AIタスク管理とは、抱えている仕事の一覧をAIに渡し、整理や優先順位づけ、期限の管理を手伝ってもらう使い方のことです。専用のツールを増やす前に、手元の生成AIをどのアカウントで使い、何を貼ってよいかを会社として決めることが近道になります。総務・経理・経営者の方がそのまま使える指示文のひな形と、朝・昼・夕方の操作手順、AIの順位をそのまま使ってはいけないタスクの見分け方をまとめました。

AIタスク管理とは｜整理・優先順位の提案・期限管理をAIが支える仕組み

AIタスク管理とは、タスクの洗い出しと整理、優先順位の提案、期限の管理やリマインドといった作業の一部をAIが受け持ち、人は判断に集中する仕組みを指します。AIが受け持つのはあくまで下ごしらえで、どの仕事を先にやるかを決めるのは、最後まで人の役目となります。

実際に使われている形は、大きく分けて2つあります。1つはChatGPTやGemini、Claudeなどの汎用の生成AIにタスクの一覧を貼り、整理の案を作らせる方法です。もう1つは、タスク管理ツールそのものにAIの機能が組み込まれていて、ツールの中で要約や提案を受け取る方法となります。どちらも考え方は同じですが、社内の情報をどこに入れるかという点で、会社としての判断が変わってきます。

従来のタスク管理との違い

従来のタスク管理との違いは、入力と整理、優先順位の案づくりを誰が受け持つかにあります。

表のとおり、変わるのは手を動かす部分で、判断の責任は人の側に残ります。AIの出した順番を見て、なぜこの順なのかを問い返し、納得できたものだけを採用するのが実務での付き合い方になるでしょう。

AIでタスク管理するメリット｜抜け漏れ・優先順位のぶれ・進み具合・考える時間

AIでタスク管理をすると、毎日の仕事のどこが楽になるのでしょうか。社員10〜200名ほどの会社で、総務・経理・管理職の方が感じやすい良さを4つの面から見ていきます。

依頼の抜け漏れを減らせる

仕事の依頼は、メールやチャット、会議、電話のメモと、いろいろな場所から届きます。これを1件ずつ書き写していると、どこかで1つ落としてしまうこともあるものです。会議メモや依頼文をそのまま貼ってAIにタスクの候補を抜き出してもらえば、人が読み飛ばした一文も拾いやすくなります。ただ、AIも見落としや読み違いをすることがあるので、抜き出した一覧と元の文面を見比べる手順は残しておきましょう。

優先順位の付け方が人によってぶれにくくなる

何から手をつけるかは、担当者の経験や、その日の忙しさに左右されがちです。期限、取引先への影響、ほかの仕事とのつながりなど、会社として大事にしたい物差しを指示文に書いておけば、AIはその物差しに沿って並べ替えの案を出してくれます。並べる基準がそろうと、上司と部下で「どれが先か」を話し合うときの土台もそろいます。最後に順番を決めるのは人ですが、たたき台があるだけで判断は早くなるはずです。

進み具合が見えやすくなり、遅れに早く気づける

終わった仕事と持ち越した仕事を毎日貼っておくと、週の報告の下書きや、期限が近いのに手つかずの仕事の一覧をAIに作ってもらうことが出来ます。自分の頭の中だけにあった進み具合が文字になるので、上司やチームにも伝えやすくなるでしょう。休みや引き継ぎのときに、何が残っているかを説明しやすくなるのも助かる点です。

整理にかけていた時間を、考える仕事に回せる

タスクを書き出し、並べ替え、報告用にまとめ直す作業は、どれも欠かせないものの、それ自体が成果を生むわけではありません。この下ごしらえをAIに任せれば、空いた時間を取引先への提案や、判断が必要な仕事に使えます。AIに任せるのは整理、決めるのは人という分け方を守ることが、良さを無理なく受け取るコツになります。

AIでタスク管理する方法は2通り｜汎用の生成AIとAI搭載タスク管理ツール

AIでタスク管理を始める方法は、手元の生成AIで行うか、AIを組み込んだタスク管理ツールを使うかの2通りに分かれます。汎用の生成AIは会話の中で自由に指示を出せるため、依頼文の抜き出しから報告書の下書きまで、1つの画面で済ませることが出来ます。一方のAI搭載タスク管理ツールは、タスクの登録先とAIが同じ場所にあるので、チームの進捗を見ながら要約や提案を受けられる点が強みとなります。複数のメンバーが関わる案件で、ばらばらの進捗報告を1枚にまとめる使い方はプロジェクト管理AIの使い方で紹介しています。

社員10〜200名ほどの会社で先に考えたいのは、どちらが優れているかではなく、社内の情報をどのAIに入れることを会社として認めるかという点です。ツールを1つ増やせば、そのツールのAIにも案件名や取引先名が流れ込むため、契約と設定を確かめる相手が1つ増えてしまいます。判断の目安は、後半のツールの選び方の節で表にまとめました。

