Gemini と Gmail の連携とは、Google の生成AIである Gemini を使って、Gmail のメールを要約したり返信の下書きを作らせたりする使い方のことです。入口は「Gmail の中の Gemini」と「Gemini アプリに Gmail を接続して @ で呼ぶ方法」の2つあり、同じメールを扱っても、データの扱いと会社が止められる場所が違ってきます。Gmail ヘルプは、会社の Workspace のデータを許可なく生成AIの学習に使わないと説明する一方、個人アカウントで Gemini アプリと共有したデータは各サービスの規約に従って処理され、学習に使われることもあると書いています。社外とのメールで使い始める前に、どちらの入口を、どのメールまで認めるかを会社で決めておきましょう。
Gemini Gmail連携の入口は2つ｜起動場所からデータの扱いまで比べる
Gemini を Gmail で使う入口は、Gmail の画面の中で動く Gemini と、Gemini アプリから Gmail を読みにいく接続の2つになります。前者は Gmail ヘルプで Gemini in Gmail と呼ばれ、右上のサイドパネル「Gemini に相談」、作成画面の「文書作成サポート」、スレッド上部の要約の3つが中心です。後者は、gemini.google.com やスマホの Gemini アプリで Google Workspace アプリを接続し、会話の中で @ を入力して Gmail を指定する方法を指します。見た目はどちらも Gemini にメールを読ませる作業ですが、設定する場所も、履歴の残り方も、管理者が止める場所も別々の仕組みです。
返信の下書きの細かな手順やプロンプトの例はGeminiでメール返信を下書きする手順にまとめてあり、プランごとの範囲や表示されないときの切り分けはGoogle Workspace の Gemini が使えない原因で扱っています。ここでは、2つの入口の違いと、社外とのメールで使うときに会社が決めることに絞って見ていきます。まずは2つの入口を同じ項目で並べてみてください。
| 項目 | 入口1：Gmail の中の Gemini | 入口2：Gemini アプリに Gmail を接続 |
|---|---|---|
| 起動する場所 | パソコンは右上の「Gemini に相談」アイコン（スマホは検索バーの右側）、作成画面の文書作成サポート、スレッド上部の[このメールを要約] | Gemini アプリ（ウェブ・スマホ）の会話欄。@ を入力して Gmail を選ぶ |
| できること | スレッドの要約、新規メールや返信の下書きと推敲、アクションアイテムの書き出し、ドライブのファイルを参照した下書き | Gmail・ドキュメント・ドライブからの情報の検索と要約、ToDo リストへのタスク追加、Keep のメモ作成、カレンダーの予定作成 |
| 必要な設定 | Gmail の設定で Google Workspace のスマート機能をオン（ウェブブラウザからのみ） | [アクティビティの保存]をオン、Gmail の[他の Google サービスのスマート機能]をオン、仕事用アカウントは管理者によるアプリ連携の有効化 |
| 使えるアカウント・プラン | 対象の Workspace プラン（Business Starter 以上）か Google AI Plus・Pro・Ultra。無料の個人アカウントは文書作成サポートが米国のみで、要約は日本語でも対象 | 個人の Google アカウント（国・年齢などの条件はこのヘルプに記載なし）と、Workspace の Business・Enterprise・Education（コアサービス。仕事用は管理者の許可が必要） |
| データの扱い（公式の説明） | Workspace のデータは許可なく生成AIの学習に使わない（Gmail ヘルプ）。Google AI プランも学習と改良に使わない（同ヘルプ） | 個人アカウントは、接続済みアプリの情報を保存・使用し、用途に Gemini アプリの提供と改良を含む（Gemini アプリのプライバシー ハブ）。学習に使われることもある（Gmail ヘルプ）。受信トレイの情報を直接は学習に使わない（パーソナル インテリジェンスを紹介した Google ブログ・同社発表） |
| 履歴 | Gemini in Gmail との会話は Gemini アプリ アクティビティに保存されない（Gmail ヘルプ） | 接続には[アクティビティの保存]のオンが必要。仕事用アカウントは Gemini 会話履歴の有効化が条件（管理者向けヘルプ） |
