Zoomの文字起こしは相手にバレる？通知の出方と社外会議で断る一言

Zoomの文字起こしが「バレる」かどうかとは、録画・文字起こし・AI要約を使ったときに、その事実が会議の相手の画面にどう表示されるかという問題です。Zoom標準の録画は社外の参加者には必ず同意の通知が出て、Zoom AI（AI Companion）の要約はダイヤ形のアイコンの色が変わるため、相手に隠して使うことは出来ません。一方で、手元の録音機や画面録画、パソコンの音声を直接取り込むアプリはZoomから通知されないため、技術ではなく社内ルールと事前の一言で扱うことになります。字幕と会議の文字起こしの違いや保存先、うまく動かないときの確認順は、Zoomの文字起こしの使い方と保存先を先にご覧ください。

相手の画面にどう出るか｜方法別の対応表

相手に知られずに記録できるかどうかは、Zoomの機能を使うか、Zoomの外で録るかで分かれます。録画とZoom AIの要約は相手の画面に表示が出ますが、字幕と会議の文字起こしは、開始時に既定でどんな表示が出るかが公式ヘルプに書かれていません。方法ごとの違いを1つの表にまとめましたので、自社で使っている方法と照らし合わせてみてください。

※2026年10月6日時点のZoom公式サポートの記載に基づきます（KB0059819・KB0076922・KB0068228・KB0063640・KB0059762・KB0063899・KB0085675・KB0085682・KB0058013・KB0088381）。料金ページの表示は2026年9月17日時点のものです。

表のとおり、録画とAI要約には相手から見える目印が付いています。会議の文字起こしは、管理者が通知文（Custom disclaimer for transcripts）を設定しておけば、参加者に通知文を表示することが出来ます。使う側が「こっそり使う」ことを前提にせず、相手に見えるものとして扱うのが自然な考え方になります。

Zoom標準の録画は参加者に通知され、同意を求められる

Zoomの公式ヘルプでは、録画が始まったときや録画中の会議に入ったときに、参加者には同意を求める通知が表示されると説明されています。参加者はOKを押して同意するか、退出を選ぶことになります。クライアントのバージョン5.17.1以降では、この同意の通知は画面上部のバナー形式に簡略化されました。電話で参加している方には、参加時と録画開始時に音声の案内が流れます。

録画開始時の同意の表示（免責文）を無効にしたり、文言を変えたりできるのは、Enterprise・Education・APIのアカウントと、ライセンス100以上のBusinessに限られます。ただし、無効にできるのは社内の参加者向けの表示だけで、社外の参加者（ゲスト）には必ず表示されます。Basic・Pro・ライセンス100未満のBusinessでは既定で有効になっていて、無効にも変更にも出来ません。

参加者がZoomで録画するには、ホストの許可が要る

ホスト以外の参加者が自分のパソコンにZoomで録画（ローカル録画）するには、ホストが参加者メニューで「レコーディングを許可（Allow Record）」を付ける必要があります。許可を受けた参加者が録画している間は、その方の名前の横に録画アイコンが付き、画面左上にもインジケーターが出ます。ローカル録画は無料のBasicからデスクトップアプリで使えるため、無料の契約でも、ホストが許可すれば参加者が録画出来る状態になります。

会議の文字起こしとZoom AIの要約も、始めるのはホストの側です。参加者は「ホストに文字起こしの開始を依頼する」「ホストにZoom AIの開始を依頼する」という操作で、ホストに頼む形になります。要約を開始・停止できるのはホストと共同ホストだけで、文字起こしの依頼を受けたホストは、断るか開始するかを選ぶことが出来ます。

外部の議事録ボットは参加者リストに名前が出る

会議にボットを参加させて、音声を聞き取る形のAI議事録サービスも使われています。Zoomのボット対策の公式記事では、こうしたボットはビデオタイルと参加者リストに表示されると説明があります。ただし同じ記事は、ボットは実在の参加者と見分けにくいとも注意しています。名前の付け方によっては、相手が気付かないこともあるでしょう。

会議に連携した外部のアプリについては、Active Apps Notifierという仕組みがあります。サードパーティのアプリが会議の映像・音声・チャットなどにアクセスしているとき、参加者に通知が出て、アクセスしているサービスと対象、そのアプリを承認した参加者が表示されます。文字起こしのサービスも、この通知の対象に含まれます。

