Geminiの使い方｜始め方・主な機能・会社で使う前に決める設定

Geminiとは、Googleが開発した生成AIのアシスタントで、文章だけでなく画像・音声・動画・ファイルも入力として扱えるマルチモーダルなAIです。個人で試すだけならGoogleアカウントがあれば無料で始められますが、仕事の情報を入れるなら、会社が管理する仕事用アカウントで使うことが前提になります。この記事では始め方・主な機能・プロンプトのコツを解説し、後半で会社として決めておきたい設定と社内ルールをまとめます。

Geminiとは｜Googleが開発したマルチモーダルな生成AI

Geminiは、質問への回答や文章の下書き、要約、アイデア出しを対話形式で手伝うGoogleのAIアシスタントです。

使える場所は複数あります。パソコンのブラウザで開くウェブアプリ（gemini.google.com）、AndroidとiPhoneのGeminiモバイルアプリ、ブラウザのChromeに組み込まれたGemini in Chromeです。Googleの管理者向けヘルプでは、これらをまとめてGeminiアプリと呼んでいます。GmailやGoogleドキュメントの画面の中で使うGeminiもありますが、こちらはGoogle Workspaceの契約に含まれる機能で、後半で扱います。

日本語対応と使える国

Geminiは日本語に対応しています。ヘルプによると、ウェブアプリは40を超える言語と230を超える国と地域で使え、モバイルアプリは150を超える国で使えます。どちらの対応言語一覧にも日本語が、国の一覧にも日本が含まれています（2026年9月17日確認）。

モデルの種類（Flash・Pro）と思考レベル

Geminiアプリでは、質問に使うモデルを入力欄の中のモデル名から切り替えられます。ヘルプの説明は次のとおりです。

• Gemini Flash-Lite：スピードを優先した効率的なモデル。要約やブレインストーミングなど日常的な作業向け
• Gemini Flash：スピードと推論のバランスが取れたモデル
• Gemini Pro：複雑な数学やコーディングの処理に優れたモデル。一般に回答までの時間は長くなる

プラン別の比較ページでは、Gemini 3 Flash-lite・Gemini 3 Flash・Gemini 3 Proの3つが、プランに入っていない人を含むすべてのプランで利用可能と表示されています。思考レベルは標準思考と拡張思考があり、Deep Thinkは最上位のAI Ultraだけです。ヘルプには、モデルが高度で思考レベルが高いほど使用量の消費が多くなるとも書かれています。なお、Google AIプランの紹介ページではGemini 3.1 Proと表記されています。

※2026年9月17日時点のGoogleのヘルプの表示です。モデル名は変更される場合があると明記されています。

Flashの版ごとの違いや、個人アプリ・Workspace・APIで入力内容の扱いがどう変わるかは、Gemini Flashの解説にまとめています。

Geminiの始め方と基本操作

始め方は、gemini.google.comを開いてGoogleアカウントでログインするだけです。ログインしなくても一部の文章のやり取りはできますが、画像生成・Gem・ファイルのアップロード・過去のチャットの確認などはログインが前提です。

パソコンでの始め方（Googleアカウントでログイン）

1. パソコンのブラウザ（ヘルプの対応ブラウザはChrome、Edge、Safari、Firefox、Operaなど）でgemini.google.comにアクセスする
2. 右上の［ログイン］を選び、Googleアカウントでログインする
3. 画面下部の入力欄に質問を入力して送信する

ヘルプは、Geminiアプリのプライバシーに関するお知らせに同意し、Googleアカウントとの接続を許可した状態を前提に、ログイン後の機能を説明しています。

ログインに使えるのは、個人のGoogleアカウント、対象となるWorkspaceエディションの仕事用アカウント（利用者は18歳以上）、管理者が許可した学校用アカウントです。仕事用アカウントでログインできない場合は、管理者がGeminiアプリを有効にしていない可能性があります。

スマホ（iPhone・Android）での使い方と起動方法

スマホではGeminiモバイルアプリを使います。AndroidはGoogle PlayストアからGeminiアプリを入れるか、Googleアシスタントに表示される切り替えの通知から始めます。iPhoneはGeminiアプリを開き、Googleアカウントにログインしていることを確認してから使います。