| 管理者が止める場所 | Enterprise 系は[生成 AI]→[Gemini for Workspace]→[機能アクセス]で Gmail をオフ。Business 系はこの設定の対象外で、スマート機能の既定の設定で調整 | [生成 AI]→[Gemini アプリ]→[アプリ]で Workspace アプリへの接続を外す（既定はオン）。Business エディションも対象（ヘルプの表記） |
※ボタン名・メニュー名は日本語版ヘルプの表記で、実際の画面表示は確かめていません。ヘルプの内容は2026年9月26日と10月4日に確認したものです。日本語版ヘルプには、AI による翻訳を含む場合がある旨の注記があります。
表のうち、会社としていちばん差が出るのはデータの扱いの行になります。会社の Workspace で Gmail の中の Gemini を使う場合、Gmail ヘルプは Workspace のデータを許可なく生成AIの学習に使わないと説明しています。一方で、個人アカウントで Gemini アプリにデータを共有した場合は、各サービスの規約に従って処理され、モデルのトレーニングと改善に使われることもあると、同じヘルプの別の段落に記載があります。同じ社員が同じメールを扱っても、入口とアカウントの組み合わせで扱いが変わってしまいます。危険性の中身は、後の節で入口ごとに分けて見ていきます。
どちらから始めるか迷う会社であれば、まずは会社の Workspace で入口1だけを使い、入口2は必要な部署で試してから広げる順番が無理のない進め方でしょう。入口1は Gmail の画面から離れずに使えるため、社員に覚えてもらう操作も少なく済みます。入口2は ToDo やカレンダーとまとめて扱える便利さがある反面、個人アカウントでも同じように接続できてしまう点に気をつけたいところです。
使う前の条件と設定｜プラン・言語・スマート機能・接続
日本の会社で Gmail の中の Gemini を使うには、Google Workspace の Business Starter 以上か、個人の Google AI プラン（Plus・Pro・Ultra）が前提になります。Gmail ヘルプの機能一覧では、文書作成サポートは対象プランなら日本語を含む8言語ですべての国と地域が対象で、有料プランでない個人の Gmail アカウントは米国のみとされています。メールスレッドの要約だけは個人アカウントでも日本語ですべての国と地域が対象と書かれており、無料の個人アカウントで日本から使える見込みがあるのはこの機能だけです。ただしこれはヘルプ上の記載で、実際の画面で確かめた結果ではない点にご注意ください。
使えるプランと言語
Workspace のエディション比較では、Gmail のサイドパネル・文書作成サポート・AI による概要が Business Starter から対象に入っています。Business Starter の料金はユーザー1人あたり月額800円（年間プラン・税別）なので、社員30名なら毎月24,000円、100名なら毎月80,000円の負担となります。日本語で使えない機能もあり、Gemini の返信の候補は英語のみ、校正は英語とスペイン語が対象で、日本語は Gemini ベータ版などの早期アクセスに限られています。従来のスマート リプライも、対応言語の一覧に日本語が入っていません。プランごとの細かな範囲と、表示されないときの切り分けはGoogle Workspace の Gemini が使えない原因をご覧ください。
※料金は2026年9月26日時点で Google Workspace の料金ページに表示されている通常価格（年間プラン・税別）です。期間限定の割引は含めていません。
Gmail 側の設定（スマート機能）
Gmail の中の Gemini を使うには、Gmail の設定でスマート機能をオンにしておく必要があります。日本語版ヘルプの表記では、右上の設定アイコンから[すべての設定を表示]を開き、[全般]の[Google Workspace のスマート機能]にある[Workspace のスマート機能の設定を管理]で切り替える手順になります。この設定はウェブブラウザからのみオンにできるとヘルプに注記があり、スマホのアプリだけで済ませようとすると先へ進めなくなってしまいます。要約機能のヘルプでは、Gmail・Chat・Meet のスマート機能と Google Workspace のスマート機能の両方をオンにするよう書かれています。
