NotebookLMでスプレッドシートは読める？10万トークンの上限と任せてよい分析

NotebookLMのスプレッドシート読み込みとは、GoogleスプレッドシートをNotebookLM（2026年7月からの正式名称はGemini Notebook）のソースに追加し、表の中身について質問できるようにする使い方です。Googleスプレッドシートは変換せずにそのままソースに追加でき、1ファイル10万トークンまで読み込めます。質問への答えや傾向の読み取りは任せられますが、合計や平均などの数字は、関数で確かめてから使いましょう。顧客名や給与が並ぶ表は、そのまま入れずに加工してから入れるのが安全になります。

※仕様・上限・画面の名称は、2026年9月25日時点で公式ヘルプ（Gemini Notebook ヘルプ日本語版）を確認した内容です。いずれも変更される場合があります。旧名称のNotebookLMで広く知られているため、本文でもNotebookLMと表記しますが、画面上の名称はGemini Notebookです。

NotebookLMはスプレッドシートを読める？｜結論と3つの前提

NotebookLMは、Googleスプレッドシートを別の形式に変換しなくても、そのままソースとして読み込めます。公式ヘルプの対応ソースの一覧には「Google スプレッドシート: 現在、ファイルは 10 万トークンに制限されています。」と書かれており、上限つきで正式に対応している形式となります。CSVも同じ一覧に載っていますが、Excelの.xlsxは一覧に含まれていません。社内の表を読ませる前に押さえておきたい前提は、次の3つです。

• 1ファイル10万トークンという上限があり、行数ではなく中身の量で入るかどうかが決まる
• Googleドライブから取り込んだシートは数分ごとに同期され、元のシートの修正がノートブックにも反映される
• 答えには引用が付くものの、合計や前年比などの数字は、関数で出した値と突き合わせてから使う必要がある

NotebookLMそのものの始め方や、ソース形式の一覧の全体、料金、共有、入力データの学習の扱いは、NotebookLMの使い方（ノートブックの作成・ソース追加・料金・共有）で整理しています。ここから先は、業務の表を入れる前に決めることと、入れた後に数字を確かめる手順を、順に見ていきましょう。

何を任せてよいかを一言で表すと、表の中から探す・分類する・説明する作業は任せ、数える・足す作業は関数に残すという分け方になります。回答の引用から元の箇所に戻れるため、探す作業であれば、目で表を追うより早く当たりを付けられるでしょう。反対に、行を1つ拾い漏らしても答えの文章は自然に読めてしまうので、数字の正しさを引用だけで保証することは出来ません。

スプレッドシートをソースに追加する手順｜ドライブから選ぶ

スプレッドシートは、ノートブックの [ソースを追加] から、Googleドライブのファイルとして取り込みます。パソコンのブラウザでの流れを公式ヘルプの表記に沿って並べると、次のとおりです。

1. パソコンでGemini Notebookを開き、所有している既存のノートブックを開くか、新しいノートブックを作成する
2. 左側の [ソースを追加] を選択する
3. Googleドライブのファイルの中から、読み込ませたいスプレッドシートを選ぶ。ファイル名が分からないときは、検索ボックスに調べたいことを入力し、Workspaceのファイルから探すこともできる
4. ノートブックに含めるファイルをすべて選択して追加する。ファイルは1つでも、複数をまとめてでも選べる

ドライブのファイルを選ぶ画面でどのボタンを押すかという細かな名称は、公式ヘルプには書かれていません。画面の表示に従ってドライブのファイルを選べば、PDFやGoogleドキュメントと同じ操作で追加が終わります。ソースパネルの検索ボックスで [ドライブ] を選び、キーワードで自分がアクセスできるファイルを探すFast Researchという方法もあります。どちらの方法でも、取り込めるのは閲覧権限かそれ以上の権限を持っているファイルだけとなります。

スマートフォンのアプリでは、追加できるソースの種類が限られているため、表の追加はパソコンのブラウザで行うのが確実でしょう。また、Googleのファイルに付けた脚注やコメントは取り込まれないと、公式ヘルプに明記されています。シートのコメント欄に書いた補足までAIに読ませたい場合は、補足用の列を作り、本文として書き込んでおきましょう。

CSV・Excel（.xlsx）・Googleスプレッドシートの扱いの違い

表のファイル形式によって、入れられるかどうかと、元のファイルを直したときの反映が変わります。公式ヘルプの対応一覧をもとに整理すると、次のようになります。

迷ったときは、Googleスプレッドシートにしてドライブから取り込む形を基本にしてください。同期が効くうえ、スプレッドシート専用の上限が公式に示されているのはこの形だけです。

