責任者は、ソースの追加やメモの更新から、共有相手の確認、案件が終わったときの解除までを見る方になります。担当があいまいなまま編集者を何人も置くと、便利だったはずの共有ノートブックが、いつの間にか誰も管理しない資料置き場となってしまいます。

公開リンクとチャットビューを使う前に確認すること

公開リンクとチャットビューは便利な反面、社内共有の標準にするには少し強すぎるやり方になります。相手をメールで決める方法に比べて、リンクが転送されたり、見える範囲を勘違いしたりしやすいためです。

公開リンクを作るときは、ノートブック右上の「共有」から、アクセスを「リンクを知っている全員」に変えます。公開用のリンクを作ったり、公開の状態を管理したりできるのは、ノートブックの所有者と編集者だけです。所有者や編集者があとから中身を直しても、リンクを作り直さずにそのまま公開ノートブックへ反映されます。

公開しているかどうかは、「共有」ボタンの横にある地球のアイコンを見れば分かります。誰とも共有していなければ鍵のアイコン、個別に共有していれば共有のアイコン、一般公開なら地球のアイコンに変わる仕組みです。公開リンクを止めたいときは、アクセスを「制限付き」へ戻しましょう。ノートブックを削除したり非公開にしたりすると、それまでに作った公開リンクは使えなくなります。

ただ、リンクを止めても、相手がすでに読んだ内容や書き写した内容までは取り戻せません。公開リンクは、社内ポータルに置く公開済みのマニュアルや、もともと外へ見せるつもりの説明資料に絞って使うのが現実的でしょう。顧客名や契約条件、給与、人事評価、申告資料が入ったノートブックでは、公開リンクは使わないと決めておきましょう。

チャットビューは、共有のときに「チャットビューへのリンクをコピー」を選ぶと、そのリンクを相手に渡せます。画面の上では資料が隠れて集中しやすくなりますが、公式ヘルプでは、閲覧者の基本的なアクセス権が完全になくなるわけではないと書かれています。チャットビューは資料を隠す表示であって、資料を渡さない設定ではありません。

生成した資料（アーティファクト）の共有には、また別の注意があります。一般公開しているノートブックの所有者は、スライド資料や音声解説、レポート、Studioで作ったコンテンツなどのアーティファクトを共有できます。共有されたアーティファクトのリンクを知っている方なら、Googleアカウントにログインしていなくても見ることができてしまいます。ノートブック本体を見るにはGoogleアカウントへのログインが必要でも、アーティファクトは見え方が違う、という点は分けて覚えておいてください。

共有してよい資料・共有してはいけない資料

NotebookLMの共有での事故は、ボタンの操作よりも、資料の選び方から起きてしまいます。共有してよい資料、条件付きの資料、共有しない資料を先に分けてから、ノートブックを作る順番にしましょう。

共有してはいけない資料かどうかは、名前が入っているか、金額が入っているか、外の方に説明しづらい情報が入っているか、の3つで見てみてください。どれか1つでも当てはまるなら、共有先を増やす前にいったん手を止めるほうがよいでしょう。ほかにどんな経路で情報が漏れるのか、全体像はNotebookLMの情報漏洩リスクにまとめています。

コピーを許すかどうかも、資料の分け方と一緒に決めておきたい項目になります。「共有」で1人以上と共有したあと、「コピーを許可」の横のチェックボックスをオンかオフにして保存します。許可すると、相手はソースやアーティファクトも含めてノートブックを丸ごと複製できます。許可しなくても、アクセス権のあるノートブックの中身そのものはコピーできるため、持ち出しを完全に防げるわけではありません。

コピーでは、Studioのコンテンツとソースがすべて写されます。一方で、チャットの履歴とメモはコピーされない仕組みです。この違いを知らないまま共有先の方が自分のノートブックへ複製すると、元のノートブックで権限を変えても、コピーした中身は別の場所に残る場合があります。

会社の出費で考えると、漏洩したあとの対応はツール代より重くなってしまいます。たとえば10人の案件チームで、顧客名入りの資料を共有したまま月末をまたぐと、10人分の確認と共有先の洗い出し、顧客への説明の準備が必要になります。1回の誤共有で10人が半日ずつ確認に追われれば、5人日分の作業が消えてしまいます。資料を入れる前の仕分けは、費用を抑えるための作業でもあります。

