GPTs（カスタムGPT）とは、指示・参照ファイル・使う機能をあらかじめ設定して、特定の目的向けに仕立てたChatGPTのことです。結論から言うと、2026年9月18日時点のOpenAI公式ヘルプでは、Free・Go・Plus・Proを含む個人用のChatGPTアカウントでは新しいGPTを作成・公開できず、作れるのはBusiness・Enterprise・Eduといった会社のワークスペースで、設定と権限が許可されている人だけです。さらにOpenAIはカスタムGPTの提供終了を予定しており、対象のEnterpriseワークスペースでは2026年9月25日（予定）に新しいカスタムGPTの作成が終わり、12月11日に提供を終える予定です。他のプランも同じスケジュールに従う予定とされ、移行先としてプラグインが案内されています。この記事では、会社のワークスペースでGPTを作る手順と各設定項目、指示文とナレッジのコツ、共有範囲と管理者の設定、移行で引き継がれないもの、今GPTを使っている会社がやっておく棚卸しまでを、公式ヘルプの原文に沿って解説します。
※この記事の事実は、2026年9月18日時点でOpenAIの公式ヘルプ（日本語版）に掲載されている内容を確認したものです。日程について公式ヘルプは「日程は変更される場合があります」と明記しています。また、日本語版ヘルプは機械翻訳のページのため、この記事で使う画面の名称（「GPT を探す」「作成」「対話型ビルダー」「設定画面」「更新」など）はヘルプの表記に合わせており、実際の画面の表記と異なる場合があります。
GPTs（カスタムGPT）とは｜目的に合わせて設定したChatGPT
GPTは、毎回同じ前置きを入力しなくても、決まった役割で動くChatGPTを用意できる仕組みです。OpenAIの公式ヘルプ「ChatGPT の GPT」は、GPT（カスタム GPT とも呼ばれます）を、特定の目的向けに設定されたChatGPTのバージョンと説明し、手順・知識・選択された機能を組み合わせて、より目的に合った体験を作れるとしています。一般にはGPTsと複数形で呼ばれることが多いため、この記事でも見出しではGPTsと書き、本文ではヘルプに合わせてGPTと書きます。
ノーコードで作れる、指示・知識・機能の組み合わせ
GPTはプログラムを書かずに作れます。公式ヘルプはGPTを、ChatGPT内で構築・使用されるノーコードのアシスタントと説明しています。GPTに含められる要素として、ヘルプは次のものを挙げています。
- 手順（指示）：GPTの動作、トーン、目標、境界を決める文章
- 会話のきっかけ：使う人が始めやすいように表示するプロンプト例
- 知識（ナレッジ）：質問に答えるときに参照させるアップロード済みのファイル
- 機能：ウェブ検索や画像生成など、選んだツール
- アプリ：使う人が接続したツールを通じて外部サービスにつなぐ方法
- アクション：定義した外部APIにつなぐ方法
毎回コピーして貼っていた長いプロンプトや、何度も添付していた社内資料を、1つのGPTにまとめておけるのが実務上の利点です。プロンプトそのものの書き方はChatGPTのプロンプトの書き方で解説しています。
GPTsの成り立ち｜2023年の発表から提供終了の予定まで
GPTは2023年11月6日にOpenAIが公式ブログ「GPT のご紹介」で発表した機能です。発表の記事では、指示と追加の知識とスキルを組み合わせてカスタムバージョンのChatGPTを作れること、コーディングは不要であること、当初はChatGPT PlusとEnterpriseのユーザーから試せることが案内されました。
それから約3年が経ち、2026年9月時点の公式ヘルプでは状況が大きく変わっています。個人用アカウントでは新しいGPTを作れなくなり、カスタムGPTそのものも提供終了の予定が告知されています。作り方を調べる前に、まずこの2点を押さえておくと、手順の途中で作成ボタンが見当たらずに迷いにくくなります。
※発表日は、OpenAI公式サイトの「GPT のご紹介」ページ（2026年9月18日に閲覧）に表示されている日付です。
GPTとAPIで作るアシスタントの違い
GPTはChatGPTの中で使うものです。公式ヘルプのFAQは、GPTはChatGPT内で動作するように設計されており、外部のウェブサイトやアプリケーションにChatGPTを埋め込むための手段ではないと答えています。自社サイトの問い合わせ窓口などにAIを組み込みたい場合は、APIを使って開発する別の話になります。GPTを社外の人に使ってもらう場合も、リンクやGPT Storeで案内し、相手がChatGPTにサインインして使う形です。公式ヘルプは、GPTはすべてのChatGPTユーザーが利用できるものの、会話を始めるにはサインインが必要としています。
GPTsを作れるプランと作れる人（2026年9月時点）
2026年9月時点で新しいGPTを作れるのは、Business・Enterprise・Eduのワークスペースで、設定と権限により作成が許可されている人だけです。有料の個人向けプランに入れば作れる、という理解は現行の公式ヘルプと合いません。
作成に必要なプラン｜個人向けでは新しいGPTを作れない
公式ヘルプ「GPT の作成と編集」の概要には、次の3つの文が並んでいます。
- Free、Go、Plus、Pro を含む個人用 ChatGPT アカウントでは、新しい GPT の作成と公開はできません。
- 既存の GPT は引き続き利用できます。また、現在のプランと権限の要件を満たしていれば、引き続き編集できます。
- Business、Enterprise、Edu ワークスペースのユーザーは、ワークスペースの設定と権限で許可されている場合、GPT を作成、編集、公開できます。
つまり、個人向けプランで以前に作ったGPTは使い続けられ、条件を満たせば編集もできますが、新しく作ることはできません。個人向けプランの中身はChatGPT Plusの料金とできること、会社で契約するプランはChatGPTの法人プランの料金で解説しています。
料金ページとの違いに注意：ChatGPTの料金ページのプラン比較表には、個人向けのプランでもGPTの作成と共有の欄が「はい」と表示されている箇所があります（2026年9月18日確認）。一方で、作成手順の公式ヘルプは個人用アカウントでは新しいGPTを作成できないと明記しています。この記事では作成手順のヘルプの記載に沿って説明しています。契約を決める前に、実際の画面で作成ボタンが表示されるかを確かめてください。
なお、個人用アカウントで新しいGPTを作れなくなった正確な日付は、2026年9月18日時点の公式ヘルプには書かれていません。
無料で使えるか｜GPTの利用はできるが、作成はできない
無料のFreeプランでも、GPTを使うことはできます。公式ヘルプは、GPTはすべてのChatGPTユーザーが利用できるとしたうえで、サインインすると、一般公開されているGPT、直接共有されたGPT、ワークスペースの設定を通じて利用できるGPTなど、アクセス権のあるすべてのGPTを使えると説明しています。公開GPTのページはサインインせずに閲覧できる場合がありますが、チャットを始める前にサインインを求められます。