Androidでは、Geminiをメインのアシスタントに設定すると、「OK Google」と話しかける、電源ボタンを長押しする、画面の右下隅か左下隅から上にスワイプする、といった操作で呼び出せます（操作は機種によって異なり、会社が管理するアカウントでは「OK Google」は使えません）。入力はキーボードのほか、マイクをタップして声でも入力でき、写真を撮って質問することもできます。なお、Androidの仕事用プロファイルではGeminiモバイルアプリは使えないとヘルプに書かれています。また、Googleの管理者向けヘルプによると、仕事用アカウントでGeminiモバイルアプリを使う場合、GemとCanvasは使えません。

基本操作：質問の送り方・ファイルの添付・回答の直し方

• 質問する：画面下部の入力欄に質問や依頼を書いて送信する。新しい話題は左上の［チャットを新規作成］から始める
• ファイルを渡す：入力欄の［ファイルを追加］からPDF・スプレッドシート・画像・動画・音声などを追加する。1回のプロンプトに10個まで、動画以外は1ファイル100MBまで
• 質問を直す：送ったメッセージの［テキストを編集］で書き直すと、回答が作り直される
• ファイルで受け取る：Googleドキュメント、スプレッドシート、PDF、Word（.docx）、Excel（.xlsx）、CSVなどの形式での出力を依頼でき、ダウンロードやGoogleドライブへのエクスポートができる

Geminiでできること｜主な機能の使い方

Geminiの機能は、普通のチャットに加えて、作業ごとに専用の画面や設定が用意されているのが特徴です。ここでは業務でよく使う機能に絞って、使い方と注意点を説明します。

文章作成・要約・翻訳

基本となる使い方です。メールや案内文の下書き、長い資料の要約、英文メールの翻訳などを、入力欄に依頼として書くだけで行えます。ファイルを添付して「この規程の変更点を箇条書きで」と頼めば、資料を読み込んだうえで答えます。プランによって一度に読める量（コンテキストウィンドウ）が違い、プランなしは32,000トークン、AI Plusは128,000トークン、AI ProとAI Ultraは100万トークンです。ヘルプは、100万トークンで最大1,500ページのテキストを理解できると説明しています。

Canvas（文書・スライド・アプリを横の画面で作る）

Canvasは、チャットの横に作業用の画面を開き、文書・スライド・アプリ・コードを作りながら直していく機能です。入力欄の［ファイルを追加］から［Canvas］を選び、「新サービスの社内説明用スライドを作成して」のように依頼します。文書は画面上で直接書き換えられ、範囲を選んで直しを頼んだり、［長さを変更］［トーンを変更］で調整したりできます。変更は自動で保存され、［Googleドキュメントにエクスポート］で持ち出せます。

注意したいのは共有です。Canvasで作ったアプリの公開リンクを作ると、リンクを知っている人がアプリに関連するデータを閲覧・編集できるとヘルプに書かれています。社内資料を公開リンクで渡す使い方は避けてください。会社のアカウントの種類によって無料の範囲・スマホでの扱い・共有の初期設定がどう変わるかは、Gemini Canvasは会社で使える？無料の範囲と仕事用アカウントの違いで詳しく整理しています。

Gem（よく使う指示を登録したカスタムAI）

Gemは、毎回書いている指示をあらかじめ登録しておける、Geminiのカスタマイズ版です。ウェブアプリの左側の［Gemを表示］から［Gemを作成］を選び、名前と指示を書いて、右側で試してから［保存］します（試すだけでは保存されません）。ファイルを追加して、判断の材料として持たせることもできます。

Gemは他の人と共有でき、閲覧・編集の権限や有効期限を付けられます。ただし、Gemにアップロードした指示とファイルは、Gemにアクセスできるすべての人が見られます。見せたくない人がいる資料を入れたGemは共有しないでください。作り方の詳細、管理コンソールの［Gem の共有］の設定、仕事用アカウントでの制限は、Gemini Gemsとは？作り方と、会社で共有する前に決める設定で詳しく整理しています。

Deep Research（調べものをレポートにまとめる）

Deep Researchは、調査の計画を立てて多数のウェブサイトを参照し、複数ページのレポートにまとめる機能です。入力欄の［ファイルを追加］から［Deep Research］を選んで調べたいことを送ると、リサーチプランが表示され、［プランを編集］で調べる観点を直してから［リサーチを開始］します。ヘルプでは、作成には通常5〜10分ほどかかり、その間チャットを開いておく必要はないと説明されています。

