AIボイスレコーダーとは、会議や商談の音声を録って、文字起こしや要約までしてくれる録音機器です。会社の議事録に使うなら、機器を選ぶ前に、音声がどこへ送られて誰が消せるのかを確かめ、録ってよい会議を社内ルールで決めておくことが先になります。社員の方が私物ですでに使っているときも、責める前にまずデータの行き先を聞いてみてください。ツールそのものの選び方は、AI議事録ツールの選び方と比較のほうで詳しく扱っています。

議事録用AIボイスレコーダーの機能と録音スペック

議事録に使う機器は、録音できるかどうかより、文字起こしの後に人が確かめやすいかで選ぶと、使い道がはっきりしてきます。話者識別は、発言した人ごとに文章を分けてくれる機能になります。ただ、それぞれの名前まで正しく当てはめる作業は、どうしても人の手に残ってしまいます。話し手がよく入れ替わる会議では、録音をあとから聞き返せるようにしておきましょう。

対応言語の数が多い製品でも、社内で必要な言語が実際の話し方でうまく拾えるかどうかは、また別の話です。日本語の会議に英語の製品名や人名が混ざるのであれば、その場面を短く録って試してみてください。要約が読みやすくても、固有名詞や担当者を取り違えていると、議事録としては使いにくくなってしまいます。

録音時間は、会議の予定時間だけで決めないほうがよいでしょう。始まる前の準備や延長まで含めた連続録音の長さ、保存容量、充電の方法は、候補機の仕様表で確かめることが出来ます。持ち歩きやすい大きさは商談で助かりますが、小さな機器ほど、置き場所や失くしたときの連絡先も決めておきたくなります。仕様の数字は機種ごとに違うので、購入候補の公式の表示で見比べてみましょう。

たとえば、会議室の真ん中に置く形と、担当者が身に着ける形とでは、音の拾い方も、相手への録音の伝わり方も変わってきます。社内の定例会議でよく聞き取れたからといって、客先でも同じ結果になるとは限りません。実際の机の並びや人数に近い条件で試して、聞き取れなかったところを控えておいてください。

購入前の試用では、要約の見栄えより、聞き直しが必要な発言を見つけられるかどうかが決め手になります。音声、文字起こし、直した後の議事録を並べてみると、どこに人の確認の手間がかかるのかが見えてきます。比較表には、録音時間や容量と一緒に、音声の取り出し方と消し方の欄も足しておくと、入れた後の運用まで思い描くことが出来ます。

文字起こしの無料枠と会社全体の費用

文字起こしの費用は、機器の代金だけでなく、使う方の人数と、処理する音声の量で考えることになります。無料枠で試せたとしても、部署に広げたときに必要なプランは変わってきます。まずは、会議を録る方、文字起こしを使う方、出来あがった議事録を読むだけの方を分けて数えてみてください。

Plaudの公式料金ページを見ると、個人向けのStarterは無料で毎月300分、Proは月額請求で月3,000円、毎月1,200分となっています。Proを10人がそれぞれ契約すると、プラン料金だけで毎月30,000円になります。一方、Plaud Teamの月額請求は、ユーザー1人あたり5,016円の特典価格で表示されています。同じ10人なら毎月50,160円、通常の6,270円で計算すると毎月62,700円となってしまいます。特典価格をずっと続く予算として置かず、通常価格でも見積もっておきましょう。

Nottaの公式料金ページでは、フリーは月120分までで、1回の文字起こしは3分までと案内されています。ビジネスの年間プランは、月換算2,508円、年間の総額30,096円という表示です。人数分の総額は、購入画面か営業窓口で確かめることになります。月換算の金額を、そのまま毎月払う金額と読み違えないよう、稟議には支払いの単位も書き添えてみてください。

