ChatGPTの領収書・請求書の取り方とインボイス｜法人の経理処理

ChatGPTの領収書とは、ChatGPTの有料プランやAPIの利用料について、OpenAIまたはアプリストアが発行する支払いの証憑（請求書・領収書）のことです。結論から言うと、取り出す場所は「どこで払ったか」で決まり、法人の経理ではその先にある登録番号の照合、円での記帳、電子データのままの保存までを毎月の手順として決めておくことが大切です。プランごとの料金や人数別の総額はChatGPT Businessの料金｜法人プランの人数別総額と選び方で扱っているため、この記事では経理担当者が迷いやすい判断と手順だけを、公式ヘルプと国税庁の資料に沿って整理します。

※画面の名前・手順・税の取扱いは、2026年9月18日時点でOpenAI公式ヘルプ（日本語版）、Apple・Googleの公式サポート、国税庁の公表資料を確認したものです。画面の表記は予告なく変わることがあります。税務の判断は、必ず顧問税理士にご確認ください。

ChatGPTの領収書は支払い経路で取得場所が変わる

ChatGPTの領収書は、Web（chatgpt.com）、iPhoneアプリ、Androidアプリ、APIのどこで支払ったかによって、見に行く場所も発行元も変わります。経理担当者が最初にやることは、社内のどの支払いがどの経路で行われているかを確かめることです。

OpenAIの公式ヘルプは、Apple App Store や Google Play から始めたサブスクリプションの領収書は、Webの請求ポータルには表示されないと案内しています。また、ChatGPTの請求はWeb・App Store・Google Playのいずれかを通じて行われ、複数のプラットフォームで契約していると別々に請求されることがあるとも書かれています。つまり、同じ社員が同じChatGPTを使っていても、支払いの窓口が違えば証憑の置き場所は別になります。

社内の支払いがこの表のどこに当たるかを一覧にしておくと、月末に「あの領収書はどこにあるのか」と探し回る時間がなくなります。特に、会社としてはBusinessを契約しているのに、一部の社員が自分のスマートフォンでPlusを課金している、という状態はよくあります。経理から見えるのは経費精算で上がってきた分だけなので、経路の棚卸しは情報システム担当と一緒に行うのが確実です。

領収書・請求書の取り方（画面操作の手順）

領収書・請求書は、支払い経路ごとに決まった画面からPDFでダウンロードできます。ここでは公式ヘルプに書かれている画面名に合わせて、経路別の手順を示します。

ブラウザ版Plus・Proの領収書の取り方

個人プランをWebで契約している場合は、請求ポータルの請求書の履歴から過去分も含めてダウンロードできます。

1. chatgpt.com に、契約したアカウントでサインインします。
2. プロフィールアイコンから「設定」を開き、「アカウント」を選びます。
3. 「支払い」の「管理」をクリックすると、請求ポータルが開きます。
4. 請求ポータルの「請求書の履歴」から、必要な月の請求書を選んでダウンロードします。

アカウントによっては、設定の中に「請求」のタブが表示されます。その場合は「設定」から「請求」を開くと、サブスクリプションや支払い方法の管理と、利用できる請求履歴の確認ができると公式ヘルプに書かれています。どちらの画面が出るかはアカウントの状態で違うため、社内の手順書には両方を書いておくと問い合わせが減ります。

ダウンロードしたら、その場でPDFを開き、発行者の名前、登録番号、日付、金額、消費税額が載っているかを確認しておきます。後から見直すより、受け取った日に確かめるほうが手戻りが少なくなります。

Business（旧Team）の請求書はワークスペースの所有者しか見られない

ChatGPT Business の請求書は、ワークスペースの所有者だけが表示できます。公式ヘルプでは、ワークスペースのオーナーと管理者は「ワークスペース設定」の「請求」を開けるものの、請求情報や支払い方法の更新と請求書の表示ができるのはオーナーだけとされています。

1. 所有者のアカウントでサインインし、対象のワークスペースに切り替えます。
2. プロフィールアイコンから「ワークスペース設定」を開きます。
3. 「請求」を選び、「請求書」を選ぶと、そのワークスペースで利用できる請求書が表示されます。
4. 「プランを管理」から「支払い方法」を開いても、過去の請求書が保存された請求ポータルに移動できます。

ここで経理側が困るのは、所有者が情報システム担当や部門長であることが多く、経理担当者は自分で請求書を取りに行けない点です。管理者の権限を渡しても請求書は見られません。そのため、次のどちらかの段取りを決めておく必要があります。

• 所有者が毎月決まった日に請求書をダウンロードし、経理の共有フォルダに置く（置く日と置き場所を社内規程に書く）
• 経理担当者が請求書を直接取り出せるよう、所有者の権限を誰に持たせるかを情報システム担当と相談して決める

