Geminiで議事録を作る方法｜録音の上げ方と社外秘の扱い

Geminiで議事録を作るとは、会議の録音や文字起こしをGoogleの生成AI「Gemini」に渡し、決定事項・ToDo・担当者・期限の形に整えさせることです。結論から言うと、手元に録音ファイルがあるならGeminiアプリかGemini Notebookに上げ、文字起こしと議事録化を2段階に分けて頼むのが確実なやり方で、社外秘の会議は会社が管理するGoogle Workspaceのアカウントで扱います。この記事では、Geminiアプリ・Gemini Notebook・Google Meetの自動メモという3つの方法を比べたうえで、録音から議事録を作る手順とプロンプト例、無料で使える範囲、アカウントによって変わるデータの扱い、録音の同意の取り方と社内規程の条文例までを、Googleの公式ヘルプに沿って解説します。

Geminiで議事録を作るとは

Geminiで議事録を作るとは、録音という材料をGeminiに渡し、文字起こしと要約・整理を任せることで、会議の記録を人が一から書く手間を減らす使い方です。Geminiが会議そのものを聞きに来るわけではないため、録音をどう用意し、どのアカウントで上げるかを先に決めておく必要があります。

Geminiとは（音声も読み込めるマルチモーダルAI）

Geminiは、Googleが提供する生成AIです。文章だけでなく、画像・音声・動画といった種類の違う情報をまとめて扱えるAIを、マルチモーダルAIと呼びます。Geminiもその一つで、Geminiアプリ（gemini.google.com やスマートフォンのアプリ）では、ドキュメントや写真に加えて、音声や動画のファイルをアップロードして要約や分析を頼めます。基本的な操作はGeminiの使い方で解説しています。

議事録づくりでGeminiに関係するサービスは、主に3つです。1つ目は対話型のGeminiアプリ、2つ目は資料を読み込ませて質問するGemini Notebook（2026年7月にNotebookLMから名称が変わったと、Googleが公式ブログで発表しています）、3つ目はGoogle Meetの会議中に議事メモを自動で作る機能です。名前はどれもGeminiですが、入れるもの・上限・データの扱いがそれぞれ違います。

AIで議事録を作るメリット

AIに議事録を任せる利点は、書記役が議論に参加できるようになること、会議が終わってから清書までの時間が短くなること、会議の直後に要点を共有できることの3つです。手でメモを取っていると、発言を書き留めるのに気を取られ、書記役の意見が出にくくなります。録音を残しておけば、書記役も議論に集中できます。

また、決定事項とToDoを同じ形式で毎回出させると、会議ごとに議事録の粒度がばらつかなくなります。前回のToDoが片付いたかを次の会議の冒頭で確かめる運用も、形式がそろっていれば回しやすくなります。一方で、AIの出力には聞き間違いや取り違えが入るため、人が確認する工程は省けません。この点は後の節で具体的に扱います。

録音はGeminiとは別の手段で用意する

GeminiアプリとGemini Notebookのヘルプには、会議に参加して録音する機能の案内がありません。そのため、録音はスマートフォンの録音アプリやICレコーダー、オンライン会議ツールの録画機能など、別の手段で用意します。会議の場で自動的に記録を取りたい場合は、Google Meetの自動メモのように、会議ツール側の機能を使うのが主な方法です。

Geminiで議事録を作る3つの方法と選び方

3つの方法は、録音ファイルを後から渡すか、会議の場で記録させるかで分かれ、あとに残るものとデータの扱いも変わります。まず全体を1つの表で比べます。

Geminiアプリ・Gemini Notebook・Meetの自動メモの比較表

※上限・対象は2026年9月17日〜18日時点のGoogle公式ヘルプ（Geminiアプリのファイルのアップロード、Gemini Notebookのソースの追加、Google Meetの自動メモ生成）の記載です。上限は変更されることがあります。仕事用アカウントで上げられる音声の上限は、ヘルプに記載がありません（2026年9月18日時点）。

会議の種類で選ぶ（対面・他社ツールの会議・Meetの定例）

対面の会議、電話、他社のオンライン会議ツールで行った会議は、録音ファイルを用意してGeminiアプリかGemini Notebookに上げるのが主な方法です。なお、Googleは2026年4月に、ZoomやMicrosoft Teamsの会議でもMeetの「メモを取る」機能を使えるようにすると発表しています（Google Workspace Blog「10 more announcements for Workspace at Google Cloud Next 2026」、2026年4月23日）。日本での提供状況は、使う前に各自で確認してください。単発で、その日のうちに議事録を配りたいならGeminiアプリ、同じ顧客や同じプロジェクトの会議を何回分も積み上げて、あとから発言を探したいならGemini Notebookが向いています。Zoomで行う会議は、Zoom側の要約機能を使う選択肢もあり、Zoomで議事録を作る方法で比べています。