無料枠の長さだけで選ぶと、録りたい会議の長さや、年間契約の払い方で見積もりがずれてしまいます。Plaudのプラン料金の表示には税込か税別かの記載がないため、ここでは税を足さずに計算しています。Nottaの表示価格は税込です。どちらにも機器の購入費は入っていないので、会社の支出を決めるときは、候補機の販売価格を別に足しましょう。

費用を比べるときは、1人が何台も持つのか、何人かで同じ機器を使い回すのかも整理しておきたいところです。文字起こしの契約が個人のアカウントに結び付いているなら、機器を共有しても、必要な席数は思ったほど減りません。先に会議の録音の数を数えて、誰のアカウントで処理するかを決めると、予算とデータの管理が両方見えてくるでしょう。

※PlaudとNottaの料金・枠は、2026年11月13日に各社の公式ページで確認した表示です。Plaud Teamの5,016円は、2026年11月30日までの特典価格と表示されています。契約の前には、表示の条件をあらためてご確認ください。

録音データはどこへ預けられるのか

録音データの預け先は、機器本体だけを見ていても分かりません。文字起こしや要約を使うと、メーカーのサービスから提携先のAIまで、データの通り道が伸びることがあります。音声を保存する場所、AIで処理する場所、共有した議事録を読める方を、それぞれ分けて確かめてみてください。

Plaudは日本語の信頼ページで、AI処理のためにデータをクラウドへ送ると説明しています。処理は米国西部、欧州のフランクフルト、日本、シンガポールのAWSリージョンで行い、日本の利用者には米国でホストされたLLMを使うという案内です。保存場所に日本が挙がっていても、AIの処理まで国内だけで終わるとは読めないでしょう。また、Plaud Teamではプライベートクラウド同期が最初からオンになっていて、変えられないという説明もあります。

Nottaは公式のセキュリティページで、データをAWS東京リージョンに保存していると説明しています。録音データは、利用者が消さない限りクラウドに保管され続けるという案内になります。保存場所だけを聞いて安心せず、誰が削除の操作をするのか、共有範囲やバックアップはどうなるのかも、一緒に聞いておきましょう。

HiDockのデータ処理補足契約には、再委託先として、Microsoft Azure（ホスティングと保存）、OpenAI（文字起こしと要約）、Anthropic（要約）の名前が載っています。公式ブログでは、録音は機器に保存され、文字起こしのときにHiNotesへ送られるという説明です。販売向けの公式ページ（英語）では、HiNotesに送った録音は米国のMicrosoft Azureで処理すると説明しています。保存国まで含めて、契約の前に販売元へ確かめておきましょう。

会社として押さえたいのは保存国の名前だけではなく、音声が処理のたびに誰へ渡るのかです。候補ごとに、録音した直後、同期した後、文字起こしの後、共有した後の順で、データの流れを書き出してみてください。録音そのものは端末の中でも、AIを使った瞬間に通り道が変わることがあります。契約の担当者だけが流れを知っている状態だと、現場の方が社外秘の会議をうっかり処理してしまいかねません。

確認表には、事業者名、保存される地域、AI処理の委託先、共有先、会社側の管理者を並べておくと、説明がしやすくなります。国名だけで安全かどうかを決めるのではなく、取引先に聞かれたときに実際の流れを答えられるかを確かめておきたいところです。契約の条件を整理するときは、生成AIのセキュリティ対策チェックリストも使うことが出来ます。

学習利用と削除を契約前に確かめる

録音を預けるサービスでは、学習に使われる条件と、消した後にどこまで残るのかを、分けて確かめることになります。生成AIの要約に使うデータと、音声認識の改善に使うデータとで、条件が違うこともあります。契約書や公式の説明の言葉を1つにまとめてしまわず、対象とプランを並べて見てみてください。

Plaudは、使っているLLMが顧客のデータを学習に使わず、保持もしないと説明しています。Plaud自身も、最初の設定では学習に使わず、使うには明示的な同意が必要という案内です。Plaud Teamでも、明示的に選ばない限り、チームのデータを学習には使わないと書かれています。ここで確かめたいのは、会社のアカウントでこの設定がどう扱われるのかと、誰が同意を変えられるのかになります。

