Gemini プロンプトの書き方｜公式4要素と業務テンプレート・社内共有の方法

Geminiのプロンプトとは、Googleの生成AIであるGeminiに入力する指示文のことです。結論から言うと、Google公式ガイドが示すペルソナ・タスク・背景情報・形式の4要素のうち、いくつかを書き足すだけでも効果があるとされ、うまくいった指示はGemにして社内で使い回せます。この記事では、公式ガイドの書き方の原則、そのままコピーして使える業務テンプレート、入れてはいけない情報の置き換え方、会社のアカウントと個人のアカウントでのデータの扱いの違い、社内で共有するときの手順と管理の方法までをまとめます。

Geminiのプロンプトとは｜書き方で回答が変わる理由

プロンプトは、Geminiに何をしてほしいかを伝える入力文で、書き方しだいで同じGeminiでも返ってくる回答の質が大きく変わります。Geminiは渡された指示と資料をもとに回答を組み立てるため、目的・読み手・分量が書かれていなければ、一般的でどこにでも当てはまる答えを返すしかありません。

Google Workspaceの公式ガイド「ビジネスで効果を発揮する AI プロンプトの書き方」は、効果的なプロンプトを書くことは欠かせないとしつつ、そのためにプロンプトエンジニアになる必要はなく、誰もが習得できるスキルだと説明しています。また、プロンプトは会話の出発点であり、会話が進めば複数のプロンプトを入力することもあると位置づけています。つまり、呪文のような特別な書式を覚えるよりも、人に仕事を頼むときと同じように必要な情報を渡すことが基本です。

英語で平均21語前後、多くの人は9語未満という公式ガイドの数字

Googleの英語版「Prompting guide 101」（2024年10月版・Gemini for Google Workspace向けのPDF）は、これまでの利用者の傾向として、成果につながったプロンプトは関連する文脈を含めて英語で平均21語前後だった一方、人々が実際に試すプロンプトはたいてい9語未満だったと書いています。

※英語の単語数についての記述です。日本語の文字数には置き換えられないため、この記事では字数の目安には換算しません。2024年10月版の資料で、文中の製品名には旧称が含まれます。

日本語に置き換えて考えると、短すぎる指示とは次のようなものです。

改善前：
来月の研修の案内文を書いて。

改善後：
あなたは社員50名の会社の総務担当です。
来月［日付］に行う［研修名］の案内文を、全社員向けの社内メールとして書いてください。
対象は入社3年目までの社員で、参加は必須です。持ち物と申込期限［期限］も入れてください。
400字程度で、件名を1行目に付けてください。

改善後の文は、誰として書くか、誰に向けて何を書くか、どんな条件があるか、どの長さと形で出すかを足しただけです。これが次の節で説明する4要素の考え方にそのまま当たります。

Google公式の4要素で指示を組み立てる

Geminiへの指示は、Googleが公式に示すペルソナ・タスク・背景情報（コンテキスト）・形式（フォーマット）の4要素で組み立てると、抜けが少なくなります。

Google公式の4要素（ペルソナ・タスク・コンテキスト・フォーマット）

日本語版の公式ガイドは、効果的なプロンプトを書くときに考える4つの主な要素として、ペルソナ・タスク・背景情報・形式を挙げています。Googleの公式noteでは同じ4つをペルソナ・タスク・コンテキスト・フォーマットと表記しています。言い方は違っても中身は同じです。

• ペルソナ：誰の立場で書くか（例：総務担当、経理課長、情シスのヘルプデスク）
• タスク：Geminiにしてほしいこと（要約する、下書きする、比べる、言い換える）
• 背景情報（コンテキスト）：なぜ必要か、どんな状況か、前提となる資料
• 形式（フォーマット）：箇条書き、表、文字数、見出しの有無、敬語の程度

公式ガイドに載っている例文は英語のままで、あるプログラムの関係資料をもとに、特定の相手へ役員向けの要約メールを箇条書きで作らせる内容です。短い例文の中に、立場・してほしいこと・材料・形の4つがそろっていることが分かります。

4要素をすべて入れる必要はない

公式ガイドは、あらゆるプロンプトで4つの要素すべてを満たす必要はないが、いくつかでも取り入れると効果があると書いています。簡単な言い換えなら形式だけ、長い資料の要約なら背景情報と形式、といった具合に、仕事の中身に合わせて足せば十分です。毎回4要素を埋めようとすると入力が面倒になり、結局使われなくなります。まずはタスクに1つ要素を足す習慣から始めるのが現実的です。