Excel（.xlsx）の表を読ませたいとき

Excelで管理している表は、Googleドライブ上でGoogleスプレッドシート形式に変換してから取り込むのが素直な方法になります。ただし、変換したファイルを正本にしてしまうと、Excelとの二重管理になってしまいます。Excelのまま運用を続けるなら、分析に使うシートだけをCSV形式で保存し、そのCSVを入れる形が扱いやすいでしょう。CSVはシート1枚ずつの形式で、数式ではなく計算後の値が保存されるため、何を読ませたかが後から分かりやすいという利点もあります。

なお、ドライブ上に置いた.xlsxファイルがソースの選択画面に出るかどうかは、公式ヘルプからは読み取れません。対応一覧にない形式として扱い、変換してから入れるのが確実なやり方になります。

Googleドキュメントへの貼り付け・PDF変換など、変換してから入れる回り道

表の一部だけを読ませたいときや、説明の文章と表を1つのソースにまとめたいときは、変換してから入れる方法も使えます。手順は次の3通りです。

1. 必要な範囲をコピーし、[ソースを追加] から、コピーして貼り付けたテキストのソースとして追加する。作成時にタイトルを付けられる
2. Googleドキュメントに表を貼り付けて保存し、そのドキュメントをGoogleドライブから取り込む
3. シートをPDFで書き出し、PDFファイルとしてアップロードする

どの方法でも、元のスプレッドシートとのつながりはそこで切れてしまいます。シートの数字を直しても、ドキュメントやPDFのソースには反映されないため、改訂のたびに作り直す手間が残ります。スプレッドシートを直接入れられる今、回り道が向くのは、一部だけの抜き出しと、表に説明文を添えたい場面ぐらいと考えてください。

上限は1ファイル10万トークン｜入るかの見積もり方

スプレッドシートの上限は、行数ではなくトークンという単位で決まっています。トークンとは、AIが文章を処理するときに、文字列を細かく区切って数える単位のことです。日本語の文字数とトークン数をどう換算するかは公式ヘルプに示されておらず、何行まで入るとは言い切れません。ほかの形式も含めた上限の書かれ方は、次のとおりです。

• Googleスプレッドシート：1ファイル10万トークンまで
• 1つのソース：最大50万語まで
• アップロードするファイル：200MBまで
• 1つのノートブックに入れられるソース：無料ユーザーの場合は最大50件

有料プランや会社のプランで増えるソースの件数は、NotebookLMの制限と上限の仕組みにまとめています。

10万トークンに入るかを見積もる手順

入るかどうかは、実際に追加してみるのが手っ取り早い確かめ方です。ただ、毎月行が増えていく台帳のように、いずれ上限に届く表では、今どのくらいの量なのかをつかんでおくと、分け方を早めに決められます。自分の表で見当をつける手順は、次のとおりです。

1. 読ませたいシートを複製し、分析に使わない列を消してから、CSV形式で書き出す
2. 書き出した内容の文字数を数える。スプレッドシートの上なら、空いているセルに =SUMPRODUCT(LEN(A1:H2000)) のように範囲を指定して入力すると、範囲内の文字数の合計が出る
3. 1行あたりの平均の文字数と、今後増える行数の見込みを掛けて、半年後・1年後の量の見当をつける
4. 実際に追加してみて、入らなかった場合や、入っても先々の余裕が少ない場合は、期間（月・四半期）や部署で分割して別のファイルにする

文字数はあくまで目安で、トークン数と一致するわけではありません。数字だけの列と、商品名や自由記述が並ぶ列とでは、同じ行数でも中身の量が大きく変わります。入ったファイルの文字数を記録しておき、次に同じ種類の表を入れるときの物差しにしてみてください。

大きい表は不要な行・列を削るか、分割して入れる

上限に届く表は、まず分析に使わない列を削るところから始めましょう。社員番号や入力者、更新日時のような管理用の列は、質問の答えにほとんど関わらないのに、量だけを増やしてしまいます。行を減らすなら、比べたい期間だけを残すか、月ごと・部署ごとにファイルを分けるのが分かりやすい方法です。分けたファイルを同じノートブックに入れる場合は、ファイル名に期間や部署を入れておくと、質問のときに範囲を指定しやすくなります。