Nottaは、生成AI機能で処理するデータを、第三者の基盤モデルの学習には使わないと説明しています。一方で、音声認識モデルの学習の条件は、プランや契約によって変わってきます。ビジネスPlusとエンタープライズであれば、音声認識データを学習に使わない環境を利用することが出来ます。通常のビジネスの料金だけを見て、同じ条件だと思い込まないようにしましょう。

HiDockは販売向けの公式ページ（英語）で、データをAIモデルの学習に使わないと説明しています。ただ、データ処理補足契約には再委託先の名前はあっても、学習の扱いは書かれていません。見積もりや契約の段階で、音声・文字起こし・要約のそれぞれを学習に使うのかどうか、書面で尋ねてみてください。

削除についても、画面から消す操作と、クラウドから実際に消える時期は、分けて考えることになります。Plaudの英語の透明性ポリシーでは、クラウド同期中のデータは、削除するか同期を止めるまでサーバーに残り、その操作の後でクラウドのデータを速やかに消すと説明しています。プライバシーポリシーでは、アカウントを無効にすると、適用される法律に従って削除または匿名化するという扱いです。Nottaは、利用者が消すまで録音を保管し、バックアップは毎日1回、35世代分、最大180日保存するという説明になります。画面の上での削除と、バックアップが消えることを、同じ意味で受け取らないよう気をつけましょう。

契約の前には、録音本体・文字起こし・要約・共有先・バックアップを分けて、いつ消えるのかを聞いてください。議事録が固まったら元の音声を消す方針でも、法務や取引先との約束で残しておく必要がある会議も出てくるでしょう。保存期間を思い付きで一律に決めず、会議を担当する部署と相談して決めてみてください。

録音の告知と利用目的をどう伝えるか

会議を録るときは、録る目的と保存先の扱いを、参加者に前もって知らせる社内ルールにしておくと分かりやすくなります。法律で同意が義務づけられているかどうかを言い切るのではなく、会社のルールとして決めておく、という考え方です。社内と社外とで伝える相手が変わるので、使い始める方が迷わない文にしてみてください。

個人情報保護委員会のQ&Aでは、電話の通話内容から特定の個人を識別出来る場合、その内容は個人情報にあたると説明しています。同じQ&Aでは、利用目的の通知か公表は必要でも、録音していることを伝える義務まではないという説明です。ただし、これは電話についての説明で、会議の録音を名指ししたものではありません。電話の説明を、会議で同意が要るかどうかの話へそのまま広げないようにしましょう。

社内の会議であれば、招集のときに、議事録を作るために録音し、決められたサービスで文字起こしすることを知らせる形になります。始まるときにも司会の方が一言伝えて、録音を避けたい方が理由を申し出られるようにしておきましょう。黙って機器を置いておくより、会議の初めに使い道を伝えたほうが、話す方にとっても分かりやすいでしょう。

取引先との商談では、先方の担当の方に録音とAIでの文字起こしを伝え、了承をいただいてから始めるやり方が考えられます。先方に録音を禁じるルールや守秘の契約があるときは、それを確かめてから始めてください。録音は難しいと言われたら、普通のメモに切り替えて、その会議は録らずに進めましょう。

電話は顔が見えないぶん、録音されているかどうかが相手に分かりにくくなります。社内ルールとして前もって伝えるなら、通話の最初に、議事録や内容確認のために録音することを伝えましょう。途中から録る場合は、その直前に目的を伝える形になります。利用目的の通知・公表をどう満たすかは、会社の個人情報の案内文ともそろえておいてください。

録音を伝える文には、議事録のためという目的と、AIで文字起こしすることの両方を入れましょう。口頭だけでなく招集メールにも残しておくと、参加者があとから扱いを確かめることが出来ます。社内ルールを文章にするときは、生成AIの社内ガイドラインも参考になります。