4要素以外の枠組み（目的・背景・指示・制約・出力形式の5要素／ロール・タスク・制約の三層）

解説記事の中には、目的・背景・指示・制約・出力形式の5要素や、ロール（役割）・タスク・制約の三層で整理するものもあります。どれもGoogleの4要素と大きくは違わず、目的と制約を独立させるかどうかの差です。社内で教えるときは、枠組みを1つに決めて全員が同じ言葉で話せるようにするほうが大切です。この記事では、公式の4要素に「制約」を1行足す形をおすすめします。制約は後で説明するように、指示の最後に置くと効きやすくなります。

ペルソナ（役割）の設定と、ペルソナの扱いの注意

ペルソナは詳しく書くほど、言葉づかいや判断の基準がそろいます。「総務担当として」だけでなく「社員50名の製造業の総務担当で、社内規程の改定を担当している」まで書くと、回答の前提がはっきりします。

一方で、Google Cloudの「Gemini 3 プロンプト ガイド」は、モデルは割り当てられたペルソナを真剣に扱うように設計されており、ペルソナへの準拠を保つために指示を無視することがあると注意しています。たとえば「辛口の審査員として」と書いたうえで「良い点も挙げて」と頼むと、どちらを優先するかがぶれます。ペルソナと指示が矛盾しないように書くことが大切です。

読み手の知識レベル・対象者を伝える

書き手の設定と同じくらい効くのが、読み手の設定です。「ITに詳しくない60代の役員が読む」「入社1年目の社員向け」「顧問税理士に確認する前のメモ」と書くだけで、専門用語の量や説明の細かさが変わります。社外向けの文章なら、相手との関係（初めての取引先、長年の顧客）も添えると、敬語の程度が合いやすくなります。

伝わる指示にする6つの書き方のコツ

4要素に加えて、公式ガイドの書き方の原則と、よく使われる工夫を6つ押さえると、手直しの回数が減ります。

具体的に指示する（数値・対象・分量・形式を明示）

公式ガイドは、Geminiにしてもらいたいこと（要約、文章の作成、トーンの変更、創作）を伝え、可能な限り多くの背景情報を示すよう勧めています。業務では、数字で言えるものは数字で書くのが近道です。「短めに」ではなく「300字以内」、「いくつか」ではなく「3案」、「表にして」ではなく「項目・期限・担当の3列の表」と書きます。

自然な表現・完全な文章で書く

公式ガイドは、他の人に話しかけているように入力し、考えていることを完全な文章で表現するよう書いています。「研修 案内 400字」のような単語の羅列よりも、「来月の研修の案内を400字で書いてください」のほうが、関係のない言葉の組み合わせを誤解されにくくなります。

簡潔に書き、業界の専門用語を避ける

同じガイドは、指示は簡潔に、ただし具体的にし、業界でしか通用しない専門用語は使わないよう勧めています。社内でしか通じない略語（部署の略称、社内システムの呼び名）は、Geminiには意味が分かりません。使うなら初出で「〇〇（社内の経費精算システム）」のように補足します。

制約条件・してほしくないことを明示する

「断定しない」「社名を出さない」「箇条書きは5つまで」のような、してほしくないことや数量の条件は、はっきり書かないと守られにくくなります。Gemini 3 プロンプト ガイドは、複雑な依頼では冒頭に置いた否定の制約や書式・数量の制約をモデルが無視する可能性があるとして、重要な制限は指示の最後に置くよう勧めています。置き場所については次の節で詳しく扱います。

例を示す（Few-shot）

文体や形式をそろえたいときは、見本を1〜2個見せるのが早道です。見本を添えて指示するやり方はFew-shot（フューショット）と呼ばれます。たとえば問い合わせへの回答文なら、過去に好評だった回答を1つ貼り、「この文体と長さで、次の問い合わせに回答案を書いてください」と頼みます。見本に顧客名などが入っている場合は、後述の置き換えをしてから貼ります。

複雑なタスクは分割し段階的に指示する

1回の指示に、調べる・整理する・文章にする・表にする、を全部詰め込むと、どこかが抜けやすくなります。前の回答を次の指示の材料にしながら段階的に進めるやり方は、プロンプト・チェイニングとも呼ばれます。まず論点を箇条書きで出させ、確認してから、その論点で本文を書かせる、という2〜3段階に分けると、途中で方向を修正できます。