所有者が退職や異動をすると、過去の請求書を取り出せる人がいなくなるおそれがあります。所有者の引き継ぎ項目に請求書の受け渡しを入れる、年に一度は過去分をまとめて会社の保存先に移しておく、といった手当てをしておくと安全です。なお、公式ヘルプによると、ChatGPT Team は2025年8月29日に ChatGPT Business に名称が変わり、請求書と領収書にも ChatGPT Business と記載されるようになりました。名称変更そのものによって価格・税金・請求の流れは変わっていないとされているため、過去の請求書とプラン名が違っていても、同じ契約として扱って問題ありません。

iPhone・Androidアプリで払った場合はストアの購入履歴を見る

スマートフォンのアプリから課金した場合、領収書はOpenAIではなく各アプリストアの購入記録から確認します。

App Store で支払った場合、Appleの公式サポートでは、App Store アプリを開き、サインインボタンまたは画面上部の写真をタップして「購入履歴」を選ぶ手順が案内されています。表示期間は変更でき、パソコンからは reportaproblem.apple.com に Apple Account でサインインすると購入したアイテムの一覧を確認できるとされています。

Google Play で支払った場合、Googleの公式ヘルプでは、Play ストア アプリのプロフィールアイコンから「お支払いと定期購入」を開き、「予算と履歴」で確認する手順が案内されています。パソコンでは play.google.com の「お支払いと定期購入」から「予算と注文履歴」を開きます。また、Google Play で購入すると、注文情報を記載した確認メールが購入に使った Google アカウント宛てに送られるとされています。

アプリ経由の支払いは、会社のカードで払っていても証憑の発行元がOpenAIとは異なり、宛名や記載事項もWebの請求書と同じとは限りません。会社として経費に計上するなら、実物の書類でインボイスの記載事項がそろっているかを確認し、判断に迷うものは顧問税理士に見てもらうのが確実です。なお、令和7年4月からはアプリストア経由の一部の取引にプラットフォーム課税が適用されるため（国税庁タックスアンサーNo.6568）、消費税の扱いは後述の「アプリストア経由や登録番号がない書類の扱い」もあわせて確認してください。法人として使う契約は、最初からWebでの契約にそろえておくと、証憑が1か所に集まります。

API利用分はChatGPTとは別の請求画面で取る

APIの利用料は、ChatGPTのサブスクリプションとは別の請求として扱われます。公式ヘルプには、ChatGPT と API プラットフォームでは請求システムが別々になっており、各商品の料金と請求履歴はそれぞれの設定で管理すると書かれています。社内でChatGPT Businessを契約していて、開発部門がAPIも使っている会社では、同じOpenAIへの支払いでも証憑が2つの系統に分かれるということです。

• Enterprise の API 契約：各暦月の末日にその月の利用分が請求され、請求書は通常、請求サイクルの終了後2週間以内に発行されます。請求書は API プラットフォームの「請求」からダウンロードします。
• それ以外の API 利用者：支払いはプリペイドのクレジットか、クレジットカードへの自動請求で処理されます。支払い履歴と、利用できる請求書または領収書は「請求履歴」で確認します。

API の請求を管理できるのは、API 組織の請求を管理する権限を持つ人です。ChatGPTの所有者とAPIの組織の所有者が別の人であることも多いため、経理から見た受け取り窓口を系統ごとに決めておきます。

APIの請求サイクルとプリペイドクレジットの領収書

APIは、新しく作ったアカウントではプリペイド課金になり、使う前にクレジットを購入します。公式ヘルプによると、最初に購入できるクレジットは最低5ドルで、既定の金額は10ドルです。クレジットカードの自動請求を使う場合は、支払い方法や国に応じて、使用量が一定のしきい値に達したとき、または毎月、決済されます。月末締めで翌月に1回だけ請求が来るとは限らないため、同じ月に複数の領収書が発行されることを前提に保管の手順を組みます。

プリペイドで注意したいのは自動リチャージです。クレジット購入の設定時には「自動リチャージを使用する」が既定でオンになっており、残高がしきい値を下回ると自動でクレジットが追加されます。任意で月間のチャージ上限を設定できますが、公式ヘルプはこの上限を API の使用量の上限ではないと明記しています。手動で買ったクレジットも上限には含まれません。経理側は、自動リチャージの有無と月間上限の金額を、開発部門と一緒に決めておくと、想定外の領収書が増えるのを防げます。APIの単価と費用の見積もり方はChatGPT APIの料金の記事で解説しています。

