Gemini Gems（Gem）とは、よく使う指示と参考ファイルを保存しておき、繰り返しの作業や特定の分野の仕事に何度でも呼び出して使えるGeminiのカスタム版です。個人の無料アカウントでも作れますが、会社で作って社員に配るなら、共有した相手に指示とファイルがどこまで見えるか、Googleドライブの共有設定がGemにもそのまま効くこと、仕事用アカウントではスマホのGeminiアプリでGemを使えないことの3点を先に確認してください。なお「Gemが廃止される」という一部報道がありますが、Googleの公式の告知は2026年9月19日時点で確認できません。
この記事は、Gemの仕組みと、会社でGemを作って配る前に決めておくことに絞って解説します。Gemini全体の始め方、個人向けプランの違い、アクティビティの設定といった全体像はGeminiの使い方｜始め方・主な機能・会社で使う前に決める設定にまとめています。
※この記事の仕様・画面名・手順は、2026年9月19日時点のGoogle公式ヘルプ（Gemini アプリ ヘルプ、Google Workspace 管理者ヘルプ）、Geminiアプリのリリースノート、Google Workspace Updates（Googleの公式ブログ）の記載にもとづきます。画面の表記や提供範囲は変わることがあるため、設定の前に最新の公式ヘルプもあわせてご確認ください。
Gemini Gemsとは｜指示を保存して繰り返し使うGeminiのカスタム版
Gemは、毎回のチャットで書いていた前置き（あなたは誰で、何を、どんな前提で、どんな形で出してほしいか）をまとめて保存しておけるGeminiです。Googleのヘルプは、Gemを繰り返しの作業や新しい分野の知識の習得を助けるGeminiのカスタマイズ版と説明しており、Geminiアプリのリリースノートでは「カスタム AI エキスパート」とも呼んでいます。
たとえば、経費精算の差し戻し理由を社内の言い回しで書くGem、社内規程に沿って社員の質問に答えるGem、会議メモを決まった議事録の書式に整えるGemといった使い方です。一度作っておけば、Gemを選んで用件を書くだけで、同じ前提のもとで回答が返ってきます。担当者が替わっても指示文が残るため、仕事の型を引き継ぐ道具としても使えます。
通常のGeminiのチャットと何が違うか
- 指示を毎回書かなくてよい：名前とカスタム指示を保存しておけば、Gemを開くたびにその指示が前提になります。
- 知識としてファイルを持たせられる：パソコンのファイルやGoogleドライブのファイルを、Gemの［知識］に追加できます（詳しくは後述）。
- 他の人に共有できる：リリースノートによると、カスタムGemの共有は2025年9月18日から使えるようになりました。閲覧だけか編集もできるかを、ドライブのファイルと同じように相手ごとに決められます。
- 呼び出せる場所が複数ある：ウェブで作ったGemは、Geminiのモバイルアプリと、Google Workspace（Gmail・ドキュメントなど）のGeminiサイドパネルにも表示されます。ただし仕事用アカウントのモバイルアプリには制限があります（後述）。
一方で、使えない場面もあります。ヘルプには、現時点ではGemini Live（音声で会話する機能）ではGemを使えないと書かれています。また、Googleの利用規約（生成AIの使用禁止に関するポリシーを含む）に違反する可能性があるとシステムが判断した場合、GeminiアプリによってGemが削除されることがあるとも明記されています。業務で使う大事なGemほど、指示文の控えを別に残しておくと安心です。
Googleが用意したプリメイドGem
Geminiアプリには、最初から用意されたGem（プリメイドGem）があります。日本語のヘルプでは、キャリアガイド、文章編集者、ブレインストーミング パートナーが例として挙がっています。プリメイドGemは、Geminiのウェブアプリ、モバイルアプリ、WorkspaceのGeminiサイドパネルでそのままチャットに使えます。
業務向けには、Google Workspace Updates（2025年3月13日）で、営業の提案を考えるSales pitch ideator、文案を作るCopy creator、学習を助けるLearning coach、文章の感情を分析するSentiment analyzerといったプリメイドGemが紹介されています。日本語の画面での表示名は異なる場合があるため、社内マニュアルに載せるときは実際の画面で名前を確かめてから書いてください。
プリメイドGemを自社向けに直したいときは、ウェブアプリの［Google が作成した Gem］で対象のGemを探し、［コピーを作成］を押します。コピーは自分のGemとして指示を書き換えられます。ただし、すべてのプリメイドGemをカスタマイズできるわけではなく、［コピーを作成］が表示されないGemはコピーも変更もできません。なお、学習コーチのプリメイドGemは、現時点では言語学習をサポートしていないとヘルプに書かれています。
名前が同じ別の機能「Gems from Google Labs」に注意
Geminiのウェブアプリには、Gems from Google Labsという、名前がよく似た別の機能もあります。こちらはGoogle Labsの試験運用であるOpalを使ったAIのミニアプリで、この記事で扱う通常のGemとは仕組みも条件も違います。