指示の置き場所を決める｜Gemini 3 プロンプトガイドの原則

Google Cloudの Gemini 3 プロンプト ガイドは、長い資料を渡すときは資料を先に、質問と重要な制約を最後に置くよう勧めています。

ガイドは推奨する構造として、コンテキストと資料、メインタスクの手順、否定・形式・数量の制約、の順に並べる形を示しています。

※このガイドはAPI（Gemini Enterprise Agent Platform）の利用者向けの文書で、温度などAPIのパラメータの設定も説明していますが、この記事では、アプリでも使える指示の並べ方だけを取り上げます。ガイドのページには、AI翻訳による日本語版であり誤りが含まれる場合があるとの注記があります（2026年9月19日時点）。

資料を先に置き、質問と制約は末尾に書く

ガイドは、大きなデータを扱うときは、データの後、つまりプロンプトの末尾に具体的な指示や質問を置くよう勧め、質問を「上記の文書全体に基づいて」という趣旨の言葉で始めると、推論を渡したデータに固定できるとしています。総務や経理の業務に置き換えると、次のような形です。

【資料】
（ここに［就業規則の該当条文／会議メモ／規程の改定案］を貼る）

【してほしいこと】
上記の資料全体に基づいて、［社員から出た質問］への回答案を作ってください。
回答の根拠にした条文番号を添えてください。

【守ってほしいこと】
・回答には上記の資料に書かれている情報だけを使い、外部の知識は使わないでください。資料に記載がない場合は、資料に記載なしと書いてください。
・回答は200字以内、です・ます調にしてください。
・社員の個人名は出さないでください。

ガイドは、広い範囲を禁止する書き方よりも、渡した情報を推論に使い外部の知識を使わないよう明示的に指示するほうがよいとも書いています。上の例の【守ってほしいこと】の1行目は、その考え方を業務向けにしたものです。

確認してから答えさせる2段階の指示

ガイドは、モデルが十分な情報を持たない話題や、できない操作を求められたときに、もっともらしい誤った情報を生成することへの対策として、指示を2つのステップに分け、まず情報が存在するかを確認させ、次にその情報に基づいて回答させる方法を示しています。

手順1：上記の［契約書／見積書］に、［解約時の違約金］について書かれた箇所があるかを確認し、あればその箇所をそのまま抜き出してください。なければ、記載なしとだけ答えてください。
手順2：手順1で抜き出した箇所がある場合に限り、その内容を社内向けに3行で要約してください。

一度で完璧を狙わず、対話で磨く

最初の回答はたたき台と考え、追加の指示で直していくほうが、長い指示を1回で書き切るより早く目的の形に近づきます。

追加の指示では直してほしい場所を指定する

公式ガイドは、結果が希望と異なる場合や改善の余地がある場合はプロンプトを微調整し、補足のプロンプトを追加して見直しを繰り返すよう勧めています。Googleの公式noteも、思ったとおりの回答が返ってこなくてもすぐに諦めず、たくさん会話してみるよう書いています。追加の指示は、「2段落目だけもっと短く」「表の列に担当者を足して」のように、直してほしい場所を指定すると、ほかの部分が崩れにくくなります。

言い方を変えてみる

同じ依頼でも、言葉を変えると回答の方向が変わります。「要約して」で要点がぼやけるなら「重要なポイントを3つにまとめて」、「チェックして」で指摘が浅いなら「誤字、数字の食い違い、敬語の誤りの3点で確認して」と言い換えます。動詞を具体的にすると、Geminiが何をすればよいかがはっきりします。

Gemini自身にプロンプトを改善させる・足りない情報を聞く

公式ガイドは、Geminiをプロンプトのエディタとして使う方法を紹介しており、プロンプトの冒頭に「これを効果の高いプロンプトにしてください」と書いて元の指示を続ける例を示しています。公式noteは、この回答を作るためにほかに必要な情報はあるかをGeminiに聞いてみるよう勧めています。自分では気づかない抜けを、Gemini側から質問してもらえます。

次の指示を、目的・読み手・形式がはっきりした効果の高いプロンプトに書き直してください。書き直す前に、足りない情報があれば3つまで質問してください。
［元の指示をここに貼る］