既定の情報源はGoogle検索で、Workspaceアプリとの連携が有効な場合は、GmailやGoogleドライブを情報源に加えることもできます。利用は18歳以上が対象です。プランに入っていない人も使えますが、需要が高い時間帯は使えないことがあります。また、過去のレポートを見返せるのはアクティビティの保存がオンの場合だけです。

Gemini Live（音声で会話する）

Gemini Liveは、文字を打たずに声で会話する機能です。GeminiモバイルアプリのLiveアイコンから始め、話しかけると音声で答えます。途中で話をさえぎったり、話題を変えたりできます。カメラの映像や画面を共有して、目の前のものについて質問することもできます。ヘルプの活用例には事業計画の立案や面接のリハーサルがあり、移動中に考えを整理する使い方に向いています。

ヘルプによると、Gemini Liveはウェブアプリでは使えず、Gemとの組み合わせにも対応していません。人の声が入る場面で使う場合は、会話に参加してもらったり録音したりする前に相手の許可を得るよう、ヘルプに書かれています。

画像・動画の生成（Nano Banana・Gemini Omni）

画像の生成には主にNano Banana 2というモデルが使われ（Flash-Liteを選んでいるときはNano Banana 2 Lite）、プランに入っていない人も使えます。Google AIプランの利用者は、Nano Banana Proで作り直すこともできます。画像の生成は13歳以上、画像の編集は18歳以上が対象です。Geminiで作った画像には、AI生成を示す目に見えないSynthIDの透かしと、目に見える透かしが入るとGoogleは説明しています。

動画は、Geminiアプリで従来のVeoに代わって導入されたGemini Omni（現行モデルはGemini Omni 1.1 Flash）で作ります。紹介ページでは10秒間の動画を作成できるとされ、利用にはGoogle AIのサブスクリプションが必要で、18歳以上が対象です。

Googleアプリ連携（Gmail・ドキュメント・ドライブを@で呼び出す）

Geminiは、GmailやGoogleドキュメント、Googleドライブ、カレンダー、Keep、ToDoリストと連携できます。入力欄で@を入力してアプリを選ぶと、そのアプリを使うよう指定できます。たとえば「@Gmail 取引先からの先週のメールを要約して」「ドライブで最新の就業規則を探して、休暇の規定をまとめて」のように使います。

ヘルプによると、新しいメールが届いているのに古いメールの情報を答えるといった誤りが起きることがあるため、回答の後に表示されるソースを確認するよう案内されています。

個人アカウントでは、Googleドライブなどとの連携はアクティビティの保存をオンにしていないと使えません。仕事用アカウントでは、管理者がアプリ連携を有効にしている必要があります。

Gemini in Chrome（ブラウザで開いているページについて聞く）

Gemini in Chromeは、Chromeの上部の［Geminiに相談］アイコンから開き、今見ているページの要約や説明を頼める機能です。既定では現在のタブの内容を回答に使い、@を入力して他のタブを加えることもできます。Chromeにログインしている必要があり、シークレットモードでは使えません。ヘルプでは日本は18歳以上のユーザーが対象の地域とされ、段階的に提供中のため、まだ表示されない場合があります。

仕事用アカウントの場合は事情が違います。Googleの管理者向けヘルプは、仕事用アカウントでGemini in Chromeを使う条件として、米国でChromeにログインしていることと、Chromeの既定の言語が英語（米国）であることを挙げています（2026年9月17日確認）。

Gemini Notebook（旧NotebookLM）と組み合わせる

Gemini Notebookは、自分で選んだ資料だけを情報源にして質問や要約ができるGoogleのツールです。2026年7月からNotebookLMの名称がGemini Notebookに変わり、既存のノートブックはそのまま使えるとGoogleは案内しています。PDF、Googleドキュメント、Word、PowerPoint、ウェブのURL、字幕付きの公開YouTube動画などを読み込め、無料の場合は1つのノートブックに50個までの資料を入れられます。

使い分けの目安は、幅広く調べるならGeminiアプリのDeep Research、社内規程や過去の議事録のように決まった資料の範囲で答えさせたいならGemini Notebook、という形です。Deep Researchの情報源にノートブックを追加することもできます。

ChatGPT・Claudeの会話履歴を取り込むインポート機能

Geminiには、他のAIの会話履歴や記憶させた情報を取り込む機能があります。ChatGPTやClaudeからエクスポートしたzipファイルをGemini側でアップロードする仕組みで、個人のGoogleアカウントの18歳以上が対象です。仕事用や管理対象のアカウントでは使えません。