一方、作成は前述のとおり個人用アカウントではできません。無料で作れるかという問いへの答えは、2026年9月時点ではFreeを含む個人用アカウントでは作れない、になります。
プラン別の作成可否（一覧）
公式ヘルプの記載を、プランの種類ごとに並べると次のとおりです。
| プランの種類 | GPTを使う | 新しいGPTを作る・公開する | 既存のGPTを編集する |
|---|---|---|---|
| 個人向け（Free・Go・Plus・Pro） | できる（サインインが必要） | できない | プランと権限の要件を満たせばできる |
| 会社向け（Business・Enterprise・Edu） | できる | ワークスペースの設定と権限で許可されていればできる | ワークスペースの設定と権限による |
※2026年9月18日時点の公式ヘルプ「GPT の作成と編集」「ChatGPT の GPT」「GPT の共有と公開」の記載をまとめたものです。料金ページの比較表とは表示が異なる箇所があります。
スマホアプリでの扱い｜作成はできず、使うだけ
スマホでGPTを作ることはできません。公式ヘルプは、GPTの作成と編集はWebで利用でき、モバイルアプリではGPTを利用できるが作成はできないと明記しています。作成・編集はパソコンのブラウザで行い、スマホは出先で使うための入口と考えてください。スマホではGPTsメニューやサイドバーからGPTを開いて使います。
提供終了とプラグインへの移行の予定
OpenAIはカスタムGPTの提供終了を予定しており、代わりにワークフローをプラグインへ移行することを勧めています。GPTを業務に組み込んでいる会社は、作り方と同じくらい、この予定を把握しておく必要があります。
公表されている日程（対象のEnterpriseワークスペース）
公式ヘルプ「カスタム GPT の提供終了と移行に関する FAQ」は、対象のEnterpriseワークスペースで予定されている主な日程として、次の4つを挙げています。
- 2026年9月11日：組織の準備を支援するため、管理者に通知
- 2026年9月17日：移行機能とユーザー向けバナーの提供目標日（すべてのワークスペースで利用できることを保証するものではない、と注記）
- 2026年9月25日（予定）：新しいカスタムGPTの作成を終了。移行が必要な下書きはこの期限までに公開する（一般に共有する必要はない）。既存のGPTは提供終了まで使える
- 2026年12月11日：提供終了予定日。カスタムGPTの動作が停止する
他のプランについて、FAQは同じ移行スケジュールが適用され、製品内で案内される場合があるとしています。つまり、Business・Eduや個人向けプランの日程は、同じスケジュールの予定とだけ示されており、確定した日付として個別に書かれているわけではありません。
※日程は2026年9月18日時点の公式ヘルプの記載です。公式ヘルプは「日程は変更される場合があります」としています。ご利用のプラン・ワークスペースに届く通知もあわせて確認してください。
見落としやすいのは、どのプランで使っているかではなく、GPTがどこで作られたかで対象が決まる点です。FAQは、対象のEnterpriseワークスペースで作成された公開GPTは、個人アカウントや別のワークスペースからアクセスしている場合でもEnterpriseの移行対象であり、重要なのはGPTが作成された場所だと説明しています。取引先が作ったGPTを使っている場合も、その取引先の予定に左右されます。
移行で引き継がれるもの・引き継がれないもの
移行先のプラグインには、GPTの中身がそのまま移るわけではありません。FAQに書かれている範囲を、引き継がれるものと引き継がれないものに分けます。
引き継がれるもの
- GPTの指示は、新しいプラグイン内のスキルになる
- 連携アプリは、アプリとしてプラグインに追加される
引き継がれない、またはコピーされない場合があるもの
- 会話のきっかけと過去のチャットは、コピーされない場合がある
- GPTで選択されていたモデルは引き継がれない（Enterpriseワークスペースでは、Enterpriseのデフォルト設定が適用される）
- カスタムアクションは移行の手順では引き継がれない。サポートされているコネクタかカスタムMCPサーバー（外部のサービスとAIをつなぐための仕組み）で作り直す必要がある
FAQは、代替のプラグインを使う前に、移行された参照ファイル、テンプレート、例、ツールを確認するよう求めています。また、再構築した連携機能が元のアクションのすべての機能を備えているとは限らないとも書かれています。外部のシステムにつないでいるGPTほど、移行に時間がかかると見ておくのが安全です。
移行できる人と条件｜公開済みのGPTだけが対象
移行は誰でもできるわけではありません。FAQによると、予定されているEnterpriseの手順では、移行機能が利用可能でプラグインが有効になっている場合に、GPTの作成者またはワークスペース管理者が移行できます。条件は次のとおりです。
- GPTは公開済みである必要がある。下書きは直接移行できない（公開しても、一般に共有する必要はない）
- 他の人のGPTを使う権限があっても、そのGPTを移行する権限は付与されない
- 移行後、元のGPTは提供終了まで使えるが読み取り専用になり、作成者も削除できなくなる。以後の変更はプラグインに加える
- 代替のプラグインは最初は非公開で、テストしてから共有する
- 提供終了時、カスタムGPTは動作を停止し、GPTディレクトリから削除される予定。移行済みGPTのリンクは、アクセス権を持つユーザーに対して代替のプラグインへリダイレクトされる予定
会社として押さえる期限：移行したい下書きのGPTは、2026年9月25日（予定）の作成終了までに公開しておく必要があります。FAQは、公開しても一般に共有する必要はないと説明しています。社内の限られた人向けの共有設定のままで移行ボタンが表示されるかは、画面で確認してください。重要な編集は移行の前に済ませておきます。移行後の元のGPTは読み取り専用になるためです。
会社のワークスペースでGPTsを作る手順
作成の流れは、GPTの画面を開く、作り方を選ぶ、項目を埋める、プレビューで試す、保存して共有する、の5段階です。ここでは、Business・Enterprise・Eduのワークスペースで作成権限がある人を前提に説明します。9月25日（予定）の作成終了までに作る場合と、移行の準備で既存のGPTを整える場合の両方で使える手順です。
手順1：作成画面の開き方（GPTを探す→作成）
- パソコンのブラウザでChatGPTを開き、会社のワークスペースのアカウントでサインインします。
- サイドバーで「GPT を探す」を開くか、https://chatgpt.com/gpts にアクセスします。
- 「作成」を選択して、GPTビルダーを開きます。