悪い例と良い例の比較

悪い例と良い例を並べると、どこを足せばよいかが見えます。

良い例は、ペルソナ（営業担当）、タスク（お詫びメール）、背景情報（遅れの日数・原因・新しい日付）、形式と制約（件名・300字・原因は1文）を含んでいます。4要素がそろうと、手直しは言い回しの微調整だけで済むことが多くなります。

資料・ファイル・アプリを渡して文脈を伝える

背景情報を文章で説明し切れないときは、Geminiに資料そのものを渡すほうが、正確で手早く伝わります。

「@」でファイル・アプリを指定して文脈を渡す

Geminiアプリのヘルプによると、利用するアプリを指定したいときは「@」でメンションしてアプリを選べます。Google Workspaceのサービスを指定するときも、「@」を入力してサービスを選びます。公式ガイドも、角かっこの部分に「@ファイル名」と入力して自分のファイルをタグ付けできると説明しています。

ヘルプには、ドキュメントやメールのURLをメッセージに貼り付けず、サービスとコンテンツの種類、キーワードで指定するようにというヒントもあります。また、新しい会話を始めるたびにサービスを明示的に指示するよう書かれています。

※Gmail・ドライブなどと連携するには［アクティビティの保存］をオンにする必要があり、仕事用アカウントでは管理者がアプリ連携を有効にしている必要があります。2026年9月19日時点の Google 公式ヘルプの記載です。

自分のファイル・PDFを参考資料として渡す

公式ガイドは、Googleドライブにある自分で作成したファイルを情報源として使うと、Geminiの出力を自分の仕事に合わせられると書いています。過去の議事録、社内規程、前年の報告書などを渡し、「この形式に合わせて」と頼むと、社内の書き方に近い文章が返ってきます。ドライブのファイルは上のとおり「@」で指定し、パソコン内のPDFなどはファイルを追加して渡します。

画像・PDF・データなどマルチモーダル入力の使い方

Geminiは文字だけでなく、画像・PDF・表のデータ・音声・動画も入力として扱えます。このように種類の違う情報をまとめて扱えることをマルチモーダルと呼びます。ホワイトボードの写真から議事メモを起こす、紙の申込書をスキャンしたPDFから項目を表に写す、といった使い方ができます。

Geminiアプリのヘルプでは、1つのプロンプトに追加できるファイルは10個まで（状況により制限あり）、動画は1ファイル2GBまで、その他のファイルは100MBまでとされています。ファイルを渡すときは、「添付した画像の手書き部分だけを読み取って」「PDFの3ページ目の表を対象に」のように、どこを見てほしいかを指示に書き添えると、読み違いが減ります。

※ファイル数と容量は2026年9月19日時点の Google 公式ヘルプの記載です。ファイルのアップロードにはログインが必要です。

Gmail・ドキュメント・スプレッドシート等のWorkspace連携で使う

Google Workspaceを契約している会社では、Geminiアプリだけでなく、Gmail・ドキュメント・スプレッドシート・スライドの画面の中でもGeminiに指示できます。各アプリでは右上の「Gemini に相談」アイコンからサイドパネルを開き、開いているメールや文書を前提に指示できます。Gmailには下書きを作る文書作成サポートがあり、返ってきた下書きを「よりフォーマルに」「短くする」などで整えられます。スプレッドシートでは、セルに=AI()関数を入れて、指定した範囲について文章を生成させることもできます。

※使える機能はWorkspaceのエディションによって異なります。Googleの比較表では、ドキュメント・スプレッドシート・スライド・ドライブのGemini機能はBusiness Standard以上が対象です（2026年9月19日時点）。詳しくはGoogle Workspace での Gemini の使い方で解説しています。

最新の情報を踏まえさせたいとき（Google検索との連携を前提にしない書き方）

最新の制度や相場を聞きたいときは、「いつ時点の情報か」と「根拠の出典」を回答に含めるよう指示し、出典は自分で開いて確かめるのが安全です。Geminiアプリのヘルプは、Geminiがハルシネーション（事実と異なる内容をもっともらしく答えること）を起こして間違った回答をしたり、古い情報を返したりすることがあると書いています。「最新の」と書き添えるだけでは、回答が最新であることの保証にはなりません。

［インボイス制度の経過措置］について、現在の取り扱いを教えてください。
回答には、いつ時点の情報かと、根拠にした公的機関のページ名とURLを必ず添えてください。
確認できない点は、確認できないと書いてください。