管理者向けヘルプには、ドメインの拠点が日本にある場合、Workspace のスマート機能は既定でオフになるとの記載があります。日本の会社では、管理者も社員も何もしていなければ、画面に Gemini が出てこないことがあるわけです。まず自分の設定を開いて、どちらの状態になっているかを確かめてみましょう。
Gemini アプリ側の事前設定（アクティビティの保存と接続）
Gemini アプリから Gmail を読ませる場合は、設定が3か所に分かれます。
- Workspace で使っているアカウントと同じアカウントで Gemini アプリにログインする
- Gemini アプリの[アクティビティの保存]をオンにする（オフのままだと Gemini は Google Workspace に接続できないとヘルプに明記されています）
- Gmail の設定で[他の Google サービスのスマート機能]をオンにする
仕事用のアカウントでは、これに加えて Workspace の管理者がアプリ連携を有効にしている必要があります。管理者向けヘルプでは、この接続の設定は既定でオンとされ、Gemini アプリで Workspace アプリを使うには Gemini 会話履歴を有効にする必要があると説明されています。会社として何も決めていない状態だと、社員が自分の判断で Gmail をつないでしまう余地が残ることになります。
Gmailの中のGeminiでできること｜要約・下書き・検索
Gmail の中の Gemini でできることは、長いやり取りの要約、下書きの作成と推敲、ほかのメールやファイルを手がかりにした情報の取り出しの3つに大きく分けられます。ヘルプに自動で送信する手順は書かれておらず、送信は社員が自分でボタンを押す形です。
メールスレッドの要約（[このメールを要約]）
パソコンではメールスレッドを開き、上部の[このメールを要約]をクリックすると、長いやり取りと返信から要点がまとめられます。Android でも、メールの上部にある[このメールを要約]をタップする手順で、名前はいずれも日本語版ヘルプの表記になります。サイドパネルの「Gemini に相談」を開けば、長いスレッドを簡潔な箇条書きにまとめるよう頼むことも出来ます。要約に誤りがあったときは、カードの下部にある「役に立たなかった」アイコンで知らせる仕組みが用意されています。
使いどころとしては、休み明けにたまった取引先とのスレッドや、途中から CC に入った案件の経緯をつかむ場面が向いているでしょう。要約はあくまで読む手間を減らすためのもので、返事の判断までは任せられません。数字や期日が出てくるメールは、要約を読んだあとに元のメールのその部分だけでも目で追っておくと安心です。
返信・新規メールの下書きと推敲
返信や新規メールの下書きは、作成画面の文書作成サポートにプロンプトを入れて作らせます。パソコンでは下部のプロンプトバーに指示を書いて作成アイコンを押すと下書きが入り、ヘルプの表記で「よりフォーマルに」「フレンドリー」「短くする」の調整が並びます。スマホでは右上の[文書作成サポート]から「推敲」「よりフォーマルに」「より詳しく」「より短く」を選び、[置き換え]で反映する流れになっています。文書作成サポートは、ほかのメールやドライブのファイルからフライトの時間やホテルの予約コードのような情報を自動で取り込むとヘルプに書かれており、何を使ったかはソースアイコンで確かめられます。
社外とのメールでは、この自動の取り込みが便利な反面、意図していない別の取引先のメールから情報を拾ってこないかが気になるところです。ソースアイコンで参照元を開き、宛先と関係のないメールが混じっていないかを見る習慣をつけておきましょう。返信を作る具体的な手順とプロンプトの例は、Geminiでメール返信を下書きする手順で画面の順に追っています。
受信トレイの検索と情報の抽出
Gmail の中の Gemini は、開いているメールだけでなく、ドライブのファイルを手がかりに答えを組み立てることもあります。サイドパネルでは下部の[ソースを追加]から[ドライブから追加]を選ぶか、@ を入力してファイルを指定し、その内容をもとにした下書きを頼めます。スマホ版のヘルプにはサイドパネルの項目として要約や検索、予定に関するものが並んでおり、過去に届いたメールの中から必要な情報を探す頼み方にも対応します。受信トレイを操作する依頼については、削除・アーカイブ・ラベル付け・既読や未読の変更は、社員が実行を明示的に確認するまで行われないとヘルプに書かれています。勝手にメールが消える心配は小さいものの、確認の画面で中身を読まずに押してしまえば同じことになってしまいます。
AIの誤りは送る前に人が読み直して防ぐ