- 18歳以上で、個人のGoogleアカウントでログインしている必要があり、仕事用・学校用のアカウントでは使えません。
- 現時点ではウェブアプリで英語のみ、作成と編集はパソコンのみです。
- 通常のGemをGems from Google Labsに変換することはできません。
- Opalは Geminiアプリの一部ではないため、やり取りはGeminiアプリのアクティビティに表示されず、Geminiアプリのプライバシーに関するお知らせも適用されません。作ったGemや会話、アップロードしたメディアは、Googleドライブの「Opal」フォルダに保存されます。
社内での呼び方をそろえる：社員が「Gemを使っている」と言ったとき、どちらの機能かで確認すべき設定が変わります。Labsの方は仕事用アカウントでは使えないため、業務で出てくるなら個人アカウントで使っている可能性があります。社内ルールでは「Gem＝通常のGem」と定義し、Labsの機能は別名で扱うと混乱を防げます。
Gemini Gemsは無料で使える？料金・上限・年齢の条件
Gemは、個人のGoogleアカウントであれば有料のGoogle AIプランに入っていなくても作成・利用できます。仕事用アカウントでは、Gemだけに設けられた回数の上限はなく、そのとき選んでいるモデルの使用量の上限が適用されます。
個人アカウント：Google AIプランなしでも作れる
Geminiアプリのリリースノートには、2025年3月13日付で、カスタムAIエキスパートのGemsがより多くのGeminiユーザーに無料で使えるようになったと記載されています。現在の個人向けのプラン別機能表でも、Gemの行は、Google AIプランなし、Google AI Plus、Google AI Pro、Google AI Ultraの4列すべてにチェックが付いています。機能表の上では、Gemを使えるかどうかは有料プランかどうかで変わりません。
プランで変わるのは使用量の上限などです。プラン別の機能表と同じヘルプ（Geminiアプリのプラン別の違い）によると、使用量の上限は週ごとの上限に達するまで5時間ごとにリセットされます。有料プランごとの違いはGeminiの有料プランの解説やGoogle AI Proの解説をご覧ください。なお、Gemを作成・利用するにはGeminiアプリへのログインが必要で、ログインしていない状態ではGemを使えません。
仕事用アカウント：Gem専用の上限はなく、選んだモデルの上限が適用
Google Workspaceの仕事用アカウント向けヘルプでは、Canvas・Gem・Storybookなどの機能の使用量の上限について、その機能を使うときに選んでいるモデルの上限が適用されると説明しています。Gem用に別枠があるわけでも、Gemだけ無制限というわけでもありません。社内で重いGemを多用すると、同じ人の通常のチャットと同じ枠を使う、と理解しておくと運用を考えやすくなります。
仕事用アカウントでGeminiアプリを使うには、管理者がアクセスを有効にしている必要があります。どのWorkspaceエディションでどんなデータ保護が適用されるかは、後述の「入力情報の学習利用」の節で整理します。
年齢条件：個人は13歳以上、仕事用は18歳以上
個人のGoogleアカウントでGemを作成して使うには、13歳（またはお住まいの国で定められた年齢）以上である必要があります。仕事用のアカウントでGeminiを使う場合は、18歳以上という年齢条件があります。新入社員やアルバイトに配るときは、雇用区分だけでなく年齢の条件にも当てはまるかを確認してください。
Gemの作り方｜［Gem を作成］から保存までの手順
Gemは、パソコンのブラウザでGeminiのウェブアプリを開き、サイドバーの［Gem］から作ります。スマホのGeminiアプリでは、Gemを使うことはできても、作成・編集・削除はできません。
- パソコンで gemini.google.com にアクセスします。
- 「サイドバーを開く」アイコンをクリックし、［Gem］をクリックします（英語版のヘルプではこの一覧をGem managerと呼んでいます）。
- ［Gem を作成］をクリックします。
- Gemの名前とカスタム指示を入力します。
- （省略可）参考資料を持たせる場合は、［知識］の下にある「ファイルを追加」アイコンからファイルを追加します。
- 画面右側のプレビューで何度か試し、問題がなければ［保存］をクリックします。
名前は、社内で共有したときに一覧で見分けられるよう、部署名と用途を入れておくと迷いません（例：総務｜就業規則Q&A、経理｜請求書チェック）。
カスタム指示の4観点（ペルソナ・タスク・コンテキスト・形式）
Googleのヘルプは、Gemのカスタム指示を書くときに考える観点は、よいプロンプトを書くときと同じだとして、次の4つを挙げています。4つすべてを入れる必要はありませんが、いくつかでも書いておくと効果的だとされています。
- ペルソナ：Gemにどんな立場で答えさせるか。例：中小企業の総務担当として、社員からの質問に答える。
- タスク：何をさせるか。例：就業規則の該当箇所を示しながら、質問に短く答える。
- コンテキスト：前提や背景。例：社員数は約80名、勤務形態は正社員とパートがいる、回答の根拠は知識に入れた規程だけにする。