業務の視点で見逃せないのは、取り込んだ会話の扱いです。ヘルプには、インポートしたチャットはアクティビティに保存され、生成AIモデルのトレーニングを含むGoogleのサービス改善に使われると書かれています。仕事で使ったChatGPTの履歴を、社員が個人のGeminiに移すと、その中身が個人アカウント側のルールで扱われることになります。

業務での使い方の例｜壁打ち・議事録・資料作成

業務で効果が出やすいのは、下書きと整理の作業です。入力してよいデータの範囲は使うアカウントで変わるため、作業例ごとに線引きを添えます。

• 企画の壁打ち新サービスの案内文の構成を複数出させ、反論を挙げさせる。公開済みの自社情報と一般的な市場の話だけなら、個人アカウントでも入力しやすい範囲です。未発表の価格や取引先名が入るなら仕事用アカウントに限ります。
• 議事録の整理会議メモや録音から決定事項と宿題を抜き出す。参加者の氏名や発言、社外の人の個人情報が含まれるため、仕事用アカウントで扱う作業です。録音を使う場合は参加者の了承を先に取ります。Google Meetの会議を自動メモや文字起こしで記録する手順と注意点はGoogle Meetの議事録を自動メモで作る手順にまとめています。
• 資料作成Canvasで社内説明のスライドの骨組みを作り、Googleドキュメントにエクスポートして仕上げる。数字や固有名詞は人が元資料と照合します。
• 規程・マニュアルの要約就業規則や業務マニュアルを読み込ませ、新入社員向けのQ&Aを作る。社内文書なので仕事用アカウントで行い、繰り返し使うならGemやGemini Notebookにまとめます。
• 経理・総務の調べものDeep Researchで制度の概要や公的機関の発表を集める。レポートの内容は、公的機関の発表など元の資料で確認してから使います。税務や法務の判断そのものは専門家に確認します。

Geminiのプロンプトのコツ

プロンプト（AIへの指示文）は、誰として・何を・どんな前提で・どんな形で出すかの4点を書くと、狙いに近い回答が返りやすくなります。Googleのヘルプは、Gemの指示を書くときに考える観点としてペルソナ・タスク・コンテキスト・形式の4つを挙げ、これは良いプロンプトを作るときと同じだと説明しています。4つすべてでなくても、いくつか書くだけで効果があるとしています。業務でそのまま使える例文と、指示の置き場所・社内での共有のしかたは、Gemini プロンプトの書き方｜公式4要素と業務テンプレート・社内共有の方法で詳しく整理しています。

• ペルソナ（役割）：「あなたは中小企業の総務担当者向けに説明する社労士事務所のスタッフです」
• タスク（してほしいこと）：「来月からの在宅勤務手当の変更を社員に知らせる案内文を作成してください」
• コンテキスト（前提）：「対象は正社員40名。支給額の変更はなく、申請方法だけが紙からフォームに変わります」
• 形式：「400字以内、見出しなし、最後に問い合わせ先を1行」

Geminiならではのコツは3つです。Googleアプリの中身を使うときは、URLを貼るのではなく@でアプリを指定し、ファイルの種類やキーワードで対象を絞ること（ヘルプの推奨）。長い資料はコンテキストウィンドウを超えると一部が考慮されないことがあるため、確認したい章を指定すること。同じ依頼を繰り返すなら指示をGemに登録することです。

料金｜無料版とGoogle AI Plus・Pro・Ultraの違い

Geminiは無料で使え、有料プランの違いは主に使用量の上限と一部の機能です。個人向けの有料プランはGoogle AIプランとして提供され、日本の料金ページには次の月額が表示されています。

※月額は2026年9月16日にGoogle AIプランの料金ページ（日本）で確認した表示額です。ページに税込・税別の記載はありません。使用量上限の倍率はGeminiアプリのヘルプの表示です。Ultraの倍率は公式ページによって書き方が異なるため記載していません。

Proで使えるGemini Sparkを社員が業務に使う前に会社が決めることは、Gemini Sparkは会社で使える？社員が使う前に決める任せ方のルールで解説しています。

見落としやすいのは契約の対象です。料金ページのFAQには、Google AIのプランに申し込めるのは個人のGoogleアカウントのみで、Google Workspaceの利用者は既存の契約にGeminiのアドオンを申し込むよう書かれています。つまりGoogle AIプランは個人向けの契約です。各プランの内容の詳細はGeminiの有料プランの解説をご覧ください。