コピペで使える業務別テンプレート・例文集

よく使う仕事は、4要素と制約をあらかじめ埋めたテンプレートにしておくと、毎回ゼロから考えずに済みます。以下の［ ］の部分を差し替えて使ってください。

例文：資料・企画書・スライド構成案

あなたは［社員80名の卸売業］の［経営企画担当］です。
［経営会議］で、［勤怠管理システムの入れ替え］を提案する資料を作ります。
背景：［現行システムの保守が来年で終わる／打刻漏れの修正に毎月約10時間かかっている］
スライド8枚の構成案を、各スライドのタイトルと載せる要点3つずつで出してください。
最後のスライドは、決めてほしいことと期限にしてください。
数字は上記の背景にあるものだけを使い、それ以外の数字は入れないでください。

例文：議事録・会議の要点整理

【会議メモ】
（ここにメモや文字起こしを貼る）

上記のメモ全体に基づいて、議事録を作ってください。
形式：1.決定事項 2.保留事項 3.宿題（担当・期限つき） の3つの見出しで箇条書き。
発言者の名前は役職名に置き換えてください。
メモにない決定事項は書かないでください。

例文：ビジネスメール

あなたは［総務部］の担当者です。
［取引先の担当者］あてに、［打ち合わせの日程変更］をお願いするメールを書いてください。
理由は［社内行事と重なったため］です。候補日は［日付を3つ］です。
相手に手間をかけることへの配慮を1文入れ、件名を付けてください。
本文は250字以内、です・ます調で、過度にへりくだった表現は避けてください。

例文：アイデア出し・キャッチコピー

［社内の健康診断受診率を上げる］ための施策のアイデアを10個出してください。
対象は［20〜30代の社員、在宅勤務が多い］です。
それぞれ1行で、費用がかからないものには（費用なし）と付けてください。
最後に、社内ポスター用の短いキャッチコピーを5案、各20字以内で出してください。

例文：データ・アンケート・市場の分析

添付した［社内アンケートの集計結果（CSV）］をもとに分析してください。
1.回答の傾向を3点にまとめる
2.自由記述を、不満・要望・その他に分類し、それぞれの件数を出す
3.件数の多い不満について、打ち手の案を2つずつ出す
集計の数字はファイルにある値だけを使い、計算した値にはどう計算したかを添えてください。

例文：翻訳

次の日本語の文章を、［海外の取引先の担当者］に送る英語のメールに訳してください。
直訳ではなく、ビジネスメールとして自然な表現にしてください。
訳文の後に、意味が変わりやすい箇所があれば日本語で注記してください。
［訳したい文章］

総務・経理・情シス向けテンプレート

管理部門の定型業務は、テンプレート化の効果が出やすい分野です。4つ挙げます。

【総務：社内規程の要約】
上記の［育児・介護休業規程］全体に基づいて、社員向けに要点を5つに要約してください。
読み手は制度を初めて使う社員です。申請の期限と窓口は必ず入れてください。
規程に書かれていないことは書かないでください。

【経理：月次報告のコメント下書き】
上記の［月次の部門別損益の数字］をもとに、前月比で大きく動いた項目を3つ挙げ、経営会議向けのコメント案を各2文で書いてください。
原因は上記の数字から言えることだけで書き、数字にない原因は確認事項として分けてください。

【情シス：ヘルプデスクの回答案】
あなたは社内ヘルプデスクの担当者です。社員から次の問い合わせがありました。
［問い合わせ文］
ITに詳しくない社員でも操作できるよう、手順を番号付きで回答案にしてください。
パスワードやアカウント情報を回答に書かせる手順は入れないでください。

【稟議書のたたき台】
［購入したいもの］の稟議書のたたき台を作ってください。
項目：目的、現状の課題、導入内容、費用［金額の範囲］、効果、リスクと対策。
効果は定性的に書き、根拠のない数値は入れないでください。

プロンプトを書くときの注意点

プロンプトの書き方と同じくらい大切なのが、回答を人が確かめることと、入れてはいけない情報を入れないことです。

注意点：回答の誤り（ハルシネーション）を人が確認する

公式ガイドは、出力を使って作業を進める前に、内容が明確で関連性があり正確であるかを見直すよう求め、最終的なアウトプットには使う人自身が責任を持つと書いています。Geminiアプリのヘルプも、医学・法律・金融などの専門的な助言として回答に依拠しないよう注意しています。数字、固有名詞、日付、法令の条番号は、特に元の資料と突き合わせて確認します。