[ソース] パネルのチェックボックスで答えに使うソースを選べるので、今年度の分だけで答えさせるといった絞り込みも出来ます。ただし、ノートブックに入れられるソースの件数にも上限があるため、細かく分けすぎないことも大切です。また、ノートブックはそれぞれ独立していて、複数のノートブックの情報を同時に参照させることはできません。前年と今年の表を比べたいなら、2つのファイルは同じノートブックに入れておきましょう。

読み込めない・エラーになるときの原因と対処

取り込めないときは、容量、権限、形式、アカウントの設定の順に確かめると、原因にたどり着きやすくなります。公式ヘルプの記載から考えられる原因と対処を並べると、次のとおりです。

元のファイルへのアクセスを失ったソースの扱いは、見落とされがちな点になります。公式ヘルプによると、アクセスできなくなったソースは、チャットでも画像やスライドの生成でも参照されないのに、ソースの上限にはそのまま数えられてしまいます。異動や退職でシートのオーナーが変わったときは、ソースが無効になっていないかを確かめましょう。取り込めても答えがずれるときは、表の作り方も見直してみてください。見直す点は、このあとの前処理の節にまとめました。

元のシートを直したときの反映｜自動同期と手動の同期

Googleドライブから取り込んだスプレッドシートは、元のシートを直すと、数分ごとの同期で自動的に反映されます。公式ヘルプには、ドライブからインポートしたソースは自動的に更新されて数分ごとに同期され、元のドキュメントの変更はノートブックを開いたときに反映される、と書かれています。急いで反映させたいときは、ノートブックのソースを開いて [クリックして Google ドライブと同期] を選べば、手動で更新することも出来ます。

毎週の売上表や問い合わせ台帳のように行が増えていく表も、同じファイルに書き足していく限り、そのたびに入れ直す必要はありません。一方で、同期が自動であるぶん、入力の途中の数字を読んだ答えが返ってくる場合があります。月の締めの前に集計を尋ねると、まだ入力が終わっていない行を含んだまま答えてしまうかもしれません。

入力途中の数字を読ませないための分け方

締めの数字を扱う表は、入力用のシートと、締めたあとの確定版のファイルを分けておくと安心です。ノートブックには確定版だけを入れ、確定版を更新するのは締めの作業が終わった後と決めておきましょう。入力中のシートを読ませて傾向をつかむ使い方をするなら、答えを使う前に、シートの最終更新の時刻を確かめる習慣を付けてください。

削除して入れ直す必要がある場合

自動同期は、ドライブから取り込んだ同じファイルを直した場合の話です。次のような場合は、古いソースを削除して、新しいファイルを入れ直すことになります。

• パソコンからアップロードしたCSVやPDFの中身を直したとき
• 月ごとに新しいファイルを作る運用で、翌月分の新しいファイルを使いたいとき
• 元のシートをコピーして作り直し、別のファイルになったとき

入れ直した後は、古いソースが残ったままになっていないかも確認してください。古い版と新しい版を同時に選んでいると、答えが混ざる原因になってしまいます。

表の作り方の前処理｜見出し行を1行に・1シート1テーマ

NotebookLMに読ませる表は、人が見て分かりやすい表より、1行に1件のデータが並ぶ素直な形のほうが向いています。公式ヘルプはスプレッドシートの整え方を具体的には示していないため、ここで挙げるのは、表を機械に読ませるときの一般的な整え方となります。とくに数式と結合セルの扱いは、公式ヘルプに記載がありません。計算式の結果が読まれるのか、結合したセルがどう解釈されるのかを前提にせず、値だけの素直な表にしておくのが安全です。

• 見出し行は1行だけにする2段・3段に重ねた見出しは、列の意味が読み取りにくくなります。「2026年8月_売上額」のように、1つのセルにまとめます。
• 1つのシートには1つのテーマの表だけを置く売上の明細、集計表、説明の文章を同じシートに並べると、どの数字が何の表のものかが混ざります。
• 結合セルを解除し、空いたセルにも値を入れる部署名を縦に結合している表は、各行に部署名を入れ直します。
• 途中の空行・空列、小計行・合計行を消す小計行が混ざっていると、合計を尋ねたときに二重に数えた答えが返るおそれがあります。
• 数式は値に置き換えたコピーを作るコピーしたシートで値のみ貼り付けをしておくと、読ませた数字が何だったかを後から確かめられます。
• 日付と金額の書き方をそろえる「8/1」と「2026年8月1日」が混ざる列はどちらかに統一し、金額の単位（円・千円）は見出しに書きます。
• 略語や社内コードには説明を添える「営1」が営業1課を指すことは、AIには分かりません。説明の列か、用語の対応表のシートを付けます。