代表的なAI搭載タスク管理ツール

代表的なAI搭載タスク管理ツールとしては、Notion AI、Asana、Todoist、ClickUp、Motion、Backlog、Microsoft Copilot（旧Microsoft 365 Copilot）などが比較記事でよく取り上げられています。ドキュメントとタスクを1か所にまとめているならNotion AI、Microsoft 365を全社で使っているならCopilotというように、今使っている道具の延長で考えると選びやすくなります。どのツールも機能や料金、AIを使えるプランの範囲は改定が多いため、検討の際は各社の公式ページで最新の内容を確かめてください。Notion AIの使い方はNotion AIとはの記事にまとめています。

Gemini×Googleカレンダー・ToDoリストの連携

Googleのサービスを業務で使っている会社なら、GeminiとGoogleカレンダー、ToDoリスト、Keepとの連携が候補に入ります。Googleの公式ヘルプでは、Gemini アプリからGmailやドキュメント、ドライブの内容を探して要約したり、ToDoリスト・Keep・カレンダーを扱ったりできると案内されています。使うには［アクティビティの保存］をオンにする必要があり、仕事用のアカウントでは、Google Workspaceの管理者が先にアプリ連携を有効にしておく必要があります。Gmailの設定で［他の Google サービスのスマート機能］もオンにしておかなければなりません。

会議の依頼メールから予定を拾い、ToDoリストに入れるところまでを1つの会話で進められるのが、この連携の便利な点となります。ただしGemini アプリの公式ヘルプには、新しいメールが届いていても古いメールの情報を出すことがあるという注意書きも見られます。期限や日付の転記は、元のメールと突き合わせてから確定させましょう。Geminiへの指示の書き方はGeminiのプロンプトの記事で紹介しています。

AIに任せられるタスク管理の作業｜抜き出し・分解・優先順位・リマインド・報告

AIに任せやすいのは、読む・書き出す・並べ替えるといった、時間はかかるものの判断の少ない作業です。一方で、どれを後回しにするか、誰に頼むかといった決定は、社内の事情を知る人が担う部分となります。ここからは、実務でよく使う5つの作業を順に見ていきます。

会議メモ・メール・チャットの依頼文からタスクを抜き出す

1日に届くメールやチャットには、依頼と報告、ちょっとした相談が混ざっています。会議メモや依頼文を貼り、誰が・何を・いつまでに行うかを表の形で抜き出させると、読み落としていた依頼に気づけることもあります。期限や担当が書かれていないものは推測で埋めさせず、要確認と書かせるのがコツになります。議事録そのものを作る方法はAI議事録ツールの比較も参考にしてみてください。

大きな仕事を実行できる単位に分解する

年末調整の準備や社内規程の改定のような大きな仕事は、そのままでは手をつける順番が見えにくいものです。AIに完了の状態と締切を伝え、半日で終わる大きさの作業に分けてもらうと、今日やる一歩がはっきりします。分けた作業の中には、前の作業が終わらないと始められないものもあるため、依存関係も一緒に書き出させましょう。

期限・重要度・依存関係から優先順位の案を出す

優先順位の案は、期限、重要度、依存関係の3つを材料にすると、AIの答えがぶれにくくなります。重要度は会社によって意味が違うため、顧客への約束を最優先にする、法定期限のあるものを次にする、というように何を大事にするかを先に言葉で渡すことが欠かせません。AIには順位だけでなく、そう並べた理由を1行ずつ添えさせると、人が確かめる時間も短くなるでしょう。会社としての並べ方を共通の指示文にする方法は、後半の節で詳しく触れています。

進捗の見える化・遅れの検知・リマインド

進捗の見える化は、タスクの一覧に完了・作業中・未着手の状態を書き添えて貼るだけでも始められます。AIに、締切まで3日を切っていて未着手のものを抜き出させれば、遅れの芽を朝のうちに拾うことが出来ます。決まった時刻に知らせてほしい場合は、ChatGPTのスケジュール済みタスクやGeminiの予約アクションのような、予約実行の機能を使う形になります。設定の手順と上限は、後半の毎朝の整理案を自動で届ける節にまとめました。

要約や週次報告の下書きを作る

週の終わりに、完了したタスクと持ち越したタスクを貼って、上司向けの週次報告の下書きを作らせる使い方もよく行われます。下書きは、今週終わったこと、来週やること、相談したいことの3つの見出しで出させると、そのまま報告に使いやすい形になります。数字や日付は元の記録と見比べ、違っていれば直してから提出してください。

ダミーのタスク一覧で出方を試す

初めて試すときは、実在の案件を使わず、ダミーのタスク一覧で出方を確かめると安心です。たとえば次のような一覧を用意し、後半で紹介する共通の指示文と一緒に渡してみましょう。

【今週のタスク（ダミー）】
・A社への見積書の送付（A社には金曜までと伝えてある）
・社内報の原稿の確認（依頼元は広報、期限の記載なし）
・B社への支払い（請求書の支払期日は25日）
・来月入社1名の受け入れ準備（入社日は1日）
・備品発注のルールの見直し（部長から急ぎではないと言われている）
・清掃業者との契約更新の検討（更新の条件は契約書を確認する）