使用量上限の仕組み（5時間ごとのリセットと週の上限）

Geminiアプリの上限は、回数ではなくコンピューティング量で決まります。ヘルプによると、上限はプロンプトの複雑さ、使うモデルと機能、チャットの長さなどを考慮して決まり、週ごとの上限に達するまで5時間ごとにリセットされます。そのため、何回まで無料と言い切ることはできません。短い質問をFlash-Liteで繰り返す使い方と、Proの拡張思考で長いファイルを分析する使い方では、同じ回数でも消費が大きく違います。Deep Researchや画像・動画の生成も使用量を多く消費します。

上限に近づくとアプリに通知が表示され、上限に達するといつリセットされるかがわかります。Google AIプランの利用者は、上限に達してもFlash-Liteで会話を続けられます。

ChatGPT・Claude・Copilotとの違い

4つはいずれも対話型の生成AIで、どれが優れているかは用途と時期で変わります。ここでは、公式ページで確認できる事実の違いだけを並べます。

• 連携しやすいアプリ：GeminiはGmail・Googleドキュメント・Googleドライブとの連携を前面に出しています。Microsoft Copilotは、Microsoft 365の個人向けサブスクリプションの所有者がWordやExcelなどのデスクトップアプリで使えると案内されています。ChatGPTにはPowerPointの中で使える機能があり、ClaudeにはGmailやGoogleドライブにつなぐコネクターがあります。
• 調査レポート機能：GeminiのDeep Researchはプランなしでも利用対象です。Claudeのリサーチは有料プラン（Pro、Max、Team、Enterprise）が対象です。ChatGPTにもdeep researchがあり、料金ページのPlus欄には拡張と書かれています。
• 個人向け有料プランの月額：日本から表示した料金ページで、Google AI Proは2,900円、ChatGPT Plusは3,000円、Claude Proは月払いで22米ドル（税込表示）です（2026年9月16日確認）。
• 個人向けプランの学習の設定：ChatGPTは無料・Go・Plus・Proとも学習への利用を無効化可能、ClaudeはFree・Pro・Maxをオプトアウトと料金ページに表示しています。Geminiはアクティビティの保存をオフにする方式です。

1つに絞らず、用途によって使い分ける方法もあります。各AIの特徴と業務別の割り当ては主要AIの違いと使い分け、ClaudeについてはClaudeとは、検索に強いAIについてはPerplexityとはで解説しています。入力した内容がどこまで残り、どの設定で止まるのかはGeminiの情報漏洩｜有料でも個人アカウントなら扱いは変わらないで、アカウントの層ごとに整理しています。

使う前に知っておきたい注意点

個人でも会社でも共通する注意点は、回答の誤り、入力した内容の扱い、著作権の3つです。

回答の正確性（ハルシネーション）とファクトチェック

Geminiは、事実と違う内容をもっともらしく答えることがあります。Googleのヘルプも、Geminiはハルシネーションを起こし、不正確な情報を事実と錯覚して提示することがあると明記し、医学上・法律上・金融上などの専門的な助言として回答に依拠しないよう求めています。数字・日付・固有名詞・法令の条文は、元の資料や出典のページを開いて確認してください。社外に出す文書は、確認する担当者を決めておくと抜けが減ります。

入力内容の学習利用と機密情報・個人情報

個人アカウントのGeminiでは、入力した内容がGoogleのサービス改善に使われ、人の目に触れることがあります。Geminiアプリのプライバシーハブ（2026年8月10日更新）には、トレーニングを受けたサービスプロバイダを含む人間のレビュアーが収集データの一部をレビューすることがあり、見られたくない機密情報は入力しないよう書かれています。

個人情報については、個人情報保護委員会が2023年6月2日の注意喚起で、個人情報を含むプロンプトを入力する場合は利用目的の達成に必要な範囲内かを確認すること、本人の同意なく個人データを含むプロンプトを入力する場合は、提供事業者がそのデータを機械学習に利用しないこと等を十分に確認することを示しています。顧客名簿や社員の個人情報を、個人アカウントのGeminiに入れるのは避けてください。

Geminiアプリのアクティビティのオフ手順（72時間保持を含む）

個人アカウントで学習への利用を止めたい場合は、アクティビティの保存をオフにします。18歳以上のユーザーでは、この設定は最初からオンになっています。

1. パソコンでgemini.google.comを開く
2. ［設定とヘルプ］から［アクティビティ］を開く
3. 上部の［オン］を押し、［オフにする］または［オフにしてアクティビティを削除］を選ぶ