Gmail ヘルプには、Gemini の機能が不正確または不適切な情報を提案する場合があると、共通の注記が付いています。医療・法律・金融などの専門的な助言として使わないようにとも書かれており、税額や契約条件を含む返信をそのまま送るのは避けたいところです。送る前に人が読み直すよう求める一文はヘルプに直接はないものの、公式の注記からすれば、下書きは担当した社員が読み直してから送るのが妥当でしょう。金額・日付・宛名・添付の有無のように、間違えると取引先に迷惑がかかる箇所から先に確かめてみてください。送る前に見る項目の一覧は、Geminiでメール返信を下書きする手順の8項目をそのまま社内のチェック表として使えます。
Geminiアプリに接続して@Gmailで呼ぶ使い方とできないこと
Gemini アプリ側の入口は、会話の中で Gmail を名指しして、届いたメールから情報を探したりまとめたりする使い方になります。ヘルプには、Gmail・ドキュメント・ドライブから情報を検索・要約する、ToDo リストのタスクを追加・編集する、Keep にメモを作る、カレンダーに予定を作る、という用途が並んでいます。Gmail の画面を開かなくても、ほかのアプリと組み合わせた頼み方が出来るのがこちらの持ち味です。
@ で Gmail を指定する手順
使い方はシンプルで、Gemini アプリにリクエストを書くときに @ を入力し、表示されるサービスの中から Gmail を選びます。プロンプトには Gmail やメールの語を入れるようヘルプが案内しており、例として「小学校から届いた最近のメールを要約して」という文が載っています。会社の場面に置きかえるなら、「@Gmail 今週届いた請求書のメールを一覧にして」のような頼み方が近いでしょう。ドキュメントやメールの URL をメッセージに貼り付けないよう注意書きがあり、接続していない場合は接続のためのオプションが表示されるとされています。
ToDo・カレンダーとの連携とアクションアイテムの抽出
メールの内容から次にやることを抜き出す使い方は、2つの入口のどちらでも出来ます。Gmail のサイドパネルには「このメールに基づいてアクション アイテムのリストを作成して」というプロンプト例があり、開いているスレッドの宿題を箇条書きにさせられます。Gemini アプリ側では、Gmail から拾った内容をもとに ToDo リストへタスクを足したり、カレンダーに予定を作ったりする頼み方ができるとヘルプに書かれています。取引先との打ち合わせ日程が決まったメールから予定を作らせる場面などで手間は減りますが、日時の取り違えがないかは登録後に確かめましょう。
Gemini アプリが苦手なことと誤り
ヘルプには、Gemini アプリがハルシネーションを起こして間違った答えや古い情報を返すことがあると明記されています。例に挙がっているのは、新しいメールが届いているのに古いメールの情報を答えてしまうケースで、日程や金額が更新されるやり取りほど影響が大きくなります。ドキュメントや Gmail のコメント、画像にはアクセスできないとも書かれているため、画像で届いた見積書の中身は読まれない前提で考えておきましょう。接続済みのアプリでメールを削除・更新しても、Gemini 側に反映されるまで数日かかることがあると、プライバシー ハブに記載があります。消したはずのメールの内容が答えに出てくることもあり得るので、その点も社員に伝えてください。
社員が自分のアカウントでGmailをAIにつなぐ前に、使う環境を会社で1つに決めておく方法もあります。UPGEAR AI（アップギアAI）は、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1つの契約で使える法人向けサービスです（人数無制限）。
Gemini Gmail連携の危険性は入口ごとに中身が違う
Gemini と Gmail の連携が危険かどうかは、どちらの入口を、どの種類のアカウントで使うかによって答えが変わります。必要以上に怖がる話ではなく、公式の説明を出典ごとに分けて読むと、気をつける点がはっきりしてきます。
会社の Workspace で Gmail の中の Gemini を使う場合
Workspace の生成 AI プライバシー ハブは、顧客のコンテンツが人間にレビューされることも、許可なくドメインの外で生成AIモデルのトレーニングに使われることもないと説明しています。プロンプトは顧客データとして扱われ、事前の許可や指示がない限りモデルのトレーニングに使わない、という回答も同じページにあります。Gmail ヘルプも、Workspace のデータを許可なく学習に使わないことと、広告のターゲット設定に使わないことを明記しています。AI は既存の権限に従うため、社員が見られないファイルを AI が読むこともない、というのが同ハブの説明です。