社内の定例会議をGoogle Meetで行っていて、会社がBusiness Standard以上のWorkspaceを契約しているなら、Meetの自動メモを使うと録音ファイルを人が扱う手間そのものがなくなります。どの方法でも、社外秘の内容を含むなら、個人のアカウントではなく会社が管理するアカウントで使うことが前提です。

Geminiアプリに録音を上げて議事録にする手順

Geminiアプリでは、録音ファイルをチャットに添付し、まず文字起こし、次に議事録への整理という2回に分けて頼みます。1回で全部を頼むより、途中で内容を確かめられるぶん、誤りに気づきやすくなります。

Geminiアプリに録音・動画ファイルを直接アップロードして議事録にする

パソコンの場合は、gemini.google.com を開き、入力欄のファイル追加のボタンから「ファイルをアップロード」を選んで録音ファイルを添付し、指示を書いて送信します。Googleドライブのファイルは「ドライブから追加」でも添付できます（音声ファイルが対象かはヘルプに記載がありません）。この場合は、アクティビティの保存をオンにし、Google WorkspaceをGeminiアプリに接続しておく必要があります。仕事用のアカウントでは、加えて組織の管理者がGeminiでのアプリの使用を有効にしている必要があります（2026年9月18日時点のGoogle公式ヘルプ）。

同じプロンプトに添付できるファイルは10個までです（状況により制限されることがあります）。議事録用なら、1回の会議の録音を1つずつ上げるのが扱いやすいでしょう。

アップロードできる音声の長さとサイズ

Googleの公式ヘルプによると、Geminiアプリにアップロードできる音声の長さは合計10分までで、Google AI ProまたはGoogle AI Ultraにアップグレードすると合計3時間までになります。動画は合計5分まで（Google AI Pro・Ultraで合計1時間まで）で、動画ファイルは1つ2GBまで、そのほかの形式のファイルは1つ100MBまでです。

※2026年9月18日時点のGoogle公式ヘルプ「Geminiアプリでファイルをアップロードして分析する」（https://support.google.com/gemini/answer/14903178?hl=ja）の記載です。

無料の個人アカウントでは合計10分までなので、1時間の会議をそのまま上げることはできません。長い会議の扱いは、後の「長い会議・対面会議の録音の扱い」で説明します。

録音ファイルの形式とサイズの確認

Geminiアプリのヘルプは、ほとんどのファイル形式に対応していると書いていますが、音声の拡張子の一覧は載せていません。上げる前に、ファイルが100MBを超えていないか、再生して声が聞き取れるかを確かめておくと、失敗が減ります。Gemini Notebookのヘルプには、m4a・mp3・wavなど取り込める音声形式の一覧が載っています。スマートフォンの録音アプリで作ったファイルが上がらないときは、Gemini Notebookのほうを試す、または録音アプリの保存形式を変える、という順で確かめます。

なお、開発者向けのGemini APIを使う方法は、エンジニアがプログラムから呼び出す使い方で、ファイルの上限や料金の考え方が別になります。この記事では、画面から使うGeminiアプリとGemini Notebookに絞って説明します。

手順1 文字起こしだけを頼む（プロンプト例）

最初のプロンプトでは、要約をさせずに、話された内容をそのまま文字にすることだけを頼みます。要約まで一度に頼むと、どの発言をもとにまとめたのかが追えなくなるためです。

添付した音声は、社内の営業定例会議の録音です。
次の条件で、発言をそのまま文字起こししてください。要約はしないでください。

・話し手が変わるたびに改行し、行頭に【話者A】【話者B】のように付ける
・おおよその時刻を［00:05:30］の形で、話者が変わる行に付ける
・聞き取れない箇所は推測で埋めず、［聞き取り不可］と書く
・数字・日付・金額は、話されたとおりに書く

出てきた文字起こしは、議事録を作る前に、冒頭と中盤と終盤を少しずつ録音と聞き比べます。名前の取り違えや数字の聞き違いがあれば、この段階で直しておくと、手順2の議事録に誤りが持ち越されません。

手順2 決定事項・ToDo・担当者・期限に整える（プロンプト例）

文字起こしを確かめたら、同じチャットで議事録の形に整えるよう頼みます。出してほしい項目と並べ方を具体的に指定するのがこつです。

上の文字起こしをもとに、社内向けの議事録を作ってください。

【形式】
1. 会議名・日時・参加者（下の参加者一覧の名前を使う）
2. 決定事項（箇条書き。決まったことだけ）
3. ToDo（表形式：内容／担当者／期限）
4. 保留・次回に持ち越す事項
5. 主な議論の要点（議題ごとに3行以内）

【条件】
・文字起こしにないことは書かない
・担当者や期限が話されていないToDoは、担当者・期限の欄を［未定］にする
・決定事項とToDoには、根拠となる発言の時刻を（［00:12:40］）の形で添える