見るべきところは、順位そのものより、期限の書かれていない社内報に要確認の印が付いているか、支払期日や契約更新の日付が照合待ちとして扱われているか、という点になります。印の付け方が崩れていたら、指示文の書き方を直す合図です。同じダミーの一覧をChatGPT・Claude・Geminiに入れて表の組み方や要確認の出し方を見比べると、社内で使うAIを選ぶときの材料にもなります。

指示文（プロンプト）の例｜総務・経理・経営者がそのまま使えるひな形

指示文（プロンプト）は、役割、渡す材料、並べ方の基準、出力の形の4つを書くと、毎回ほぼ同じ形の答えが返ってきます。下のひな形は、［　］の部分を自社の内容に置き換えて使う前提で作っています。顧客名や金額は、後の節で紹介する置き換えルールに沿って、記号や概数にしてから貼るようにしましょう。指示文の基本的な書き方は、ChatGPTのプロンプトの書き方の記事でも紹介しています。

共通｜会議メモや依頼文からタスクを抜き出す指示文

最初に覚えておきたいのは、抜き出しの指示文です。推測で埋めさせない一文と、根拠となる文を並べさせる一文が入っているのがポイントになります。

あなたは［総務担当者］のアシスタントです。
以下の［会議メモ／メール／チャット］から、タスクを抜き出してください。

・出力は表にし、列は「タスク」「担当」「期限」「依頼元」「根拠となる文」にしてください。
・担当や期限が書かれていないものは推測で埋めず、「要確認」と書いてください。
・依頼なのか報告なのか判断できない文は、表の下に別に並べてください。

［ここに貼る。顧客名はA社・B社、個人名は担当者A・担当者Bに置き換える］

総務｜入退社の手続きと社内規程の改定を並べる指示文

総務の仕事は、届出の期限がある手続きと、社内からの細かな依頼が同じ日に重なりがちです。並べ方の基準を先に書き、期限の出どころを表に残させる形にしておきましょう。

あなたは社員［50］名の会社の総務担当者のアシスタントです。
今月の総務のタスクを以下に貼ります。優先順位の案を作ってください。

・並べ方の基準は、1 法令や届出の期限があるもの、2 社員の入退社や給与に関わるもの、3 社内からの依頼、の順です。
・入退社の手続きは、社会保険・雇用保険・給与・貸与物の回収のように、手続きごとに分けてください。
・社内規程の改定は、原案作成・確認・周知・施行の工程に分け、それぞれ目安の期限を置いてください。
・期限は元の書類で確かめる前提のため、表に「期限の出どころ」の列を作ってください。

［タスク一覧。社員の氏名は入れず、「入社1名（10月1日）」のように書く］

経理｜月末締めと支払期限を期限順に並べる指示文

経理では、支払期日の近さと金額の大きさの両方を見て並べたい場面が多くなります。日付をAIに書き換えさせない一文を入れておくと、照合の手間が減っていきます。

あなたは経理担当者のアシスタントです。
月末締めまでのタスクと、今月の支払予定を以下に貼ります。

・支払期日が近い順に並べ、同じ日のものは金額の大きい順にしてください（金額は概数で渡します）。
・締め作業は、請求書の回収・仕訳・残高確認・月次報告の工程に分けて並べてください。
・年末調整や法定調書のように年に1回の作業が含まれていたら、今月のうちに始めるべき準備を別の表に出してください。
・期日の正誤はこちらで元の書類と照合するので、日付は貼った内容から変えないでください。

［取引先はA社・B社、金額は「約30万円」のように書く］

経営者・会計事務所｜申告期限や契約更新を影響度で並べる指示文

経営者や会計事務所の所長の方は、期限の近さだけでなく、遅れたときの影響の大きさで並べた一覧も欲しくなるはずです。2通りの並びを出させ、食い違うものに理由を添えさせると、判断の材料として使いやすくなります。

あなたは［会計事務所の所長／中小企業の経営者］のアシスタントです。
以下の期限の一覧を、期限の近い順と、遅れたときの影響の大きさの順の2通りで並べてください。

・影響の大きさは「罰則や延滞の費用が生じうる」「顧客との約束に関わる」「社内だけで調整できる」の3段階で分けてください。
・2通りの並びで順位が大きく違うものには、理由を1行で添えてください。
・申告期限や契約の更新日は、元の書類で確かめる前提の「照合待ち」として扱い、日付を補ったり丸めたりしないでください。

［顧問先はA社〜E社、契約先は「清掃業者」のように業種だけ書く］

どのひな形も、一度で完璧な表が出てくるとは限りません。並びに違和感があれば、どの基準をどう当てはめたのかをAIに説明させ、指示文の基準の書き方を少しずつ直していきましょう。