宛名を会社名にする手順と、発行済み請求書の再発行

請求書の宛名（請求先情報）は、設定画面から会社名に変更できます。ただし、変更が反映されるのはこれから発行される請求書だけです。

個人の ChatGPT アカウントの場合、公式ヘルプでは次の手順が案内されています。

1. chatgpt.com でプロフィールアイコンを選び、「設定」を開きます。
2. 「請求」タブを選び、「請求情報」の「編集」を選びます。
3. 会社名や住所など、必要な請求先情報を入力して「保存」を選びます。

設定に「お支払い」が表示されるアカウントでは、「アカウント」の「お支払い」から「管理」を選んで請求ポータルを開き、「請求情報」の「情報を更新する」から編集します。

ChatGPT Business の場合は、請求情報を変えたいワークスペースの所有者としてサインインし、そのワークスペースに切り替えてから操作します。

1. プロフィールアイコンから「ワークスペース設定」を選びます。
2. 「請求」を選び、「設定」を選びます。
3. 「編集」を選んで請求先情報を更新し、「保存」を選びます。

API の組織は、請求を管理する権限のある人が組織の請求設定から請求情報を表示・更新します。

公式ヘルプは、請求先情報や納税者番号の変更は今後の請求書にのみ適用され、これらの設定では発行済みの請求書を遡って更新できないと説明しています。そのうえで、以前に発行された請求書の確認や再発行が必要な場合は、ヘルプセンターのチャットから OpenAI サポートに問い合わせ、該当する請求書番号を伝えるよう案内しています。宛名が個人名のままの過去分が見つかった場合は、設定画面で直そうとせず、請求書番号を控えてサポートに相談するのが正しい順序です。

契約した日にやること：有料プランやAPIの請求設定を始めたら、最初の請求が発行される前に請求先情報を会社名に変えておきます。後から直すと、変更前の請求書だけ宛名が違う状態が残り、サポートへの問い合わせが必要になります。なお公式ヘルプには、入力した納税者番号が無効と判明した場合、その番号は記録から削除されることがあるとも書かれています。

インボイス（適格請求書）と消費税の確認点

OpenAIの公式ヘルプは、日本の顧客に適格請求書を提供すると案内しています。経理担当者は、手元の請求書に載っている登録番号を国税庁の公表サイトで照合し、取引の区分に合わせて処理を決める必要があります。

2025年1月1日から消費税10%が請求されている

公式ヘルプによると、日本の消費税法に基づき、OpenAI OpCo, LLC は対象サービスの請求書に10%の消費税を請求し、徴収するとしています。この変更は2025年1月1日に施行されました。消費税が適用されるのは2025年1月1日以降に発生した料金だけで、それより前の請求書に消費税を追加して更新することはないとされています。

価格は米ドル建てのままです。公式ヘルプは、国をまたぐデジタルサービスの提供とみなされるため米ドルで価格を表示できるとしたうえで、日本の顧客に渡す適格請求書には適用される税額が日本円で記載されると説明しています。公式ヘルプの説明では、本体価格はドル、消費税額は円で記載されます。

国税庁のインボイスQ&A（問68）も、米ドルなどの外貨建ての取引であっても、税率ごとに区分した消費税額等は円換算した金額を記載する必要があり、それ以外の記載事項は外国語や外貨で書いても問題ないとしています。ドル表記の請求書だからインボイスにならない、ということではありません。

登録番号は国税庁の公表サイトで照合する

公式ヘルプが示している登録番号は T3700150133253 です。2026年9月18日に国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトで、この番号と、OpenAI, LLC 名義の T4700150127989 の2つを検索したところ、それぞれ次のように表示されました。

• T3700150133253：ＯｐｅｎＡＩ　ＯｐＣｏ，ＬＬＣ、登録年月日は令和8年1月1日
• T4700150127989：ＯｐｅｎＡＩ，ＬＬＣ、登録年月日は令和7年1月1日、失効年月日は令和9年1月1日と表示

どちらの番号も公表サイトに載っているため、経理がやるべきことは、手元の請求書に印字された番号がどちらかを確かめ、その番号を公表サイトで照合することです。番号を暗記して当てはめるのではなく、請求書ごとに確認します。

1. 請求書PDFを開き、発行者の名前と登録番号（Tから始まる13桁の番号）を確認します。
2. 国税庁の公表サイトで、その登録番号を入力して検索します。
3. 表示された名前が請求書の発行者と一致しているか、請求書の日付の時点で登録が有効かを確かめます。
4. 照合した日、番号、表示された名前を、会計ソフトの取引先情報やメモ欄に残します。

適格請求書として必要な記載事項は、国税庁のQ&A（問54）で次の6つと示されています。照合と合わせて、この6つが請求書に載っているかを見ておきます。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称と登録番号
• 取引の年月日
• 取引の内容
• 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