手元の録音機や画面録画は、Zoomからは通知されない

パソコンの画面録画ソフトや、パソコンの音声を直接取り込む議事録アプリ、机に置いたICレコーダー、スマートフォンの録音は、Zoomの外で動いているため、Zoomから相手に通知が出ることはありません。相手が気付けないからこそ、使う側の会社がルールで扱いを決める必要があります。

「通知が出ないから黙って録ってもよい」と考えてしまうと、後から録音の存在が分かったときに、取引先からの信頼を失うことになってしまいます。通知が出ない方法ほど、使う前に口で断ってから録るようにしましょう。

録られている側になったときに確認すること

相手の会議で録画や要約の通知が出たときは、何が記録されるのかを確かめてから、続けるか退出するかを選ぶことになります。録画の同意の通知では、OKで同意するか、退出を選ぶことが出来ます。ダイヤ形のアイコンの色が変わっていれば、Zoom AIの要約や質問の機能が動いている合図です。

社外秘の話をする予定がある会議では、記録の目的と、議事録や要約を誰に配るのかを、ホストに尋ねてみてください。要約の配布先は、相手の会社の管理者が決めた範囲の中で、ホストがホストのみ・共同ホスト・社内の招待者・全招待者から選びます。話す内容を調整するかどうかは、その答えを聞いてから決めても遅くはありません。

Active Apps Notifierの表示が出ている場合は、どのサービスが会議の音声などにアクセスしているか、誰がそれを承認したかを画面で確認出来ます。見覚えのないボットが参加者リストに入っているときは、ホストに一言伝えるのが穏やかな進め方になります。

自分がホストの会議に、断りなく外部のボットが入ってきた場合は、ホストの操作で対応出来ます。待機室を使っていれば入室を許可せずに留めておけますし、すでに入っている場合は参加者リストから外すことも選べます。Zoomの公式記事では、ボット対策として待機室のほか、サインインの必須化、ドメインの制限、ブロックリスト・許可リストの設定が挙げられています。社外の方を迎える会議では、ボットの入室を待機室で止められる状態にしておきましょう。

※2026年10月6日時点のZoom公式サポートの記載に基づきます（KB0059819・KB0057960・KB0063928・KB0088381・KB0061231）。

文字起こしを個人のAIアカウントに貼ると、取引先の発言が会社の外に出る

相手への見え方と同じくらい気を付けたいのが、記録した後のデータの行き先です。会議の文字起こしは、取引先の名前や金額、検討中の条件などの発言が、そのまま文字になったものと考えてよいでしょう。

議事録をまとめる手間を減らすために、社員が文字起こしを自分の個人のAIアカウントに貼り付けて要約させる場面も考えられます。そうなると、取引先の発言が、会社が契約も設定も把握していない場所に置かれることになってしまいます。個人のアカウントでは、入力した内容の保存や学習への利用の設定も社員本人に任されているため、会社からは確かめる手段がありません。退職した後も、その履歴は本人のアカウントに残り続けるおそれがあります。

Zoomのプライバシーステートメントでは、会議の音声・映像・チャットなどの顧客コンテンツを、Zoomや第三者のAIモデルの学習に使わないと書かれています。ところが、文字起こしを会議の外に持ち出して個人のAIに貼った時点で、その文字起こしはZoomの約束の外側に出てしまうことになります。要約は個人のアカウントではなく、会社で用意したAI環境でまとめると決めておきましょう。

会社として使う環境を1つに決めておけば、誰がどのAIを業務に使っているかを管理者が把握出来るようになります。社員の側も、文字起こしをどこに貼ってよいか迷わずに済むでしょう。会社が把握していないAI利用の実態と対策は、野良AI（シャドーAI）の対策で詳しく取り上げています。

社外の会議で使う前の一言｜場面別の例文

断りを入れる場所は、会議の招待メールと会議の冒頭の2か所にすると、相手が準備する時間を取れます。招待メールで目的と範囲を伝え、冒頭で口頭でもう一度確かめる流れになります。例文は、自社の言い回しに合わせて調整してみてください。

取引先との商談

商談では、記録の目的を議事録の作成と社内での共有に限ると伝えると、相手も応じやすくなります。

• 招待メール：「当日の内容は、議事録作成のためZoomで録画し、文字起こしをさせていただく予定です。記録は社内の担当者のみで共有し、目的以外には使用いたしません。差し支えがある場合は、ご返信にてお知らせください。」
• 会議の冒頭：「本日は議事録のため、録画とAIによる要約を使わせていただいてもよろしいでしょうか。お話しになりにくい内容があれば、その間は止めますのでお声がけください。」