朝・昼・夕方の使い方｜今日やることを整理し、夕方に翌日の案を作る手順

毎日の使い方は、朝・昼・夕方の3回に分けると続けやすくなります。慣れてくれば、朝の整理はメールを読む時間の延長で済むようになるでしょう。

朝｜受け取った依頼を貼り、今日の優先順位表を出させる

1. メールとチャットで届いた依頼を、件名と本文の要点だけコピーする
2. 置き換えルールに沿って、顧客名を記号に、金額を概数に直す
3. 前日の夕方に作った翌日の案と一緒にAIへ貼り、今日の優先順位表を出させる
4. 表の上位3件を、所要時間の見込みと一緒にカレンダーへ入れる
5. 期限の出どころが元の書類にあるものは、書類を開いて日付を確かめる

上位3件だけをカレンダーに入れるのは、午前のうちに割り込みが入っても、崩れる予定を少なくするためです。全部を入れてしまうと、昼の時点で予定表が現実と合わなくなり、見直す手間のほうが大きくなってしまいます。朝の指示文は、たとえば次のような短いもので足ります。

今日の依頼を以下に貼ります。昨日の夕方に作った翌日の案と合わせて、今日の優先順位表を作ってください。
・上位3件には、所要時間の見込みを添えてください。
・今日中に終わらないものは、理由と、いつなら出来るかの案を書いてください。
・期限の出どころが書類にあるものには「照合待ち」と付けてください。

［翌日の案と今日の依頼を貼る。顧客名は記号、金額は概数にする］

昼｜割り込みの依頼を足して並べ直させる

昼には、午前中に入った割り込みの依頼を同じ会話に追加し、午後の作業を並べ直すよう頼みます。同じ会話で続けると、朝に渡した並べ方の基準をAIが引き継ぐため、毎回説明し直す必要がありません。並べ直した結果、今日中に終わらないものが出たら、いつまでなら出来るかを依頼元に伝える連絡文の下書きも作らせてみてください。

夕方｜完了と持ち越しを貼り、翌日の案を作らせる

夕方は、完了したタスクと持ち越すタスクを貼り、翌日の優先順位の案を作らせて1日を締めます。持ち越しが続いているタスクについては、分解が粗すぎないか、誰かの返事待ちになっていないかをAIに問い返させると、止まっている理由が見えてきます。金曜の夕方であれば、1週間分の完了を貼って週次報告の下書きまで作ってしまうと、月曜の朝の整理がぐっと軽くなるでしょう。夕方の指示文も、朝と同じ会話の続きに書き込む形で使えます。

今日完了したタスクと、持ち越すタスクを以下に貼ります。
・持ち越しの理由を「時間が足りない」「返事待ち」「分け方が粗い」に分けてください。
・3日以上持ち越しているものには、分解し直す案か、誰に何を確認すべきかを添えてください。
・そのうえで、明日の優先順位の案を表にしてください。

朝・昼・夕方で同じ会話を使い続けると、1日の判断の流れが1本の記録として残ります。後から読み返したときに、何をどの理由で後回しにしたのかがたどれるのも、この使い方のよいところです。

どのアカウントで整理するか｜個人の無料アカウントと会社契約のAIの違い

タスクの一覧は、取引先名、案件名、担当者名、締切、金額が1枚に詰まった、社内の情報そのものです。社員がこれを個人の無料アカウントに貼ると、会社はどの情報がどのサービスに入ったのかを把握できなくなってしまいます。AIの使い方を広める前に、どのアカウントで整理するかを決めておきましょう。

個人のアカウント（無料・有料）では、学習に使われる設定が初期値のままのことがある

ChatGPTの個人向けプラン（無料版・Plus・Proなど）では、設定の「すべての人のためにモデルを改善する」がオンの場合、会話がモデルの学習に使われることがあると公式ヘルプに書かれています。この設定は本人がオフにしない限り有効のままで、オフにしているかどうかは社員一人ひとりの設定次第となります。Claudeの個人プランは、各自が設定をオフにしない限り学習に使われることがあります。Geminiの個人アカウントでは、［アクティビティの保存］をオフにしたチャットは学習に使われないとGoogleは説明しており、どちらも本人の設定次第です。

一方、OpenAIの公式ヘルプによると、ChatGPT Business・Enterprise・Eduのワークスペースのデータは、既定でモデルのトレーニングに使用されません。Anthropicも、Claude for Workなどの商用製品の入力と出力を既定で学習に使わないとしたうえで、例外として、評価ボタンなどでフィードバックを送った場合や、利用者が自ら許可した場合には学習に使われることがあると説明しています。同じChatGPTやClaudeでも、個人のアカウントと会社契約とでは、入れた情報の扱いが変わります。個人プランとBusinessの違いはChatGPT個人プランとBusinessの違いで詳しく比べました。

会話の記録が会社に残ると、休職・退職・引き継ぎのときに追える

会社契約のAIでタスクを整理するもう1つの利点は、何をどの理由で後回しにしたかという記録が、会社の管理するアカウントに残ることです。担当者が急に休んだときも、後任の方が共有された会話やプロジェクトを開けば、優先順位を決めた経緯をたどることが出来ます。個人のアカウントで整理していた場合、本人が辞めると、その記録は会社の手の届かない場所に残ったままとなってしまいます。