最後の項目が宛名です。宛名を会社名にしておく理由は、ここにもあります。

Enterpriseなど個別契約は一般にリバースチャージ

公式ヘルプは、Enterprise 契約などの個別契約でサービスを利用する法人顧客については、一般的にリバースチャージの仕組みが適用されるため消費税は課されないと説明しています。この場合、サービスを受ける日本の事業者が自分で税額を算定し、申告・納付する責任を負います。

国税庁のタックスアンサー（No.6118）では、国外事業者が行う事業者向け電気通信利用役務の提供について、役務の提供を受けた国内事業者が特定課税仕入れとして申告・納税を行うと説明されています。あわせて、一般課税で課税売上割合が95%以上の課税期間や、簡易課税制度などが適用される課税期間については、当分の間、特定課税仕入れはなかったものとされる経過措置があるとしています。また、国税庁のインボイスQ&A（問103-3）では、リバースチャージで申告・納税する消費税額は、適格請求書の保存がなくても、一定の事項を記載した帳簿の保存で仕入税額控除ができるとされています。

リバースチャージの扱いは会社の課税方式によって結論が変わるため、Enterprise を契約した段階で、次の点を顧問税理士に確認しておくことをおすすめします。

• 自社の課税方式（一般課税か簡易課税か）と、直近の課税売上割合で、特定課税仕入れを申告に含める必要があるか
• 申告に含める場合、帳簿にどの事項を記載するか
• 契約書や請求書に消費税の扱いがどう書かれているか（公式ヘルプは、分類がアカウントの状況と合わないと思う場合はサポートに連絡するよう案内しています）

Enterprise の契約形態そのものについてはChatGPT Enterpriseの解説をご覧ください。

アプリストア経由や登録番号がない書類の扱い

アプリストア経由の支払いや、登録番号が見当たらない書類は、そのまま仕入税額控除の対象にできるとは限りません。国税庁の質疑応答事例では、事業者向けに当たらない、いわゆる消費者向けの電気通信利用役務の提供について、適格請求書発行事業者の登録を受けている国外事業者から受けたものは、適格請求書等と一定の事項を記載した帳簿の保存で仕入税額控除ができるとされています。一方で、登録を受けていない国外事業者から受けたものは控除の対象にならず、適格請求書発行事業者以外からの仕入れに設けられている経過措置（仕入税額相当額の一定割合を控除できる措置）も適用されないとしています（国税庁インボイスQ&A問103-3）。

また、令和7年4月からは、アプリストア経由の一部の取引にプラットフォーム課税が適用されます（国税庁タックスアンサーNo.6568）。書類の発行者と登録番号を確認し、扱いは顧問税理士と決めてください。

国税庁のQ&A（問103-3）では、一定規模以下の事業者が令和5年10月1日から令和11年9月30日までに行う税込1万円未満の課税仕入れについて、帳簿のみの保存で仕入税額控除ができる少額特例は、消費者向けの電気通信利用役務の提供にも適用できるとされています。自社が特例の対象になるかどうかも含めて、書類に登録番号がない支払いは顧問税理士と扱いを決めておきます。

支払い方法はカードが基本、請求書払いは契約プランだけ

セルフサービスで申し込むChatGPTの支払いは、カード払いが基本です。請求書払いや銀行振込が必要な場合は、営業担当と契約するプランを検討することになります。

公式ヘルプによると、ChatGPT Business はクレジットカードとデビットカードでの支払いに対応しており、請求書払い、銀行振込、電信送金、ACH、発注書、後払い条件は、セルフサービスの Business ワークスペースでは利用できません。組織で請求書払いが必要な場合は、ChatGPT Enterprise や ChatGPT Education などの契約プランについて営業部に問い合わせるよう案内されています。また、サポートでは既存のセルフサービスの Business ワークスペースを請求書払いに変更することはできないとも書かれています。

経理の立場では、カード払いを前提に次の点をそろえておくと、記帳と照合が楽になります。

• 支払いに使うカードを会社名義の法人カードに統一し、カードの利用明細と請求書を月ごとに突き合わせる
• カードの名義、請求先情報の宛名、請求書を受け取る人を、契約ごとに一覧にしておく
• カードを切り替えるときは、支払い方法を更新できる人（Business では所有者）に依頼する段取りを決めておく

請求書払いにこだわるあまり、部署ごとに別の窓口から契約を増やすと、かえって証憑の管理が難しくなります。支払い方法は、契約をどこにまとめるかと一緒に決めるのが現実的です。Business と Enterprise のプランの違いや料金は、ChatGPT Businessの料金｜法人プランの人数別総額と選び方で比べられます。