【参加者一覧】
話者A＝山田（営業部長）、話者B＝佐藤（営業課長）、話者C＝鈴木（営業担当）

根拠となる発言の時刻を添えさせておくと、確認するときに録音のどこを聞けばよいかがすぐに分かります。担当者と期限が話されていないToDoを［未定］と明示させるのは、AIがもっともらしい担当者や期限を補ってしまうのを防ぐためです。

文字起こしと議事録化を2段階に分ける理由

2段階に分ける理由は、誤りを見つけやすくすることと、同じ材料から複数の形式を作れることの2つです。1段階目の文字起こしは録音と突き合わせて正しさを確かめられますが、いきなり要約された文章は、どこが録音と違うのかを見分けにくくなります。また、確かめた文字起こしが手元にあれば、社内向けの詳しい議事録と、取引先に送る短い確認メールを、それぞれ別のプロンプトで作れます。

毎回同じ形式で作るならGemに保存する

Gemは、よく使う指示を保存しておき、毎回同じ前提で呼び出せるGeminiアプリの機能で、AIプランに加入していない無料の個人アカウントでも使えます（2026年9月16日時点のGoogle公式ヘルプ）。手順2のプロンプトから参加者一覧を除いた部分を議事録用のGemとして保存しておけば、担当者が変わっても同じ形式の議事録が出てきます。会議ごとに変わる参加者一覧や社内用語だけを、そのつどチャットに書き足す使い方です。

議事録の精度を上げるプロンプトの書き方

議事録の出来は、録音の質とプロンプトの具体さでほぼ決まります。Geminiに任せる前に、会議の前提と、出してほしい形を言葉にして渡すことが要点です。

プロンプトは目的・形式・粒度を具体的に書く

議事録を作ってください、とだけ頼むと、Geminiは一般的な形の要約を返します。誰が読むのか（社内の関係者か、取引先か）、どんな形式か（箇条書きか表か）、どこまで細かく書くか（決定事項だけか、議論の経緯も含めるか）を指定すると、手直しが減ります。

• 目的：社内共有用か、取引先への確認用か、上司への報告用か
• 形式：見出しの順番、表にする項目、文体（です・ます調か、体言止めか）
• 粒度：1議題あたり何行か、発言者名を残すか、数字をすべて拾うか

プロンプト全般の書き方はプロンプトの書き方でも整理しています。ChatGPT向けの解説ですが、目的・形式・条件を分けて書く考え方はGeminiでも同じです。

会議名・参加者・社内用語を先に渡す

固有名詞は、AIが聞き間違えやすい箇所です。人名、社名、商品名、社内の略語は、プロンプトの中で先に一覧にして渡しておきます。たとえば、会議の参加者の氏名と役職、顧客の社名、自社の商品名、社内で使う略語とその意味を並べ、この表記で書くよう指示します。

【用語集】この表記を使ってください
・顧客名：株式会社サンプル商事（通称：サンプルさん）
・商品名：クラウド勤怠プラス
・社内略語：KPT＝振り返り会、MQL＝見込み度の高い問い合わせ

用語集は会議ごとに作り直すのではなく、部署ごとに1つのファイルにまとめて更新していくと、使うたびにコピーして貼るだけで済みます。Gemini Notebookを使う場合は、用語集そのものをソースの一つとして追加しておく方法もあります。

言い淀み・雑談を除く指示を入れる

録音には、えー、あのー、といった言い淀みや、本題に入る前の雑談が含まれます。手順1の文字起こしでは残しておき、手順2の議事録を作るときに、言い淀み・相づち・本題と関係のない雑談は除く、と指示するのが安全です。文字起こしの段階で削らせると、削ってよいかの判断をAIに任せることになり、発言の一部が落ちても気づきにくくなるためです。

誰が話したかを分ける（話者の識別）

録音から話し手を見分けて名前まで当てることは、AIに任せきりにしないほうが確実です。手順1のように、話し手が変わるたびに【話者A】【話者B】と記号で分けさせ、手順2で記号と実名の対応をこちらから渡す、という流れにすると、名前の取り違えを減らせます。

録音の段階でできる工夫もあります。会議の冒頭で参加者に一人ずつ名乗ってもらうと、その声と名前の対応が録音に残ります。1台のマイクを大勢で囲む形だと声の区別が難しくなりやすいので、発言の前に名前を言う、同時に話さない、といった進め方を決めておくと、後の確認が楽になります。

上位モデルを選ぶと精度は上がるか

Geminiアプリでは、回答の速さを優先するモードと、じっくり考えるモードやProのモードを切り替えて使えます。どのモードでどれだけ議事録の精度が変わるかは、会議の内容や録音の状態によって違います。重要な会議で使う前に、同じ録音の短い区間を、モードを変えて文字起こしさせ、人名や数字の聞き取りがどう違うかを比べておくと判断しやすくなります。