OpenAIのヘルプでは、ChatGPT Businessの場合、個人用ワークスペースは統合しない限り会社のワークスペースと別に保持され、管理者が統合や削除を強制することはできないと説明されています。Claudeの共有プロジェクトでは、指示とナレッジがメンバーと共有される一方、各自のチャットは本人が共有しない限り非公開のままです。引き継ぎに使う会話は、会社の環境のプロジェクトの中で作り、必要に応じて共有する運用にするとよいでしょう。会話の履歴の残り方はChatGPTの会話履歴の記事でも取り上げています。

会社が把握していないAIの利用は、野良AI（シャドーAI）と呼ばれることがあります。社員がそれぞれ別のサービスで予定を整理し始めると、会社の仕事の段取りそのものが、会社の知らない場所に散らばってしまいます。

注意点①：機密情報・個人情報の扱いと学習利用の確認｜貼る前の置き換えルール

会社契約のAIを使う場合でも、タスク一覧をそのまま貼ってよいわけではありません。個人情報保護委員会は2023年6月2日の注意喚起で、事業者が生成AIサービスに個人情報を含むプロンプトを入力する場合、利用目的の達成に必要な範囲内であることを十分に確認するよう求めています。本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力し、それが応答の出力以外の目的で扱われる場合には、個人情報保護法の規定に違反することとなる可能性がある、という指摘も含まれます。

そのうえで同委員会は、提供事業者が個人データを機械学習に利用しないことなどを十分に確認するよう呼びかけています。入力が学習に使われるかどうかは契約の種類と設定で決まるため、社員が使い始める前に管理者が確かめておきたい項目となります。実務では、項目ごとに扱いを決めた次のような表を社員に配ってみてください。

迷ったときは入れない側に寄せ、件数と期限だけをAIに渡すのが安全です。ChatGPTのスケジュール済みタスクの公式ヘルプにも、タスクのタイトルや指示に健康情報、金融情報、パスワード、口座番号などの機密性の高い個人情報を含めないよう注意書きがあります。入れてはいけない情報の全体像は、AIに入れてはいけない情報の記事で一覧にしました。

※個人情報保護委員会「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」（令和5年6月2日）の内容を、2026年9月25日に同委員会のページで確認しています。注意喚起であり、個々の入力が法令違反に当たるかどうかを示したものではありません。

注意点②：AIの優先順位は誤りうる｜元の書類で照合し、最終判断は人が行う

AIが出す優先順位や分類は、渡した文面だけをもとにした推測で、社内の事情や書かれていない約束は反映されません。総務省・経済産業省のAI事業者ガイドライン（第1.2版）の別添でも、AIの判断を人が過度に信頼して自らの確認を怠ってしまう状態を、自動化バイアスとして挙げています。

とくに気をつけたいのは、期限を間違えると罰則や損害につながるタスクです。法定期限・契約更新・支払期日・顧客への約束は、AIの順位や日付をそのまま使わず元の書類で確かめましょう。次の表は、AIに並べ替えを任せてよいものと、照合してから人が決めるものの目安になります。

照合が済んだ日付は、指示文の中で確認済みと書き添えて渡し直すと、AIがその日付を動かさずに並べ直してくれます。AIの答えには誤りが含まれることを前提に、確かめる手順を仕事の流れに組み込んでおくことが大切です。

照合のときに見落としやすいのは、来週中や月末といったあいまいな言い方を日付に直した部分と、和暦と西暦を書き換えた部分、期限の日が休日に当たる場合の扱いなどになります。AIが自分で補った日付には、元の文のどこから取ったかを必ず添えさせてください。根拠の文が示せない日付は、表に載っていても確定した期限として扱わないようにしましょう。

※AI事業者ガイドライン（第1.2版）別添の記載は、2026年9月25日時点で経済産業省のページに掲載されているPDFで確認しています。

会社の優先順位を共通の指示文にして全員で使う｜プロジェクト・Gemに保存する方法

優先順位の付け方が人によって違うと、同じ依頼でも担当者ごとに後回しにされる順番が変わってしまいます。会社としての並べ方を1つの指示文にまとめ、全員が同じものを使う形にすると、判断がそろいやすくなります。共通の指示文は、たとえば次のように書くことが出来ます。

【会社のタスク整理のルール】
・優先する順番は、1 顧客への約束と対応、2 法定期限のあるもの、3 支払期日、4 社内からの依頼、5 自分で決めた改善の作業です。
・同じ順位の中では、期限の近いものを先にしてください。
・期限や担当が書かれていないものは推測せず、「要確認」と書いてください。
・法定期限・契約更新・支払期日の日付は変えず、「照合待ち」の印を付けてください。
・出力は「順位」「タスク」「期限」「理由（1行）」の表にしてください。
・顧客名や個人名が含まれていたら、記号に置き換えるよう注意を返してください。

ChatGPTのカスタム指示とプロジェクトに保存する

ChatGPTでは、設定の「パーソナライズ」にある「カスタム指示」欄に書くと、すべてのチャットに指示が適用されます。文字数の上限は、無料版とGoが1,500文字、Plus・Pro・Business・Enterprise・Eduが5,000文字と案内されています。タスク整理だけに使うなら、プロジェクトを作り、その他のオプションメニューのプロジェクト設定から指示を追加する方法が合うでしょう。