経理処理：勘定科目・円換算・年払い・APIクレジット

ChatGPTの利用料の経理処理で決めておくべきことは、勘定科目、円での計上方法、年払いやクレジットの前払い分の扱いの3つです。どれも社内で一度決めたら毎月同じやり方を続けることが大切です。

勘定科目は社内で決めて毎月同じ科目を使う

ChatGPTの利用料に使う勘定科目は、法令で決まっているものではありません。実務では通信費、支払手数料、ソフトウェアの利用料をまとめる科目などが使われていますが、重要なのは科目名そのものより、同じ性質の支払いを毎月同じ科目で処理することです。ChatGPT、API、他のAIサービスの利用料が、月によって違う科目に入っていると、年間のAI関連費用を集計するときに漏れが出ます。

法人カードで支払った場合の仕訳は、例えば次のような形になります（金額は説明用の仮の数字です）。

• 利用時：借方 通信費 3,000円、仮払消費税等 300円／貸方 未払金 3,300円
• カード代金の引き落とし時：借方 未払金 3,300円／貸方 普通預金 3,300円

摘要には、サービス名、プラン名、請求書番号、対象期間を入れておくと、後から証憑を探すときに役立ちます。Business の標準シートとプレミアムシートのように、同じ請求書に複数の品目が並ぶ場合も、科目は同じにしておくのが扱いやすいでしょう。部門ごとに費用を配賦したい場合は、科目ではなく部門や補助科目で分けます。AI関連費用の全体をどう管理するかは生成AIのコスト管理で整理しています。

ドル建ての請求書とカード明細の円額がそろわないとき

公式ヘルプの説明では、本体価格はドル、消費税額は円で記載されます。一方、カードの利用明細には円に換算された支払額が載ります。この3つの金額は、換算に使うレートが違うため、ぴったりそろわないことがあります。

国税庁のインボイスQ&A（問127）は、外貨建ての取引で仕入税額を計算する方法を説明しています。請求書に記載された税額を積み上げて計算する方法（請求書等積上げ計算）の場合は、交付を受けた適格請求書に記載された税率ごとの消費税額等を基礎とし、その税額が自社の円換算の方法と異なる方法で計算されていても問題ないとしています。帳簿に記載する仮払消費税額等から計算する方法（帳簿積上げ計算）の場合は、外貨建ての支払対価を円換算したうえで仮払消費税額等を算出し、1円未満の端数は切り捨てまたは四捨五入するとしています。

実務では、費用の総額をカード明細の円額で計上するのか、取引日の為替レートで換算するのかによって、請求書の円の税額との差の出方が変わります。どの方法をとるかは自社の仕入税額の計算方法とあわせて顧問税理士と決め、決めた方法を毎月続けます。差額の扱いを経理担当者が月ごとに判断している状態は、担当者が変わったときに処理がぶれる原因になります。

Businessの年払いは前払費用と短期前払費用の特例を確認する

ChatGPT Business には月払いと年払いがあり、年払いを選ぶと1年分をまとめて支払います。公式ヘルプの例では、年額プランで標準シート8つを契約すると、1シート月額20ドル相当の12か月分として1,920ドルが請求されるとされています。

1年分の支払いは、原則として決算期末時点でまだ受けていない期間の分を前払費用として扱います。一方、法人税基本通達2-2-14は、一定の契約に基づき継続的に役務の提供を受けるための前払費用のうち、支払った日から1年以内に提供を受ける役務に係るものを支払い、その額を継続して支払った日の属する事業年度の損金の額に算入している場合には、これを認めるとしています（短期前払費用の取扱い）。ChatGPTの年払いにこの取扱いを当てはめるかどうかは、契約の内容と自社の継続適用の状況によるため、顧問税理士に確認してから決めてください。

年払いには、会計処理以外の注意点もあります。公式ヘルプによると、年間プランで途中から追加したシートは現在の年間契約期間の終了まで契約対象として維持され、シート数の削減は次回の年間請求サイクルの開始時に適用されます。未使用のシートは原則として返金されません。途中で人が減っても費用は減らないため、年払いを選ぶ前に、1年間の人数の見通しを部門と確認しておきます。

APIのプリペイドクレジットは前払いとして管理し、失効に備える

APIのプリペイドクレジットは、買った時点ではまだ使っていない前払いの性質を持ちます。購入時に前払金などで資産に計上し、使った分を費用に振り替えるのが考え方の一例です。購入額が小さく毎月ほぼ使い切る運用であれば購入時に費用とする処理を検討する会社もありますが、どちらを採るかは金額の重要性と継続性を踏まえ、顧問税理士と決めてください。