気をつけたいのは、フィードバックを送るときにプロンプトと出力を共有するチェックボックスを残すと、その内容がフィードバックに含まれ、最長18か月保持される場合があることでしょう。また、Google Workspace Experiments に登録している社員には、そのプログラムのお知らせと個人アカウントの利用規約が適用されるとの注記もあり、試験的な機能を申し込むかどうかは会社で決めておくのが無難になります。
個人アカウントで Gemini アプリに Gmail を接続する場合
個人アカウントの場合、Gemini アプリのプライバシー ハブは、接続済みアプリからの情報を保存・使用し、その用途に Gemini アプリの提供と改良も含まれると説明しています。人間のレビュアーが一部のデータを見る場合があるため、見られたくない機密情報は入力しないでほしい、というのが同じハブの注意書きです。[アクティビティの保存]をオフにしても、チャットは72時間アカウントに保持され、レビューされたチャットはアクティビティを消しても最長3年残るとされています。
Gmail ヘルプのデータ保護のページは、個人アカウントで Gemini アプリと共有したデータは各サービスの規約に従って処理され、モデルのトレーニングと改善に使われることもあるという書き方になります。これに対して、パーソナル インテリジェンスを紹介した Google の日本語ブログ（同社発表）は、Gmail の受信トレイの情報をモデルのトレーニングに直接使うことはなく、プロンプトや回答のような限定的な情報を機能の改善に使うと説明しています。学習に使われるとも使われないとも言い切れず、出典ごとに書き方が違う点を押さえておきましょう。さらに同ハブには、ユーザーが Gemini アプリに渡した他の人の個人データを、リクエストに応えるために処理するとの記載があり、取引先の氏名や連絡先も扱いの対象に入ってきます。
パーソナル インテリジェンスと会社のアカウント
Gemini アプリには、個人アカウント向けのベータ版としてパーソナル インテリジェンスという機能もあります。公式ページでは、この機能は18歳以上の個人の Google アカウントが対象で、Google Workspace の Business・Enterprise・Education のアカウントでは使えないと案内されています。会社のアカウントでは対象外のため、話題になるのは社員が個人のアカウントで業務メールを扱っている場合に限られるでしょう。
危険の中身を入口別に整理する
入口1を会社の Workspace で使う場合に残るのは、AI の誤りと、フィードバックや試験的な機能から情報が出ていく経路です。入口2を個人アカウントで使う場合は、レビューや改良に回る可能性と、取引先の個人データを会社の外のサービスに渡してしまう点が中心になります。会社のアカウントで入口2を使う場合について、Gemini アプリのプライバシー ハブは別の規約が適用される場合があるとしており、対象エディションでないユーザーのチャットはレビューや改良に使われる場合があると管理者向けヘルプに書かれています。どこまで許すかは、管理者の設定とあわせて会社で決めることになります。
社外メールの内容をAIに渡してよいかの判断表
社外とのメールを AI に渡してよいかは、情報の種類と入口の組み合わせで、可・要確認・不可の3段に分けると判断しやすくなります。公式の原文から言えるのは、Workspace の Gmail の中の Gemini は許可なく学習に使わないこと、個人アカウントの Gemini アプリは人間のレビューや改良に使われる場合があり、機密情報を入れないよう注意書きがあることまでです。その先の線引きは公式には書かれていないため、表の判定は編集部の目安として読んでください。
| メールに含まれる情報の例 | 入口1：会社の Workspace の Gmail の中の Gemini | 入口2：個人アカウントの Gemini アプリに接続 | 判定の根拠 |
|---|---|---|---|
| 自社サイトに公開済みの案内・セミナーの告知 | 可 | 可 | 公開済みで、外に出ても困らない（編集部の目安） |
| 取引先名入りの日程調整・お礼の返信 | 可 | 要確認 | 入口2では、渡した他の人の個人データとして処理される（Gemini アプリのプライバシー ハブ） |
| 見積金額・値引き・支払条件 | 要確認 | 不可 | 社内ルールで許した担当者に限る（編集部の目安） |