オフにすると、今後のチャットはアクティビティに表示されず、フィードバックを送った場合を除いてAIモデルのトレーニングに使われません。ただし、会話は最長72時間アカウントに保存されます。なお、オフの場合や一時チャットでも、Googleは応答や利用者・一般の人々の保護のためにチャットを使い、その中には人間のレビュアーによるレビューも含まれるとプライバシーハブに書かれています。また、すでに人間のレビュアーが確認したチャットは、アクティビティを削除しても消えず最長3年間保存されるとプライバシーハブに書かれています。

注意点は、オフにすると使えなくなる機能があることです。ヘルプによると、アクティビティの保存がオフのときはウェブアプリでアプリ連携が使えず、Googleドライブからのファイル追加やWorkspaceとの連携もできません。過去のDeep Researchのレポートも見返せなくなります。ヘルプの記載では、個人アカウントのウェブアプリで学習に使われない設定を選ぶと、Workspaceとの連携は使えません。

著作権への配慮

生成した文章や画像は、既存の作品に似ていれば著作権侵害になる可能性があります。文化庁の「AIと著作権に関する考え方について」（2024年3月、法的拘束力はなく公表時点の考え方）は、生成物に既存の著作物との類似性と依拠性が認められる場合は著作権侵害になり得ると整理しています。Googleも画像生成のヘルプで、第三者の著作権やプライバシーの権利を侵害しないよう求めています。Googleの利用規約では、生成したコンテンツの所有権をGoogleは主張しないとされていますが、使ってよいかの判断は利用者側にあります。

会社で使うなら｜個人アカウントと仕事用アカウントの違い

会社でGeminiを使うときの分かれ目は、有料か無料かではなく、個人アカウントか、会社が管理する仕事用アカウントかです。同じGeminiアプリでも、ログインしているアカウントによって適用される規約とデータの扱いが変わります。

公式ヘルプの原文で比べるデータの扱い

Googleの2つのプライバシーハブの記載を並べると、違いは次のとおりです。

※出典：Geminiアプリのプライバシーハブ（2026年8月10日更新）、Google Workspaceの生成AIに関するプライバシーハブ（2026年8月14日更新）、管理者ヘルプ「Geminiアプリをオンまたはオフにする」。2026年9月17日に確認した内容です。

もう1つ注意したいのは、Workspaceを契約していても個人向けと同じ扱いになる場合があることです。管理者向けヘルプでは、Business Starter・Business Standard・Business PlusなどはGeminiアプリがコアサービスとして含まれる一方、Workspace IndividualやEssentials Starterなどは追加サービスの扱いで、Google利用規約とGeminiアプリのプライバシーに関するお知らせが適用され、チャットの内容が人間のレビュアーによってレビューされる場合があると書かれています。自社のエディションがどちらかは、契約内容で確認してください。

個人の有料プランを経費で払っても会社向けのデータ保護にはならない

社員がGoogle AI Proを個人で契約し、会社が経費精算する運用は、データ保護の面では個人アカウントのままです。Google AIプランは個人のGoogleアカウント向けの契約で、プライバシーハブにも有料プランで学習や人間のレビューの扱いが変わるという記載はありません。上限が増えて便利になっても、会社の情報を入れてよい環境になるわけではありません。会社が費用を負担するなら、仕事用アカウントの契約に充てるほうが筋が通ります。

退職・異動時に個人アカウントに履歴やGemが残る問題

個人アカウントで業務に使っていた場合、その社員が辞めても、会話履歴・アップロードしたファイル・作ったGemは本人のアカウントに残ります。個人アカウントは会社の管理下にないため、会社の管理画面から履歴を確認したり削除したりする手段はありません。ヘルプによると、アクティビティの保存をオフにしていてもGemはアカウントに保存され、チャットを削除しても作成済みの公開リンクは消えません。

仕事用アカウントであれば、会話履歴を保存するかどうかと保存期間は管理者が決め、利用者はこの設定を変更できません。社員が勝手に使い始めた個人アカウントのAIは、いわゆる野良AI（シャドーAI）の典型です。見つけ方と対策は野良AIの解説にまとめています。