Googleグループ共有と管理者設定で決める範囲

Googleグループでまとめて共有できるかどうかは、使っている版と管理側の設定によって変わります。個人のGmailと同じ感覚で、どの会社の環境でも同じように配れると考えないほうが安全です。

公式ヘルプでは、個人のGmailアカウントなら最大50人まで共有できる一方、Googleグループとは共有できないと案内されています。グループと共有できる環境でも、ヘルプではウェルカムメールや通知が届かないと案内されています（Enterprise版のドキュメントでは、各メンバーに招待メールが届くと説明）。グループに配ったつもりなのに相手が気づいていない、という行き違いも起きやすくなります。

一方、Gemini Notebook Enterpriseの公式ドキュメントでは、GoogleグループやMicrosoft Entra IDグループなどのメール配信グループを使って共有できると説明されています。ただし、共有する相手には条件が4つあります。1つ目は同じプロジェクトのユーザーであること、2つ目はCloud NotebookLMユーザーロールが付いていることです。残りの2つは、同じWorkforceプールに入っていることと、Gemini Notebook EnterpriseかGemini Enterpriseのライセンスを持っていることになります。

管理者の設定は、Google管理コンソールのメニューから「生成AI」、「Gemini Notebook」の順に進んだ先にあります。ここを開くには、Geminiの「設定」の管理者権限が必要になります。組織部門ごとに設定を上書きでき、外部との共有は「オフ」「許可リスト登録済みドメイン」「オン」の3つから選べます。さらに「一般公開の共有」をオンにすると、リンクを知っているすべての方へノートブックを公開できるようになります。

外部共有の設定を変えてから反映されるまで、最長で24時間ほどかかることがあります。普段はもっと短い時間で済むとされていますが、共有のテストを会議の直前にすると、反映待ちで止まってしまうかもしれません。社外とのプロジェクトで使うときは、前日までにテスト用のノートブックで試してみてください。

管理者が決めるのは、便利にする範囲ではなく、外へ出してよい範囲のほうです。組織部門ごとに外部共有を許す部署と止める部署を分けられるなら、人事や経理は厳しめに、公開資料を扱う広報や研修は限られた範囲で許す、という分け方もしやすくなります。

共有できない時の原因を、症状ごとに切り分ける

共有できないときは、共有する側、受け取る側、管理者のどこで止まっているかを分けて見ると、早く直すことができます。画面の前で悩むより、症状ごとに確認する先を決めておきましょう。

共有できない原因を社内のFAQにまとめるときは、すべてを個人の操作ミス扱いにしないでください。管理者の設定で止めているなら、利用者が何度やり直しても先へ進めません。誰が直すのかを表に入れておけば、問い合わせの行き来も減らせるでしょう。

公開リンクが出てこないときは、一般公開の共有が管理側で無効になっている場合があります。Workspaceでは、管理者が管理コンソールの一般公開の共有をオンにしていないと、公開することができません。使っている契約の管理画面で、公開の設定が本当に使えるかを確かめてから、社内の手順に載せましょう。

スマホアプリについては、公式ヘルプに、モバイルアプリではこの機能に制限がある場合があると書かれているだけです。スマホでの細かな手順までは載っていないため、社内マニュアルはパソコンの画面を基準にしたほうが間違いにくくなります。

共有解除・権限変更・案件終了時の棚卸し

共有は、渡すときより外すときのほうが抜けやすい作業になります。案件の終了、異動、退職の3つをきっかけに、共有相手と権限を見直すようにしましょう。

個別の共有を外すときは、その相手のアクセス権を取り消します。Enterpriseの公式ドキュメントでは、ユーザーのメールアドレスの横にある「アクセス権を取り消す」を選ぶ手順が案内されています。公開リンクを止める場合は、ノートブックへのアクセスを「制限付き」へ戻せば大丈夫です。

権限の変更では、編集者を閲覧者へ下げる場面が多くなります。案件の途中では編集者が必要でも、資料が固まったあとは閲覧者で足りることがよくあります。編集者のまま残す相手は、これからも資料を追加する方だけにしてください。