クレジットの管理で押さえておきたいのは、公式ヘルプに書かれている次の2点です。

• 購入したクレジットは1年後に失効し、OpenAIは有効期限を延長できない
• クレジットは、法令や契約で義務付けられている場合や承認された例外を除き、返金されない

使い切れずに失効したクレジットは、一般にはその時点で損失や費用として処理します。扱いは顧問税理士と確認してください。失効日を把握できるよう購入日を台帳に残しておきます。自動リチャージの月間上限と合わせて、1か月あたりいくらまでクレジットを買ってよいかを、開発部門との間で決めておくと管理しやすくなります。

個人事業主は家事按分の割合と根拠を残す

個人事業主が自分のアカウントでChatGPTを契約し、仕事と私用の両方で使っている場合は、事業に使った割合だけを経費にする家事按分を検討します。割合に決まった数字はないため、利用時間や用途の記録など、割合の根拠を説明できる材料を残しておくことが大切です。按分の割合と根拠は、確定申告の前に税理士に確認しておくと安心です。

電子帳簿保存法：ダウンロードしたPDFは電子のまま保存する

ChatGPTの請求ポータルからダウンロードした請求書や領収書は、電子取引の書類として、データのまま決められた方法で保存する必要があります。紙に印刷して保管するだけでは足りません。

国税庁の電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係・令和8年7月版）の問5では、インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書のデータ（PDFファイル等）は電子取引に該当し、データを保存しなければならないとされています。問8では、スマホアプリによる決済で事業者から受け取る利用明細等も電子取引に当たるとされています。ChatGPTのWebの請求書、APIの領収書、アプリストアの購入記録は、いずれもこの考え方で扱うことになります。

保存の方法について、同じ一問一答の問30は、電子的に受け取った請求書や領収書等はデータのまま保存しなければならないとしたうえで、次のいずれかの条件を満たす必要があるとしています。

• タイムスタンプが付与されたデータを受領する
• 速やかに（または業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付す
• データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム、または訂正削除ができないシステムを利用する
• 訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定し、運用し、備え付ける

さらに、問48では、取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索の条件として設定できること、日付や金額は範囲を指定して検索できること、2つ以上の項目を組み合わせて検索できることが求められています。なお、税務職員のダウンロードの求めに応じられるようにしていれば、日付・金額の範囲指定と組み合わせ検索は不要になり、そのうえで基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者などは検索要件そのものが不要になります（問48）。紙の扱いについて、問31は、要件どおりにデータを保存したうえで、そのデータを紙に印刷して他の書類と一緒に整理することは問題ないとしています。紙はあくまで手元の管理用で、保存の本体はデータという位置づけです。

専用のシステムを使わない場合に取り組みやすいのは、事務処理規程を定める方法です。国税庁は問33で、電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程のひな形を示しています。ひな形には、目的、適用範囲、管理責任者、電子取引の範囲、保存期間、訂正削除の原則禁止、やむを得ず訂正削除する場合の申請と報告の手順が並んでいます。ChatGPTの証憑に当てはめるなら、次のように書き加えていくと運用に乗せやすくなります。

1. 電子取引の範囲に、生成AIサービスの請求ポータル・API の請求画面・アプリストアの購入履歴からダウンロードする請求書と領収書を加える。
2. 保存先を、会社の共有ストレージの決まったフォルダに限定する。
3. ファイル名を、取引年月日、取引先名、金額の順にそろえる（例：20260930_OpenAI_3300.pdf）。これで日付・取引先・金額による検索に対応しやすくなる。
4. 保存したファイルの訂正や削除は原則禁止とし、やむを得ない場合は管理責任者の承認を取る。
5. 所有者が請求書を置く日と、経理担当者が確認する日を決めておく。

社員が立て替えた場合の保存方法も、同じ一問一答に答えがあります。問12では、従業員が会社の経費を立て替え、支払先から電子データで領収書を受け取った行為は、会社の行為として行われる場合には会社としての電子取引に当たるとされ、従業員から集約して会社として保存・管理することが望ましいとされています。問36では、従業員がスマートフォンのアプリで立て替えた場合、スマートフォンに表示される領収書データを電子メールで送らせて会社のシステムに保存する方法が認められ、スクリーンショットによる画像データでも構わないとされています。

社員が個人契約したChatGPTを立替精算するとき

社員が自分のカードでChatGPTを契約し、会社が立替精算する場合は、税の書類がそろうかと、業務データの扱いが会社として許容できるかの両方を確認してから精算を認めるべきです。領収書の宛名が社員個人になる点と、会社から利用状況が見えない点が、会社契約との大きな違いです。