- 形式：どんな形で出すか。例：結論を1文で書き、次に根拠の条文番号、最後に担当部署への確認が必要かどうかを書く。
社内向けのGemでは、これに「答えてはいけないこと」を1行足しておくと扱いやすくなります。たとえば「規程に書かれていないことは推測で答えず、総務に確認するよう案内する」といった一文です。
指示をGeminiに書き直してもらう（［Gemini を使用］）
指示を一から整えるのが難しいときは、作成画面の［Gemini を使用］で、書いた指示をGeminiに書き直してもらえます。箇条書きのメモ程度の指示を入れて書き直させ、その結果を自社の言葉に直す、という順に進めると早く形になります。書き直された指示は、そのまま保存せず、事実と違う前提や社外に出したくない条件が入っていないかを人の目で確かめてください。
プレビューで試してから保存する
作成画面の右側のプレビューで、実際の質問を入れて回答を確かめられます。ヘルプには、プレビューを使ってもGemは自動では保存されないと書かれているため、試したあとは必ず［保存］を押します。プレビューでは、よくある質問だけでなく、答えてほしくない質問や、規程にない質問も入れて、想定どおりに断ったり案内したりするかを見ておくと、配ったあとの手戻りが減ります。
Gemの編集・削除と、共有を外したときの扱い
カスタムGemの作成・編集・削除は、Geminiのウェブアプリでのみ行えます。スマホで気づいた修正も、パソコンのウェブアプリから直します。共有しているGemを編集すると、指示やファイルを変えた時点で、共有先の人の回答も変わる可能性があります。
共有していたGemについて、ある人のアクセス権を外すと、その人のGoogleドライブからGemが削除されます。部署異動のときにアクセス権を外すと、相手の手元からも消えるということです。
知識（ファイル・Googleドライブ）をGemに持たせる
Gemの［知識］にファイルを追加すると、Gemはそのファイルの内容を前提に回答します。社内規程、商品の説明資料、よくある質問の一覧などを入れておくと、社内向けの回答係として使いやすくなります。
ドライブから入れたファイルは常に最新版が使われる
ヘルプによると、Googleドライブからファイルを追加した場合、Geminiはそのファイルの最新バージョンを使います。元のファイルに変更を加えると、その変更がGemに反映されます。
これは運用上の大きな利点です。社内規程や料金表の正本はドライブで管理し、Gemにはそのファイルを参照させるだけにしておけば、規程を改定するたびにGemを作り直す必要がありません。パソコンからアップロードしたファイルについては、元のファイルの変更が反映されるという記載はヘルプにないため、改定のたびにGem側で差し替える前提で運用します。
正本はドライブ、Gemは参照だけ：知識に入れる資料は、編集権限を持つ人を絞ったドライブのフォルダに置き、Gemからはそれを参照させる形にします。誰かがファイルを書き換えると、そのGemを使う全員の回答が変わるため、ファイル側の編集権限の管理がそのままGemの品質管理になります。
ドライブのファイルを入れるための条件
Googleドライブからファイルを追加するには、［アクティビティの保存］をオンにし、Google WorkspaceをGeminiアプリに接続しておく必要があります。個人のアカウントでは、［アクティビティの保存］をオフにすると、今後のチャットはAIモデルのトレーニングに使われなくなる（Googleにフィードバックを送った場合を除く）一方で、ドライブのファイルを知識に入れる使い方はできなくなります。学習に使わせたくない情報を扱うGemを個人アカウントで作るのは、この点でも会社の運用には向きません。
NotebookLMのノートブックと、知識の引用を切る設定
知識には、［その他のアップロード］から［ノートブック］を選んで、NotebookLMのノートブックを追加することもできます。ただし、NotebookLMのノートブックを入れたGemは共有できません（共有の節で詳しく説明します）。また、回答に知識ファイルからの引用を含めたくない場合は、［知識の引用を無効にする］を選べます。社外向けの文面を作るGemで、元資料の抜き書きが回答に紛れ込むのを避けたいときに使える設定です。
Gmail・ドキュメントなどGoogleサービスとの連携
ウェブで作ったGemは、Gmailやドキュメントの画面の横に出るGeminiのサイドパネルからも呼び出せます。一方、Google Chatのサイドパネルでは一部のユーザーを対象にGemが使えなくなる変更が告知されており、スマホのアプリで使えるかどうかもアカウントの種類で変わります。
Workspaceのサイドパネルから呼び出せる
Google Workspace Updates（2025年7月2日）で、Googleドキュメント、スライド、スプレッドシート、ドライブ、GmailのサイドパネルからGemを使えるようになったと告知されました。メールの返信文を作るGemをGmailの画面で、議事録を整えるGemをドキュメントの画面で、というように、作業している画面を離れずに呼び出せます。