プロジェクトの指示はそのプロジェクトの中だけに効き、全体のカスタム指示より優先されます。プロジェクトの共有は無料版からBusiness・Enterpriseまで幅広いプランで使えるため、共通の指示文を入れたプロジェクトをチームに共有する運用も出来ます。

ClaudeのプロジェクトとGeminiのGemに保存する

Claudeでは、プロジェクトの「プロジェクト指示を設定」に書いた内容が、そのプロジェクト内のすべてのチャットで使われます。TeamやEnterpriseのプランなら、管理者が共有をオフにしていない限り組織のメンバーにプロジェクトを共有でき、権限は表示可能と編集可能から選べます。使い方の詳細はClaudeのプロジェクトの使い方にまとめています。

1. claude.ai/projects を開き、右上の「+ 新規プロジェクト」をクリックする
2. プロジェクトに名前と説明を付ける
3. 「プロジェクト指示を設定」をクリックし、共通の指示文を貼って「指示を保存」をクリックする
4. TeamやEnterpriseのプランなら、「プロジェクトを共有」から共有する相手と権限を選ぶ

Anthropicのヘルプによると、プロジェクトを共有しても、各メンバーが自分で始めたチャットは本人が共有しない限りほかの人からは見えない仕組みです。指示文は全員でそろえつつ、日々の整理の中身は各自のチャットに残る形となります。

Geminiでは、Gemの名前とカスタム指示を入力して保存すると、自分用の指示としていつでも呼び出せます。作り方は次の3つの手順です。

1. パソコンで gemini.google.com を開き、［Gem］をクリックする
2. ［Gem を作成］をクリックし、名前とカスタム指示の欄に共通の指示文を入力する
3. ［保存］をクリックする

ウェブで作ったGemは、Geminiのモバイルアプリと、Google WorkspaceのGeminiのサイドパネルにも表示されます。Gemを共有すると、アクセスできる人は誰でもカスタム指示と追加したファイルを閲覧できるため、指示文の中に社内の情報を書き込まない点に注意しておきたいところです。共通の指示文には並べ方の基準だけを書き、顧客名や案件名は入れない形にしましょう。

毎朝の整理案を自動で届ける｜ChatGPT・Gemini・Claude・Copilotの予約実行

毎朝決まった時刻に今日の優先順位案を受け取りたい場合は、各社のAIにある予約実行の機能が使えます。名前も条件も少しずつ違うため、使っているAIに合わせて確かめてみてください。

ChatGPTのスケジュール済みタスク

ChatGPTでは、「スケジュール済み」に移動してタスクを作り、1回限りか定期的な実行のスケジュールを設定します。同時に実行できるタスクの数はプランで異なり、無料版とGoが3件、Plusが5件、BusinessとEduが10件、ProとEnterpriseが15件となっています。無料版は1回限りか1日1回までの定期タスクに限られ、朝・午後・夜のような幅のある時間枠での指定となるため、正確な配信時刻を決めるには対象の有料プランが必要です。

通知は、設定の「通知」でプッシュかメール、またはその両方を選べます。注意したいのは、プロジェクトの中で作ったタスクは、そのプロジェクトにアップロードしたファイルを読めないという点です。タスクには朝の整理で使う指示文と確認項目を毎朝届けさせ、届いた会話にその日の依頼を貼って続ける使い方が手堅いでしょう。

Geminiの予約アクション

Geminiでは、gemini.google.comの入力欄に、いつ、どのくらいの頻度で実行したいかを含めた指示を書いて送ると、予約アクションとして登録されます。公式ヘルプには、カレンダーの予定、ToDoリスト、メールをまとめた毎日のダイジェストが例として挙げられており、朝の整理と相性のよい機能です。一度に有効にできる予約アクションは最大10個で、個人アカウント（Googleのプラン別比較ページでは、Google AIプランなしは対象外と表示されています）と、対象となるGoogle Workspaceエディションの仕事用アカウントで使えます。

使うには［アクティビティの保存］をオンにしておく必要があり、カレンダーなど他のアプリを使う場合は、そのアプリが接続されていることも条件になります。個人アカウントについては、Googleのプライバシーハブが、この設定をオフにしたチャットはモデルのトレーニングに使われないと説明している点も押さえておきたいところです。個人アカウントへの提供は段階的に進められており、まだ使えない場合があるとも案内されています。しばらく使わないと自動でオフになることがあるため、通知が届かなくなったら［設定とヘルプ］の［予約アクション］を開いてみましょう。

予約の指示文は、いつ・どのくらいの頻度で・何をまとめるかを1つの文に入れて送ります。仕事用のアカウントでカレンダーとToDoリストが接続されている場合なら、次のように書くことが出来ます。

毎朝8時に、今日のGoogleカレンダーの予定と、ToDoリストの未完了のタスクを1つの表にまとめてください。
期限の近い順に並べ、期限が書かれていないものは「要確認」としてください。
法定期限や支払期日に関わるものには「照合待ち」の印を付け、日付は変えないでください。