もう一つの目安がコンテキストウィンドウ（一度に読める量）です。Googleの公式ヘルプでは、個人アカウントの場合、AIプランなしは32,000トークン、Google AI ProとUltraは100万トークンとされています（2026年9月16日時点）。長い文字起こしを一度に貼って整理させると、プランなしでは内容の一部が考慮されなかったり、細部が抜けたりすることがあります。

Gemini Notebookに録音を上げて議事録にする手順

Gemini Notebookは、録音をソースとして取り込むと文字起こしを保存し、回答に元の発言への引用を付けてくれるため、議事録の決定事項を元の発言と照らし合わせたいときに向いています。Geminiアプリの中からもノートブックを作れます。

音声をソースに追加する手順と上限

notebook.google でノートブックを作成し、ソースの追加からパソコン上の録音ファイルをアップロードします。Googleの公式ヘルプによると、ローカルの音声ファイルはインポートするときに文字起こしされ、そのテキストが新しいソースとして保存されます。音声の取り込みに対応する言語には日本語が含まれています。

• 1つのソースは50万語まで、アップロードできるファイルは200MBまで
• 1つのノートブックに入れられるソースは、無料のユーザーの場合50個まで
• 発話が含まれていない音声には対応しておらず、音声の品質が低いと取り込みに失敗することがある

※2026年9月18日時点のGoogle公式ヘルプ「ノートブックの新しいソースを追加または検索する」（https://support.google.com/gemininotebook/answer/16215270?hl=ja）の記載です。

取り込みが終わったら、チャット欄に手順2と同じ形式のプロンプトを入れて議事録を作らせます。文字起こしはすでにソースになっているので、手順1の文字起こしを別に頼む必要はありません。ソースを開けば文字起こしの全文を確認できます。Gemini Notebookの基本的な使い方はGemini Notebook（旧NotebookLM）の解説にまとめています。

引用を見ながら決定事項を確かめる

Gemini Notebookの回答には、ソースの該当箇所を示す引用が付きます。公式ヘルプでは、引用にカーソルを合わせると引用元のテキスト全体が表示され、引用を選ぶとソースの該当箇所に移動できると説明されています（2026年9月16日時点）。決定事項やToDoの一つひとつについて、引用をたどって、本当にそう話されたか、誰が引き受けたのかを確かめられます。

Geminiアプリでも時刻を添えさせれば確認はできますが、時刻そのものをAIが誤る可能性があります。文字起こしの原文に直接たどり着けることが、Gemini Notebookを使う利点です。

定例会議を1冊のノートブックにまとめる

毎週の定例会議の録音を、同じノートブックに1回ずつソースとして追加していくと、会議をまたいだ質問ができます。先月決まった値引きの条件はどう変わったか、3回前の会議で持ち越した課題はその後どうなったか、といった確認を、引用付きで答えさせられます。前回の議事録のToDoと今回の録音を並べて、完了・未完了を一覧にさせる使い方も便利です。

ただし、録音が積み上がるほど、そのノートブックに入っている情報の重みも増します。誰と共有するか、いつ古い録音を消すかは、後の「録音ファイルと履歴をいつ誰が消すか」で扱います。

Google Meetの自動メモで会議中に議事録を作る

Google Meetで会議をするなら、Geminiが会議中にメモを作る自動メモ生成の機能を使えば、録音ファイルを人が扱わずに議事録の下書きが手に入ります。ここでは要点だけをまとめ、設定手順・社外の参加者への告知文・記録してよい会議の線引きはGoogle Meetの議事録の作り方で詳しく解説しています。

Google Meetの自動メモ生成（Geminiでメモを取る）で会議中に議事録を自動で作る

パソコンで会議に参加し、画面右上の自動メモ生成のアイコンから「メモの作成を開始」を選ぶと、Geminiが会議の内容をまとめ始めます。参加者全員にメモの作成中であることが通知されます。Googleの公式ヘルプでは、15分から8時間までの会議が対象で、一度に1つの言語だけに対応し、話された単語が50語未満の会議では機能しないとされています（2026年9月17日時点のGoogle Meetヘルプ「Gemini でメモを取る」と、管理者向けヘルプ https://knowledge.workspace.google.com/admin/meet/let-google-meet-ai-take-notes-for-my-users?hl=ja ）。

自動メモを使えるWorkspaceのエディション

自動メモ生成を使うには、対象のGoogle Workspaceエディションか、Google AIのプランへの登録が必要です。Googleの発表では、Business Standard・Business Plus・Enterprise Standard・Enterprise Plusなどが対象で、Workspaceの料金ページの機能表ではBusiness Starterは対象外になっています。無料のGmailアカウントは、自動メモ・文字起こし・録画の対応一覧に含まれていません。