Gemini APIの無料枠は送信内容が改善に使われる

社員が業務の自動化のために、Google AI StudioでGemini APIの無料枠を使うケースにも注意が必要です。Gemini APIの追加利用規約では、無料サービスに送信したコンテンツと生成された回答はGoogleのプロダクトや機械学習技術の改良に使われ、人間のレビュアーが確認する場合があり、機密情報や個人情報を送信しないよう明記されています。一方、有料サービスではプロンプトや回答をプロダクトの改善に使わないとされ、Cloud請求先アカウントを有効にすると無料枠での利用もデータの扱いは有料サービスとして扱われます。料金の仕組みはGemini APIの料金で解説しています。

法人向けはGoogle Workspaceプラン｜月額と管理者の設定

会社でGeminiを使う現実的な入口は、Google WorkspaceのBusinessエディションです。Business StarterからGeminiアプリがコアサービスとして含まれ、コンテンツが人間にレビューされることも、許可なくドメイン外でモデルのトレーニングに使われることもない扱いになります。料金ページでは、Starterに「GeminiアプリでAIとチャット」、Standardに「Gemini Notebookでさらに多くの機能を利用可能」と記載があり、StandardではGmailに加えてGoogleドキュメントやGoogle MeetなどでもGeminiのAIアシスタントが使えるとされています。

人数別の月額総額（10名〜200名）

公式の1ユーザーあたり月額に人数を掛けた総額は次のとおりです。

※2026年9月17日にGoogle Workspaceの料金ページ（日本語）で確認した年間プランの通常価格（ユーザー1人あたり月額・税別）に人数を掛けた月額です。年間プランを使わない場合の月額はStarter 950円、Standard 1,900円、Plus 3,000円（税別）です。新規向けの期間限定の割引は含めていません。Starter・Standard・Plusは300ユーザーまでです。

※Geminiアプリで使える範囲はエディションで異なります。仕事用アカウント向けヘルプの表では、Business Starterのコンテキストウィンドウは32,000トークン（Standard・Plusは100万トークン）で、動画生成はStarterでは対象外です。長い資料の読み込みやDeep Researchを多く使うなら、Standard以上を比べてください（2026年9月17日確認）。

すでにGmailやGoogleドライブをWorkspaceで使っている会社なら、対象エディションであればGeminiアプリのために追加の契約をしなくても使える場合があります。逆に、メールもファイルもMicrosoft 365で運用している会社がGeminiのためだけにWorkspaceを契約すると、メール・ストレージの費用も含まれた形になります。また、Businessエディションでモバイルアプリを使うには、ビジネス用メールアドレスで登録するか、ドメインの所有権を証明する必要があるとヘルプに書かれています。

管理コンソールでGeminiアプリをオン・オフする手順

Workspaceの管理者は、組織全体または部署ごとにGeminiアプリの利用を切り替えられます。管理者向けヘルプの手順は次のとおりです。

1. Google管理コンソールで、メニューから［生成AI］＞［Geminiアプリ］に移動する（Geminiの設定の管理者権限が必要）
2. ［サービスのステータス］をクリックする
3. ［オン（すべてのユーザー）］または［オフ（すべてのユーザー）］を選び、［保存］する
4. 一部の人だけに適用する場合は、［組織部門］または［グループ］を選んで設定する（グループの設定が組織部門の設定より優先される）

この設定が対象にするのは、gemini.google.com、Geminiモバイルアプリ、Gemini in Chromeです。GmailやドキュメントなどWorkspaceのアプリ内のAI機能には影響しません。Gmailやドキュメントの中のGeminiが社員の画面に出ないときの確認順は、Gemini Google Workspaceが使えない原因｜プラン別の範囲と管理者が見る設定で解説しています。反映には最長で24時間ほどかかることがあります。まず情報システム担当と総務だけで試し、ルールを配ってから全社をオンにする、といった段階的な進め方ができます。

会話履歴の保存期間を会社で決める

仕事用アカウントの会話履歴は、既定で18か月保存されます。管理者は［生成AI］＞［Geminiアプリ］＞［Gemini会話履歴］で、履歴を有効にするかと、自動削除までの期間（3か月・18か月・36か月）を決められ、この設定は利用者が変えられません。ただし、会話履歴をオフにするとGeminiからWorkspaceアプリの連携機能にアクセスできなくなるとヘルプに書かれています。連携を使うなら履歴はオンにして、保存期間で調整するのが現実的です。管理者向けヘルプには、Gemの共有や会話の共有をオン・オフする設定の説明もあります。