「作成」が表示されない場合は、ワークスペースの設定で作成が許可されていないか、個人用アカウントで開いている可能性があります。複数のアカウントを使い分けている人は、いま開いているのが会社のワークスペースに切り替わっているかを先に確認します。それでも表示されない場合は、ワークスペースの管理者に作成権限の有無を確認してください。
手順2：2つの作り方（対話型ビルダーと設定画面）とどちらを使うか
GPTビルダーには作り方が2つあります。公式ヘルプの表記では次のとおりです。
- 対話型ビルダー：作りたいものを文章で説明すると、ChatGPTがGPTの下書き作成を手伝う
- 設定画面：各フィールド（名前・説明・指示など）を自分で編集して、GPTを直接設定する
業務で使うGPTは、設定画面で作るのをおすすめします。対話型ビルダーは手早く形になる反面、会話の中で指示の文面が書き換えられることがあるため、どの文が効いているのかが後から追いにくくなります。社内で使うGPTは、担当者が変わっても意図が読める指示文であることが大切です。対話型ビルダーで骨組みを作り、設定画面で指示文を自分の言葉に書き直す、という組み合わせでも構いません。
手順3：設定画面の項目を埋める
名前、説明、会話のきっかけ、指示、ナレッジ、推奨モデル、機能、アクションを順に埋めます。各項目の意味と書き方は、次の章「設定画面の各項目の意味と書き方」で1つずつ説明します。最初から全部を埋める必要はありません。まずは名前・説明・指示の3つと、必要ならナレッジだけで動かし、足りない部分を後から足していくほうが、問題の切り分けがしやすくなります。
手順4：プレビューでテストしてから保存する
保存する前に、画面のプレビューで実際に質問を投げて確かめます。公式ヘルプは、組み込みのプレビューでプロンプトをテストし、トーンと正確性を確認して、変更を保存する前にGPTを調整するよう案内しています。ナレッジにファイルを入れた場合も、プレビューで期待どおりに内容を使っているかを確かめるよう書かれています。
テストでは、次の3種類の質問を用意しておくと漏れが減ります。
- 普段の質問：実際に社員がよく聞く、答えがはっきりしている質問
- 答えがナレッジにない質問：GPTが知らないことを正直に知らないと言えるか
- 範囲外の質問：担当外の相談や、答えてはいけない内容を聞かれたときに、決めたとおりに断れるか
公式ヘルプは、ツールを追加する前に指示を明確にし、例を追加するよう勧めており、多くの場合、機能を足すよりそのほうが問題を早く解決できるとしています。うまく動かないときは、機能を増やす前に指示文を見直してください。
手順5：保存して、共有範囲を選ぶ
編集内容は、編集中に下書きへ自動保存されます。新しく作ったGPTは、準備ができたら「作成」を選ぶと保存されます。そのうえでエディターの「共有」から、共有範囲と権限レベルを選び、「保存」で共有設定を反映します。共有範囲と権限の選び方は「共有範囲と管理者の設定」の章で説明します。ユーザーに直接共有すると、相手にはGPTへのリンクが記載された通知メールが届きます。
共有の設定を作った人ごとに任せると全体を把握しにくいため、使う環境を会社で1つにまとめる方法があります。UPGEAR AI（アップギアAI）は、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1つの契約で使える法人向けサービスです（人数無制限）。
設定画面の各項目の意味と書き方
設定画面の項目は、使う人に見せる項目（名前・説明・会話のきっかけ）と、GPTの動きを決める項目（指示・ナレッジ・推奨モデル・機能・アクション）に分かれます。前者は見つけやすさと使い始めやすさを、後者は回答の質を左右します。
設定項目：名前
名前はGPTのタイトルで、検索結果、GPT Store、共有リンク、チャットの上部に表示されます。公式ヘルプは、使う人がGPTの機能をすぐに理解できるよう、明確で具体的な名前を使うよう勧めています。社内で使うなら、部署名と用途を入れておくと一覧の中で探しやすくなります。
- よい例：総務｜就業規則Q&A、経理｜経費精算ルール案内
- 避けたい例：アシスタント1、便利ツール、テスト用
設定項目：説明
説明はGPTの短い概要で、目的、対象の利用者、役立つ作業の種類を書く欄です。プレビューやGPT Storeの一覧で、開く前に表示されます。社内向けなら、何に答えるか、何には答えないか、誰が管理しているかを1〜2文で書いておくと、問い合わせ先に迷う人が減ります。
例：就業規則と社内規程の該当箇所を探して、条文の番号付きで答えます。個別の人事判断には答えません。管理：総務部
設定項目：アイコン
アイコンは、一覧や共有先でGPTを見分けるための画像です。公式ヘルプ「GPT の共有と公開」は、公開されたGPTの公開面に、名前、アイコン、説明、カテゴリ、機能、会話のきっかけなどが含まれる場合があると説明しています。一方で、アイコンを画像のアップロードで設定する手順や、画像生成で作る手順は、2026年9月18日時点の公式ヘルプの構成項目の説明には記載がありません。社内で使うGPTであれば、部署ごとに色をそろえるなど、見分けやすさを優先すれば十分です。
設定項目：会話のきっかけ
会話のきっかけは、GPTを開いたときに表示されるプロンプト例です。何を聞けるか、どうやり取りできるかを使う人に伝える役割があります。公式ヘルプは、想定用途を反映した、現実的で価値の高いプロンプトをいくつか入れるよう勧めています。
社内向けのGPTでは、よく聞かれる質問をそのまま入れるのが効果的です。例として、次のような書き方があります。
- 有給休暇は何日前までに申請すればよいですか？
- 出張の日当はいくらですか？条文も教えてください。
- 慶弔休暇の対象になる親族の範囲を教えてください。
なお、移行のFAQによると、会話のきっかけはプラグインへの移行でコピーされない場合があります。文面は別に控えておくと安心です。
設定項目：指示
指示は、GPTが何をすべきか、どう答えるべきか、何を避けるべきかを定義する欄で、すべての会話に適用されます。公式ヘルプは、GPTのトーン、構成、意思決定の指針になるものと説明しています。書き方のコツとひな形は、次の章「指示文とナレッジのコツ」で詳しく扱います。
指示に書く内容は、大きく分けて次の5つです。
- 役割：誰のための何のGPTか
- 手順：質問を受けたらどの順で処理するか
- 参照：どのナレッジを、どう引用するか
- 出力形式：見出し、箇条書き、文字数、条文番号の付け方など
- 範囲外の扱い：答えられないときの返し方と、案内する窓口
移行のFAQによると、指示はプラグインへの移行でスキルとして引き継がれます。後から読み返して意図がわかる文章にしておくことが、移行後の調整を楽にします。
設定項目：知識（ナレッジ）のファイルアップロード
ナレッジは、アップロードしたファイルの情報をGPTに参照させる機能です。公式ヘルプは、ドキュメント、ガイド、ハンドブック、社内コンテンツなど、質問に答えるときに参照させたい資料に向いているとしています。動作を決める指示とは違い、ナレッジは会話中に使う参照資料をGPTに渡すものです。