注意点：個人情報・機密情報を入力しない／学習に使われる可能性

個人のGoogleアカウントでGeminiアプリを使う場合、入力した内容の扱いは［アクティビティの保存］の設定で変わります。Geminiアプリのプライバシーハブは、この設定をオフにすると今後のチャットはアクティビティに表示されず、AIモデルのトレーニングにも使われない（フィードバックを送った場合を除く）と説明しています。ただし、オフでもチャットは72時間アカウントに保存されます。ヘルプによると、18歳以上のユーザーではこの設定は既定でオンです。既定のまま使っている個人アカウントでは、学習に使われうる前提で扱うのが安全です。

総務省・経済産業省の「AI事業者ガイドライン（第1.2版）」（令和8年3月31日）も、法的拘束力のない指針として、AIを業務で使う事業者に対し、個人情報や機密情報を不適切に入力しないよう注意を払うよう示しています。

会社のWorkspaceアカウントと個人アカウントでのデータの扱いの違い

同じGeminiでも、会社が契約したGoogle Workspaceのアカウントで使うか、社員個人のGoogleアカウントで使うかで、入力した内容の扱いが変わります。公式ヘルプの記載を並べると次のとおりです。

※2026年9月19日時点の Google 公式ヘルプ（Gemini アプリのプライバシー ハブ、Workspace 管理者ヘルプ「Gemini アプリをオンまたはオフにする」ほか）の記載です。対象エディションを持たないユーザーがGeminiアプリを使う場合は、Google利用規約とGeminiアプリのプライバシーに関するお知らせが適用され、チャットの内容が人間のレビュアーによってレビューされ、Googleのサービスや機械学習技術の改良に使われる場合があると書かれています。Businessエディションでエンタープライズ級のデータ保護を使うには、ドメインの所有権の証明が必要とされています。

見落としやすいのは、会社がWorkspaceを契約していても、社員が個人アカウントに切り替えて同じ画面で使えば、個人アカウントの扱いになる点です。会社が把握していない個人アカウントでの業務利用は、いわゆる野良AI（シャドーAI）の典型です。禁止するだけでなく、会社のアカウントにプロンプトとGemを置き、そこで仕事が済む状態を作っておくと、個人アカウントに流れる理由が減ります。Geminiでの情報の扱いはGeminiの情報漏えいリスクと対策でも詳しく扱っています。

入れてはいけない情報の置き換え表

業務の文章をそのまま貼る前に、個人や取引先が特定できる情報を置き換えます。置き換えても、指示の目的はほとんど損なわれません。

• 顧客名・取引先名 → A社、B社複数出てくるときは、社内のメモに対応表を残し、回答を受け取った後で自分で戻します。
• 担当者名・社員名 → 担当B、営業部の課長役職や部署で足りる場面がほとんどです。
• 金額 → 範囲に丸める、または比率にする「約300万円台」「前年比120%」のようにすると、比較や文章化には十分使えます。
• 住所・電話番号・メールアドレス → 削除、または都道府県まで案内文の下書きなら［住所］のように空欄にして、最後に自分で入れます。
• マイナンバー・口座番号・パスワード・認証情報 → 必ず削除置き換えではなく、プロンプトに一切含めません。
• 未公表の案件名・新製品名 → 案件X、新製品Y社外秘の固有名詞は、中身の説明だけで伝わるかを先に考えます。

個人情報保護委員会の注意喚起を踏まえた考え方

個人情報保護委員会は令和5年6月2日の「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」で、個人情報取扱事業者に向けて2つの点を示しています。1つは、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確認すること。もう1つは、本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力し、その個人データが応答結果の出力以外の目的で取り扱われる場合は、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性があるため、サービスの提供事業者が個人データを機械学習に利用しないこと等を十分に確認すること、です。

実務では、まず上の置き換えで個人データを入れずに済ませ、どうしても必要な業務は、学習に使われないことを確認できる会社の環境に限る、という順で考えると整理しやすくなります。