| 契約書の条項・交渉中の条件 | 要確認 | 不可 | 法律などの専門的な助言として使わないよう注記がある（Gmail ヘルプ） |
| 顧客の個人情報（氏名・住所・電話番号・口座） | 要確認 | 不可 | 個人アカウントでは人間のレビューや改良に使われる場合がある（Gemini アプリのプライバシー ハブ） |
| 顧問先の決算・給与などの数字 | 要確認 | 不可 | 顧問先との守秘の約束が先に立つ（編集部の目安） |
| 秘密保持契約の対象になっている情報 | 不可（契約で外部サービスの利用を認めていない場合） | 不可 | 契約の条項が優先する（編集部の目安） |
| パスワード・認証コード・ログイン用の URL | 不可 | 不可 | 漏れたときの被害が大きい（編集部の目安） |
※判定のうち公式の原文に基づくのは、根拠の欄に出典を書いた部分だけです。それ以外は社員10〜200名の会社を想定した編集部の目安で、業種や取引先との契約によって変わります。
表で要確認にした行は、Workspace の中で処理されるとしても、取引先との約束や社内の決まりが先に立つ情報です。たとえば顧問先と守秘の約束を交わしている会計事務所であれば、顧問先の数字を AI に読ませてよいかは、まず約束の文面を確かめることになります。個人アカウントの Gemini アプリに社外メールを渡すのは、公開済みの情報を除いて避けるのが安全です。迷ったときは、この表を社内で配り、要確認の行だけは上長に一言聞く運用から始めてみましょう。
判断に迷いやすい3つの場面
1つ目は、社内宛てのメールに取引先とのやり取りが転送で付いてくる場面です。件名は社内の連絡でも、引用部分に見積金額や先方の担当者の連絡先が残っていることが多く、表の判定は引用の中身で考える必要があります。要約や下書きを頼む前に、引用部分を消してから使うだけでも渡す情報はかなり減らせます。
2つ目は、CC に顧客や顧問先が入っている長いスレッドを要約させる場面になります。入口1の要約は会社の Workspace の中で処理されるため使いやすい一方で、要約の結果を別のツールに貼り付けると、そこから先は貼り付けた先のサービスの扱いになってしまいます。要約は Gmail の中で読むだけにとどめ、外に持ち出さないことを決めておくとよいでしょう。
3つ目は、添付ファイルの中身を聞きたくなる場面です。Gemini アプリ側はメールの画像にアクセスできないとヘルプにあるため、画像の見積書を読ませても答えが空振りすることがあり、読まれたと思い込んで判断を誤るおそれもあります。添付の中身が大事なメールほど、AI の答えより先に原本を開いて確かめてください。入力してはいけない情報の決め方は、生成AIの社内ガイドラインの作り方でも扱っています。
接続を解除する手順と、管理者が止める場所
Gemini アプリに Gmail をつないだあとでやめたくなったら、社員本人が設定から解除でき、会社としては管理者が接続そのものを止められます。どちらも日本語版ヘルプの表記に沿った手順で、実際の画面の文言とは違う場合もある点にご注意ください。
社員が自分で接続を解除する
Gemini アプリのヘルプには、Google Workspace アプリとの連携は[接続済みのアプリ]の設定で解除できるとの記載があります。
- Gemini アプリの設定で[接続済みのアプリ]を開く
- Google Workspace アプリとの連携を解除する
- 会話欄で @ を入力し、Gmail を指定したときに接続を促す案内が出るかを見る
なお、パーソナル インテリジェンスを紹介した Google の日本語ブログ（同社発表）では、パーソナル インテリジェンスのアプリ連携は既定でオフで、いつでもオフにできると説明されています。会社のアカウントでは、管理者が止めていない限り Workspace アプリへの接続は既定でオンと管理者向けヘルプにあるので、この2つを混同しないようにしましょう。Gmail 側では[他の Google サービスのスマート機能]がオンであることが接続の条件なので、こちらをオフにする方法も一つの手になります。退職や異動の前には、本人に解除してもらったうえで、画面を見せてもらうなどの確認まで済ませておくと確実です。
管理者が Gemini アプリから Gmail への接続を止める
管理者は、Google 管理コンソールで Gemini アプリから Workspace アプリへの接続をまとめて止められます。日本語版ヘルプの表記での手順は次のとおりになります。