整えた表は、元の台帳とは別の分析用ファイルとして保存しておきましょう。元の台帳を直接きれいにしようとすると、日々入力する人の使い勝手を損ねてしまいます。

複数シート（タブ）の扱い｜全部が1つのソースになる

1つのスプレッドシートに複数のタブがある場合、NotebookLMにはすべてのタブが1つのソースのデータとして取り込まれます。タブを選んで一部だけを読ませる方法は、公式ヘルプには書かれていません。ここで気をつけたいのは、見せるつもりのないタブまで一緒に読まれてしまう点です。売上のシートの隣に、担当者ごとの給与や人事評価のタブがあるファイルを入れると、そのタブの中身も質問の答えに使われる可能性があります。

ノートブックを共有した場合、閲覧者は共有されたソースをすべて読み取り専用で見られるため、混ざったタブは社内のほかの人の目にも触れてしまいます。タブが多いファイルはそのまま入れず、読ませたいタブだけを新しいファイルにコピーしてから入れましょう。上限の10万トークンもファイル単位で書かれているので、使わないタブが多いほど、読ませたい表に回せる量は減ると考えられます。

機密データを入れない判断とアクセス権限の確認

表は文章の資料と比べて、氏名や連絡先、金額が1か所に大量に並びやすいという特徴があります。1つのファイルを入れるだけで、何百人分もの個人情報をまとめてAIに渡すことになりかねないため、入れる前の判断は文書以上に大切です。判断の目安は、次の3つの問いになります。

• この表を、今使っているアカウント（個人のGoogleアカウントか、会社のWorkspaceアカウントか）に入れてよいと、会社が認めているか
• 自分がこのファイルを扱う権限を持っているか。閲覧権限があっても、外部のサービスで分析してよいかは別の問題になる
• 顧客・顧問先・従業員の個人情報や、取引先との契約で守秘義務がかかる情報が含まれていないか

公式ヘルプは、権利がないドキュメントをアップロードしないよう注意を促しています。個人情報保護委員会も2023年6月2日の注意喚起で、生成AIに個人情報を入力するときは、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確認するよう求めました。給与や人事評価の表のように、分析で読ませる必要がほとんどない情報は、最初から対象に入れないと決めておくのが確実です。

ドライブの権限も、入れた後まで続く話になります。公式ヘルプによると、元のファイルへのアクセス権を失うと、そのソースはノートブックで表示も操作もできなくなり、これは共有ノートブックにも当てはまるとされています。部署の共有ドライブにある台帳を個人のノートブックに取り込むと、会社の共有設定とノートブックの共有設定の2つを見張る必要が出てくる点も、覚えておきましょう。

個人情報を含む表を入れる前の加工手順

個人情報を含む表でも、分析に必要なのは件数や傾向だけという場面は少なくありません。その場合は、コピーを加工して、個人を特定できる列を落としてから入れる形にします。手を動かす順番は、次のとおりです。

1. 元の台帳には触らず、コピーを作る。コピーの共有範囲は自分だけにしておく
2. 氏名、電話番号、メールアドレス、住所、生年月日、マイナンバー、口座番号などの列を削除する
3. 顧客名や顧問先名は、C001、C002のような連番のIDに置き換える。IDと名前の対応表は、分析用ファイルとは別の場所に保管する
4. 金額は分析に必要な粒度に丸める。1円単位が要らなければ千円単位にする
5. 自由記述の欄に名前や連絡先が書かれていないかを検索で確かめ、見つかったら伏せ字にする
6. 分析に使う列だけを残した別のファイルにし、ファイル名に日付と「加工済」を入れる
7. 加工済みのファイルだけを、Googleドライブからノートブックに取り込む

対応表を分けておけば、AIの答えに出てきたIDから、社内で元の顧客に戻って確かめることも出来ます。ただし、IDに置き換えても、住所の一部や珍しい肩書きの組み合わせから、個人が推測できる場合があります。加工の後に一度ざっと見直し、ほかの情報と組み合わせると誰だか分かる列が残っていないかを確かめてみてください。匿名化の考え方は、AIでデータ分析する方法と注意点でも扱っています。

どの作業をNotebookLMに任せるか｜業務場面ごとの判断表

表を扱う道具は、NotebookLMだけではありません。スプレッドシートの関数やピボットテーブル、スプレッドシートの中で動くGemini、AI関数と、得意なことが違う道具が手元にそろっています。業務の場面ごとに、まず使う道具とNotebookLMの役割を並べると、次のようになります。