会議の種類ごとに録音可否を分ける

会議を全部同じ設定で録るより、話の重さで録音してよいかを分けたほうが、現場で判断しやすくなります。いつもの定例会議と、人事面談や顧客の個人情報を扱う商談とでは、音声が漏れたときの影響がまるで違ってきます。最初は会議の名前ではなく、そこで話される情報で分けてみてください。

区分の例を表にすると、次のようになります。

この表はあくまで例で、会社ごとに必要な記録や契約の条件があるため、一律に法律で禁じられているという意味ではありません。録音の目的が議事録だけであれば、固まった後の元の音声をどうするかも、会議の担当の方に決めてもらいましょう。

会議の途中で、話題が変わることもあるでしょう。いつもの進捗会議で人事や顧客の細かい話に入るなら、そこは録音を止めて、あとで必要な結論だけ人が書き留めるやり方を決めておきたいところです。止めたところは議事録に空白を残すのではなく、話した方に確かめた決定事項を書いておくと、あとから経緯を追いやすくなります。

録音を認める区分にも、途中で止める条件と、例外を認める人を書いておきましょう。区分表に会議の名前だけを並べると、新しい会議が出来たときに判断が止まってしまいます。公開前の情報か、個人情報か、相手先との約束があるか、という基準も添えておくと、現場でそのまま使うことが出来ます。

会社貸与と私物利用の線引き

会社で使うなら、機器を誰が持ち、どのアカウントに音声を残すのかを、一緒に決めることになります。社員の方が私物のAIボイスレコーダーを使っていると、会社からは録音データの一覧が見えないこともあります。使った方を責める前に、どの会議を録って、どこに保存しているのかを聞いてみてください。

会社で貸し出す形なら、機器を受け取る方、返却を確かめる担当、サービスの契約者を会社で決められます。部署で機器を回して使う場合は、前の会議の音声が残ったまま次の方へ渡らないよう、返すときに同期と削除の状態を確かめる手順を入れておきましょう。貸し出しの台帳に機器だけを書いて、クラウドのアカウントを書いていないと、退職のときの確認が抜けてしまいます。

私物の持ち込みは、すでに現場で便利に使われていることがあります。ただ、個人契約のアカウントに仕事の録音が残っていると、会社から共有先や削除を確かめにくくなってしまいます。退職される方のスマートフォンからアプリを消しても、サービス側の音声まで消えたとは限りません。まずは録音済みの会議と共有先を洗い出し、会社の担当者と一緒に必要な議事録を確保してから、消し方を確かめましょう。

Plaud Teamでは、アカウントを無効にしても、在籍中にチームで共有したデータは同じチームの他のメンバーが引き続き見られると案内されています。Nottaのエンタープライズには、操作ログや自動削除などの管理機能があるという案内です。法人向けという名前だけで安心せず、必要な機能が実際に契約するプランに入っているかを確かめてみてください。管理の目が届かない使われ方は、野良AI・シャドーAIの問題にもつながってきます。

機器を会社が買っても、音声を個人のアカウントに預けてしまうと、退職のときの引き継ぎが難しくなります。新しく使う方には会社が指定したアカウントを案内し、すでに私物で録った分は、会議の責任者と1件ずつ整理していきましょう。録音を急いで全部消してしまうと、議事録を確かめるのに必要な根拠まで失うことがあります。

文字起こしを議事録の正本にしない運用

AIが作った文字起こしは下書きとして扱い、人が確かめた議事録を確定版にするのが基本になります。発言者の取り違えや、否定の言葉の聞き違いが残ったままだと、決まったことが違う意味で読まれてしまいます。配る前に、会議の責任者を決めて、確認を通してください。