相手から断られた場合は、録画を止めて手書きのメモに切り替えるなど、代わりの方法をすぐに示せるようにしておきましょう。

採用面接

採用面接は応募者の個人情報を扱う場面のため、記録するかどうかを会社として決めたうえで、記録する場合は面接の案内の時点で伝えておくのが無難でしょう。

• 招待メール：「面接の内容は、選考の記録のため録画と文字起こしをさせていただきます。記録は選考に関わる担当者のみが確認し、選考の終了後は社内の規程に沿って削除いたします。」
• 会議の冒頭：「事前にご案内したとおり、本日の面接は録画しております。記録を望まれない場合は、この場でお申し出ください。お申し出によって選考で不利に扱うことはございません。」

録画を断られた場合でも、そのことで選考上不利に扱わないと決めておけば、応募者も安心して答えられます。

顧客の相談

顧客からの相談では、相手が話した悩みや状況が記録に残るため、記録の目的と保存期間を短く添えると伝わりやすくなります。

• 招待メール：「ご相談内容を正確に承るため、オンライン面談は録画し、AIで要約を作成いたします。記録は担当部署のみで管理し、一定期間の後に削除いたします。」
• 会議の冒頭：「本日のお話は、聞き漏らしがないよう録画させていただきます。録画を止めたいところがあれば、いつでもお申し付けください。」

保存期間や削除の時期は、次に紹介する社内ルールの判断表と合わせて決めておくと、例文で伝えた約束のとおりに運用出来ます。

無断で録ると何が問題になるか｜法律と取引先の信頼

無断の録音がそれだけで違法になるとは言い切れませんが、相手の信頼を損ねるおそれは残ります。個人情報保護委員会のQ&A（Q1-10）には、通話の内容から特定の個人を識別できる場合は個人情報に当たり、個人情報保護法の上では、利用目的の通知や公表などは必要になる一方で、録音していることを相手に伝える義務までは負わない、という趣旨の回答があります。民事の裁判で無断の録音が証拠として使えるかについては、BUSINESS LAWYERSの解説記事（島田法律事務所の福谷賢典弁護士、2020年9月3日）が、違法に集めた証拠でも直ちには否定されない一方、著しく反社会的な手段で人格権を侵害するような場合は否定されうるとしています。とはいえ、法律上の義務があるかどうかと、取引先が安心して話してくれるかどうかは、別の話になります。

取引先と秘密保持契約を結んでいる場合は、会議の内容を記録して社外のサービスに預けることが、契約の範囲に収まるかも確認しておきたいところです。社内の規程の面でも、記録したデータをどこに保存し、誰が見られるかを決めないまま録り始めると、情報の持ち出しと区別が付かなくなってしまいます。法律上の義務がなくても、社外の会議では録る前に断るのが無難な選び方になります。

社内ルールの判断表｜会議の種類ごとに決める

会議ごとに毎回判断していると、担当者によって扱いがばらばらになってしまいます。会議の種類ごとに、録画・文字起こし・AI要約・外部ボットを使ってよいかと、事前の断り方を表にして共有しておきましょう。次の表は判断のたたき台で、自社の取引の内容に合わせて可否を付け替えて使うことが出来ます。

表で迷いやすいのは、外部のボットの扱いです。ボットは参加者リストには表示されますが、人と見分けにくいうえ、記録したデータの保存先も相手には分かりません。会社として契約・確認したサービスに限って使い、社員が個人で登録したボットは社外の会議に入れない、と線を引くと分かりやすくなります。

保存期間も、ルールに一緒に書き込んでおきたい項目です。Zoomには、クラウド録画を指定した日数の後に削除する設定や、会議の文字起こしを指定した日数の後に削除する設定が用意されています。削除した録画は、ゴミ箱からの復元を有効にしている場合、30日間ゴミ箱に残る仕組みになります。生成AI全般の社内ルールの作り方は、生成AIの社内ガイドラインの作り方も参考にしてみてください。

※2026年10月6日時点のZoom公式サポートの記載に基づきます（KB0065362・KB0074786・KB0085675）。

情シスが確認するZoomの管理者設定

断りの一言を徹底するのと並行して、Zoomの管理者設定で、通知が確実に出る状態と記録の範囲を整えておくと安心です。録画の通知に関わる設定は、アカウント・グループの単位で設定でき（一部はユーザー単位でも可）、ロックを掛けるとユーザーは変更出来なくなります。項目名は、Zoom公式ヘルプの英語表記のまま載せています。