対応するファイルは、一般的なドキュメント、スプレッドシート、画像、テキスト、コードの形式の大半です。ただし、使えるファイル形式はモデルによって異なり、一部の形式はそのGPTでCode Interpreterとデータ分析の設定が有効な場合にだけ使えます。社内資料を検索して答えさせる仕組みの全体像はRAGとは、社内の問い合わせ対応への応用は社内ヘルプデスクのAI活用で解説しています。
知識の上限（20ファイル・各512MB）
公式ヘルプは、1つのGPTに最大20個のファイルを添付でき、各ファイルのサイズは最大512MBと明記しています。規程集やマニュアルが多い会社では、20ファイルの枠がすぐに埋まります。関連する資料を1つのファイルにまとめる、GPTを用途ごとに分ける、といった整理が必要です。整え方は次の章で説明します。
設定項目：推奨モデル
推奨モデルは、使う人が新しい会話を始めるときにGPTが提案するモデルです。複数のモデルを使える環境では、そのGPTの作業に合ったモデルへ案内できます。公式ヘルプによると、推奨モデルを使う人が利用できない場合は類似のモデルが自動的に選ばれることがあり、推奨モデルを設定しない場合は、使う人が好きなモデルを選べます。追加のモデルを使える人は、別のモデルに切り替えることもできます。
また、モデルは時間の経過とともに更新・廃止される場合があり、使えなくなったモデルは類似する現在のモデルに自動で切り替えられると公式ヘルプのFAQにあります。移行のFAQでは、GPTで選択されていたモデルはプラグインに引き継がれないとされています。
設定項目：機能（ウェブ検索・画像生成・canvas・Code Interpreter）
機能は、GPTでできることを広げる設定です。公式ヘルプは次の5つを挙げています。利用できるかどうかは、アカウント、ワークスペースの設定、地域によって異なります。
- ウェブ検索：Webから最新の情報を取得する
- 画像生成：文章の指示から画像を作る
- canvas：長めの文章や構造化された文章の下書き、編集、改良を行う
- Code Interpreter とデータ分析：計算、データ分析、グラフの作成を行う
- アプリ：使う人が接続した外部ツールやサービスを使う（接続や、使用時の確認を求められる場合がある）
設定項目：アクション（外部APIとの連携）
アクションは、GPTを定義済みの外部APIにつなぐ機能です。APIの呼び出しやワークフローの起動など、外部のシステムでデータを取得したり操作を実行したりする場合に使います。公式ヘルプ「GPT のアクションを設定する」によると、設定には接続先サービスのAPIの詳細が必要で、アクションは次の2つで定義されます。
- 認証：なし、APIキー（Basic・Bearer・カスタムヘッダー）、OAuth（クライアントID、クライアントシークレット、認可URL、トークンURL、スコープなど）から選ぶ
- スキーマ：呼び出すサーバー、使えるエンドポイント、受け付けるパラメーター、各アクションの識別方法を、JSONまたはYAMLのOpenAPI仕様（APIの使い方を機械が読める形で書いた定義書）で渡す。エディターへの貼り付け、URLからのインポート、組み込みの例から始める方法がある
アクションには、使うときの制約が3つあります。1つ目に、GPTはアプリかアクションのどちらかしか使えず、同時に両方は使えません。2つ目に、アクションはProモードでは使えません。3つ目に、リンク共有やGPT Storeで公開するGPTでは、各アクションに有効なプライバシーポリシーのURLが必要です。社内のシステムにつなぐ場合は、情報システムの担当者と相談して進める上級者向けの機能と考えてください。移行のFAQにあるとおり、カスタムアクションはプラグインに自動では引き継がれない点にも注意が必要です。
指示文とナレッジのコツ
GPTの回答の質は、機能の多さより、指示文とナレッジの整理で決まります。公式ヘルプのベストプラクティスを土台に、業務で使うときの書き方をまとめます。
指示文の書き方のコツ（役割・手順・出力形式・例・禁止事項）
公式ヘルプ「GPT の作成と編集」は、効果的な指示の書き方として次の4点を挙げています。
- 複数ステップの作業では、Xが起きたらYを行う、のような明示的なステップ構造を使い、明確な区切りでセクションを分ける
- 禁止事項の長いリストより、肯定的で具体的な指示（Xを行う）を優先する
- 特定の定義や分類を当てはめる必要がある場合は、許容される出力と許容されない出力の簡単な例を入れる
- 見出しとリストを使い、優先事項と手順を視覚的に区別する
禁止事項を書くなとは言っていない点に注意してください。してはいけないことは、代わりに何をするかとセットで書くと伝わりやすくなります。たとえば、個別の人事判断はしない、と書くだけでなく、個別の人事判断を求められたら、該当する規程の条文を示したうえで総務部への相談を案内する、と書きます。
指示文のひな形（社内規程Q&Aの例）
社内規程に答えるGPTを例に、上の4点を反映したひな形を示します。そのまま使うのではなく、自社の規程名や窓口に置き換えてください。
- # 役割：あなたは社員からの社内規程に関する質問に答える担当です。回答の根拠は、ナレッジにある就業規則と各種規程だけです。
- # 手順：1. 質問の対象（休暇、勤怠、経費など）を特定する。2. ナレッジから該当する条文を探す。3. 条文が見つかったら、結論、根拠の条文番号、条文の要約の順で答える。4. 見つからなければ、該当する規定が見つからないと伝え、総務部の窓口を案内する。
- # 出力形式：最初の1文で結論。そのあとに根拠として規程名と条文番号を書く。300字以内。
- # 例：よい例は、結論、根拠（就業規則第◯条）、補足の順。よくない例は、条文番号がない回答や、規程に書かれていない一般論で埋めた回答。
- # 範囲外：個人の評価、給与額、懲戒の判断を求められたら、規程の該当箇所だけを示し、判断は総務部へ相談するよう案内する。
プロンプトの基本的な組み立て方はChatGPTのプロンプトの書き方にまとめています。
ナレッジファイルの整え方（テキスト中心・テーマ別・古い情報を残さない）
公式ヘルプはナレッジのベストプラクティスとして、ナレッジはルールや動作ではなく参照資料に使うこと、ルール・トーン・作業手順の指針は指示に入れること、可能な場合は明確でテキスト中心のファイルを優先すること、を挙げています。複雑なレイアウトは、GPTがアップロードした内容を使いにくくする場合があるとも書かれています。これを実務に落とすと、次の5点になります。
- テキスト中心にする：画像を貼り込んだ資料や、段組みの多いPDFは、本文を抜き出したテキストやWordにしてから入れる
- テーマ別に分ける：勤怠、休暇、経費のようにテーマごとにファイルを分けると、20ファイルの枠の中で管理しやすく、差し替えも楽になる
- 入れすぎない：参照させたくない資料が混ざると、意図しない回答の根拠になる。そのGPTの用途に必要な資料だけにする