※2026年9月17日時点のGoogle Meetヘルプ「Gemini でメモを取る」、Google Workspace Updatesブログ（2025年3月12日）、Google Workspaceの料金ページの記載です。

自動メモの保存先とカレンダーで事前にオンにする方法

作られたメモは、会議の主催者のGoogleドライブの「Google Meet」フォルダに保存されます。メモを誰と共有するかは、主催者の設定で、招待済みのゲスト全員（組織外を含む）・組織内の招待済みゲスト・主催者と共同主催者のみから選べます。会議が始まってから操作するのを忘れがちな場合は、Googleカレンダーの予定の編集画面にあるビデオ通話オプションから、あらかじめ自動メモを選んでおけます。

対面の会議についても、2026年8月に、Meetのホーム画面の「メモを取る」から始めて、終了後に構造化されたメモと文字起こしをドライブに保存する機能の提供が発表されています。対象にはBusiness Standard・Business Plus、Enterprise Standard・Enterprise PlusなどのWorkspaceのほか、個人のGoogle AI Pro・Ultraも含まれています（Google Workspace Updatesブログ）。

長い会議・対面会議の録音の扱い

長い会議は、上限の大きいサービスを選ぶか、議題の切れ目で録音を分けて扱います。対面の会議は、録音の置き方で文字起こしの精度が大きく変わります。

長い録音を分けるときの区切り方

1時間を超える会議をGeminiアプリで扱う方法は、Google AI Pro・Ultraの合計3時間の枠を使うか、Gemini Notebookに200MBまでのファイルとして取り込むかが基本です。無料のGeminiアプリの合計10分に合わせて録音を細かく刻む方法もありますが、ヘルプには合計がどの範囲で数えられるのかが書かれていないため、区切っても上限に当たる場合があります。長い会議が多いなら、刻むよりサービスやプランを変えるほうが現実的です。

上限の範囲内であっても、分けたほうがよい場合があります。Googleの公式ヘルプは、サイズが大きすぎるファイルでは全体のつながりや細部が抜けた回答になることがあるとして、小さく内容の少ないファイルに分けることを勧めています。分けるときは次の点に気をつけます。

• 時間で機械的に切らず、議題の切れ目で区切る
• 区切りの前後を少し重ねて録音をつなぎ、発言が途中で切れないようにする
• 区切りごとに文字起こしを作り、最後にすべてをつないでから議事録にまとめさせる
• ファイル名に会議名・日付・連番を入れ、順番を取り違えないようにする

対面の会議もスマホの録音をアップロードすれば使える

録音ファイルを上げる方法は、会議ツールを使わない対面の会議でもそのまま使えます。会議室の机の中央にスマートフォンを置いて録音し、終わったらGeminiアプリかGemini Notebookに上げるだけです。取引先を訪問しての打ち合わせや、社内の立ち話に近い短い相談でも、同じ流れで議事メモを作れます。ただし、社外の人が同席する場合は、録音する前に同意を得る必要があります。文例は後の「録音の同意を取る文例」に載せています。

対面会議の録音を聞き取りやすくする

文字起こしの精度は、AIの性能より先に録音の質で決まります。Gemini Notebookのヘルプにも、音声の品質が低いと取り込みに失敗することがあると書かれています。対面の会議では、次のような準備で聞き取りやすさが変わります。

• 空調や窓の外の音が入りにくい、静かな部屋を選ぶ
• 録音機器は、話す人から離れすぎない机の中央に置く。人数が多いなら外付けのマイクや2台目の録音機器を使う
• 同時に話さないよう、進行役が発言の順番を回す
• 資料をめくる音や、机をたたく音が録音機器の近くで出ないようにする
• 会議の冒頭で、日付・会議名・参加者を読み上げて録音に残す

無料のGoogle AI Studioを会社の会議に使う前に確認すること

長い録音を無料で処理する手段として、Google AI Studioを紹介する解説もあります。Google AI Studioは、開発者がGeminiのモデルを試すための画面です。会社の会議の録音に使う前に、データの扱いを確かめてください。Gemini APIの料金ページでは、無料枠ではコンテンツがプロダクトの改善に使用され、有料枠では使用されない、と区別して書かれています（2026年9月16日時点。ページの最終更新は2026年9月12日）。社外秘の会議や、顧客の氏名・声を含む録音を、プロダクトの改善に使われる条件で扱うのは避けるべきです。

無料でどこまでできるか

無料のアカウントでも、短い会議ならGeminiアプリで、長い会議ならGemini Notebookで議事録を作れますが、社外秘の会議を扱うなら料金より先にアカウントの種類で選ぶ必要があります。