※スプレッドシートのGemini（サイドパネル）とAI関数を使うには、対象となるGoogle WorkspaceまたはGoogle AIのプランへの登録が必要です。Google Workspaceの料金ページの比較表と管理者ヘルプの使用量上限の表では、Business StarterはスプレッドシートのGeminiとAI関数の対象に含まれていません（2026年9月時点）。

NotebookLMが向いているのは、表の中から探す、言い方の違う回答をまとめる、規程のような文章と表を突き合わせる、といった読む作業です。反対に、合計や平均、前年比のような計算は、関数やピボットテーブルに任せたほうが確実でしょう。数式の書き方が分からないときは、スプレッドシートのGeminiに数式を作らせるのも一つの手になります。

AI関数は、セルごとに指示を出して文章を返させる関数で、「=AI()」か「=Gemini()」の形で使います。公式ヘルプには、回答はテキストに限られ、スプレッドシート全体やドライブのほかのファイルにはアクセスできないと書かれています。1行ずつの処理はAI関数、表全体を見渡して考える作業はNotebookLM、と分けると使いどころが重なりません。同じ資料をNotebookLMとGeminiアプリのどちらで扱うかの判断は、NotebookLMとGeminiの違いで整理しています。Excelで集計まで任せたい場合は、Copilot in Excelの使い方も参考になるはずです。

数値の計算・集計は任せず、回答の数字は検算する

NotebookLMの答えに出てくる合計や件数は、そのまま報告に使わず、シートの関数で出した値と突き合わせてから使いましょう。公式ヘルプには、計算の正確さに絞った注意書きはありません。一方で、Google AI ProとUltraの定期購入者がパソコンで使える試験運用中の機能（コードの実行やグラフの作成など）については、不正確な情報を表示することがあるため、生成された回答を再確認するよう書かれています。答えの文章が滑らかでも、拾い漏らした行や二重に数えた行があるかどうかは、文章だけでは見分けにくいところが難点です。

数字の答えを確かめる3つの手順

1. 回答の引用部分にカーソルを合わせ、根拠にしたソースの文を確かめる。引用を選ぶとソースの該当箇所に移動するので、どの行を拾ったかを見る
2. 同じ条件の値を、元のシートで関数を使って出す。条件つきの合計は =SUMIFS(D:D,A:A,F2,B:B,G2)、件数は =COUNTIFS(C:C,F2) のように、条件をセルに入れて参照すると確かめやすい。分類ごとの合計は、ピボットテーブルでも出せる
3. 値が合わなければ、報告にはシート側の値を使う。そのうえでNotebookLMに、どの行を根拠にしたかを尋ね、落とした行や二重に数えた行を確かめる

たとえば、NotebookLMが「8月の問い合わせは42件」と答え、シートのCOUNTIFSでは45件だったとします。この場合、報告には45件を使い、NotebookLMには「42件の根拠にした行を、日付と内容の列を添えて一覧にしてください」と頼みます。一覧とシートを見比べれば、どの3件が漏れたのかが分かり、次に同じ種類の質問をするときの注意点も見えてきます。

引用がセルや行の単位で示されるかどうかは、公式ヘルプには書かれていません。引用元の文を手がかりに、元のシートで同じ行を検索して探すのが現実的なやり方になります。社外の文書や経営会議に出す数字は、必ずシートの関数で出した値を使いましょう。

先に関数で集計表を作ってから読ませる

数字を正しく扱わせたいなら、順番を逆にするのが効果的です。明細の表をそのまま読ませて合計を尋ねるのではなく、関数やピボットテーブルで月別・科目別の集計表を先に作り、その集計表を読ませて考察を頼みます。たとえば「8月の売上が前年同月より落ちた科目を落ち幅の大きい順に3つ挙げ、同じ期間の問い合わせ台帳から考えられる理由を引用付きで示して」と尋ねれば、計算は関数、読み解きはNotebookLMという分担になります。集計表は明細より行数が少なく収まるので、10万トークンの上限を気にする場面も減るでしょう。

業務での活用例｜売上の傾向・アンケート・進捗・製品比較

スプレッドシートをNotebookLMに入れて効果が出やすいのは、数字の計算より、行の中身を読み比べる仕事です。代表的な4つの使い方を、入れる表と質問の形とあわせて見ていきます。