Claudeの予約実行とCopilotのスケジュール済みプロンプト

Claudeでは、Claude Coworkの予約実行（Scheduled tasks）で、毎時・毎日・毎週・平日などの頻度を決めてタスクを自動で実行させられます。対象は有料プラン（Pro・Max・Team・Enterprise）で、パソコン上のファイルやアプリを使わないタスクはリモートで動くため、パソコンがスリープ中でも予定どおり実行されると、英語版の公式ヘルプに書かれています。件数の上限は、確認した公式ヘルプには記載がありませんでした。TeamとEnterpriseでは、Coworkを使えるかどうかを管理者が切り替えられます。

Microsoft Copilotでは、Copilot Chat、TeamsのCopilot、Outlookからプロンプトをスケジュールでき、作れるのは最大10件で、Microsoft Copilotのライセンスが必要です。Microsoft 365を全社で使っている会社なら、Outlookから予約した整理案を毎朝受け取る形が取りやすいでしょう。Copilotへの指示の書き方は、Copilotのプロンプトの記事で詳しく紹介しています。

予約で届くのは、あくまで整理の案にとどまります。ChatGPTのヘルプでも、メッセージの送信や外部データの変更を行うアクションには承認が必要な場合があるとされており、確認の手順は人の側に残しておきましょう。

※各サービスの機能・上限・対象プランは、2026年9月25日時点で各社の公式ヘルプに記載されている内容です。Claudeの予約実行は英語版のヘルプで確認しています。提供範囲や上限は変わることがあるため、設定の前に各社の最新の案内をご確認ください。

AI搭載ツールを新たに入れるか、今あるAIで足りるか｜ツールの選び方

ツールの選び方は、必要な機能、今あるツールとの連携、セキュリティ、費用の4つの面から考えると整理しやすくなります。社員10〜200名の会社では、新しいツールを入れる前に、会社契約の生成AIと今あるカレンダー・ToDoの組み合わせで足りないかを先に確かめてみましょう。

表の右側に当てはまる項目が多い場合は、AI搭載タスク管理ツールを検討する価値があります。その場合も、ツールに保存したタスクの本文がどのAIで処理されるか、入力が学習に使われるか、管理者がAIの機能を止められるかを、契約前に公式の資料で確かめてください。左側で足りるなら、ツールを増やさず使うAIを会社で1つに決めるほうが、管理の手間は少なく済みます。

AI搭載タスク管理ツールを比べるときは、機能の多さより先に、次の5つを各社の公式の資料で確かめておくと安心でしょう。

• タスクの本文を処理するAIがどこの会社のモデルで、入力がそのモデルの学習に使われるかどうか
• 管理者が、ワークスペース全体でAIの機能をオンオフできるかどうか
• AIを使える範囲が、どの料金プランから含まれるか
• 今使っているカレンダー、メール、チャットとつながるかどうか
• 担当者が退職したとき、その人のタスクと記録を会社で引き継げるかどうか

この5つのうち、後から取り返しにくいのは学習の扱いと引き継ぎの2つです。試用の段階から、この2点だけは担当の方が契約書や公式ヘルプを開いて確かめるようにしてください。

小さく試してから広げる導入の進め方｜社内ルールに足す一文の例

導入は、全社に一斉に広げるより、総務や経理など1つの部署で1か月ほど試してから広げる進め方が無理のない形です。最初の週は朝の整理だけに絞り、指示文のひな形と置き換えルールを使ってみて、使いにくかった点を書き留めておきましょう。試す部署で次の項目がそろっているかを確かめてから始めると、つまずきが少なくなります。

• 使うAIとアカウントを会社で1つに決めた個人のアカウントや無料のサービスでは社内のタスクを整理しない、と社員に伝えてあるか
• 置き換えルールの表を配った顧客名・金額・社員の氏名の扱いと、入れない情報が一目で分かるか
• 共通の指示文をプロジェクトやGemに保存した並べ方の基準が全員で同じになっているか
• 照合が必要なタスクの種類を決めた法定期限・契約更新・支払期日・顧客への約束を、元の書類で確かめる流れがあるか
• 試した部署の感想を集める場を決めた使いにくかった指示文や、AIが外した並べ方を持ち寄れるか

試行の終わりには、読み落としていた依頼が減ったか、期限の遅れが出なかったか、朝の整理にかかる時間が前より短くなったかの3点を、試した方に聞いてみてください。数字で測れなくても、使い続けたいかどうかの声が集まれば十分な判断材料になります。反対に、貼る前の置き換えが面倒で使わなくなった、という声が出た場合は、置き換えルールの項目を減らせないかを見直しましょう。

試した部署で困りごとが出なければ、次の部署へ広げる段階に進みます。広げる前に、社内のAI利用ルールへ次のような一文を足しておくと、社員が判断に迷う場面が減ります。