無料でどこまでできるか（無料版・AI Studio無料枠・有料プラン）

• 無料のGeminiアプリ：音声は合計10分まで。一度に読める量は32,000トークン
• 無料のGemini Notebook：ファイルは200MBまで（1ソース50万語まで）、1ノートブック50ソースまで。長い録音はこちらのほうが扱いやすい
• Google AI Studioの無料枠：前の節のとおり、コンテンツがプロダクトの改善に使用されるため、会社の会議には向かない
• Meetの自動メモ：無料のGmailアカウントは対応一覧に含まれていない

Geminiの無料版とGoogle AI Pro・Ultraの違い

個人向けのGoogle AI Proは、2026年9月16日時点の公式の料金ページで月額2,900円と表示されています。議事録づくりに関係する違いは、Geminiアプリに上げられる音声が合計10分から合計3時間に、動画が合計5分から合計1時間に増えること、一度に読める量が100万トークンになること、使用量の上限がプランなしの4倍になることです。Google AI Ultraも、音声の上限はProと同じ合計3時間で、使用量の上限がさらに大きくなります。料金や上限の詳細はGoogle AI Proの解説をご覧ください。

ただし、Google AI Proは個人のGoogleアカウント向けのプランです。公式の案内でも、Google AIのプランに申し込めるのは個人のGoogleアカウントのみで、Google Workspaceの利用者は既存のサブスクリプションへのGeminiアドオンを申し込むよう書かれています。社員に個人でAI Proを契約させて会社の会議を上げさせる形は、次の節で見るとおり、データの扱いの面で勧められません。

法人で使うならGoogle Workspace（法人向け）を勧める

会社の会議を扱うなら、会社が契約して管理するGoogle Workspaceのアカウントで使うのが基本です。Workspaceの料金ページでは、年間プランのユーザー1人あたり月額がBusiness Starter 800円、Business Standard 1,600円、Business Plus 2,500円（税別）で、Business StarterからGeminiアプリでのチャットが含まれ、Gmail・ドキュメント・Meetなどに組み込まれたGeminiはBusiness Standard以上とされています。Meetの自動メモを使いたいならBusiness Standard以上が目安です。

※料金は2026年9月16日〜18日時点でGoogle Workspaceの料金ページに表示されている通常価格（税別・年間プラン）です。期間限定の割引は含めていません。

アカウントで変わる録音データの扱い

同じGeminiアプリでも、個人のアカウントで使うか、会社のWorkspaceアカウントで使うかで、アップロードした録音が人に見られるか、学習に使われるか、誰が履歴を消せるかが変わります。会議の録音を上げる前に、使っているアカウントがどちらかを必ず確かめてください。

Geminiアプリの場合

※2026年9月16日〜18日時点のGoogle公式ヘルプ「Geminiアプリのプライバシーハブ」（https://support.google.com/gemini/answer/13594961 ・最終更新2026年8月10日）と「仕事用または学校用のGoogleアカウントでGeminiアプリを利用する」（https://support.google.com/gemini/answer/14620100?hl=ja&co=DASHER._Family%3DBusiness-Enterprise）の記載です。Workspaceでも、Geminiアプリが追加サービスとして提供されるエディションではGoogle利用規約とGeminiアプリのプライバシーに関するお知らせが適用され、チャットが人にレビューされる場合があるとされています。

個人アカウント向けのプライバシーハブには、レビュアーに見られたくない機密情報や、機械学習技術などの改良に使われたくない機密情報は入力しないよう求める案内があります。社外秘の会議の録音は、まさにこれに当たります。

Gemini Notebookの場合

Gemini Notebookでは、個人のユーザーの場合、フィードバックを共有しない限りデータがトレーニングに使われることはありません。ただし、回答に高評価・低評価のフィードバックを送ると、プロンプトやソース、アップロードしたファイルなどの関連する内容が収集され、専門のチームがレビューし、レビューしたものは最長3年間保存されます。録音の文字起こしが入ったノートブックでフィードバックのボタンを押すと、その録音の内容が人の目に触れうるということです。

Workspaceの利用者の場合は、フィードバックを送ったときでも、アップロード・質問・回答が生成AIモデルのトレーニングに使われることはなく、アップロードしたファイル・チャット・モデルの出力が人間のレビュアーに確認されることもない、と説明されています。Gemini NotebookはBusiness Starterを含むWorkspaceの各エディションでコアサービスとして提供されています（2026年9月16日時点のGoogle公式ヘルプ・notebook.googleのよくある質問）。

学習に使われないことと漏れないことは別

会社のWorkspaceアカウントを使えば、録音が人にレビューされたり学習に使われたりする心配は小さくなります。しかし、それで情報漏洩の心配がなくなるわけではありません。議事録を共有する範囲を誤る、社員が私物のスマートフォンに録音を残したまま退職する、Meetのメモの共有先を招待済みゲスト全員にしたまま社外の人が入った会議で使う、といった経路は、アカウントの種類とは関係なく起こります。Geminiに入力した情報がどこから漏れうるかはGeminiの情報漏洩リスクで整理しています。