売上の傾向を読む（集計済みの表を使う）

月別・商品別の集計表を入れ、増減が大きかった項目と、その時期に何があったかを尋ねる使い方です。営業日報や施策の記録を同じノートブックに入れておくと、数字の動きと出来事を結びつけた説明の下書きが得られます。増減の数字そのものは、集計表の値を確かめてから使いましょう。

アンケートの自由記述を分類する

回答が数百件ある自由記述の読み取りは、NotebookLMに向いた仕事になります。分類の案と、分類ごとの代表的な回答を引用付きで出させれば、読む手間が大きく減ります。分類ごとの件数は、分類をシートの列に書き戻してから、COUNTIF関数で数え直してください。

プロジェクトの進捗表から遅れを探す

タスク名、担当、期限、状況の列がある進捗表を入れ、「期限を過ぎているのに状況が完了になっていない作業を担当ごとに挙げて」と尋ねる使い方です。備考欄に書かれた遅れの理由まで拾って要約させれば、定例会議の前の確認が短く済むでしょう。日付の比較も計算の一種なので、シートのフィルタで絞った結果と照らし合わせておくと確実になります。

製品やサービスの比較表を読み解く

仕様や価格を並べた比較表と、各社のカタログのPDFを同じノートブックに入れ、「従業員50人の会社で条件に合うものはどれか、根拠の行を示して」と尋ねる使い方もあります。表だけでは分からない条件を、カタログの本文から引用して補ってくれるのが便利なところです。比較表は作った時点の情報なので、価格や仕様は元のカタログの日付も確かめましょう。

質問（プロンプト）の例と出力の例

表への質問は、使う列と条件、答えの形を具体的に書くほど、ねらいに近い答えが返ってきます。公式ヘルプも、ソースが複数あるときは質問にソース名を含めると検索範囲を絞り込める、と案内しています。そのまま使える質問の例を挙げておきます。

• 「『2026年度_問い合わせ台帳』の『内容』列を読み、問い合わせを5つ前後の種類に分けて、種類ごとに代表的な問い合わせを2件ずつ引用付きで示してください」
• 「『月別売上_集計済』で、前年同月より20%以上減った月と商品を表にしてください。表の数字はシートの値をそのまま使ってください」
• 「『経費精算一覧_加工済』の各行について、『旅費規程』の条文に照らして確認が必要な行を挙げ、該当する条文を引用してください」
• 「この表の各列の意味を、見出しと中身から推測して一覧にしてください。推測できない列は、推測できないと書いてください」

1つ目の質問なら、種類ごとに代表的な問い合わせの要約と引用番号が並ぶ答えを想定しておくと、結果を確かめやすくなります。出力のイメージを、次の表に示しました。

※説明のための架空の例です。実際の答えの形や引用の表示は、質問や表の中身によって変わります。

この例の質問で件数を尋ねていないのは、件数はシートで数えるという前の節の分担に合わせたものとお考えください。

データテーブルで表を作りスプレッドシートへ書き出す

NotebookLMには、読み込んだ資料の中身を表に整理するデータテーブルという機能があり、できた表はGoogleスプレッドシートに書き出せます。スプレッドシートを読ませる向きとは逆に、文章の資料から表を作ってスプレッドシートへ出す使い方です。手順は公式ヘルプに沿うと次のようになります。

1. [Studio] パネルでデータテーブルを選ぶ。クリックしてそのまま生成するか、鉛筆アイコンを選んでカスタマイズする
2. カスタマイズする場合は、言語を選び、プロンプトボックスに行と列の内容を書く。たとえば「行は取引先、列は契約開始日・更新月・担当者・金額」のように指定すると、目的を絞った表になりやすい
3. 生成されたデータテーブルの横にあるその他メニューを開き、[Google スプレッドシートにエクスポート] を選ぶ
4. 新しいGoogleスプレッドシートが作られ、1つ目のタブに表の内容、2つ目のタブに引用文献が入る

議事録から決定事項と担当者の一覧を作ったり、複数の契約書から更新月と金額を一覧にしたりする作業に向いています。データテーブルの生成と表示は、スマートフォンのアプリではまだ使えません。

書き出したシートは同期されず、共有権限も引き継がれない

書き出したスプレッドシートは、その時点の内容を写した新しいファイルになります。公式ヘルプには、書き出したファイルで行った変更は元のノートブックには同期されず、共有権限も書き出したファイルには引き継がれないと書かれています。ノートブックを部署で共有していても、書き出したシートは作った人のファイルとして、改めて共有範囲を決め直す必要があります。