最初の確認では、出席者、決定事項、担当者、期限を、録音と照らし合わせて見ていきます。数字の入った約束や顧客の名前も、聞き直しておきたいところです。全部の発言をきれいな文章に直すところから始めると時間がかかるので、仕事の動きに関わる部分から確かめてみてください。聞き取れないところは、もっともらしい要約で埋めず、話した方に確かめましょう。

次に、AIの要約から議事録へ写す範囲を決めることになります。発言の要旨と、会社として決めた内容は、同じではありません。提案が出ただけの話を決定事項に入れないよう、司会か担当の方が区別しておきましょう。参加者に回して直してもらう場合も、誰が最終版を確定するのかを決めておくと、版が分かれにくくなります。

確定した後には、元の音声を残しておく必要があるかを判断していきます。確認が終わったら消す方針も考えられますが、契約や社内の記録ルールで残す必要がある会議は、別に扱いましょう。PlaudやNottaでは、クラウドでの保持と削除の条件がそれぞれ示されているので、サービス上の削除と社内で決める保存期間を合わせておいてください。共有した写しやバックアップも、確認の対象に入ってきます。

確定版の議事録には確認した方と確定日を残し、AIの要約をそのまま正本にしないでください。直す前の文字起こしを社外に送ってしまうと、間違った担当や金額が先に伝わってしまうことがあります。共有の操作が簡単な製品ほど、送る前に確定版だけを選ぶ手順を入れておきましょう。

社内ルールの文例と導入前チェック

社内ルールは、禁止事項だけでなく、使ってよい会議と、録音した後の担当まで、1枚で読める形にしておくと現場で使われやすくなります。長い規程を先に作ってしまうと、会議室で何をすればよいのか分からないままになりがちです。まずは現場向けの短い文を作り、契約や個人情報の規程と合っているかを担当の方に見てもらいましょう。

たとえば、次のような文例が考えられます。

区分や担当はあくまで例なので、会社の記録の決まりや取引先との約束に合わせて書き換えてください。連絡先も部署名だけにせず、社内で確実に届く窓口に置き換えておきましょう。

導入前の確認は、次の順で進めていくと漏れが少なくなります。

• 録音してよい会議会議の区分と、途中で録音を止める条件を決めているか
• 社外の方への告知招集メールと開始時に、目的とAI文字起こしを伝える文を用意しているか
• 会社指定の機器とアカウント個人アカウントではなく、会社が契約したアカウントで録る形になっているか
• 保存地域とAI処理の委託先録音直後・同期後・文字起こし後・共有後のデータの流れを書き出しているか
• 学習利用の条件音声・文字起こし・要約のそれぞれを学習に使うのか、書面で確かめているか
• 共有範囲・削除・バックアップ画面上の削除と、バックアップが消える時期を分けて聞いているか
• 退職時の引き継ぎ貸与台帳に、機器だけでなくクラウドのアカウントまで書いているか

ここまでを1つの表に残しておけば、担当の方が替わっても、確かめた条件をあとから追うことが出来ます。機器やプランを替えるときは、料金だけを書き換えて終わりにしないようにしましょう。PlaudのTeamと個人プラン、NottaのビジネスとビジネスPlusとでは、確かめたい条件が変わってきます。試用のときに個人アカウントで録った音声があれば、本契約に進む前に、移すものと消すものを決めておいてください。録音のルールを今ある社内規程へつなげるときは、生成AIガイドラインの作り方も参考になります。

社内ルールは、使う前の告知から退職時の削除まで、担当の方が一続きで追える形にしておきましょう。議事録を別の生成AIで整理する場合も、会社が認めた環境と、入力してよい情報の範囲を決めておきたいところです。音声を扱うサービスと、確定した議事録を扱うサービスとでは、契約の条件も別々になります。

よくある質問

導入前によく出る疑問も、製品名だけで答えを決めず、契約するプランと録音する会議に当てはめて考えることになります。稟議の前に、社内で答えが分かれていないか確かめてみてください。