- 古い情報を残さない：改定前の規程が残っていると、新旧が混ざった回答が出る。差し替えるときは古いファイルを必ず削除する
- ファイル名と版を明記する：規程名と改定日をファイル名や本文の冒頭に入れておくと、回答に根拠として示させやすい
ナレッジの内容を引用・抜粋させたいときは、指示でその旨と形式を指定するよう公式ヘルプは勧めています。先のひな形で、規程名と条文番号を書くと指示しているのはこのためです。
使わない機能はオフにする
用途に必要のない機能は、オフにしておくのが基本です。たとえば社内規程に答えるGPTでウェブ検索がオンになっていると、社内規程ではなくWeb上の一般論を根拠に答えてしまう余地が生まれます。画像生成やCode Interpreterも、使わないならオフにしておくと、GPTの動きが読みやすくなります。公式ヘルプも、機能を追加する前に指示を明確にして例を足すほうが、多くの場合は早く問題を解決できるとしています。
共有範囲と管理者の設定
会社でGPTを使うときに問題になりやすいのは、作り方より、誰に渡すかと誰が管理するかです。共有範囲、権限レベル、管理者の設定、退職時の扱い、記録の確認方法を順に説明します。
公開範囲の選び方（招待者のみ／ワークスペース／リンク／GPT Store）
公式ヘルプ「GPT の共有と公開」によると、共有範囲は次の5つです。どれが選べるかは、アカウントとワークスペースの設定によって変わります。
- 招待者のみ：アクセスを限定する。管理対象のワークスペースでは、追加した特定のユーザーやグループも対象にできる
- リンクを知っているワークスペース内の全員：リンクを知っているワークスペース内の全員がアクセスできる
- ワークスペース：ワークスペース内の全員がアクセスできる
- リンクを知っている全員：公開リンクでの共有が使える場合、リンクを知っている全員がアクセスできる
- GPT Store：条件を満たすGPTを一般公開する
社内で使うGPTは、まず招待者のみで作成者と数人のテスト担当に絞って試し、問題がなければワークスペース内へ広げる順番が安全です。社外の人が触れる公開リンクやGPT Storeは、社内規程や顧客情報に関わるGPTでは選ばないようにします。
権限レベルは3段階｜設定を表示可能で渡すと複製される
共有するときは、範囲とあわせて権限レベルを選びます。
- チャット可能：GPTを使ってチャットできる
- 設定を表示可能：GPTを使い、複製し、構成設定を表示できる
- 編集可能：GPTに直接変更を加えられる
公開リンクでの共有とGPT Storeへの公開では、設定を表示可能はサポートされず、チャット可能だけになります。社内での共有で注意したいのは、設定を表示可能で渡すと、相手は指示文を含む構成設定を見たうえで複製までできる点です。ナレッジの中身も、質問によって引き出されるおそれがあります（後述の注意点）。手間をかけて作り込んだ指示文を部署の外に広げたくない場合は、使うだけの人にはチャット可能で渡し、設定を表示可能と編集可能は管理する人に限ります。
特定のユーザーやグループへの直接共有は、管理対象のワークスペースでだけ使え、個別のユーザーとグループを合わせて最大100件の受信者に共有できます。グループは人数にかかわらず1件と数えるため、部署単位のグループを作っておけば100件の枠には余裕が出ます。
GPT Storeへの公開と探し方
GPT Storeに公開すると、GPTはChatGPT上で公開され、誰でも使えるようになります。公開時には、カテゴリの選択、ビルダー名またはウェブサイトの表示の確認、ポリシーと製品要件を満たしていることの確認を求められる場合があります。ワークスペースで公開が無効になっている場合や、有効なプライバシーポリシーのURLがないアクションを使っている場合などは、公開の対象外になる可能性があります。個人用アカウントでは新しいGPTを公開できません。
ほかの人が公開したGPTを探すときは、サイドバーの「GPT を探す」から閲覧します。会社として気をつけたいのは、社外の人が作ったGPTを業務で使う場合です。作成者が分からないGPTに業務の情報を入れると、アクションやアプリを通じて入力が外部のサービスに送られることがあります。この点は注意点の章で扱います。
法人プランでのワークスペース内共有と管理者の設定
Enterprise・Eduのワークスペースでは、管理者がGPTの使い方を会社としてそろえられます。公式ヘルプ「Enterprise および Edu ワークスペースにおける GPT アクセスの管理」によると、「ワークスペース設定 > 権限とロール」で次の3つを設定できます。
- GPTを作成・編集できるユーザー
- GPTを共有できるかどうかと、共有先を招待者のみ、ワークスペースのみ、より広い範囲のどこまでにするか
- サードパーティ製GPT（社外の人が作ったGPT）に、すべてアクセスできるか、オーナーが承認したものだけにするか、アクセスを許可しないか
さらに「ワークスペース設定」の「GPT」では、ワークスペース単位で次の設定ができます。
- アプリ：ワークスペースで作成されたGPTでアプリを使えるかどうか（サードパーティ製GPTには適用されない）
- アクション：ワークスペースで作成されたGPTのアクションを、許可したドメインだけに制限できる。ドメインが1つも追加されていない場合、アクションは許可されない。親ドメインを許可すると、そのサブドメインも許可される
社員が勝手に社外のサービスへデータを送るGPTを作ることを防ぎたい場合は、アクションの許可ドメインを必要なものだけに絞るのが有効です。Enterpriseプランの全体像はChatGPT Enterpriseとはで解説しています。
退職・異動のときの所有権
Enterprise・Eduのワークスペースでは、作った人が辞めてもGPTが宙に浮くことはありません。Enterprise・Edu向けの公式ヘルプによると、GPTの所有者が非アクティブ化された場合、または通常の手順でワークスペースから削除された場合、所有権はワークスペースの所有者に移り、GPTは未割り当てとしてマークされます。ワークスペースの所有者は、GPTを確認したり、別のメンバーに割り当て直したりできます。元の作成者が後でワークスペースに戻った場合は、所有権を自動で戻すこともできます。
これはEnterprise・Eduのワークスペースで作ったGPTの話です（Businessでの扱いは、2026年9月18日時点の同じヘルプには記載がありません）。社員が個人用アカウントで作ったGPTは、会社のワークスペースの管理の外にあるため、退職時に会社が引き取る仕組みはありません。業務で使うGPTは会社のワークスペースで作り、個人用アカウントのGPTに業務を依存させないことが、退職・異動への備えになります。会社が把握していないAIの利用については野良AI（シャドーAI）とはで解説しています。
会話の記録と利用状況をどこで見るか
GPTの作成者は、使った人の個別の会話を見ることはできません。公式ヘルプ「ChatGPT の GPT」は、GPTの作成者はユーザーがそのGPTと行った個別の会話を表示できないと明記しています。作成者が回答の質を点検したいときは、利用者に困った質問を報告してもらう仕組みが必要です。