表の中身もAIが資料から拾ったものなので、書き出した表の数字や日付は、2つ目のタブの引用文献で根拠を確かめてから使いましょう。共有や書き出しから情報が漏れる経路は、NotebookLMの情報漏洩はどこから起きるかで整理しています。

Google AI Pro・Ultraの試験運用機能ではファイルも作れる

Google AI ProとUltraの定期購入者は、パソコンのチャットで、試験運用中のエージェント機能を使えます。公式ヘルプには、この機能で作れる出力として、グラフの画像、CSVやjsonの構造化データ、Microsoft Excel（.xlsx）のファイルなどが挙げられています。ただし、開発の初期段階にある機能で、不正確な情報を表示したり予期しない動作をしたりすることがあるという注意付きです。作られたファイルの数字も、元のシートで確かめてから使ってください。

無料で使えるか・Workspaceで使う場合

スプレッドシートの読み込みは、無料のNotebookLMでも使えます。個人のGoogleアカウントがあれば始められ、1つのノートブックに入れられるソースは無料なら50件までとなります。会社として使う場合は、Google Workspaceの仕事用アカウントで使う方法があり、Business Starter以上などのエディションでは、Gemini Notebookをコアサービスとして使えると公式ヘルプに書かれています。

Workspaceのアカウントでは、アップロードしたファイル、チャット、モデルの出力が人間のレビュアーに確認されることも、生成AIモデルの改善に使われることもない、というのが公式の説明です。使える量はエディションで違い、ヘルプの表では、Business Starterは無料の個人アカウントと同じ件数、Business StandardとBusiness PlusはGoogle AI Proと同じ件数の上限が並んでいます。表の分析という点では、スプレッドシートの中で使うGeminiやAI関数がBusiness Starterの対象に入っていないことも、エディションを選ぶときの判断材料になるでしょう。

会社で安全に使うには｜学習の扱い・ログ・配布・複数AIでの答え合わせ

スプレッドシートを読ませる使い方を社内に広げるなら、道具の使い方より先に、どのアカウントで、誰が、どの表を扱うかを決めておく必要があります。表は1つのファイルに多くの取引や人の情報が詰まっているため、1回の入れ間違いの影響が、文章の資料より大きくなりがちです。

学習の扱いとアカウントを会社でそろえる

個人のGoogleアカウントでも、フィードバックを送らない限り、入力したデータが学習に使われることはないと公式に説明されています。ただし、回答に高評価・低評価を付けると、ソースやアップロードしたファイルを含む関連コンテンツが、人間のレビューの対象になり得ます。顧客の台帳が入ったノートブックで評価のボタンを押せば、その台帳がレビューに回るかもしれない、ということです。社員が思い思いのアカウントで使う状態をなくし、会社が管理するアカウントか環境に集めることが出発点になります。

誰がどの表を入れたかを追えるようにする

個人アカウントのノートブックは、会社からは中身も使い方も見えません。どの表が入ったかを後から確かめられないと、取引先から問い合わせを受けたときに説明ができなくなってしまいます。利用の記録を会社側で残せる環境を選ぶか、少なくとも表を入れるときの申告の手順を決めておきましょう。

社員への配布は、入れてよい表の区分とセットで

使ってよい環境を配るときは、入れてよい表の区分も一緒に示すと迷いが減ります。公開資料の集計や加工済みの表はよい、顧客台帳の原本や給与・評価の表は入れない、というように、表の種類で線を引くのが分かりやすいでしょう。禁止だけを伝えると、便利さを知った社員が個人のアカウントで試してしまうことがあるため、公認の置き場を先に用意しておくのが現実的です。

同じデータを複数のAIで分析して答え合わせする

数字や分類の答えを確かめる方法として、同じ表を別のAIにも読ませて結果を比べるやり方があります。2つのAIの答えが食い違った箇所は、そのまま人が元のシートで確かめるべき箇所になります。NotebookLMで分類の案を作り、別のAIに同じ加工済みの表を渡して分類の漏れや重なりを点検させれば、1つのAIの答えをうのみにしないで済むでしょう。

ただし、AIごとに別々のアカウントを社員が個人で作ると、表の置き場がかえって散らばってしまいます。複数のAIを1つの環境で使う方法は、マルチAIとはで解説しています。