宛名が社員個人の請求書と仕入税額控除

国税庁のインボイスQ&A（問94-2）は、従業員が事業に必要な消耗品等を購入し、宛名に従業員名が記載された適格簡易請求書を受け取った場合について回答しています。原則として、仕入税額控除を行う事業者以外の者の名前が記載された書類をそのまま保存しても、仕入税額控除はできないとしています。ただし、その従業員が会社に所属していることが明らかになる従業員名簿等もあわせて保存していれば、従業員名の書類と従業員名簿等の保存で、請求書等の保存要件を満たすものとして仕入税額控除を行って差し支えないとしています。従業員名簿等がなく従業員を特定できない場合は、従業員が作成した立替金精算書の交付を受け、保存する必要があるとされています。

この回答は、レシートのように宛名の記載が本来求められない適格簡易請求書を前提にしたものです。ChatGPTの請求書は宛名の欄がある形式のため、この回答をそのまま当てはめてよいかは、顧問税理士に確認してください。精算の実務としては、次の書類を集めておくと判断材料がそろいます。

• 請求ポータルからダウンロードした請求書のPDF（元のデータのまま）
• 支払いに使ったカードの利用明細（該当する行）
• 社員が作成した立替金精算書（サービス名、プラン名、対象期間、業務で使う理由を書く）
• 従業員名簿など、その社員が在籍していることを示す記録

社員が請求先情報に会社名を入れて契約している場合でも、契約の主体と支払いのカードは社員個人です。毎月の精算を続けるなら、会社の契約に切り替えたほうが書類の面でも管理の面でも扱いやすくなります。

精算を認める前に情シス・総務が確認すること

個人契約の精算申請は、会社が把握していないAIの利用、いわゆる野良AI（シャドーAI）を見つける機会でもあります。経理が申請を受け付けたら、支払いを通す前に情報システム担当や総務と次の点を確認する流れにしておくと、利用の実態を把握できます。

• 入力した内容をモデルの学習に使わせない設定になっているか（個人向けプランでは本人が設定を変える方式で、会社からは確認できない）
• 顧客情報、従業員の個人情報、未公開の数字など、入力してはいけない情報を入れていないか
• どのメールアドレスで登録しているか（私用のアドレスか、会社のアドレスか）
• 退職や異動のとき、会話の履歴や作ったデータがどこに残り、誰が消すのか
• 同じ用途の会社契約があるのに、なぜ個人で契約しているのか

個人向けプランの学習設定と会社の契約の違いはChatGPT Plusの解説とChatGPTに学習させない方法で詳しく説明しています。精算を認めるかどうかの線引きは、生成AIの社内ガイドラインに書いておくと、経理担当者が毎回判断を抱え込まずに済みます。

精算規程に書いておく例：生成AIサービスの個人契約による利用料は、会社が認めたサービスとプランに限り立替精算の対象とする。申請時には請求書のデータ、カード利用明細、立替金精算書を提出し、学習に使わせない設定の状態を申告する。会社契約で同じ用途を満たせる場合は、個人契約の精算は認めない。

領収書が見つからないときの原因と対処

領収書が見つからない原因の多くは、見ているアカウントやワークスペースが違うか、支払いの経路が違うかのどちらかです。公式ヘルプに沿って、次の順に確認します。

1. 契約したアカウントでサインインしているかを確認します。請求書の履歴が表示されない、または空の場合、公式ヘルプはまず正しいアカウントやワークスペースにサインインしているかを確認するよう案内しています。
2. アプリから課金していないかを確認します。App Store や Google Play で始めたサブスクリプションの領収書は請求ポータルに表示されないため、各ストアの購入履歴を見ます。
3. Business の場合は、ワークスペースの所有者でサインインしているかを確認します。所有者以外は請求書を表示できません。
4. それでも見つからない場合は、アカウントのメールアドレスを添えて OpenAI サポートに問い合わせます。

ワークスペースが無効化されている場合や、所有者なのに「請求」を開けない場合について、公式ヘルプは、アカウントのメールアドレス、ワークスペース名またはID（分かる場合）、必要な請求期間、過去の請求書番号を記載してサポートに問い合わせるよう案内しています。ワークスペースが無効化されているかどうかと、アクセスできない請求ページも伝えるよう書かれています。問い合わせに必要な情報がそろうよう、請求書番号は毎月の台帳に控えておくと役立ちます。

過去の領収書は請求書の履歴から遡って取得できる

過去の領収書は、請求ポータルの請求書の履歴から遡ってダウンロードできます。公式ヘルプは、Plus、Pro、Business の過去の請求書を請求ポータルから検索してダウンロードできると説明しています。決算の前にまとめて取りに行くより、毎月の締めで取得しておくほうが、アカウントの変更や所有者の異動の影響を受けにくくなります。