一方、Enterprise・Eduのワークスペースでは、会社として記録を確認する手段があります。公式ヘルプによると、GPTとの会話はCompliance Platform（会話データをAPIで取り出せる、コンプライアンス対応向けの仕組み）で利用でき、ワークスペース分析にはGPTの欄があり、対象の閲覧者はGPTの導入状況などの指標を確認できます。GPTの導入状況などを会社として把握したい場合は、自社のプランでこれらが使えるかを管理者に確認してください。
保存後の編集・更新・メンテナンス
GPTは作って終わりではなく、規程の改定や質問の傾向に合わせて直し続けるものです。公式ヘルプに沿って、編集の手順と、元に戻す方法を説明します。
保存後の編集・更新（更新ボタンとバージョン履歴）
既存のGPTを編集する手順は次のとおりです（プランと権限で編集が許可されている場合）。
- 「GPT を探す」を開くか、https://chatgpt.com/gpts にアクセスする
- 「マイ GPT」を選び、更新するGPTを選ぶ
- 「GPT を編集」を選ぶ（すでにそのGPTとチャットしている場合は、メニューから「GPT を編集」を選んでもよい）
- 変更したら「更新」を選び、下書きの最新の変更を公開中のGPTに反映する
編集内容は下書きに自動保存されますが、「更新」を選ぶまで使っている人のGPTには反映されません。直したのに回答が変わらないときは、更新を押し忘れていないかを確認します。
変更で回答が悪くなったときは、バージョン履歴で戻せます。GPTの編集中にその他のオプションメニュー（•••）を開くと、以前のバージョンを確認して復元できます。ただし、アクションを使うGPTの古いバージョンを復元した場合は、その後に認証の再設定が必要になることがあります。同じメニューからは、GPTのリンクのコピーや削除もでき、作成の対象になっているアカウントやワークスペースでは複製もできます。
定期的な見直しの目安
社内で使うGPTは、次のタイミングで見直すと、古い情報のまま使われ続けるのを防げます。
- 参照している規程やマニュアルが改定されたとき：ナレッジのファイルを差し替え、古いファイルを削除する
- 同じ質問への苦情や、答えられない質問が続いたとき：指示文に手順や例を足す
- 担当者が異動・退職するとき：編集権限と所有者を引き継ぐ
- OpenAIから提供終了や移行の通知が届いたとき：次の章の棚卸しを行う
見直すたびに、何をなぜ変えたかを1行でも記録しておくと、バージョン履歴から戻すときの判断材料になります。
今GPTsを使っている会社の棚卸し
すでにGPTを業務で使っている会社は、作成終了（予定）と提供終了（予定）の前に、どのGPTを残し、どれをやめるかを決める棚卸しが必要です。移行のFAQは、利用しているGPT、その作成者、代替のプラグインにアクセスが必要なユーザーを特定し、指示、参照資料、連携機能、普段使っているプロンプトをいくつか記録するよう勧めています。これを会社の作業に置き換えると、次の7項目になります。
棚卸しシートに書き出す7項目
- 使っているGPTの名前とリンク社内で作ったものと、社外の人が作ったものを分けて書き出します。社外のGPTは、作成された場所の予定に左右されます。
- 作成者と、現在の所有者移行できるのは作成者かワークスペース管理者だけです。作成者が退職して未割り当てになっているGPTは、先に所有者を決めます。
- 使っている人（部署・人数）代替のプラグインは最初は非公開です。移行後に誰へ共有し直すかを決めるために必要です。
- 指示の全文指示はスキルとして引き継がれますが、移行後に比べるための原本として、全文をコピーして保存しておきます。
- ナレッジのファイル一覧ファイル名と版（改定日）を控えます。移行後に参照ファイルが揃っているかを確認するときに使います。
- アプリとアクションの有無カスタムアクションは引き継がれず、コネクタかカスタムMCPサーバーで作り直す必要があります。該当するGPTは早めに情報システムの担当者に相談します。
- 普段使うプロンプトと、難しいケース1件移行後に同じ品質の答えが出るかを比べるためのテスト問題です。会話のきっかけもここに控えておきます。
9月25日（予定）の作成終了までにやること
対象のEnterpriseワークスペースの予定では、2026年9月25日に新しいカスタムGPTの作成が終わります。他のプランも同じスケジュールに従う予定とされているため、会社のワークスペースを使っている場合は、次の3点をこの日までに済ませておくと安全です。
- 移行したい下書きのGPTを公開する（一般に共有する必要はない。限られた共有設定のままで移行できるかは画面で確認）
- 重要な編集を済ませる（移行後の元のGPTは読み取り専用になる）
- 使っていないGPT、目的が重複しているGPTを洗い出し、移行しないものを決める
棚卸しは、使われていないGPTを減らす機会でもあります。移行とテストの手間はGPTの数だけかかるため、残すものを絞るほど準備は軽くなります。
移行後に同じ答えが出るかを比べる手順
移行のFAQは、移行したプラグインは応答が異なる場合があるとして、広く共有する前に、普段使っているプロンプトと少なくとも1つの難しいケースで結果を比較するよう求めています。確認する点としてFAQが挙げているのは、適切なスキルを選択して指示に従うこと、想定した参照資料を使うこと、完全な回答やファイルを必要な形式で生成すること、ワークフローに必要なツールと連携機能を備えていること、の4つです。これを手順にすると次のようになります。
- 棚卸しシートに控えた普段のプロンプト3件と難しいケース1件を、元のGPTに入れて回答を保存する
- 同じ4件を移行後のプラグインに入れて回答を保存する
- 結論が同じか、根拠にしている資料が同じか、形式（見出し・文字数・条文番号）が同じかを並べて比べる
- 違いがあれば、プラグイン側の指示や参照資料を直し、もう一度比べる
- 違いが解消してから、使っている人に共有し、切り替えを依頼する
ここまでの要点：棚卸しの目的は、12月11日（予定）にGPTが動かなくなったときに業務が止まらないようにすることです。指示の全文とテスト問題を手元に残しておけば、移行先がプラグインであっても、別の仕組みであっても、同じ業務を組み直せます。
業務での活用例と、入れてよいデータの線引き
GPTが向いているのは、決まった資料に基づいて、決まった形式で答える業務です。ここでは社員10〜200名の会社でよくある5つの作例を、入れてよいデータの線引きとあわせて示します。線引きは、会社のワークスペースで、学習に使われない設定になっていることを前提にしても、なお分けておきたい区分です。
作例1：社内規程Q&A
就業規則や各種規程をナレッジに入れ、社員の質問に条文番号付きで答えるGPTです。総務への同じ問い合わせを減らせます。
- 入れてよい：全社員に公開している就業規則、各種規程、社内申請の手順書