AIが作った議事録を人が確認する

AIが作った議事録は、そのまま配らず、会議に出た人が確認してから共有します。生成AIは、録音にない内容をもっともらしく補ったり、似た名前を取り違えたりすることがあるためです。

AIが作った議事録は人が確認する（ハルシネーション・固有名詞・数値・決定事項）

もっともらしい誤り（ハルシネーションと呼ばれます）は、議事録では次の4か所に出やすく、ここだけは必ず確かめます。

• 固有名詞人名・社名・商品名の漢字や表記。用語集を渡していても、似た音の別の言葉に置き換わることがあります。
• 数値金額・数量・日付・割合。十五と五十、一千万と一億のような桁の聞き違いは、議事録では致命的な誤りになります。
• 決定事項検討する、と話しただけのことが、決定として書かれていないか。持ち越した事項が決定事項に入っていないか。
• 担当者と期限誰が引き受けたか、いつまでか。話されていない担当者や期限が補われていないか。

確認の担当は、会議の主催者か、その会議の書記役と決めておきます。手順2で時刻を添えさせる、Gemini Notebookの引用をたどる、といった仕掛けは、この確認を短く済ませるためのものです。確認が済んだ版だけを、社内や取引先に共有します。

AI議事録の専用ツールと比べるときの見方

議事録づくりには、録音から話者の区別、要約、共有までを一つにまとめた専用のサービスもあります。Geminiで作る方法と比べるときは、機能の多さより、次の3点で見ると判断しやすくなります。1つ目は、会議の録音がどこに保存され、学習に使われるかどうか。2つ目は、会社が利用状況を把握できるかどうか。3つ目は、すでに契約しているサービスで足りるかどうかです。会社がWorkspaceを契約済みなら、まずGeminiアプリとGemini Notebookで試し、足りない点がはっきりしてから専用のサービスを検討する順番が無駄がありません。

専用のAI議事録ツールの料金・無料の範囲や、録音を預ける先の確かめ方は「AI議事録ツールの選び方｜無料の範囲と会社で安全に使う設定」で比べています。

社外秘の会議の録音を扱う前に決めること

録音をAIに渡す運用は、始める前に、同意の取り方・渡してよい会議・録音と履歴の消し方を決めておくことで、後から問題になるのを防げます。ここでは録音ファイルを使う場面に絞って、決めておきたいことを挙げます。

録音の同意を取る文例

社外の人が同席する会議を録音するときは、会議の冒頭で、録音の目的と使うサービスを伝えて同意を得ます。口頭で伝え、その発言ごと録音に残しておくと、同意を得た記録にもなります。

【対面・電話の会議の冒頭で読み上げる文例】
本日のお打ち合わせは、議事録を作るために録音させていただいてもよろしいでしょうか。
録音は、こちらで契約しているGoogle WorkspaceのGeminiで文字起こしと要約に使い、
議事録が確定しましたら録音データは削除いたします。
録音を控えてほしい場合はお申し付けください。その場合は手元でメモを取ります。

断られた場合は、その場で録音を止め、書記役が手でメモを取ります。事前にメールで打ち合わせの案内を送るなら、同じ内容を一文添えておくと、当日に慌てずに済みます。Meetで記録するときの告知文例はGoogle Meetの議事録の作り方に載せています。

録音をAIに渡してよい会議と渡さない会議

すべての会議を録音してAIに渡す必要はありません。社内の定例会議や、社外の人が同席していても事前に同意を得た打ち合わせは、会社が管理するアカウントで扱う前提で渡してよい会議にします。一方、人事評価や懲戒の面談、健康や家庭の事情に触れる相談、同意を得られなかった社外との会議は、録音をAIに渡さない会議として決めておきます。判断に迷う会議は、主催者が上長に確認してから録音する、という手順にしておくと現場が止まりません。

個人情報を含む録音と個人情報保護委員会の注意喚起

会議の録音には、参加者の声や氏名、会話に出てくる顧客の名前や連絡先が含まれるため、個人情報になりうるものです。個人情報保護委員会は「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等」（2023年6月2日）で、個人情報を扱う事業者が個人データを含むプロンプトを入力する場合は、特定した利用目的の達成に必要な範囲内であることを確認するよう求めています。あわせて、本人の同意なく個人データを含む内容を入力する場合は、その個人データが応答の出力以外の目的、たとえば機械学習に使われないことを十分に確認するよう求めています。

顧客の氏名が出てくる会議の録音を、学習に使われうる個人のアカウントに上げるのは、この注意喚起に照らしても避けるべき使い方です。会社として、学習に使われない設定のアカウントを用意したうえで使うことが前提になります。