見直しは、月末や案件の終了日など、すでにある業務の予定に合わせると続けやすいでしょう。確かめる項目は、ノートブック名、所有者、編集者、閲覧者、公開リンクの有無、コピー許可の状態の6つになります。地球・鍵・共有の3つのアイコンを見て判断する形にしておけば、担当者が変わっても同じように確認することができます。

共有の状況をつかむには、アナリティクスも役に立ちます。共有ノートブックで「アナリティクス」を選ぶと、過去7日間の使われ方を確認できます。見られる指標は、1日あたりのユーザー数と1日あたりのクエリ数の2つです。ただし、分析が出るのは、ノートブックが4人以上の他のユーザーと共有されていて、過去7日以内にチャットが使われている場合に限られます。分析の数字は、約24時間ごとに更新されます。

書き出したファイル（エクスポート）にも気を付けてください。共有の権限は、Gemini Notebookからエクスポートしたファイルには引き継がれません。ノートブックでは閲覧者にしていても、書き出したファイルを別の場所に置けば、その場所の権限で誰かに見えてしまいます。社内でファイルを置く場所を先に決めてから、エクスポートを許す範囲を決めましょう。

業務活用例と社内ルール文のひな形

NotebookLMの共有は、社内マニュアルやプロジェクト資料を皆で読み合わせる使い方に向いています。使う場面を先に絞っておくと、共有してはいけない資料も見分けやすくなります。

社内マニュアルなら、閲覧者は部署のメンバー、編集者はマニュアルの更新担当、という分け方が自然です。新人研修では、公開済みの就業規程や業務手順を入れたノートブックを閲覧者で配ると、質問の入口を1つにそろえることができます。プロジェクトで使うなら、案件の進行メモと外に出してよい提案資料だけを入れ、顧客ごとの契約条件は別に管理しましょう。

会計事務所のように顧問先の資料を扱う職場では、所内マニュアル、職員研修、顧問先への説明用のノートを分けておくほうが扱いやすくなります。顧問先名や申告資料が入ったノートブックをそのまま共有すると、チャットビューや公開リンクの思い違いが、そのまま事故につながってしまいます。まずは所内向けの一般的な手順だけで使い始めてみてください。

社内ルールの文は、短くても構いません。たとえば、NotebookLM（現Gemini Notebook）の共有は社用アカウントに限る、編集者はノートブックの責任者だけにする、社外共有と公開リンクは管理者の承認を必要とする、案件終了時に共有相手を確認する、という4文から始めることができます。

もう少し細かく書くなら、顧客名入りの資料、給与・人事、契約書、申告資料は共有ノートブックへ入れない、とはっきり書いておくと安心です。条件付きで使う資料には、社内限定・閲覧者のみ・案件終了時に解除、という3つの条件を添えましょう。生成AI全体のルールづくりは、生成AIの社内ガイドラインの作り方で整理できます。

よくある失敗は、ルールを作ったのに個人アカウントでの利用を残してしまうことです。会社が使える環境を用意しないまま禁止だけを書くと、現場は便利な方へ流れてしまいます。野良AIの考え方は野良AI（シャドーAI）の対策も参考にしてみてください。

よくある質問

まとめ

NotebookLMの共有は、手順だけならメールアドレスを入れて権限を選ぶだけで済みます。ただ、社内で使うなら、閲覧者と編集者、公開リンク、チャットビュー、コピー許可、エクスポートの違いまで見ておかないと、資料が広がりすぎてしまいます。

標準の手順は、社用アカウントへのメール指定、閲覧者が中心、編集者は責任者だけ、公開リンクは外に出してよい資料だけ、という形にすると扱いやすいでしょう。チャットビューは資料を隠す表示であって、資料を渡さない設定ではありません。この点は、社内マニュアルに必ず書いておきましょう。

共有してよいのは、公開済みの規程や社内マニュアルのように、社内で広く読まれる前提の資料になります。顧客名入りの資料、契約書、給与・人事、申告資料、相談記録は、原則として分けて扱ってください。案件の終了、異動、退職のタイミングで共有相手と権限を見直すところまでを1つの手順にしておくと、あとから説明もしやすくなります。

NotebookLMの基本的な使い方はNotebookLMの記事一覧も参考にしてください。AI全体の安全管理は、生成AIのセキュリティ対策チェックリストとあわせて確認してみましょう。