- 管理コンソールのメニューから[生成 AI]→[Gemini アプリ]に移動する（Gemini の設定の管理者権限が必要）
- [アプリ]までスクロールし、変更する設定をクリックする
- Gmail・ドライブ・カレンダーなどのアプリへのアクセスを許可する Workspace アプリの選択を外す
- 一部の社員だけに適用するときは、横にある[組織部門]か[グループ]を選ぶ
- [保存]をクリックする
この設定は既定でオンになっており、何もしなければ社員は Workspace アプリを Gemini アプリにつなげる状態です。変更の反映には最長で24時間ほどかかることがあり、通常はそれより短い時間で終わるとヘルプは説明しています。管理者向けヘルプは Gemini アプリを Business エディションのコアサービスとしており、Business エディションでもこの接続を管理者が止められると読めるため、まず入口2だけを閉じておく判断も取りやすいでしょう。なお、[サービスのステータス]で Gemini アプリ全体をオフにする設定は、gemini.google.com・Gemini モバイルアプリ・Gemini in Chrome へのアクセスを管理するもので、Workspace のほかの AI 機能には影響しないと書かれています。Gemini アプリを止めても、Gmail の中の Gemini は止まりません。
Gmail の中の Gemini を止めたい場合
Gmail の中の Gemini をアプリ単位でオン・オフする設定は、Enterprise Standard・Enterprise Plus などのエディションが対象です。管理コンソールの[生成 AI]→[Gemini for Workspace]→[機能アクセス]で、Gmail の横の[編集]からオフにする手順がヘルプに載っています。Business Starter・Standard・Plus はこの設定の対象に入っておらず、特権管理者が[アカウント]→[アカウント設定]→[Google Workspace のスマート機能]で既定の設定を適用するかどうかを選ぶ方法になります。ただし、ユーザーは各自の設定で上書きできるとされているため、Business エディションでは設定だけに頼らず、社内ルールで使い方を決めておくのが現実的でしょう。
会社が使う前に決めることと、社内通知文のひな形
Gemini と Gmail の連携を社員に任せきりにしないためには、誰に、どの入口を、どのメールまで許すかを先に決めて社内に知らせることが近道になります。決める項目は多くありませんが、後から変えると社員の混乱につながるものばかりです。
決めることチェックリスト
次の6項目に答えを書き込めば、社内ルールの骨組みが出来上がります。
- 使ってよい入口とアカウント会社の Workspace の入口1だけにするか、入口2の接続も認めるか。個人アカウントで業務メールを扱わないことも書いておきます。
- 社外メールのどこまでを AI に渡すか判断表の要確認の行を、誰が判断するかまで決めます。部署ごとに例外を作るなら、その範囲も明記します。
- 下書きは人が読み直してから送ること金額・日付・宛名・添付の確認を、作った本人が行うのか、上長が見るのかを決めます。
- フィードバックと試験的な機能の扱い評価を送るときに内容を共有するチェックボックスを外すこと、Google Workspace Experiments に申し込んでよいかを決めます。
- 管理者の設定Gemini アプリの[アプリ]の設定を誰に開くか、組織部門やグループで分けるかを決め、変更した日を記録します。
- 退職・異動のとき個人アカウントで接続していた社員に解除してもらう手順と、解除を確かめる方法を決めます。
6項目のうち最初に決めたいのは入口とアカウントの組み合わせで、ここが決まれば、残りは判断表と管理者の設定から順に埋まっていきます。点検の項目を広く見直したいときは、生成AIのセキュリティ対策チェックリストも合わせて使ってみてください。
個人の Gmail で使っている社員への社内通知文ひな形
個人の Gmail や個人アカウントの Gemini アプリで業務メールを扱っている社員がいる場合は、禁止だけを伝えるより、代わりの使い方とあわせて知らせるほうが伝わりやすくなります。次のひな形の［ ］の部分を、自社の状況に合わせて書きかえて使えます。