解約した後に過去の請求書が必要になる場合や、ワークスペースを閉じた後で請求ページが開けない場合は、上に書いた情報を添えてサポートに相談します。解約の前に、必要な期間の請求書をすべてダウンロードして保存しておくのが確実です。

毎月の締めで確認するチェックリスト

ここまでの内容を、毎月の締めで経理担当者が確認する項目にまとめます。社内の手順書にそのまま貼って使えます。

• 支払い経路ごとの請求書・領収書をすべて取得したWeb の個人プラン、Business、API、アプリストアの購入履歴を、契約一覧と突き合わせて漏れがないか確認します。
• Business の請求書を所有者から受け取った所有者が共有フォルダに置く日を過ぎていないか確認します。
• 請求書の宛名が会社名になっている個人名の請求書があれば、請求先情報を変更し、過去分は請求書番号を添えてサポートに相談します。
• 登録番号を公表サイトで照合した請求書に印字された番号と発行者名を照合し、照合日を記録します。
• カード利用明細と請求書を突き合わせた同じ月に複数の API の領収書がないか、二重に課金されている契約がないかも確認します。
• 決めた勘定科目と円換算の方法で記帳した摘要にサービス名、プラン名、請求書番号、対象期間を入れます。
• 年払いとAPIクレジットの残りを確認した前払いの残高と、クレジットの失効日が近いものがないかを見ます。
• PDFを決めたフォルダに決めたファイル名で保存した日付・取引先・金額で検索できる状態になっているか確認します。
• 個人契約の立替精算を情シス・総務に回した学習設定や入力内容の確認が済んだものだけを精算します。

会計事務所が顧問先からChatGPTの領収書について相談を受けたときも、同じ項目を順に聞くと状況がつかめます。特に、支払い経路、請求書の日付、発行者と登録番号、宛名、通貨の5点が分かれば、処理の方針はほぼ決まります。

AIの契約が増えるほど経理の手間は増える

ChatGPTだけでも、Web の個人プラン、Business、API、アプリストアと、証憑の置き場所は4つに分かれます。ここに他のAIサービスが加わると、経理が毎月集める書類はさらに増えます。

部署ごとに ChatGPT、Claude、Gemini を別々に契約すると、請求書の発行元、通貨、登録番号、請求書を取り出せる人、請求のタイミングがサービスごとに違ってきます。そこに社員の個人契約の立替精算が加わると、同じAIの利用料が、会社の契約と個人の精算の両方に散らばります。経理から見れば照合の手間が増え、情報システム担当から見れば、誰がどのAIにどんな情報を入れているかが見えない状態です。

会社としてAIを安全に使うために整えたいのは、次の4つです。

• 入力した内容を学習に使わせない設定を、社員の操作に任せず会社側で全員にそろえる
• 誰がいつどのAIを使ったかの記録を会社側で確認できるようにする
• アカウントの配布と停止を会社が行い、退職・異動の際に確実に止める
• 用途に応じて複数のAIを使い分けられる環境を、個人契約に頼らず会社として用意する

このうち経理に直接関わるのは、契約と請求をどこにまとめるかです。AIごとに契約を分けたままにするのか、複数のAIを1つの契約で使える形にするのかで、毎月の証憑の数と照合の手間が変わります。複数のAIを1つの環境で使う方法はマルチAIの解説で、法人向けの生成AIサービスの料金の横並びは法人向け生成AIサービスの料金比較で整理しています。

よくある質問

まとめ

ChatGPTの領収書は、Web、アプリストア、API、個別契約のどこで払ったかによって取り出す場所と発行元が変わります。Business の請求書はワークスペースの所有者しか見られず、API の請求は ChatGPT とは別の仕組みで届くため、経理担当者は支払い経路ごとに受け取りの段取りを決めておく必要があります。

宛名や納税者番号の変更はこれから発行される請求書にだけ反映されるため、契約した日に請求先情報を会社名にしておきます。インボイスについては、OpenAIの公式ヘルプが2025年1月1日から消費税10%を請求し適格請求書を提供すると案内しており、国税庁の公表サイトには2つの登録番号が載っています。手元の請求書の番号を公表サイトで照合し、Enterprise などの個別契約ではリバースチャージの扱いを顧問税理士と確認してください。

経理処理では、勘定科目と円換算の方法を一度決めて続けること、年払いとAPIクレジットの前払い分を管理すること、ダウンロードしたPDFを電子のまま検索できる形で保存することが基本です。社員の個人契約の立替精算は、書類の確認と同時に、会社から見えないAI利用を見つける機会として扱うと、経理と情報システム担当の両方の手間を減らせます。

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