同じ告知（2025年7月）には、対応するWorkspaceアプリのサイドパネルのGemやGeminiについて、管理者向けの個別の設定はないと書かれています。告知の時点ではサイドパネルのGemを個別に止める設定がなかったため、どのGemを作って配るかの段階で内容を管理するのが現実的です。
Google ChatのサイドパネルではGemが使えなくなる（英語設定のユーザー）
Google Workspace Updates（2026年8月19日）で、Google Chatに「Ask Gemini」を導入するのにあわせて、ChatのGeminiサイドパネルからGemを使えなくなると告知されました。GmailやドキュメントなどのほかのWorkspaceアプリのサイドパネルでは、引き続きGemを使えます。この変更の対象は、Googleアカウントの言語を英語にしているユーザーだけで、ほかの言語設定のユーザーは引き続きChatのサイドパネルを使えるとされています。ただし告知には、今後ほかの言語にも広げる予定と書かれています（展開は2026年8月26日から順次）。
「Gemが使えなくなる」という話を社内で聞いたときは、この公式に告知されたChatの変更なのか、後述する廃止の報道なのかを分けて確認してください。
Workspace Studioの「Ask a Gem」で業務フローに組み込む
Google Workspace Updates（2026年4月22日）では、Google Workspace Studioの「Ask a Gem」ステップが紹介されています。Studioは、決まった手順を自動で流すフロー（ワークフロー）を作る機能で、このステップを使うと、フローの中から非公開のGemにプロンプトを送り、要約や文書作成といった作業を自動化できます。展開は2026年4月17日に始まりました。
- 対象は、知識にドライブのファイルを持つGemです。Googleフォトやそのほかの形式のファイルを持つGemはStudioに表示されません。
- 使えるエディションは、Business Starter・Standard・Plus、Enterprise Standard・Plusです。
Gemを人が話しかける相手として使うだけでなく、業務フローの部品として組み込めるということです。たとえば、要約の書式や文書の型を決めたGemを作っておき、フローの中でそのGemに要約や下書きを任せる、といった使い方が考えられます。
スマホアプリで使えるかは、アカウントの種類で変わる
- 個人アカウント：GemはGeminiのウェブアプリとモバイルアプリの両方で使えます。作成・編集・削除はウェブアプリだけです。
- 仕事用アカウント（Google Workspace）：管理者ヘルプには、Workspaceユーザーのモバイルアプリの利用には一部制限があり、Gemとキャンバスは使えないと書かれています。
社員から「スマホのGeminiアプリにGemが出てこない」と聞かれたら、まず仕事用アカウントでログインしているかを確認します。仕事用アカウントで使うなら、パソコンのブラウザ（Geminiのウェブアプリや、Gmail・ドキュメントのサイドパネル）での利用を前提に案内してください。キャンバスについてはGemini Canvasの解説で扱っています。
GemとChatGPTのGPTsの違い
GemとChatGPTのGPTs（カスタムGPT）は、指示とファイルを保存した専用のAIを作るという点で似ていますが、作れるプランと今後の見通しが大きく違います。OpenAIはカスタムGPTの提供終了を予定していると告知しています。
- 作れるプラン
- Gem：個人アカウントはGoogle AIプランなしでも作成できます。GPTs：OpenAIのヘルプによると、Free・Go・Plus・Proを含む個人用のChatGPTアカウントでは、新しいGPTを作成・公開できません。
- 作成と利用の場所
- Gem：作成・編集・削除はウェブアプリのみ、利用はウェブとモバイル（仕事用アカウントはモバイル不可）。GPTs：作成と編集はWeb、モバイルアプリでは利用のみです。
- 持たせられるファイル
- Gem：パソコンのファイル、Googleドライブのファイル、NotebookLMのノートブックなどを知識に追加できます。GPTs：1つのGPTに最大20個、各512MBまでのファイルを添付できます。
- 今後の見通し
- GPTs：OpenAIはカスタムGPTの提供終了を予定しており、ワークフローをプラグインへ移すことを勧めています。対象となるEnterpriseワークスペースでは2026年12月11日に提供終了の予定で、ほかのプランも同じスケジュールに従う予定とされています。Gem：Googleの公式の提供終了の告知は、2026年9月19日時点で確認できません。
※GPTsの記載は、2026年9月19日時点のOpenAIのヘルプ（日本語版）の内容です。
この違いから、GPTsとGemのどちらかを選ぶという比べ方は、2026年時点では前提が変わりつつあります。会社としては、どちらのサービスの専用AIも、指示文と参考資料を社内に控えとして持ち、サービス側の仕様が変わっても作り直せる状態にしておくことが大切です。GPTsの作り方と提供終了の詳細はGPTsの作り方の解説をご覧ください。
業務での活用例と、部署用Gemの指示文ひな形
業務のGemは、繰り返しが多く、答え方の型が決まっている仕事から作ると効果が見えやすくなります。以下は、4観点に沿って書いた部署用Gemの指示文のひな形です。そのまま使うのではなく、自社の規程・言い回し・担当窓口に合わせて書き換えてください。