件名：Gemini（Google の生成AI）でメールを扱うときのルールについて 各位 業務のメールで Gemini を使うときの決まりをお知らせします。［開始日］から次のとおり運用します。 1. 業務メールで使ってよいのは、会社のアカウントでログインした Gmail の中の Gemini（サイドパネル・文書作成サポート・要約）だけとします。 2. 個人の Google アカウントの Gemini アプリに、業務の Gmail を接続したり、社外とのメールを貼り付けたりしないでください。 3. すでに個人アカウントで接続している方は、Gemini アプリの設定の［接続済みのアプリ］から解除し、［期限］までに［窓口］へご連絡ください。 4. 見積金額・契約条件・お客様の個人情報・顧問先の数字を含むメールは、別紙の判断表に従い、要確認の項目は［承認者］に確認してから使ってください。 5. Gemini が作った下書きは、送信前に必ず本人が読み直し、金額・日付・宛名・添付を確かめてから送ってください。 6. 回答の評価を送るときは、メールの内容を共有するチェックボックスを外してください。 不明な点は［部署名・窓口の名前］までお問い合わせください。
通知を出したら、1か月ほどたった頃に、個人アカウントでの接続が残っていないかを部署ごとに聞いてみるのがおすすめです。通知文だけで終わらせず、決めた入口で実際に使えているかを確かめるところまでが一つの区切りになります。
会社で安全に使うには、使う場所を会社の環境にそろえる
社内ルールを決めても、社員が個人アカウントのほうが便利だと感じていれば、見えないところで使われ続けてしまいます。学習に使わせない設定を会社で一律にかけられること、誰がいつ使ったかのログを会社が持てること、退職や異動のときに管理者がアカウントを止められることがそろって、はじめて任せきりにしない状態になります。Gmail の中の Gemini は Workspace の管理下にありますが、メールの下書きを ChatGPT や Claude でも比べたい社員が出てくると、個人アカウントで使われる経路がまた一つ増えます。複数の AI を1つの契約と1つの管理画面で配る考え方はマルチAIの解説で、個人アカウントでの利用を見つける考え方は野良AI（シャドーAI）の記事で取り上げています。社員の使い方を禁止で止めるより、同じ作業を会社の環境で出来るようにするほうが長続きするでしょう。
メールの下書きも、会社の管理下で4つのAIに
UPGEAR AI（アップギアAI）は、ChatGPT・Claude・Gemini・Perplexityを1画面で切り替えて使える法人向けAI基盤です。全モデルで学習非利用を標準適用し、会話履歴・利用ログ・アカウントは国内サーバー（AWSの日本リージョン）で管理します。管理者ダッシュボードで利用ログ・権限・モデルのオン・オフを扱え、よく使う指示と手順はカスタムプラスのBOTにして社内限定で共有できます。料金は月額30,000円（税抜）から。どのプランも利用人数は無制限で、料金は利用量に応じたプラン設計です（人数の目安はライト1〜5名、スタンダード6〜20名、プレミアム21〜50名）。初期費用100,000円（税抜）が別途かかります。
UPGEAR AIの詳細を見るよくある質問
GeminiがGmailで使えないのはなぜですか？
Gmail の中の Gemini に入力した内容は学習に使われますか？
個人アカウントの Gemini アプリに Gmail を接続すると、メールはどう扱われますか？
無料の個人アカウントでも Gmail で Gemini を使えますか？
Gemini アプリと Gmail の接続をやめたいときはどうすればよいですか？
Gemini が作った返信はそのまま送ってもよいですか？
まとめ
Gemini と Gmail の連携には、Gmail の中で動く Gemini と、Gemini アプリに Gmail を接続して @ で呼ぶ方法の2つの入口があります。会社の Workspace で使う入口1については、Gmail ヘルプやプライバシー ハブが許可なく学習に使わないと説明しており、残る心配は AI の誤りとフィードバックの扱いが中心になります。個人アカウントで入口2を使うと Gemini アプリのプライバシー ハブの扱いとなり、人間のレビューや改良に使われる場合があるうえ、学習への使われ方は出典ごとに書き方が違ってきます。
社外とのメールは判断表で3段に分け、個人アカウントの Gemini アプリには公開済みの情報以外を渡さないことから始めてみてください。管理者は[生成 AI]→[Gemini アプリ]→[アプリ]で入口2を止められ、Business エディションでも設定できるとヘルプにあります。そのうえで社内通知文を出し、会社の環境で同じ作業が出来るように整えていきましょう。ほかの業務での AI の使い方はAI活用コラム一覧にまとめています。