社内ルールに足す一文の例

・タスクの整理や優先順位づけに使うAIは、会社が契約したものに限ります。個人のアカウントや無料のサービスには、社内のタスク一覧を貼りません。
・AIに貼る前に、顧客名・取引先名は記号に、金額は概数に置き換えます。社員の給与・評価・健康情報、マイナンバー、口座番号、パスワードは入れません。
・法定期限、契約の更新日、支払期日、顧客への約束は、AIの出した順位や日付をそのまま使わず、元の書類で確かめてから決めます。
・引き継ぎに必要な整理の会話は、会社の環境のプロジェクトの中で行います。

すでに生成AIの社内ルールがある会社は、利用してよいサービスの一覧と、入力してはいけない情報の節に書き足す形で十分です。ルールそのものの作り方は、生成AIガイドラインの作り方の記事にまとめています。

AIエージェントとの関係｜タスクの実行までAIに任せる流れ

AIエージェントとは、AI事業者ガイドライン（第1.2版）で、特定の目標を達成するために環境を感知し自律的に行動するAIシステムと定義されているものです。タスク管理の文脈では、整理や優先順位の案を出すところから一歩進み、メールの送信や予定の登録といった実行までAIに任せる流れを指して、タスク管理のAIエージェントと呼ばれることもあります。ChatGPTのWork、Claude Cowork、Microsoft Copilot Coworkのように、複数の手順をAIが進める機能も各社から出てきています。

ただ、同じガイドラインの別添は、AIエージェントが自律的な動作の中で、人の意図しない商品の注文やファイルの削除などを行う可能性があると指摘しており、実行を任せる範囲は慎重に決める必要があります。Microsoft Copilot Coworkの公式の説明でも、メールの送信や会議のスケジュール設定などの各アクションは実行前に承認する形とされています。タスク管理であれば、まずは整理と案づくりまでをAIに任せ、送信や登録は人が確認してから行う段階から始めるのが現実的でしょう。AIエージェントの全体像は、AIエージェントとはの記事で詳しく紹介しています。

よくある質問

個人でタスク管理できるAIはありますか？

ChatGPT、Claude、Geminiは、いずれも無料のアカウントでタスクの一覧を貼り、整理や優先順位づけの案を作らせることが出来ます。ただし仕事のタスクには取引先名や締切などの社内の情報が含まれるため、業務で使う場合は会社が認めたアカウントで行うことをおすすめします。

AIタスク管理は無料で始められますか？

汎用の生成AIに一覧を貼って整理させる使い方は、無料版でも試せます。ChatGPTのスケジュール済みタスクは無料版でも実行中3件まで使えますが、1回限りか1日1回までで、時刻は朝・午後・夜のような幅のある枠での指定になります。Claudeの予約実行は有料プランが対象です。

ChatGPTでタスク管理をするときの指示文のコツは何ですか？

並べ方の基準、渡す材料、出力の形を書き、期限や担当が分からないものは推測せず「要確認」と書かせることです。会社で使う場合は、基準を共通の指示文にしてプロジェクトに保存すると、担当者ごとの差が小さくなります。

AIが出した優先順位はそのまま使ってよいですか？

社内の資料作成のような作業なら、案をそのまま使っても支障は少ないでしょう。法定期限、契約の更新日、支払期日、顧客への約束は、AIの順位や日付をそのまま使わず、元の書類で確かめてから人が決めてください。

タスク一覧をAIに貼るとき、何を置き換えればよいですか？

顧客名・取引先名は記号に、案件名は一般名に、金額は概数に、社員の氏名は役職や記号に置き換えます。社員の給与・評価・健康情報、マイナンバー、口座番号、パスワードは入れないでください。

CopilotやGeminiでもAIタスク管理はできますか？

できます。Geminiは、［アクティビティの保存］をオンにし、仕事用のアカウントでは管理者がアプリ連携を有効にしていれば、Googleカレンダーや ToDo リストと連携して使えます。Microsoft Copilotは、Microsoft Copilotのライセンスがあれば、よく使うプロンプトを最大10件までスケジュールして、決まった時刻に整理の案を受け取れます。

Notion AIで管理するのと、ChatGPTで整理するのはどちらがよいですか？

タスクや議事録をすでにNotionにまとめているなら、同じ場所でAIを使えるNotion AIが便利です。各自のタスク整理が中心で、情報の置き場所を増やしたくないなら、会社契約の生成AIで整理するほうが管理しやすくなります。どちらの場合も、入力が学習に使われるかと、管理者がAIの機能を管理できるかを契約前に確かめてください。

最強のタスク管理ツールはどれですか？

どの会社にも合う1つのツールはなく、使い方の中心、今あるツール、チームで進捗をその場で共有する必要があるかで向き不向きが変わります。各自のタスク整理が中心なら、会社契約の生成AIと今あるカレンダー・ToDoの組み合わせで足りることもあります。

まとめ

AIタスク管理は、依頼文からの抜き出し、分解、優先順位の案づくり、リマインド、報告の下書きといった下ごしらえをAIに任せ、判断を人が行う使い方です。専用のツールを増やす前に、使うアカウントを会社契約のものに決め、置き換えルールと共通の指示文をそろえることが出発点になります。法定期限や支払期日のように間違えられない日付は、元の書類で照合する手順を残しておきましょう。

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