総務：社内規程の問い合わせに答えるGem
タスク：社員からの就業規則・経費規程・慶弔規程に関する質問に答えます。
コンテキスト：回答の根拠は、知識に入れた規程ファイルだけにします。規程に書かれていないことは推測せず、総務に確認するよう案内します。
形式：1行目に結論、2行目に根拠となる規程名と条文番号、3行目に総務への確認が必要かどうかを書きます。
知識：ドライブにある規程の正本（改定はドライブ側で行う）。
総務のGemは、社員の個人情報を扱わない質問に限定するのが前提です。休職や給与など個別の事情が絡む相談は、Gemではなく担当者に直接つなぐ一文を入れておきます。
経理：請求書・経費精算を確認するGem
タスク：貼り付けられた経費精算の内容を、社内の経費規程と照らして、差し戻しが必要な点を指摘します。
コンテキスト：判断の基準は知識に入れた経費規程だけです。最終判断は経理担当者が行うため、あなたは指摘の候補を挙げるだけにします。
形式：指摘があれば箇条書きで、該当する規程の項目名と、申請者に伝える差し戻し文の案を丁寧語で書きます。
知識：経費規程、勘定科目の社内ルール（いずれもドライブの正本）。
取引先名や口座番号などを含む請求書そのものを入れるかどうかは、後述の学習利用の設定と社内ルールを確認してから決めます。
営業：提案メールの下書きを作るGem
タスク：商談メモをもとに、お礼と次回提案の日程調整を兼ねたメールの下書きを作ります。
コンテキスト：商品の説明は、知識に入れた公開済みの商品資料の範囲だけで書きます。価格や値引きには触れず、見積もりは別途送ると書きます。
形式：件名案を2つ、本文は300字程度、最後に確認してほしい点を箇条書きで添えます。
知識：公開済みの商品パンフレット、会社概要。
指示文に書かないこと：共有したGemは、閲覧者にも指示文と知識のファイルが見えます。値引きの上限、仕入れ値、取引先ごとの条件など、社員全員に見せられない情報は指示文にも知識にも入れないでください。
情シス：社内ヘルプデスクの一次回答をするGem
タスク：パスワードの再設定方法、プリンターの接続、共有ドライブの使い方など、社内マニュアルにある手順を案内します。
コンテキスト：知識に入れた社内マニュアルに手順がない質問、アカウント権限の変更依頼、セキュリティに関わる相談には答えず、情シスへの申請窓口を案内します。
形式：手順は番号付きで、1手順1行にします。最後に、解決しない場合の連絡先を書きます。
知識：社内ITマニュアル（ドライブの正本）。
いずれのひな形も、プレビューで答えてほしくない質問を入れて試し、断り方と案内先が正しいかを確かめてから共有します。
Gemの共有｜閲覧者・編集者と4つの公開範囲
Gemの共有は、Googleドライブのファイルの共有と同じ仕組みで動きます。共有した相手には、閲覧者であっても指示とファイルが見えること、そして会社のドライブの共有設定がGemにもそのまま効くことが、配る前に押さえるべき2点です。
閲覧者にも指示とファイルが見える
Gemの共有のヘルプによると、Gemにアップロードしたカスタム指示とファイルは、そのGemにアクセスできるすべてのユーザーが閲覧できます。閲覧者ができることとして、共有されたGemを使うことに加えて、カスタム指示とアップロードしたファイルを表示することが挙げられています。ヘルプ自身も、ファイルを見てほしくない相手とはGemを共有しないよう注意しています。
つまり、Gemを共有すると、指示文と知識ファイルも一緒に渡すことになります。社内規程のように全員が見てよい資料はよいのですが、役員向けの資料や個人の評価情報を入れたGemを部署全体に共有すると、Gemを通じてその資料を配ったのと同じことになります。
編集者は指示とファイルを変えられる
編集権限を持つユーザーは、カスタム指示とアップロードされたファイルを更新・削除できます。ヘルプには、これらを変更するとGeminiの回答が変わる可能性があると書かれています。編集者は、指示とファイルの変更に加えて、Gemをほかの人に共有したり、Gemを削除したりもできます。部署で共有するGemは、編集者を作成者と責任者の少人数に絞り、ほかの人は閲覧者にしておくと、知らないうちに回答の基準が変わることを防げます。
公開範囲は一般公開・リンクを知っている全員・組織内・非公開
- 一般公開：誰でもGoogleでGemを検索してアクセスでき、Googleアカウントへのログインも要りません。
- リンクを知っている全員：リンクを知っている人なら誰でもGemを使え、ログインは要りません。
- 組織内：仕事用アカウントの場合、組織のアカウントでログインしていれば誰でもGemを開けます。
- 非公開：アクセス権を与えた人だけがGemを開けます。
ヘルプには、職場や学校のアカウントでは一般公開とリンクを知っている全員の選択肢が表示されないことがある、と書かれています。Gemの共有は組織のドライブの共有設定で制御されているため、自社の仕事用アカウントでどれが選べるかを、配る前に管理者が実際の画面で確かめておきます。共有には有効期限を設定することもできます。
共有したGemはドライブに保存され、ドライブの共有設定が効く