- 入れない：個人の評価、給与額、懲戒の記録、健康情報など個人に関わる情報
- 指示で決めておくこと：個別の人事判断には答えず、総務部の窓口を案内する
作例2：経費精算ルールの案内
経費精算の規程と、よくある差し戻し理由をナレッジに入れ、申請前の確認に使うGPTです。
- 入れてよい：旅費・経費規程、勘定科目の社内ルール、申請画面の操作手順
- 入れない：個人の精算の明細、口座番号、クレジットカードの情報
- 指示で決めておくこと：金額の最終判断は経理担当が行う旨を必ず添える
作例3：顧問先・取引先からのよくある質問の下書き
会計事務所や士業の事務所で、顧問先からよく来る質問に対する回答の下書きを作るGPTです。回答をそのまま送るのではなく、担当者が確認してから送る前提で使います。
- 入れてよい：事務所として作った一般的な説明資料、手続きの案内文、よくある質問と回答のひな形
- 入れない：顧問先の決算書や申告書、取引先名が入ったやり取り、マイナンバーなどの個人情報
- 指示で決めておくこと：個別の事情に踏み込む判断はせず、確認が必要な点を列挙して担当者に戻す
作例4：議事録の整形
会議のメモや文字起こしを貼り付けると、決まった形式の議事録に整えるGPTです。ナレッジはなくても作れます。
- 入れてよい：議事録の書式（見出し、決定事項、宿題、期限の書き方）と記入例
- 入れない：人事や取引条件など、会議の参加者以外に見せない内容の会議メモ
- 指示で決めておくこと：発言にない内容を補わない。決定事項と未決事項を分ける
作例5：営業FAQ
自社の製品やサービスについて、営業担当が商談前に確認するためのGPTです。
- 入れてよい：公開している製品資料、料金表、よくある質問
- 入れない：顧客別の見積もりや値引きの条件、商談中の顧客名
- 指示で決めておくこと：資料にない仕様や価格を推測で答えない
入れてよいデータの線引き（3つの区分）
作例に共通する線引きは、次の3つの区分にまとめられます。社内ルールとして明文化しておくと、GPTを作る人ごとの判断のぶれを減らせます。
- 入れてよい：社内で広く公開している資料、社外にも公開している資料、書式やひな形
- 管理者の承認を得て入れる：部署内だけで使う手順書や、取引先名を含まない業務マニュアル（共有範囲を招待者のみにする前提）
- 入れない：個人情報、顧客・取引先の機密情報、契約で第三者への提供が制限されている情報
社内で使うGPTであっても、共有範囲を広げれば、ナレッジの内容をその範囲の全員が質問を通じて引き出せる状態になります。入れる前に、このGPTを使う全員に見せてよい資料か、を基準に判断してください。社内ルールの作り方は生成AIの社内ガイドラインの作り方で解説しています。
既存のGPTsの探し方・使い方
作る権限がない人でも、共有されたGPTや公開されているGPTは使えます。探し方と使い方、知っておくと便利な挙動をまとめます。
既存のGPTsの探し方・使い方（サイドバーから）
公式ヘルプによると、GPTを使う方法は次の3つです。
- ChatGPTのサイドバーで「GPT を探す」を開き、使えるGPTを閲覧する
- GPTへの直接リンクを開く
- ワークスペースで共有されたGPTを開く
GPTを開いたら、説明と会話のきっかけを見て何のためのGPTかを確かめ、メッセージを送ってチャットを始めます。GPTは、設定された指示、知識、有効な機能に基づいて答えます。
会話の途中で@を使ってGPTを呼び出す
ChatGPTのWeb版では、会話の途中で@と入力すると、新しいチャットを始めずにGPTを呼び出せます。次のメッセージはそのGPTに送られ、会話はそれまでの流れを保ったまま続きます。この@の呼び出しはiOSとAndroidのアプリでは使えないため、スマホではGPTsメニューかサイドバーからGPTを開きます。
GPTはメモリやカスタム指示を使わない
GPTは、保存済みのメモリ、カスタム指示、以前の会話を使いません。公式ヘルプは、各会話は新しい状態で始まると説明しています。普段のChatGPTで自分用に設定しているカスタム指示（口調や前提の指定）は、GPTとの会話には効きません。GPTで毎回必要な前提は、GPTの指示に書いておく必要があります。
利用回数の制限
GPTだけに適用される利用回数の上限は、2026年9月18日時点の公式ヘルプ（GPTの作成と編集、ChatGPTのGPT、GPTの共有と公開、Enterprise・Eduでの管理、アクションの設定、提供終了と移行のFAQ）には記載がありません。GPTの利用に関する上限を確かめたい場合は、ご利用のプランの利用上限の案内と、ワークスペースの管理者に確認してください。
GPTsを作る・使うときの注意点
GPTの注意点は、作ったGPTから情報が漏れること、入れた情報の扱い、回答の誤り、外部への送信、そして機能そのものの変更の5つに整理できます。
注意点1：指示文や知識ファイルを抜き取られる（プロンプトインジェクション）
GPTに入れた指示文やナレッジは、使う人が質問を工夫することで引き出されるおそれがあります。AIに対して、元の指示を無視させたり、設定を出力させたりする入力をプロンプトインジェクションと呼びます。指示文に、設定を明かさないと書いておくことはできますが、それで確実に防げるとは限りません。
また、共有の権限を設定を表示可能にすると、指示文を含む構成設定は仕組みとして相手に見えます。対策の基本は、GPTを使う全員に見られても困らない内容だけを指示とナレッジに入れること、共有範囲と権限を必要な人だけに絞ることです。
注意点2：機密情報・個人情報を入れない（学習利用のプラン差）
GPTとの会話がOpenAIのモデル改善に使われるかどうかは、プランによって異なります。公式ヘルプによると、Business・Enterprise・Eduプランではデフォルトでデータはトレーニングに使われず、Free・Plus・Go・Proを含む個人向けプランでは、オプトアウトしているかどうかによってデータがトレーニングに使われる場合があります。
会社で使う場合は、学習に使われない設定になっている会社のワークスペースで使うことが前提です。そのうえで、前の章の線引きに沿って、個人情報や取引先の機密情報はナレッジにも会話にも入れないようにします。個人向けプランの学習設定の変え方はChatGPTに学習させない方法、情報漏洩の経路と対策はChatGPTの情報漏洩リスクと対策で解説しています。
注意点3：回答の誤り（ハルシネーション）と人の確認
ナレッジを入れても、GPTがもっともらしい誤りを答えることはあります。AIが事実と異なる内容をもっともらしく生成することをハルシネーションと呼びます。資料にない内容を一般論で補ったり、似た条文を取り違えたりする形で起きます。
対策は3つです。1つ目に、指示で根拠の資料名と条文番号を必ず示させ、根拠が示せないときは分からないと答えさせる。2つ目に、金額や期限、法令に関わる回答は、担当者が原典で確認してから使う運用にする。3つ目に、社外に出す文書はGPTの出力をそのまま使わず、人が読んでから出す。公式ヘルプも、プレビューで正確性を確認してから保存するよう案内しています。