士業の顧問先面談を録音するとき

会計事務所や法律事務所など、士業には職業上の守秘義務があります。顧問先との面談を録音してAIに渡す場合は、顧問先から録音とAIでの処理について同意を得ること、学習に使われず人にレビューされない環境で扱うこと、録音と文字起こしを面談の記録として保管する期間を決めることの3点を、事務所として先に決めておきます。顧問先から、その録音はどこに保存されていますか、と聞かれたときに答えられる状態にしておくことが目安です。

録音ファイルと履歴をいつ誰が消すか

録音をAIに上げると、元の録音ファイルに加えて、Geminiアプリのチャット履歴、Gemini Notebookのソースという、少なくとも3か所に会議の内容が残ります。議事録が確定したら、どこを誰が消すのかを決めておかないと、社員のスマートフォンや個人のアカウントに録音が残り続けます。

• 元の録音ファイル：録音した本人が、議事録の確定後に端末と共有フォルダから削除する
• Geminiアプリの履歴：個人アカウントなら本人が削除できるが、Workspaceアカウントでは利用者はチャットを削除できず、管理者が保持期間（既定18か月）の設定で管理する
• Gemini Notebookのソース：ノートブックの持ち主が、不要になった録音のソースをソースの一覧から削除する
• Meetの自動メモ：主催者のドライブに残るため、主催者が社内の文書保存のルールに沿って管理する

Workspaceの管理者は、Geminiアプリの履歴の保持期間を、社内の文書保存のルールとそろえて3か月・18か月・36か月から選んでおくと、消し忘れを仕組みで防げます。

社内規程に入れる条文例

決めたことは、生成AIの社内ガイドラインに条文として入れておきます。録音ファイルとGeminiアプリ・Gemini Notebookに関する部分の例を示します。自社の実情に合わせて、期間や担当を書き換えてください。

第◯条（会議の録音とAIによる議事録作成）
1 会議を録音してAIで議事録を作るときは、会社が管理するGoogle Workspace
  のアカウントを使う。個人のGoogleアカウントに業務の録音を上げてはならない。
2 社外の者が同席する会議を録音するときは、会議の冒頭で目的と利用するサービスを
  伝え、同意を得る。同意を得られないときは録音しない。
3 人事評価・懲戒・健康に関する面談は、録音をAIに入力しない。
4 AIが作成した議事録は、会議の主催者が内容を確認してから共有する。
5 元の録音ファイルは、議事録の確定後◯営業日以内に、録音した者が削除する。
  Gemini Notebookに追加した録音は、ノートブックの持ち主が◯か月ごとに見直す。
6 Geminiアプリの履歴の保持期間は、情報システム担当が◯か月に設定する。

ガイドライン全体の作り方は生成AIの社内ガイドラインの作り方で、条文のひな形とあわせて解説しています。

学習させない設定とログを残せる環境で使う

社員が会議の録音を個人のアカウントに上げてしまうのを防ぐ近道は、禁止を伝えることより先に、会社として使ってよい環境を配ることです。議事録づくりは便利さがすぐに分かる使い方なので、会社が環境を用意しないと、社員が自分の判断で個人のアカウントやほかのAIサービスを使い始めます。会社から見えないこうした利用は、野良AI（シャドーAI）と呼ばれ、野良AI（シャドーAI）の対策で詳しく解説しています。

環境を選ぶときは、次の3点を確かめます。

• 入力した録音や文章が、AIの学習に使われない設定が全員に一律で効いているか
• 誰が・いつ・どのAIを使ったかという利用ログを、管理者が確認できるか
• 使わせるAIや機能を、管理者が選んだり止めたりできるか

Gemini以外のAIも社内で使われているなら、まとめて同じ基準で管理できる環境を選ぶと、ルールを一本化できます。点検すべき項目は生成AIのセキュリティ対策チェックリストにまとめています。

よくある質問

まとめ

Geminiで議事録を作る方法は、録音ファイルをGeminiアプリに上げる、Gemini Notebookに上げる、Google Meetの自動メモを使う、の3つです。単発の打ち合わせはGeminiアプリ、定例会議を積み上げて元の発言と照合したいならGemini Notebook、Meetの社内会議なら自動メモが向いています。

録音から作るときは、まず文字起こしだけを頼み、確かめてから決定事項・ToDo・担当者・期限に整える2段階が確実です。参加者と社内用語を先に渡し、話されていない担当者や期限は［未定］にさせ、最後は会議に出た人が固有名詞・数値・決定事項・担当者を確認します。

社外秘の会議の録音は、個人のアカウントではなく、学習に使われず管理者が履歴を管理できる会社のアカウントで扱い、録音の同意、渡さない会議、録音と履歴の消し方を社内規程に入れておきます。法人のAI活用に関するほかの記事はAI活用コラム一覧をご覧ください。