注意点：著作権・既存コンテンツとの類似

AI事業者ガイドライン（第1.2版）は、生成AIに関して知的財産権の侵害などの新たな社会的リスクが生じていると述べています。「〇〇（既存の作品名）のキャッチコピー風に」「この記事を書き直して」のような指示では、既存の表現に似た文章が出やすくなります。文化庁の「AIと著作権に関する考え方について」（令和6年3月）は、既存の著作物そのものや題号などの固有名詞を入力する場合を、既存の著作物を認識していたと認められ、依拠性が認められる例に挙げています。社外に出す文章やデザインは、既存のものと似すぎていないかを人が確認し、他社の文章を材料に使う場合は引用の範囲にとどめます。

無料版と有料版で使える幅はどう変わるか

プロンプトの書き方自体は無料版でも有料版でも同じですが、一度に渡せる資料の量と使える回数が変わります。

プラン別のモデルとコンテキストウィンドウ

個人向けのGeminiアプリのヘルプでは、コンテキストウィンドウ（AIが一度に理解できる内容の量。単位はトークン）が、Google AIのプランなしで32,000トークン、Google AI Plusで128,000トークン、Google AI ProとUltraで100万トークンとされています。100万トークンは、最大1,500ページのテキストに相当すると説明されています。同じヘルプのモデルの表では、Gemini 3 Flash-Lite・Flash・Proのすべてがプランなしを含む全プランで使えるとされ、使用量の上限はプランによって異なります。Gemはプランなしでも使える機能として載っています。

会社向けのGoogle Workspaceでは、比較表でGeminiアプリのコンテキストウィンドウがBusiness Starterで32,000、Business StandardとPlusで100万とされています。長い規程集や1年分の議事録をまとめて渡したいなら、コンテキストウィンドウの大きいプランが向きます。短いメールの下書きが中心なら、プランによる差は感じにくいはずです。

※2026年9月19日時点の Google 公式ヘルプとGoogle Workspaceのエディション比較の記載です。使用量の上限は変更されることがあります。上限の考え方はGeminiの使用量の上限の解説をご覧ください。

ChatGPTなど他の生成AIとのプロンプトの違い

4要素で目的・読み手・形式を伝えるという基本は、ChatGPTやClaudeでもほとんど変わらず、違いが出るのは渡せる資料の範囲と共有の仕組みです。

Geminiの特徴は、Gmailやドキュメントなどの画面の中で指示できること（使える画面はエディションによって異なります）と、「@」でGmailやドライブを指定できることです。よく使う指示はGemとして保存し共有できます。逆に、指示文そのものは他のAIでもおおむね通用するため、良いプロンプトは特定のAIに閉じない社内の資産になります。ChatGPTでの書き方はChatGPTのプロンプトの書き方で解説しています。

同じプロンプトを複数のAIで比べる手順と観点

どのAIに向く指示かは、同じプロンプトを複数のAIに入れて見比べると分かります。比べるときは、条件をそろえることが大切です。

1. 比べるプロンプトと、渡す資料（置き換え済みのもの）を1つに決める
2. 各AIで新しい会話を開き、同じ文面をそのまま入れる（途中で言い足さない）
3. 返ってきた回答を並べ、下の4つの観点で見る
4. 差が出た箇所は、指示の書き方が原因か、AIの傾向が原因かを分けて考え、指示を直してもう一度試す

答えが食い違った箇所は、そのまま人が確認すべき箇所になります。複数のAIを使い分ける考え方は複数の生成AIを1つの環境で使うマルチAIの解説で整理しています。

テンプレートを社内・チームで共有して再利用する

よく効いたプロンプトは個人のメモに眠らせず、Gemや社内の台帳にして共有すると、部署全体の手直しの手間が減ります。

Gemを作って指示を保存する手順

Gemは、繰り返しの作業などをサポートするGeminiのカスタマイズ版です。ペルソナや制約をカスタム指示として保存しておけば、毎回同じ前置きを書く必要がなくなります。Googleのヘルプでは、Gemのカスタム指示で考えるべき観点はプロンプトと同じで、ペルソナ・タスク・コンテキスト・形式の4つのうち、いくつかでも書いておくと効果的だとされています。パソコンでの作り方は次のとおりです。

1. パソコンで gemini.google.com を開く
2. 「サイドバーを開く」アイコンから［Gem］を選び、［Gem を作成］をクリックする
3. Gemの名前とカスタム指示を入力する（この記事のテンプレートの固定部分を入れる）
4. 必要なら［知識］の下の「ファイルを追加」から、規程や書式見本などの資料を追加する
5. ［保存］をクリックする