スプレッドシートを入れる場合の社内ルールの条文例

社内の生成AI利用ルールに、スプレッドシート向けの条文を足す場合の例を挙げます。

1. NotebookLM（Gemini Notebook）に業務の表を入れるときは、会社のWorkspaceアカウントなど、会社が指定したアカウントだけを使う。
2. 顧客・顧問先・従業員の個人情報を含む表は、そのまま入れない。定めた加工手順で個人を特定できる列を落とした、加工済みのファイルだけを入れる。
3. 給与・人事評価・懲戒の記録を含む表は入れない。複数のタブがあるファイルは、読ませるタブだけを新しいファイルにしてから入れる。
4. 分析用のファイルは元の台帳と分け、共有範囲は必要な人だけにする。データテーブルを書き出したシートも同じ扱いとする。
5. AIが出した合計・件数・前年比などの数字は、シートの関数で確かめてから、社外の文書や経営会議の資料に使う。
6. 個人のGoogleアカウントで使う場合は、回答の評価ボタン（高評価・低評価）と [フィードバックを送信] を使わない。
7. 異動・退職のときは、業務で作ったノートブックと分析用ファイルの扱いを所属長と確認する。

ルール全体の作り方は、生成AIの社内ガイドラインの作り方にまとめています。

よくある質問

NotebookLMに入れたスプレッドシートは自動で更新されますか？

Googleドライブから取り込んだスプレッドシートは自動的に更新され、数分ごとに同期されます。元のシートの変更は、ノートブックを開いたときに反映されます。すぐに反映させたい場合は、ノートブックのソースを開いて [クリックして Google ドライブと同期] を選ぶと、手動で更新できます。パソコンからアップロードしたCSVなどは、元のファイルを直したら入れ直してください。

Excel（.xlsx）やCSVのファイルは読み込めますか？

CSVは公式ヘルプの対応形式の一覧に含まれています。Excelの.xlsxは一覧に含まれていないため、Googleドライブ上でGoogleスプレッドシート形式に変換してから取り込むか、使うシートだけをCSV形式で保存して入れる方法をおすすめします。どちらも2026年9月25日時点の公式ヘルプの記載にもとづいています。

NotebookLMでデータ分析はできますか？

表の中から条件に合う行を探す、自由記述を分類する、集計済みの表から増減の理由を説明させる、といった読み取りの分析には使えます。合計や平均、前年比などの計算の結果は、スプレッドシートの関数やピボットテーブルで出した値と突き合わせてから使ってください。数字を扱うなら、先に関数で集計表を作り、その表を読ませて考察を頼む順番が確実です。

スプレッドシートは何行まで読み込めますか？

公式ヘルプに行数の上限は書かれておらず、Googleスプレッドシートは1ファイル10万トークンまでとされています。1行に入る文字の量によって入る行数は変わるため、使う列だけを残したうえで実際に追加して確かめ、入らない場合は期間や部署でファイルを分けてください。

Googleドキュメントも同じように読み込めますか？

Googleドキュメントも対応形式に含まれており、Googleドライブから取り込めば、スプレッドシートと同じく数分ごとに同期されます。複数のタブがあるドキュメントは1つのソースとして取り込まれ、脚注とコメントは取り込まれません。

スプレッドシートの読み込みは無料で使えますか？

個人のGoogleアカウントがあれば無料で使えます。無料の場合、1つのノートブックに入れられるソースは50件までです。会社で使う場合は、Google WorkspaceのBusiness Starter以上などのエディションでGemini Notebookをコアサービスとして使え、アップロードしたファイルやチャットが人間のレビューや生成AIモデルの改善に使われることはないとされています。

まとめ

NotebookLM（現Gemini Notebook）は、Googleスプレッドシートを変換せずにソースとして読み込め、上限は1ファイル10万トークンです。Googleドライブから取り込んだシートは数分ごとに同期されるため、行が増えていく台帳も入れ直さずに使えます。Excelの.xlsxは公式の対応一覧にないので、Googleスプレッドシートに変換するか、CSVで書き出してから入れましょう。

任せてよいのは、表の中から探す、分類する、集計済みの数字の動きを説明する、といった読む作業になります。合計や件数、前年比は関数やピボットテーブルで出し、NotebookLMの答えは引用から元の行に戻って確かめてください。複数のタブは1つのソースとして読まれるため、給与や評価のタブが混ざっていないかにも気をつけたいところです。

会社で広げるときは、個人情報を含む表の加工手順、入れてよい表の区分、使うアカウントを先に決めることが欠かせません。法人のAI活用に関するほかの記事は、AI活用コラム一覧をご覧ください。