共有したGemは、Googleドライブの新しいフォルダに保存されます。Gemにアップロードしたファイルも、同じくドライブのフォルダに保存されます。管理者ヘルプは、共有されたGemはドライブに保存・共有されるため、ドライブの共有設定がGemにも適用されると説明しています。
ここで注意したいのが社外への共有です。同じ管理者ヘルプには、組織外へのドキュメントの共有を許可している場合、そのユーザーは組織外にもGemを共有できると明記されています。取引先とのファイル共有のためにドライブの外部共有を許している会社では、社員は同じようにGemも社外の人に渡せる状態にあります。
共有できないGem（NotebookLMなどを知識に入れたもの）
アップロードしたファイルを含むGemを共有できるのは、知識がパソコンのファイルかGoogleドライブのファイルだけの場合です。［知識］にそれ以外の形式が入っていると共有できず、NotebookLMのノートブックも共有するGemのソースには使えません。管理者がGemの共有を無効にしている場合も、共有はできません。「共有ボタンが押せない」と相談されたら、この2つを順に確認します。
共有されたGemの受け取り方と、オーナー権限の譲渡
英語版のヘルプによると、共有されたGemは自動では自分のGemの一覧に追加されず、Gemを開いてやり取りをすると一覧（英語の画面ではMy Gems）に加わります。社内に配るときは、リンクを送るだけでなく、一度開いて使ってもらうよう案内すると迷いません。
また、Gemのオーナー権限は、そのGemにアクセスできる別のユーザーに譲渡できます（［オーナー権限を譲渡］から操作）。作成者が異動・退職する前に、部署の責任者へオーナー権限を移しておけば、部署のGemをそのまま使い続けられます。
部署ごとに作ったGemの公開範囲を、作った本人しか把握していない状態になっていませんか。UPGEAR AI（アップギアAI）は、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1つの契約で使える法人向けサービスです（人数無制限）。
管理者が決める設定｜管理コンソールの［Gem の共有］
Google Workspaceでは、Gemの共有は既定でオンになっており、管理者は管理コンソールの［Gem の共有］で、組織全体・組織部門・グループの単位でオン・オフを切り替えられます。ただしオフにしても、すでに共有したGemはドライブから共有し続けられるため、ドライブ側の設定もあわせて見直す必要があります。
設定の場所と手順
- Google管理コンソールで、メニューから［生成 AI］＞［Gemini アプリ］に移動します（Geminiの「設定」の管理者権限が必要です）。
- ［Gem の共有］までスクロールします。
- ［ユーザーに Gem の共有を許可する］の選択で、共有を許すかどうかを切り替えます。
- 一部のユーザーにだけ適用したい場合は、横にある［組織部門］（主に部署に使用）または［グループ］（高度な設定）を選びます。グループの設定は組織部門の設定より優先されます。
- ［保存］をクリックします。
- 変更が反映されるまでに最長で24時間ほどかかることがあるため、切り替えた日時を記録しておきます。
この設定で管理者が制御できるのは、組織内の他のユーザーとGemを共有すること、共有されたGemを使うことの2つです。Google Workspace Updates（2025年9月18日）では、この共有機能が既定でオンであり、ドメイン・組織部門・グループの単位で無効にできると告知されています。何も設定していない会社では、社員はすでにGemを共有できる状態にあると考えてください。
オフにしても、共有済みのGemは止まらない
管理者ヘルプには、この設定をオフにするとGeminiアプリからGemを共有できなくなる一方で、以前に共有したGemにはドライブから引き続きアクセスして共有できると書かれています。すでに社外や部署外に共有されたGemがある場合、設定をオフにするだけでは回収できません。ドライブ上の共有状況を確認し、必要なら個別に共有を外します。
ドライブの外部共有設定をあわせて見直す
共有したGemにはドライブの共有設定が適用されるため、社外にGemを出したくない会社では、ドライブの外部共有の許可範囲がそのままGemの外部共有の範囲になります。取引先との共有のためにドライブの外部共有を全社で許しているなら、外部共有が必要な部署だけに許可を絞れないかを検討します。Gemの共有そのものは社内の部署間で便利に使いたい、という会社にとっては、Gemの共有をオンのまま、ドライブ側で社外への範囲を絞る形が扱いやすくなります。
ほかに見ておく管理者の設定
- Geminiアプリ自体のオン・オフ：同じ［生成 AI］＞［Gemini アプリ］の［サービスのステータス］で、組織全体または組織部門・グループ単位で切り替えます。
- 会話履歴の保存期間：仕事用アカウントの会話履歴は既定で18か月保存され、管理者は3か月・18か月・36か月に変えるか、履歴をオフにできます。ただし会話履歴をオフにすると、GeminiからWorkspaceアプリの連携機能にアクセスできなくなります。
- サイドパネル：2025年7月の告知時点では、WorkspaceアプリのサイドパネルのGemに個別の管理設定はありませんでした。
- モバイル：Geminiモバイルアプリ専用の管理コンソールはありませんが、デバイス管理の設定からGeminiアプリをブロックできます。