カスタムGemの作成・編集・削除はGeminiウェブアプリでのみでき、ウェブで作ったGemはGmail・ドキュメントなどのGeminiサイドパネルにも表示されます（使えるアプリはエディションによって異なります）。ドライブから追加したファイルは最新版が使われるため、規程を改定したらドライブの元ファイルを直せばGemにも反映されます。Gemの作り方の詳細はGemの作り方と共有の解説を、Geminiの基本操作はGeminiの使い方の解説をご覧ください。

Gemを共有する前に確認したい閲覧範囲

Gemを共有すると、使う人はGemのカスタム指示とアップロードしたファイルも見られます。ヘルプによると、閲覧者ができるのは共有されたGemを使うことと、カスタム指示とアップロードしたファイルを表示することで、編集権限を持つ人はそれらを更新・削除できます。つまり、Gemに入れた社内資料は、Gemを共有した全員が読める状態になります。

公開範囲は、一般公開、リンクを知っている全員、組織内、非公開から選びます。職場のアカウントでは、一般公開とリンクを知っている全員の選択肢が表示されないことがあるとされています。社内で使うGemは組織内か、必要な人だけに共有する設定が基本です。

※2026年9月19日時点の Gemini アプリ ヘルプの記載です。

Workspace管理者側の設定（Gemの共有とGeminiアプリのオン・オフ）

Workspaceの管理者は、社員がGemを共有できるかどうかと、Geminiアプリを使えるかどうかを管理コンソールで決められます。Googleの告知では、WorkspaceのGem共有は既定でオンで、ドメイン・組織部門・グループの単位で無効にできるとされています。管理者ヘルプによると、組織内の他のユーザーとGemを共有することと、共有されたGemを使うことを許可するかどうかを制御でき、設定には Gemini の「設定」管理者権限が必要です。

Geminiアプリそのものは、管理コンソールで［生成 AI］→［Gemini アプリ］→［サービスのステータス］と進み、［オン（すべてのユーザー）］か［オフ（すべてのユーザー）］を選んで保存します。組織部門やグループを選べば一部の社員だけに適用でき、反映には最長で24時間ほどかかることがあるとされています。まず試す部署だけでオンにし、プロンプトとGemの運用ルールが固まってから広げる、という進め方もできます。

※2026年9月19日時点の Google Workspace 管理者ヘルプと Workspace Updates の記載です。管理コンソールの表示名は日本語版ヘルプの表記です。

社内プロンプト台帳に残す項目

Gemで共有するだけでは、どのGemが最新で誰が責任を持つのかが分からなくなります。スプレッドシート1枚で構わないので、次の項目を台帳に残しておくと管理しやすくなります。

• 名称と用途「総務：規程要約」のように、部署名と用途が分かる名前にそろえます。
• 担当部署と作成者内容に責任を持つ部署と、問い合わせ先を決めます。
• 版数と最終確認日指示を直したら版数を上げ、いつ誰が動作を確かめたかを残します。
• 入力してよい情報の区分公開情報のみ、社内情報まで、個人データは不可、のように区分を明記します。
• 使うAIと共有範囲どのAIで試したか、Gemの共有先（組織内・特定の部署）を書きます。
• 変更履歴何を変えたら回答がどう変わったかを1行で残すと、次の改善の材料になります。

配る前には、作成者以外の1人がテンプレートを実際に使い、置き換えの指示が守られているか、個人データを入れさせる手順がないかを確認してから共有すると安全です。社内ルール全体の作り方は生成AIの社内ガイドラインの作り方で解説しています。

よくある質問（FAQ）

まとめ

Geminiのプロンプトは、特別な書式ではなく、人に仕事を頼むときと同じように必要な情報を渡す文章です。Google公式のペルソナ・タスク・背景情報・形式の4要素のうち、いくつかを足すだけでも回答は変わります。長い資料を渡すときは資料を先に、質問と重要な制約を最後に置き、渡した資料の情報だけを使うよう指示すると、条件の抜けや作り話を減らしやすくなります。

最初の回答はたたき台と考え、言い換えや追加の指示で磨きます。うまくいった指示はテンプレートにしてGemで共有し、台帳で版と責任者を管理すると、個人のコツが部署の資産になります。その一方で、個人データや機密情報はプロンプトに入れる前に置き換え、会社のアカウントと個人のアカウントでは入力した内容の扱いが違うことを社員に伝えておくことが欠かせません。

法人のAI活用に関するほかの記事はAI活用コラム一覧をご覧ください。