既存のDLP・IRMの設定がGeminiにも効く範囲

すでにWorkspaceで情報漏えい対策を設定している会社は、その設定がGeminiにも及ぶかを確認しておくと判断が早くなります。Workspaceの生成AIに関するプライバシーハブによると、サポート対象のエディションでは、Geminiの出力がメールやドキュメントなどDLP（データ損失防止）の対象サービスに挿入される場合にも既存のDLP制御が適用されます。また、ファイルを表示する権限がない人のGeminiは、そのファイルを表示したり使ったりできません。IRM（情報権限管理）の制限をかけたファイルに、Geminiがアクセスできないようにすることもできます。

一方で、Gemini Notebookは現在WorkspaceのDLPと統合されておらず、組織のファイル共有やデータリージョンの設定もGemini Notebookのデータには適用されないと書かれています。GeminiアプリとGemini Notebookで効く制御が違う点は、情報システム担当者が押さえておきたいポイントです。

社員に配る利用ルールのひな形

ツールを用意しても、何を入れてよいかが決まっていなければ事故は防げません。社員向けには、次の5項目をA4用紙1枚に収める程度で十分です。自社の状況に合わせて書き換えて使ってください。

• 1. 使ってよいアカウント業務でGeminiを使うときは、会社が発行した仕事用アカウントでログインする。個人のGoogleアカウントや個人で契約した有料プランでの業務利用は禁止する。ChatGPTなど他のAIの業務の会話履歴を個人アカウントに取り込まない。
• 2. 入力してよい情報公開済みの自社情報、一般的な知識の質問、個人名や取引先名を含まない文章の下書きと言い換え、公開されている法令や公的資料の要約。
• 3. 仕事用アカウントでのみ入力してよい情報社内規程やマニュアル、会議メモ、未公開の企画資料。ただし必要な範囲に絞り、Gemに入れて共有する場合は共有相手が閲覧してよい資料だけにする。
• 4. どのアカウントでも入力しない情報マイナンバー、パスワードやAPIキーなどの認証情報、健康情報など特に配慮が必要な個人情報、取引先から秘密保持を求められている情報、顧客名簿のデータそのもの。
• 5. 出力の確認と共有社外に出す文書や数字は、作成者が出典や元資料で確認し、上長が承認する。Canvasやチャットの公開リンクは作らない。迷ったときの相談先（総務・情報システム担当）を明記する。

全社の規程として整える場合の項目と書き方は生成AIの社内ガイドラインの作り方、導入前に確認したい技術面の項目はAIセキュリティチェックリストを参考にしてください。

ChatGPT・Claudeと併用するなら窓口を揃える

社内にChatGPTやClaudeを使っている社員がいる場合、GeminiだけをWorkspaceで整えても、他のAIが個人アカウントのままなら管理の穴は残ります。

揃え方は大きく3つです。1つ目は、ChatGPT・Claude・Geminiそれぞれの法人プランを個別に契約する方法で、管理画面と請求がサービスの数だけ分かれ、主要な法人プランは1ユーザーごとの課金が基本です。ChatGPTの法人プランの料金はChatGPT法人プランの料金で比較しています。2つ目は、Workspaceに寄せてGeminiを標準にし、他のAIは原則使わないと決める方法です。3つ目は、複数のAIを1つの契約・1つの画面・1つの管理体制でまとめて使えるサービスを使う方法です。3つの方法の違いはマルチAIの解説で詳しく比べています。

どれを選ぶ場合も、学習に使われない契約か、利用状況を会社が把握できるか、退職時にアカウントを止められるか、の3点を確認してください。

よくある質問（FAQ）

まとめ

Geminiは、Googleアカウントがあれば無料で始められ、文章作成・要約に加えて、Canvas・Gem・Deep Research・Gemini Live・画像生成・Googleアプリ連携まで、作業に合わせた機能を使い分けられるAIです。回答の数字や固有名詞は必ず元資料で確認してください。

会社で使う場合に決めるべきことは、機能の選び方より先にあります。個人アカウントでは、会話がサービス改善に使われ人の目に触れることがあり、有料プランに入ると扱いが変わるという記載もなく、退職時に会社が履歴を回収できません。業務では、Geminiアプリがコアサービスとして含まれるWorkspaceエディションの仕事用アカウントを使い、管理コンソールで利用範囲と会話履歴の保存期間を決め、入力してよい情報をルールとして配ることが、最初に決めるべきことです。

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