Google WorkspaceとGemini Enterpriseの違いや、会社で契約する場合の選び方はGemini Enterpriseの解説で整理しています。
Gemini Gemsは廃止される？2026年9月19日時点の公式情報
「Gemが廃止される」という一部報道がありますが、Googleの公式の告知は2026年9月19日時点で確認できません。報道自体も、Googleは公式にコメントしていないと伝えています。
確認した公式の情報源
- Geminiアプリのリリースノート（日本語版・英語版）：最新の項目は2026年9月10日付で、Gemに関する項目は機能の追加や提供範囲の拡大だけです。Gemの提供終了の告知はありません。
- Gemのヘルプ（作成・共有・プリメイドGem・指示のヒント）：提供終了や移行についての記載はありません。
- Google Workspace Updates（2026年8月・9月の記事一覧）：Gemに関する告知は、前述のGoogle Chatのサイドパネルの変更だけで、Gemそのものの終了の告知はありません。
公式に確かめられる範囲では、Gemはこれまでどおり使えます。社内で「もうすぐ使えなくなるから作らない方がいい」といった話が出たら、この確認結果を共有したうえで、公式の告知が出たら判断を見直す、という扱いで十分です。
移行先と言われるスキルは、仕事用アカウントでは使えない
報道では、Gemの移行先としてGeminiの「スキル」の名前が挙がっています。しかし、スキルのヘルプに書かれた利用条件を見ると、会社のアカウントでは使えません。
- スキルは現在、Gemini Sparkでのみ使えます。
- 18歳以上で、Geminiモバイルアプリに個人のGoogleアカウントでログインしている必要があります。仕事用・学校用のアカウントでは現時点で利用できません。
- Google AI ProまたはGoogle AI Ultraの登録と、［アクティビティの保存］のオンが必要です。
- 欧州経済領域、ナイジェリア、スイス、英国では使えません。
スキルのヘルプには、日本語版・英語版ともGemへの言及やGemからの移行手順の記載もありません。会社の仕事用アカウントで使っているGemについて、スキルへの移行は今の条件では選択肢になりません。Gemini SparkについてはGemini Sparkの解説をご覧ください。
会社として今やっておくこと
廃止の有無にかかわらず、業務で使うGemは、Gemの中にしか指示が残っていない状態を避けるべきです。規約違反の可能性をシステムが判断した場合にGemが削除されることがある、とヘルプにも書かれています。
- 各Gemの名前、カスタム指示の全文、知識に入れたファイルの一覧、最初に試す質問の例を、社内の共有ドライブにまとめておく。
- 知識のファイルはドライブの正本を参照させ、パソコンからのアップロードは減らしておく（作り直すときにそのまま使える）。
- 作成者と責任者、共有範囲を一覧にし、半年に1回など決まった時期に見直す。
この控えがあれば、Gemの仕様が変わった場合も、ほかのAIサービスの専用AIに移す場合も、指示文と資料をそのまま流用して作り直せます。
会社でGemを作って配る前のチェックリスト
社員が自由にGemを作り始める前に、会社として次の項目を決めておくと、あとから回収や作り直しをせずに済みます。
入力情報の学習利用と、機密情報を入れない注意
入力した情報が学習に使われるかどうかは、どのアカウントでGemを使うかで変わります。
- 対象となるWorkspaceエディション（Business Starter・Standard・Plus、Enterprise Starter・Standard・Plusなど）の仕事用アカウント：管理者ヘルプには、ユーザーのコンテンツは人間によってレビューされることも、許可なくドメイン外で生成AIモデルのトレーニングに使われることもないと書かれています。
- 対象エディションを持たないユーザーや個人アカウント：Googleの利用規約とGeminiアプリのプライバシーに関するお知らせが適用され、チャットの内容は人間のレビュアーによってレビューされ、Googleのサービスや機械学習技術の改良に使われる場合があるとされています。個人アカウントで［アクティビティの保存］をオフにすると、今後のチャットはAIモデルのトレーニングに使われなくなります（Googleにフィードバックを送った場合を除く）が、チャットは72時間アカウントに保存されます。
どちらの場合でも、Gemの指示文と知識ファイルは、共有した相手に見えることを前提に書きます。個人情報、取引先の未公開情報、社外秘の条件は、学習の設定とは別の理由で入れない、と決めておくのが安全です。Geminiで情報が漏れる経路の整理はGeminiの情報漏洩リスクの解説にまとめています。
配る前に確認する8項目
- Gemを作ってよいアカウントを仕事用に限定したか個人アカウントで作ったGemは、［アクティビティの保存］をオフにしてもアカウントに保存され続けます。会社が回収できないため、業務のGemは仕事用アカウントで作るとルールに書きます。
- 管理コンソールの［Gem の共有］を、部署単位でどうするか決めたか既定はオンです。共有を使う部署と使わない部署を組織部門やグループで分け、反映まで最長24時間かかる点も周知します。