注意点4：アクションとアプリで第三者に送られる情報
アプリや外部APIを使うGPTとやり取りすると、入力の関連部分が第三者のサービスに送られることがあります。公式ヘルプは、OpenAIはそれらのサービスがデータをどう使い、どう保存するかを監査・管理しないとしたうえで、信頼できるAPIまたはアプリを備えたGPTだけを使うよう求めています。情報が送られる前やアクションの実行前に、承認を求められる場合もあります。
社外の人が作ったGPTを業務で使うときは、このリスクがあることを前提に、業務の情報を入れないようにします。Enterprise・Eduでは、前述のとおり管理者がサードパーティ製GPTの利用を承認制にしたり、アクションの接続先ドメインを制限したりできます。
注意点5：特定のBOT機能の変更に業務を依存させない
今回の提供終了の予定が示すとおり、GPTのようなBOT機能は、提供元の判断で仕様が変わったり、提供が終わったりすることがあります。GPTの作り方を調べて業務に組み込んだ会社ほど、移行の作業が発生します。
備えとしてできるのは、指示の全文、参照資料、テスト問題を、特定の製品の外にも保管しておくことです。これがあれば、移行先がどの仕組みになっても、同じ業務を組み直せます。GPTの画面の中にしかない指示文は、その機能と一緒に失われるおそれがあります。
代わりの選択肢と、会社としての選び方
決まった指示と資料でAIを動かす仕組みは、GPT以外にもあります。移行先として公式に案内されているのはプラグインですが、ほかのAIにも似た機能があります。
代わりの選択肢（プラグイン・Gem・Claudeのプロジェクト）
- ChatGPTのプラグイン：OpenAIがカスタムGPTの移行先として案内している仕組みです。移行のFAQによると、再利用できる指示と連携アプリをまとめられ、GPTの指示はプラグイン内のスキルになります。
- GoogleのGeminiのGem：Googleの公式ヘルプは、Gemを、繰り返しの作業や新しい分野での知識の習得をサポートするGeminiのカスタマイズバージョンと説明しています。名前と指示を設定し、ファイルをアップロードして追加の情報にできます。共有したGemの指示とファイルは、Gemにアクセスできるすべてのユーザーが閲覧できるとされています。
- Claudeのプロジェクト：Anthropicの公式ヘルプによると、指示とナレッジをまとめて使える機能で、TeamとEnterpriseのプランでは組織のメンバーと共有できます。共有の権限には、閲覧してチャットできる権限と、編集できる権限があります。
どれも、指示と参照資料を1か所にまとめてAIを動かすという考え方は共通しています。GPTで作った指示文とナレッジを整理しておけば、別の仕組みに置き換えるときにも使えます。
特定のBOT機能に左右されず、社内で安全に共有するには
会社としてBOTを使い続けるときに確認したいのは、どの製品のBOT機能かより、次の4つの条件です。
- 学習に使わせない設定が、全社員に一律でかかっているか社員ごとの設定に任せると、漏れが生じます。会社側で一括して担保できるかを確認します。
- 誰がどのBOTをどう使ったかを、会社として確認できるかGPTでは作成者は利用者の個別の会話を見られませんが、Enterprise・EduではCompliance Platformで会話を取得できます。自社のプランで会社側がログを取得できるかが、点検と説明の土台になります。
- 社員への配布と停止を、管理者が行えるか共有範囲を社内に限定でき、退職・異動のときに所有者や権限を移せるかを見ます。
- 1つのAIの仕様変更に業務が止められないか複数のAIを使える環境なら、1つの機能が変わっても、指示と資料を持ち替えて業務を続けやすくなります。複数のAIを1つの環境で使う方法はマルチAIとはで解説しています。
GPTの作成が終わる予定の今は、社内のBOTの置き場所を見直す機会でもあります。どの仕組みを選ぶ場合も、指示の全文と参照資料を会社の資産として手元に残しておくことが、次の変更への備えになります。
よく使う指示と手順を、社内限定のBOTに
UPGEAR AIは、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1画面で切り替えて使える法人向けのプラットフォームです。カスタムプラスは、GPTs・Gem・Claudeプロジェクトの社内版として、よく使う指示と手順をBOTにし、社内限定で共有できます。管理者ダッシュボードでは利用ログ・権限・モデルのON/OFFを管理でき、1契約で4つのAIを使えます。UPGEAR AIの料金は月額30,000円（税抜）からで、ユーザーごとの課金はありません（人数の目安はライト1〜5名、スタンダード6〜20名、プレミアム21〜50名）。初期費用100,000円（税抜）が別途かかります。
UPGEAR AIの詳細を見るよくある質問
ChatGPT Plusに入ればGPTsを作れますか？
無料プランでもGPTsは使えますか？
スマホアプリでGPTsを作れますか？
GPTsはいつまで使えますか？
GPTsをプラグインに移行すると、何が引き継がれませんか？
社員が退職したら、その人が作ったGPTsはどうなりますか？
GPTsの作成者は、使った人の会話を見られますか？
作ったGPTsを自社のホームページに埋め込めますか？
まとめ
GPTs（カスタムGPT）は、指示・参照ファイル・機能を設定して特定の目的向けに仕立てたChatGPTです。2026年9月18日時点の公式ヘルプでは、Free・Go・Plus・Proを含む個人用アカウントでは新しいGPTを作れず、作れるのはBusiness・Enterprise・Eduのワークスペースで設定と権限が許可されている人だけです。作成と編集はWebで行い、スマホアプリは使うだけです。
作り方は、「GPT を探す」から「作成」を選び、設定画面で名前・説明・会話のきっかけ・指示・ナレッジ・推奨モデル・機能・アクションを埋め、プレビューで試してから保存する流れです。回答の質は、明示的な手順と例を入れた指示文と、テキスト中心でテーマ別に整理したナレッジで決まります。社内で共有するときは、範囲と権限を絞り、設定を表示可能で渡すと複製される点に注意します。
そして、OpenAIはカスタムGPTの提供終了を予定しています。対象のEnterpriseワークスペースでは9月25日（予定）に新規作成が終わり、12月11日（予定）に動作が停止し、他のプランも同じスケジュールの予定です。移行では、会話のきっかけはコピーされない場合があり、モデルの設定とカスタムアクションは引き継がれません。今GPTを使っている会社は、使っているGPT・作成者・利用者・指示の全文・参照資料・連携・テスト問題を棚卸しし、移行したい下書きを期限までに公開しておいてください。指示と資料を会社の資産として手元に残しておけば、どの仕組みに移っても業務を組み直せます。
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