• Recording notifications - Zoom clientsZoomアプリで参加している方への録画の通知に関わる設定です。ユーザーが変えられないよう、ロックしておく候補になります。
• Recording notifications - Phone users電話で参加している方への音声案内です。Play voice prompt for で全参加者・ゲストのみ・なしを選べるほか、Require phone-only users to press 1 to consent to being recorded（電話のみの参加者に1を押して同意してもらう設定）があります。
• Show a disclaimer to participants when a recording starts／Customize Disclaimer録画開始時の同意の表示と、その文言です。無効化や文言の変更が出来るのは、Enterprise・Education・APIのアカウントと、ライセンス100以上のBusinessだけで、社外の参加者（ゲスト）には必ず表示されます。
• Custom disclaimer for transcripts会議の文字起こし（Meeting transcript）が有効なときに、参加者へ表示する通知文です。Meeting transcript の下位設定にあります。
• Allow saving of transcripts to computer by文字起こしを端末に保存できる人の範囲です。ホストのみ・ホストと共同ホスト・ゲスト（外部の参加者）以外の参加者・指定したIPの参加者・全参加者から選べます。
• レコーディングを許可（Allow Record）ホストが会議中に参加者メニューから、参加者にローカル録画の許可を与える操作です。社外の方に許可を出すかどうかを、ルールで決めておきます。
• Meeting summary with AI と要約の配布先Zoom AIの要約を使えるようにする設定と、要約を送る相手の範囲（ホストのみ・共同ホスト・社内の招待者・全招待者）の指定です。ホストはこの範囲の中から選びます。
• Active Apps Notifier外部のアプリが会議の映像・音声・チャットなどにアクセスしているとき、参加者に知らせる仕組みです。
• 待機室・サインイン必須・ドメインの制限Zoomのボット対策の記事で挙げられている、外部のボットの入室を抑える方法です。

※2026年10月6日時点のZoom公式サポートの記載に基づきます（KB0068228・KB0068402・KB0085675・KB0076922・KB0058013・KB0057960・KB0063928・KB0088381）。

設定の画面は契約の種類やバージョンで変わることがあるため、反映した後は、テスト用の会議で参加者側の画面に通知が出るかを確かめてみてください。

文字起こしの設定・保存・ダウンロードの手順

会議の文字起こし（Meeting transcript）は既定ではオフになっており、Pro・Business・Enterpriseのアカウントで、オーナーか管理者が有効にする必要があります。2026年5月18日以降は字幕を保存・ダウンロード出来なくなったため、記録として残したい場合は会議の文字起こしを有効にすることになります。保存先や画面ごとの操作の順番は、冒頭でご案内したZoomの文字起こしの記事にまとめています。

会社で安全に使うには｜記録から要約までを会社の管理下に置く

会議の記録を安全に扱うには、録る前の断り、Zoomの設定、記録した後の置き場所の3つをそろえて決めることになります。最初の2つはこれまでの節の内容で整えられますが、3つ目は社員の手元の使い方に左右されます。

文字起こしの要約を社員に任せきりにすると、それぞれが使い慣れた個人のAIに貼り付けてしまい、どの取引先の発言がどこにあるのかを誰も把握出来なくなってしまいます。会社として使うAIの環境を用意し、録音や文字起こしの読み込みから要約までをその中で済ませるように決めておけば、管理者が利用の記録を確認出来るようになります。社外の会議の記録は、会社が契約したAI環境の外に出さないことを、ルールの1行目に書いておきましょう。

会社でAIを使うときの全体の点検項目は、生成AIのセキュリティチェックリストで確かめることが出来ます。

よくある質問

まとめ

Zoomの録画は社外の参加者に同意を求める通知が出て、Zoom AIの要約はダイヤ形のアイコンで相手に分かる仕組みになっています。外部のボットは参加者リストに出ても人と見分けにくく、手元の録音機や画面録画はZoomから通知されないため、録る前の断りと社内ルールで扱う必要があります。

社外の会議では、招待メールと会議の冒頭の2か所で目的と共有範囲を伝え、会議の種類ごとに録画・文字起こし・AI要約・外部ボットの可否を決めておきましょう。記録した後の文字起こしは、個人のAIアカウントに貼らずに会社で用意したAI環境で要約する形にそろえると、取引先の発言を会社の管理下に置いたまま議事録を作ることが出来ます。

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