- ドライブの外部共有の範囲を確認したかドライブで社外共有を許している範囲が、そのままGemを社外に共有できる範囲になります。
- 指示文と知識に、全員に見せられない情報が入っていないか閲覧者にも指示とファイルが見えます。値引きの上限、個人の評価、未公開の数字は入れません。
- 編集者を少人数に絞ったか編集者が指示やファイルを変えると回答が変わります。部署のGemは作成者と責任者だけを編集者にします。
- 知識のファイルはドライブの正本を参照させているかドライブのファイルは最新版が使われます。正本のフォルダの編集権限も、あわせて絞ります。
- スマホで使えないことを社員に伝えたか仕事用アカウントはモバイルアプリでGemを使えません。パソコンのブラウザでの利用を前提に案内します。
- Gemの一覧と控えを残す場所を決めたか名前・指示の全文・知識ファイル・作成者・共有範囲を共有ドライブに記録し、異動や退職のときは［オーナー権限を譲渡］で責任者に移します。
優先順位をつけるなら：後から取り返しがつきにくいのは、個人アカウントで作られたGemと、社外に共有されたGemです。どちらも、管理コンソールの設定を変えただけでは回収できません。利用が広がる前に、作るアカウントと共有の範囲の2つを先に決めてください。
会社で安全に使うには｜部署ごとの専用AIを1つの契約で管理する
Gemを会社で安全に使うには、仕事用アカウントに利用を寄せ、学習させない設定、利用ログの管理、社員への配布の仕方を会社側で決めておく必要があります。部署ごとの専用AIは便利ですが、個人の判断で増えるほど、会社から見えない利用も増えていきます。
よくあるのは、会社がGeminiを用意していないために、社員が個人のGoogleアカウントで業務用のGemを作ってしまう形です。個人アカウントのGemは、会社から中身も共有先も見えず、退職しても本人の手元に残ります。これは会社が把握していないAI利用、いわゆるシャドーAI（野良AI）の典型的な入口です。
対策の順序は、まず社員が業務で使ってよいAIとアカウントを会社として用意し、次にそのうえで入力してよい情報と共有の範囲をルールにすることです。ルールの作り方は生成AIの社内ガイドラインの作り方で解説しています。
また、業務によって向くAIは異なります。長い資料の読み込み、Web検索を伴う調査、文章の推敲などで、Gemini以外のAIを使いたい部署も出てきます。そのたびに別のサービスと契約し、部署ごとの専用AIがサービスごとに散らばると、学習の設定、ログ、共有範囲の管理がサービスの数だけ増えます。部署ごとの専用AIも、1つの会社契約の中で作り、同じ管理画面で権限とログを見られる形にしておくと、管理の手間と見えない利用の両方を減らせます。
部署ごとの専用AIを、1つの契約と1つの管理画面で
UPGEAR AIは、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1画面で切り替えて使える法人向けプラットフォームです。GPTs・Gem・Claudeプロジェクトの社内版として、よく使う指示と手順をBOTにして社内限定で共有でき、管理者ダッシュボードで利用ログ・権限・モデルのオン・オフを管理できます。会話履歴やログは国内サーバー（AWSの日本リージョン）で管理します。UPGEAR AIの料金は月額30,000円（税抜）からで、ユーザーごとの課金はありません（人数の目安はライト1〜5名、スタンダード6〜20名、プレミアム21〜50名）。
UPGEAR AIの詳細を見るよくある質問
GeminiのGemは無料で使えますか？
スマホのGeminiアプリでGemが使えないのはなぜですか？
GemとChatGPTのGPTsは何が違いますか？
Gemini Gemsは廃止されるのですか？
Gemを共有すると、指示やファイルも相手に見えますか？
社員がGemを社外の人に共有できてしまうことはありますか？
おすすめのGemはありますか？
まとめ
Gemini Gems（Gem）は、よく使う指示と参考ファイルを保存して、繰り返しの作業に何度でも使えるGeminiのカスタム版です。個人アカウントならGoogle AIプランなしでも作れ、ドライブのファイルを知識に入れると常に最新版が使われるため、社内規程や商品資料の正本と組み合わせると、部署ごとの回答係として使いやすくなります。
会社で作って配る前に決めることは3つです。1つ目は、共有した相手には閲覧者であっても指示とファイルが見えること。2つ目は、共有したGemはドライブに保存され、ドライブの外部共有の設定がそのままGemにも効くこと。管理コンソールの［Gem の共有］は既定でオンで、オフにしても共有済みのGemは止まりません。3つ目は、仕事用アカウントではスマホのGeminiアプリでGemを使えないことです。
「Gemが廃止される」という話は一部報道にとどまり、2026年9月19日時点でGoogleの公式の告知は確認できません。移行先とされるスキルも、仕事用アカウントでは使えない条件です。噂に振り回されるより、各Gemの指示文と知識ファイルの控えを社内に残し、どのサービスに変わっても作り直せる状態にしておくことが、会社としての現実的な備えになります。
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